現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

楊麗莉

（上海金山新城自來(lái)水有限公司，上海 200540）

面對(duì)新的改革發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求進(jìn)一步提高。要真正提升檔案管理的質(zhì)量水平，需要在實(shí)際工作中，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作方式，從整體上提高管理創(chuàng)新的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學(xué)等問(wèn)題。為能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量，改變傳統(tǒng)的檔案管理作法，創(chuàng)新工作方式成為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)的重要舉措。

1 檔案管理的重要性

在信息化時(shí)代，進(jìn)行檔案管理的主要目的是將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需的信息，并通過(guò)檔案獲取發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行編撰、整理以及保護(hù)，在這一過(guò)程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效地節(jié)省，而且實(shí)體檔案的生命也能得到有效地延長(zhǎng)，從而提高檔案的安全性。檔案記錄了一個(gè)企業(yè)的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件可為企業(yè)進(jìn)行決策、管理提供相關(guān)的依據(jù)。對(duì)檔案進(jìn)行管理不僅符合社會(huì)發(fā)展的需要，而且企業(yè)以此為依據(jù)制定的改革策略可以減少“走彎路”的概率，從而節(jié)約企業(yè)的人力資源費(fèi)用，減少企業(yè)財(cái)務(wù)不必要的支出，企業(yè)的資金使用率也將會(huì)得到提高。信息化時(shí)代，將現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于企業(yè)檔案管理的主要目的在于對(duì)重要的資料、文件等進(jìn)行數(shù)字化管理，從而更加有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理且能夠有效地延長(zhǎng)實(shí)體檔案的壽命，具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理措施

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

想要做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹(shù)立檔案信息化的決心，從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。對(duì)于檔案管理的信息化要重點(diǎn)關(guān)注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動(dòng)管理水平升級(jí)的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 健全檔案管理相關(guān)制度

要想確保企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展，就需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)充實(shí)完善，要覆蓋檔案管理的基礎(chǔ)工作和開(kāi)發(fā)利用工作，制度種類(lèi)可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實(shí)施辦法和細(xì)則等。其次，檔案管理制度的制定應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，要總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，要征求各相關(guān)單位和部門(mén)意見(jiàn)，切忌閉門(mén)造車(chē)，從而提高檔案管理制度落實(shí)的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時(shí)俱進(jìn)，要符合國(guó)家相關(guān)法律及政策的新要求，要適應(yīng)企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)[2]。

2.3 充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

檔案室中也包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要切實(shí)做好“八防”工作。檔案管理人員需要對(duì)消防設(shè)備及檢測(cè)設(shè)備定期檢查，及時(shí)更換老舊設(shè)備及故障設(shè)施，從而將影響檔案安全的危險(xiǎn)因素扼殺在萌芽中。隨著時(shí)間的推移，檔案會(huì)越來(lái)越多，為了優(yōu)化人力資源，方便利用者查閱資料，檔案室可以使用電動(dòng)密集架，并同時(shí)配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，當(dāng)利用者查閱檔案時(shí)，只需要打開(kāi)電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置。此外，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及集消毒于一體的設(shè)備，從而使檔案室處于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案以及電子設(shè)備的壽命。檔案室還需配備攝像頭、傳感器等設(shè)備，檔案管理人員可以隨時(shí)通過(guò)監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時(shí)采取措施。最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監(jiān)控、門(mén)禁等設(shè)備做好相關(guān)工作，要對(duì)可以進(jìn)入檔案室的人員給予相應(yīng)的權(quán)限。還需做好出入人員記錄，從而可以隨時(shí)了解檔案室的實(shí)時(shí)狀況以及人員進(jìn)出記錄。

2.4 注重檔案管理人才建設(shè)

注重檔案管理創(chuàng)新人才的建設(shè)發(fā)展，保障人才戰(zhàn)略在實(shí)踐中有效發(fā)揮作用，才能為企業(yè)檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。人才是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的動(dòng)力，也是企業(yè)生存的關(guān)鍵力量。因此，在檔案管理創(chuàng)新工作的落實(shí)過(guò)程中，需要有相應(yīng)的創(chuàng)新人才作為支撐，不僅要能對(duì)檔案管理工作有充分的認(rèn)識(shí)了解，熟悉各種工作業(yè)務(wù)，還要有創(chuàng)新的觀念，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新提供新的思路和方案檔案管理創(chuàng)新人才的建設(shè)要采用多樣化的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)，可通過(guò)企業(yè)培養(yǎng)以及招聘引進(jìn)等方式，為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展儲(chǔ)備人才，從整體上提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量水平[3]。

2.5 改善檔案管理?xiàng)l件

企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、管理者要切實(shí)在思想上高度重視企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財(cái)物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升企業(yè)檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)企業(yè)檔案管理實(shí)際需要，嚴(yán)格按照企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為企業(yè)檔案管理配置先進(jìn)的管理設(shè)備和器材。提前做好企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫(kù)房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動(dòng)化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實(shí)改善企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的不斷完善、企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進(jìn)一步探索企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展方向和技術(shù)創(chuàng)新需要，強(qiáng)化檔案信息化管理，改善檔案管理?xiàng)l件，從而為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。