新形勢(shì)下干部人事檔案信息化建設(shè)的困境及對(duì)策研究

王 琴

（中國(guó)石油青海油田公司物資裝備公司，甘肅 敦煌 736202）

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)滲透到社會(huì)活動(dòng)的方方面面，各個(gè)領(lǐng)域都面臨著信息化進(jìn)程加快的局面，尤其是檔案館信息。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，必然會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)生變化，它的形成、傳遞、儲(chǔ)存和利用過(guò)程是隨著時(shí)代的變化而變化的。檔案工作在一定程度上反映了的現(xiàn)代化管理水平。充分利用信息技術(shù)是當(dāng)前干部人事檔案管理的主要任務(wù)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息，改革檔案管理和服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)教學(xué)需要、研究和管理等。它給單位的創(chuàng)新帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，干部人事檔案管理模式與加快工作機(jī)制改革，干部人事檔案信息化進(jìn)程與基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案建設(shè)數(shù)字化環(huán)境。

1 干部人事檔案信息建設(shè)的必要性

1）檔案信息建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要。隨著社會(huì)進(jìn)步、科學(xué)發(fā)展和辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，干部人事檔案信息建設(shè)已發(fā)展到一個(gè)新的歷史階段。傳統(tǒng)手工、分類方法、紙質(zhì)檔案實(shí)物保存方法、人工檢索，查詢等手段已逐漸被現(xiàn)代管理模式所取代。問(wèn)詢技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)方面。檔案文件信息化已成為干部人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2）擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案信息將為社會(huì)提供大量基本的公共原生信息必要且可靠。它可以滿足人們對(duì)信息共享的需求，提供基本的信息服務(wù)，開發(fā)利用公共信息的條件。它也奠定了信息社會(huì)的基礎(chǔ)。而且，應(yīng)用現(xiàn)代管理工具來(lái)存儲(chǔ)各種各樣的數(shù)據(jù)信息的開發(fā)和利用更加方便，也可以產(chǎn)生更廣泛的拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

3）它可以大大提高檔案管理的效率。在信息環(huán)境下，紙質(zhì)文件和電子文件是必不可少的，在新的管理模式下高效有序地處理。所有的檔案管理員利用網(wǎng)絡(luò)收發(fā)文件，輸入或上傳處理后的文件進(jìn)入檔案管理軟件。檔案工作人員檢查并接受系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。由利用電子文件和紙質(zhì)記錄制作的檔案自動(dòng)歸檔管理系統(tǒng)，減少了錄入工作量，縮短了檔案形成和歸檔的周期縮短了利用率，提高了工作效率。

4）可與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的使用使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高效及時(shí)接收更規(guī)范的電子文檔信息，直接形成于辦公自動(dòng)化流程。這些數(shù)據(jù)將直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。檔案館應(yīng)該有效管理和優(yōu)化檔案信息資源。

2 干部人事檔案工作的現(xiàn)狀

1）現(xiàn)行的管理方法和理念與現(xiàn)行的管理體制不相適應(yīng)。干部人事檔案信息建設(shè)包括檔案數(shù)字化建設(shè)資源、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案組織有序信息資源，檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案人才的培養(yǎng)。檔案管理的理念和方式方法還沒(méi)有形成，無(wú)法脫離了傳統(tǒng)的檔案工作。部分干部人事檔案工作仍采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理。人工的對(duì)部分檔案信息的記錄、分類和統(tǒng)計(jì)，檔案工作的整體歸檔管理效率低且容易出錯(cuò)。此外，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)在大多數(shù)單位實(shí)施。然而，由于員工遵循傳統(tǒng)檔案管理模式和對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)手段的不熟悉，檔案信息化模式很難成為檔案工作的主流模式，由此產(chǎn)生檔案信息建設(shè)滯后，不適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。

2）檔案信息水平不均衡，總體偏低。近年來(lái)，在數(shù)字化的推動(dòng)下，干部人事檔案館的建設(shè)不斷深入，信息發(fā)展很快。但從總體上看，相關(guān)單位的檔案信息不均衡，總體偏低。受各種主客觀因素的影響，不同干部人事檔案信息的發(fā)展也不盡相同。檔案管理的方法和技術(shù)仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和工作模式仍以實(shí)體檔案為主。雖然電腦和信息技術(shù)作為輔助管理手段已經(jīng)被廣泛采用，但大多局限于檔案目錄的信息管理。檔案工作還處于起步階段，信息技術(shù)落后于時(shí)代的發(fā)展。以數(shù)字檔案館和檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)為發(fā)展目標(biāo)，干部人事檔案信息還有很大的發(fā)展空間。

3）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠成熟?；A(chǔ)設(shè)施是檔案管理信息安全的重要條件，必須大力加強(qiáng)。改善軟硬件環(huán)境條件實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)施檔案制度創(chuàng)新建立健全檔案管理體系應(yīng)對(duì)信息大發(fā)展環(huán)境的機(jī)制。

3 干部人事檔案信息建設(shè)的對(duì)策

1）提高檔案信息意識(shí)強(qiáng)化信息觀念。我們必須充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的價(jià)值、地位、作用和意義，切實(shí)做好干部人事檔案工作，認(rèn)識(shí)到干部人事檔案信息建設(shè)的重要性和必要性。檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量是衡量檔案信息化水平的重要基準(zhǔn)。加強(qiáng)干部人事檔案信息建設(shè)，促進(jìn)干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上強(qiáng)化信息觀念，樹立國(guó)際觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、法治觀念以新的理念指導(dǎo)干部人事檔案信息建設(shè)。

2）加強(qiáng)干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)規(guī)范科研檔案。高等教育信息化標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的前提。干部人事檔案事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)召集有關(guān)專家進(jìn)行討論，制定相關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法的統(tǒng)一原則和規(guī)范設(shè)備等等。符合國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展趨勢(shì)制定標(biāo)準(zhǔn)。建立一套電子設(shè)備符合檔案信息工作條件的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以避免在向資源共享過(guò)渡的過(guò)程中繞道而行，避免人力、物力、物力的浪費(fèi)。

3）開發(fā)檔案資源加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)以國(guó)際、國(guó)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)集中人力、物力、財(cái)力建設(shè)一批檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，全文數(shù)據(jù)庫(kù)，高標(biāo)準(zhǔn)、多功能的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。加速建立檔案編目中心，豐富檔案資料資源儲(chǔ)備。提供強(qiáng)大的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持檔案信息，扎實(shí)做好檔案書目工作。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量。密切關(guān)注行業(yè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，提高數(shù)據(jù)庫(kù)容量和訪問(wèn)速率。

4）加強(qiáng)人才培養(yǎng)提高綜合素質(zhì)。積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，從培訓(xùn)、引進(jìn)、人員流動(dòng)等方面優(yōu)化檔案人才結(jié)構(gòu)，是干部人事檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)和有效保障，培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、綜合實(shí)力強(qiáng)的創(chuàng)新型信息團(tuán)隊(duì)結(jié)合管理、技術(shù)、服務(wù)和研究模式。計(jì)算機(jī)專業(yè)人員在條件允許的情況下，檔案部門應(yīng)配備檔案信息化建設(shè)。切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)。提高全日制現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，檔案員通過(guò)各種培訓(xùn)方式，建立了一支專的隊(duì)伍。責(zé)任心強(qiáng)，技術(shù)過(guò)硬，能適應(yīng)新形勢(shì)的檔案信息管理的需要。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息對(duì)社會(huì)的影響是不容忽視的，檔案信息建設(shè)勢(shì)在必行。我們需要面對(duì)當(dāng)前的困難和存在的問(wèn)題，抓住機(jī)遇。樹立信心，直面挑戰(zhàn)困難。盡可能投入人力、物力和財(cái)力，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采取有效措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。未來(lái)的發(fā)展方向是努力建設(shè)面向服務(wù)的數(shù)字檔案館，即檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息的信息管理提供高度共享使用，因此要確保檔案安全與規(guī)范干部人事檔案信息。