淺談高職院校招標(biāo)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理

汪 敬

（達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 達(dá)州 635000）

隨著高職教育的快速發(fā)展和采購(gòu)工作的逐漸規(guī)范化，高職院校在教學(xué)儀器、辦公家具、圖書(shū)采購(gòu)、系統(tǒng)維護(hù)、物業(yè)管理等方面的招標(biāo)采購(gòu)越來(lái)越多，在招標(biāo)活動(dòng)中形成了大量的具有保存價(jià)值的招標(biāo)采購(gòu)檔案。作為反映招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的原始記錄，招標(biāo)采購(gòu)檔案有著重要的憑證作用和參考價(jià)值，因此，做好招標(biāo)采購(gòu)檔案的收集、整理、分類和組卷歸檔，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，不僅是檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是招標(biāo)采購(gòu)工作的重要內(nèi)容之一。

1 招標(biāo)采購(gòu)檔案的重要性

1）招標(biāo)采購(gòu)檔案是對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的客觀記錄，是招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程的歷史見(jiàn)證，有著重要的憑證作用和參考價(jià)值，可以為日后的經(jīng)濟(jì)糾紛、法律訴訟以及接受紀(jì)委、巡查組的監(jiān)督檢查提供佐證材料。

2）招標(biāo)采購(gòu)檔案對(duì)招標(biāo)活動(dòng)起著重要的監(jiān)督作用，有利于督促招標(biāo)采購(gòu)工作公平公開(kāi)公正進(jìn)行，促使招標(biāo)采購(gòu)行為規(guī)范化和透明化。一套完整的招標(biāo)采購(gòu)檔案包括從立項(xiàng)、審批、詢價(jià)、論證、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)到簽訂合同、組織驗(yàn)收以及結(jié)算支付等整個(gè)過(guò)程的所有有保存價(jià)值的各種載體的資料，由此可見(jiàn)，招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)被真實(shí)的記錄在案，因此，招標(biāo)采購(gòu)檔案有利于督促招標(biāo)活動(dòng)公平公開(kāi)公正進(jìn)行，促使招標(biāo)工作更加規(guī)范化和透明化。

3）招標(biāo)采購(gòu)檔案是高職院校檔案內(nèi)容的重要組成部分，在高職院校，除了科研、教學(xué)、人事、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備等檔案以外，招標(biāo)采購(gòu)檔案也是學(xué)院檔案內(nèi)容里不可或缺的一部分。隨著高職院校的不斷發(fā)展，招標(biāo)采購(gòu)工作日益常態(tài)化，各類招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目越來(lái)越多，招標(biāo)采購(gòu)檔案數(shù)量逐年增加，因此，招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作也日益成為學(xué)院檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。

2 當(dāng)前我院招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案的重要性意識(shí)不到位

實(shí)踐決定認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐。由于學(xué)院招標(biāo)職能部門(mén)以及相關(guān)人員對(duì)檔案的不了解和對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，使得招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的各種材料收集不及時(shí)、不齊全、簽字蓋章等手續(xù)不完善，導(dǎo)致部分招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的檔案不齊全，不完整。

2.2 招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度不健全

之前，我院的招標(biāo)采購(gòu)工作由國(guó)資基建處國(guó)資科負(fù)責(zé)，招標(biāo)采購(gòu)檔案相應(yīng)就由國(guó)資基建處的兼職檔案人員整理歸檔并向?qū)W院檔案科移交。我院檔案的分類依據(jù)是《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，高校檔案設(shè)置有十個(gè)一級(jí)類目，它們分別是：DQ，XZ，JX，KY，CP，JJ，SB，CB，WS，CK；二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。按照此分類法，我院國(guó)資基建處的檔案歸在XZ15，SB11，SB12，其中有關(guān)設(shè)施設(shè)備采購(gòu)的檔案資料歸在SB11/SB12，物資采購(gòu)招投標(biāo)檔案歸在XZ15。這種分類方法不利于招標(biāo)采購(gòu)檔案的集中管理，也不利于檔案資料的查找和利用。隨著學(xué)院的發(fā)展，招標(biāo)采購(gòu)工作從國(guó)資科獨(dú)立，新成立了公共資源交易中心，招標(biāo)采購(gòu)的方式、種類和金額都發(fā)生了變化，采購(gòu)方式分為政府采購(gòu)、院內(nèi)公開(kāi)招標(biāo)、院內(nèi)詢價(jià)采購(gòu)和部門(mén)自行采購(gòu)；種類有工程建設(shè)、教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、信息服務(wù)、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、物業(yè)安保等；采購(gòu)金額有大也有小。由于缺乏招標(biāo)采購(gòu)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，有關(guān)招標(biāo)采購(gòu)檔案的收集整理、分類編號(hào)、組卷歸檔等沒(méi)有明確的規(guī)定，使得招標(biāo)采購(gòu)檔案分類不明確，歸檔不規(guī)范，招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作缺乏科學(xué)的理論指導(dǎo)、嚴(yán)格的制度規(guī)范和明確的分類方案。

2.3 只注重紙質(zhì)而忽視電子檔案的收集和歸檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展以及OA辦公軟件的廣泛運(yùn)用，電子檔案已成為高職院校檔案內(nèi)容的重要組成部分，然而，由于主客觀原因，很多高校的電子檔案仍處于分散狀態(tài)。從主觀層面講，由于受到傳統(tǒng)思維模式以及工作習(xí)慣的影響，人們?nèi)云珢?ài)于紙質(zhì)檔案。從客觀層面講，一是缺乏相關(guān)的電子檔案管理制度，二是電子文件存在被刪改，泄露，甚至丟失的可能，因此，大家更愿意對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集歸檔，對(duì)電子檔案更多的是參考利用，并不對(duì)其進(jìn)行歸檔保管。

3 做好高職院校招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的措施

3.1 深刻認(rèn)識(shí)招標(biāo)采購(gòu)檔案的重要性

招標(biāo)采購(gòu)檔案是招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載著我們?cè)谡袠?biāo)采購(gòu)活動(dòng)中嚴(yán)格貫徹落實(shí)《招投標(biāo)法》、《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)的真實(shí)情況，記載著我們?cè)谡袠?biāo)采購(gòu)活動(dòng)中嚴(yán)格遵循公開(kāi)、公平、公正原則的真實(shí)情況，不僅對(duì)招標(biāo)活動(dòng)起著重要的監(jiān)督作用，更為我們?nèi)蘸蠼鉀Q經(jīng)濟(jì)糾紛、法律訴訟以及接受各級(jí)紀(jì)委、巡查組的監(jiān)督檢查提供佐證材料。因此，招標(biāo)采購(gòu)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員必須高度重視招標(biāo)采購(gòu)檔案，確保招標(biāo)采購(gòu)檔案收集齊全，手續(xù)完善，歸檔規(guī)范。

3.2 建立健全招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度

學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，從制度上規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，明確管理職責(zé)和分工，學(xué)院綜合檔案室應(yīng)對(duì)資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交等做出明確的規(guī)定，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，移交有記錄，保管有期限，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)檔案的規(guī)范化和制度化管理。如今，學(xué)院實(shí)行采管分離，新成立了公共資源交易中心，專門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)院的招標(biāo)采購(gòu)工作，招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作就不再由國(guó)資基建處的兼職檔案人員負(fù)責(zé)，而應(yīng)由交易中心負(fù)責(zé)組卷歸檔。因此，學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)完善相關(guān)的制度，明確規(guī)定學(xué)院公共資源交易中心負(fù)責(zé)除新建工程項(xiàng)目以外的所有招標(biāo)采購(gòu)檔案的收集、整理、立卷并向綜合檔案室移交。招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中所產(chǎn)生的各類原始資料（紙質(zhì)和電子檔）由項(xiàng)目承辦人及時(shí)收集和保存，并在項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束且結(jié)算支付后移交給交易中心兼職檔案人員，兼職檔案人員再按照學(xué)院的招標(biāo)采購(gòu)檔案分類方案進(jìn)行組卷歸檔，在次年3月底前移交給綜合檔案室并做好移交手續(xù)。學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)招標(biāo)采購(gòu)檔案的立卷歸檔指導(dǎo)和接收保管工作，并按照規(guī)定提供查詢和利用服務(wù)。

3.3 編制科學(xué)合理的分類方案，做好招標(biāo)采購(gòu)檔案的整理與分類

招標(biāo)采購(gòu)檔案的整理與分類，是指將招標(biāo)采購(gòu)歸檔材料以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒。因此，學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)編制招標(biāo)采購(gòu)檔案的分類方案并對(duì)保管期限做出明確的規(guī)定，這是做好招標(biāo)采購(gòu)檔案整理與分類工作的重要基礎(chǔ)。首先，分類可以按照年度-問(wèn)題分類法進(jìn)行，按年度-問(wèn)題分類法就是指把同一年度內(nèi)驗(yàn)收并支付完成的招標(biāo)采購(gòu)資料按項(xiàng)目集中歸在一起（即同一個(gè)項(xiàng)目的檔案資料集中組卷），這樣既保持了項(xiàng)目?jī)?nèi)部的有機(jī)聯(lián)系，又便于按招標(biāo)時(shí)間查閱資料。也可以按照項(xiàng)目執(zhí)行方式組卷歸檔。比如，根據(jù)我院實(shí)際情況，政府采購(gòu)項(xiàng)目集中歸檔，院內(nèi)公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目集中歸檔，院內(nèi)詢價(jià)采購(gòu)的項(xiàng)目集中歸檔。當(dāng)然，也可以兩種方法并用。其次，編制檔號(hào)，招標(biāo)采購(gòu)檔案可單獨(dú)設(shè)置檔號(hào)（一級(jí)類目XZ下可增設(shè)二級(jí)類目XZ17）,或在XZ15里增加招標(biāo)采購(gòu)檔案（檔案拿號(hào)易與后勤和國(guó)資混淆，因?yàn)閄Z15是總務(wù)，包括后勤和國(guó)資檔案）。最后，確定保管期限。歸檔材料的保管期限可分為長(zhǎng)期和短期兩種，金額在50萬(wàn)元（含50萬(wàn)元）以上的可為長(zhǎng)期，金額在50萬(wàn)元以下的可為短期，以上招標(biāo)項(xiàng)目的檔案均要移交給綜合檔案室。院內(nèi)詢價(jià)采購(gòu)和部門(mén)自行采購(gòu)的（10萬(wàn)元及以下），可由采購(gòu)中心辦公室自行存檔，每年向綜合檔案室歸檔一份分室存檔清單。

招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作是高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是學(xué)院管理工作不可或缺的一部分，檔案工作水平反映了高職院校的整體管理水平，因此，學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)充分重視，提高檔案管理工作水平，創(chuàng)新開(kāi)展檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化和現(xiàn)代化，更好地為全院師生和學(xué)院的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。