人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用

龐 俊

（中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)湛江分公司，廣東 湛江 524057）

人工智能的技術(shù)在如今已經(jīng)應(yīng)用到了多個方面中，不管是大型的工廠生產(chǎn)還是普通的企業(yè)辦公，人工智能技術(shù)都為這些項目提供了更方便的服務(wù)。而且人工智能技術(shù)還在不斷地發(fā)展，已經(jīng)被應(yīng)用到了檔案管理的日常工作中，在檔案管理的信息化工作中，人工智能不僅可以滿足信息化的所有要求，還具有高效、低成本、安全的優(yōu)點，應(yīng)用人工智能技術(shù)可以提高管理人員的工作效率，減少檔案工作人員的工作量。

1 人工智能應(yīng)用

人工智能是一門結(jié)合了許多計算機(jī)技術(shù)、管理方法、理論和相關(guān)應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)和研究的學(xué)科。在信息科學(xué)技術(shù)中，人工智能是一門很特殊的學(xué)科，它的發(fā)展可以讓機(jī)器模仿人類工作，協(xié)助或代替人類相關(guān)工作的進(jìn)行，并且還可以對智能進(jìn)行深入的研究，對人工智能進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化，將人工智能技術(shù)應(yīng)用到許多的行業(yè)工作中，提高工作效率。人工智能的應(yīng)用十分的廣泛，不僅可以對自然語言進(jìn)行編輯、對圖片進(jìn)行識別，還可以對語音進(jìn)行識別，靠著這些智能技術(shù)執(zhí)行命令，實現(xiàn)操作的智能化。人工智能顧名思義，就是對人類的行為、意識、思維方式等進(jìn)行模仿和研究，這項技術(shù)可以保證人類各項工作的順利展開。

2 人工智能技術(shù)的行業(yè)應(yīng)用能力

我國的人工智能技術(shù)正在飛快的發(fā)展，技術(shù)逐漸成熟，可以滿足大部分的行業(yè)要求，對行業(yè)管理方式方法進(jìn)行優(yōu)化，廣泛的應(yīng)用在各行各業(yè)的技術(shù)中，可以對圖像、音頻、文本等進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，保障智能化和簡化行業(yè)程序。在我國，有一些具有代表性的人工智能水平已經(jīng)處于世界領(lǐng)先水平，隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，人工智能已經(jīng)可以滿足檔案管理的要求，對傳統(tǒng)的檔案管理和方案進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，解決了工作效率低下，管理人員工作量大的問題。同時，人工智能已經(jīng)應(yīng)用到了機(jī)器視覺、語音識別、數(shù)據(jù)挖掘、自動駕駛的場景中，不只提高了行業(yè)的水平水準(zhǔn)，也提高了人們生活的水平，保證了人們方便快捷的生活，同時在應(yīng)用中發(fā)揮出了自己絕佳的價值。

3 人工智能在檔案管理工作中的實際應(yīng)用

3.1 檔案管理中的智能檢索和分類

多媒體數(shù)字檔案和文本類的數(shù)字檔案信息資源是信息化數(shù)字檔案管理的兩個內(nèi)容，在信息化的工作中，人工智能技術(shù)可以提高工作的效率。應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理和模式識別可以對相關(guān)的資料檔案資源進(jìn)行分類和檢索，加強了檔案管理的能力，可以在需要調(diào)度檔案時快速地找到需要的資源。人工智能的歸納檢索功能是十分強大的，可以對不同的類型關(guān)系進(jìn)行搜索，也可以對資源的屬性和標(biāo)注過的文本樣本幾何進(jìn)行搜索，還可以應(yīng)用語音、視頻、圖像等數(shù)據(jù)進(jìn)行識別，對新媒體檔案的信息進(jìn)行搜索查找，檢索出相應(yīng)的資源檔案。這是人工智能技術(shù)的一大功能，可以促進(jìn)行業(yè)的智能化和簡單化。

傳統(tǒng)的信息檢索技術(shù)在如今已經(jīng)無法滿足人們的需求了，必須要對傳統(tǒng)的技術(shù)進(jìn)行改革創(chuàng)新，這樣才能適應(yīng)信息飛速增加的今天。人工智能技術(shù)可以幫助人員對信息進(jìn)行檢索，在極短的時間內(nèi)進(jìn)行信息提取，提高了人員的工作效率，同時依靠人工智能技術(shù)對信息進(jìn)行分類管理也可以提高提取效率，更好地對信息進(jìn)行分類，方便日后的使用。在我國，對檔案信息的分類管理還需要按照方案分類法進(jìn)行，采用字段混合索引的方式可以保證準(zhǔn)確的排序結(jié)果，這樣可以保證最優(yōu)結(jié)果在列表前，更加準(zhǔn)確地對信息進(jìn)行提取，保證檔案的檢索效率和準(zhǔn)確性。

3.2 檔案價值的智能鑒定

不僅可以利用人工智能建立普通的數(shù)據(jù)庫，還可以建立專家的數(shù)據(jù)庫，對專業(yè)的信息進(jìn)行更加方便快捷的提取，獲得優(yōu)質(zhì)的知識，對決策提出更加深刻嚴(yán)肅的要求，從推理問題、判斷問題入手，模擬專家進(jìn)行決策，將專家的作用發(fā)揮出來。建立相似的專家數(shù)據(jù)庫，可以讓人更加清楚專家的決策方式、決策思維等，為自行的決策提供參考價值。建設(shè)專家系統(tǒng)對人工智能技術(shù)的要求更高，需要深度了解計算機(jī)操作，具有大量的檔案工作經(jīng)歷，除此之外，還應(yīng)該具有理論知識基礎(chǔ)，首先，在構(gòu)建專家系統(tǒng)初期，需要構(gòu)建知識庫，對專家的決策方式思維進(jìn)行收集，可以采用傳統(tǒng)的文字，也可以采用新媒體技術(shù)，例如視頻、音頻等進(jìn)行錄入，然后還要對系統(tǒng)進(jìn)行改良和完善，具體的操作是在系統(tǒng)中輸入任務(wù)，將出現(xiàn)的答案與檔案中專家的檔案進(jìn)行對比，不斷地改進(jìn)檢索的方式和規(guī)則，對知識庫進(jìn)行優(yōu)化管理。

3.3 智能安全管理

在檔案的管理中，安全性是需要重視的問題，檔案中的數(shù)據(jù)一旦被不法分子利用，后果不堪設(shè)想，借助計算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字化管理和檔案信息的儲存手段，可以保障人工智能系統(tǒng)的信息安全和隱蔽性，利用人工智能技術(shù)可以對安全性進(jìn)行提高，例如可以設(shè)定人臉識別、聲音識別、指紋識別等生物識別技術(shù)對數(shù)據(jù)檔案庫進(jìn)行保障，保證系統(tǒng)中的檔案安全，避免出現(xiàn)不法分子非法獲得檔案的問題，對進(jìn)入檔案庫的人員進(jìn)行嚴(yán)格的管控，增強了檔案庫的安全性，同時還可以減少相關(guān)人員的身份核驗時間，為相關(guān)人員提供了方便。此外人工智能技術(shù)還可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行監(jiān)督和管理，實現(xiàn)嚴(yán)密的監(jiān)控和智能識別，對異常的情況自動排查并報警，提高了安全性，保證檔案庫的安全性和隱秘性，這樣也可以減少監(jiān)控人員的投入和工作量。在人工智能技術(shù)中加入防火墻可以有效地防止病毒進(jìn)入數(shù)據(jù)檔案庫盜取信息，對可疑的程序進(jìn)行攔截，防止不法分子對網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行竊取，威脅數(shù)據(jù)庫的安全，保證網(wǎng)絡(luò)的信息安全，提高檔案的安全性。

3.4 智能共享檔案中的信息資源

隨著人工智能的發(fā)展，檔案管理可以利用技術(shù)發(fā)展的成果，為用戶提供線上線下的服務(wù)，利用人工智能的語音識別技術(shù)和自動語言加工技術(shù)，可以只利用用戶的語音在相關(guān)的信息庫中進(jìn)行搜索，改變了用戶的檢索方式，為用戶提供了更方便的檢索方式。新型的檢索方式由三個部分組成，它們是環(huán)境、執(zhí)行系統(tǒng)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)三個部分。在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中，對信息進(jìn)行錄入，用海量的知識圖譜技術(shù)，對圖片信息進(jìn)行組織、標(biāo)記和檢索挖掘，對其進(jìn)行分析利用，并建立相關(guān)的檢索規(guī)則。在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中對信息進(jìn)行修改，對知識庫中的信息進(jìn)行檢索，最后優(yōu)化推送和答案輸出，共享檔案信息，滿足人們的需求。

4 結(jié)語

從上面的分析來看，對檔案的管理是十分復(fù)雜的，在傳統(tǒng)的工作中只能單純地依靠員工進(jìn)行工作，不僅浪費了大量的時間和精力，還不能保證檢索的正確性，而在如今，時代技術(shù)飛速的發(fā)展，人工智能技術(shù)發(fā)展，可以利用人工智能技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，減少人員的工作量，實現(xiàn)行業(yè)的改革轉(zhuǎn)型，利用先進(jìn)的人工智能技術(shù)還可以保證檔案管理的高效性，優(yōu)化檔案的管理流程，提高檔案管理的安全性，保證行業(yè)與人工智能技術(shù)的良好結(jié)合。