淺議“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”信息化管理模式的發(fā)展方向

李 璐

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750000）

當前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應用使得信息管理工作的信息量增加、信息類型多樣化，在推進檔案高質(zhì)量發(fā)展中，現(xiàn)有檔案管理傳統(tǒng)理念和管理模式已無法滿足目前社會對檔案歷史性、原始記錄性、真實可靠性等要求，同時所處環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)變化，因此更多的管理者、信息化開發(fā)研究人員開始將研究目標轉(zhuǎn)向檔案管理信息化發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”下信息化檔案管理存在的問題

1.1 信息化認識存在差距

有部分人沒有在思想上認識到信息技術(shù)給社會帶來的巨大影響，還存在依賴于習慣于傳統(tǒng)的管理模式，無法將信息化建設(shè)與各項業(yè)務有機結(jié)合，如在人員信息、視頻影像實況、會議記錄以及社會事務動態(tài)管理等方面的信息數(shù)據(jù)收集、記錄不準確、不及時、不完整等，造成先進信息技術(shù)應用未得到充分落實，給歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查證帶來困難。

1.2 標準化系統(tǒng)存在短板信息技術(shù)

在檔案管理中的應用，離不開各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的支持和保障。利用檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將不同種類的數(shù)據(jù)信息錄入至相應的數(shù)據(jù)庫中，為檔案信息化建設(shè)提供高質(zhì)量的信息內(nèi)容支持。但由于數(shù)據(jù)信息錄入不準確，存在錯錄、漏錄，以及檔案管理數(shù)據(jù)信息庫之間存在各自為陣現(xiàn)象，庫與庫之間、建庫部門之間缺乏一套行之有效的標準化管理系統(tǒng)，檔案存在大量的碎片化、非結(jié)構(gòu)化信息，影響了檔案信息化建設(shè)進程。

1.3 缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才

人才是社會進步的基石，大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代催生檔案管理信息化發(fā)展，更需要有技術(shù)、懂管理的高層次人才來實現(xiàn)管理工作的不斷提質(zhì)升級。但大部分傳統(tǒng)檔案管理工作人員是隨著年齡增長從各業(yè)務部門調(diào)整過來的，缺乏檔案專業(yè)知識和系統(tǒng)培訓造成系統(tǒng)化的管理成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義，無法實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。

1.4 標準化系統(tǒng)存在短板信息技術(shù)

在檔案管理中的應用，離不開各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的支持和保障。除此之外，利用檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將不同種類的數(shù)據(jù)信息錄入至相應的數(shù)據(jù)庫中，為檔案信息化建設(shè)提供高質(zhì)量的信息內(nèi)容支持。但從現(xiàn)實來看，由于數(shù)據(jù)信息錄入不準確，存在錯錄、漏錄，以及檔案管理數(shù)據(jù)信息庫之間存在各自為陣的現(xiàn)象，庫與庫之間、建庫部門之間缺乏一套行之有效的標準化管理系統(tǒng)，檔案存在大量的碎片化、非結(jié)構(gòu)化信息，影響了檔案信息化建設(shè)進程。

2 檔案數(shù)字化管理措施

2.1 管理系統(tǒng)已逐步整合辦公自動化系統(tǒng)

按照國家、自治區(qū)、市檔案管理部門各項政策要求，同時按照檔案保密管理要求，在外部網(wǎng)絡中我們應將各種數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)所需要的信息采用物理隔離的方式切斷一切關(guān)聯(lián)。用計算機存儲檔案信息檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。但通常而言，研發(fā)設(shè)計所需要完成的檔案管理與信息化辦公自動化系統(tǒng)不僅僅是由一個軟件企業(yè)所能夠完成，兩個系統(tǒng)之間存在著不一致的格式和標準，有時還會出現(xiàn)產(chǎn)生無法互操作的兼容性問題，在兩個系統(tǒng)之間的連接、數(shù)據(jù)交流及移植等各個環(huán)節(jié)上容易導致造成不方便的問題，還容易對檔案系統(tǒng)的具體使用造成十分不利的影響。因此，這兩個軟件系統(tǒng)的開發(fā)研制設(shè)計目標既應該能夠保持比較統(tǒng)一，也更好地便于對整個系統(tǒng)運行維護和升級更新。除此之外，檔案管理系統(tǒng)和辦公室自動化系統(tǒng)能夠保證檔案資料和檔案信息管理工作實現(xiàn)全過程的一體化，對于提升管理效率具有很大的意義。

2.2 提高檔案資源信息的數(shù)字化管理水平

為了實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，對大數(shù)據(jù)資源信息服務平臺進一步深入和加強了建設(shè)，使得檔案信息數(shù)據(jù)和資源可以在該平臺中同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提升了檔案信息數(shù)字化和管理的水平。若在檔案信息資源管理模式上僅僅是采用了單機或內(nèi)部簡易局域網(wǎng)連接的方式，無法達到所期望的效果。為了保證有效地發(fā)揮它重要的綜合利用價值，應以當?shù)貫楹诵谋M快成立以檔案資料庫檢索和服務中心。該部門主要涵蓋全部的檔案資料和數(shù)據(jù)信息，有效地利用了該中心搜集整理了相關(guān)部門在檔案資料利用和檢索等各個方面的業(yè)務和需求。

2.3 海量檔案數(shù)據(jù)庫加強建設(shè)

目前許多行政主管部門的檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模仍然相對較低，只是積累了近幾年來的一些數(shù)據(jù)，而還是存在著大部分的歷史文件數(shù)據(jù)未能夠?qū)崿F(xiàn)信息進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，增大了我國檔案研究開發(fā)和利用的困難。因此，一定程度上要做到如何使得數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)得以充分地發(fā)揮其功能，對以前的各種歷史檔案按一定計劃與步驟逐漸地完成各種數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。不但是必須要將一些紙質(zhì)檔案，還要把一些具有特殊典型意義的名稱或者榮譽認證書等數(shù)字化的檔案信息資源進行加強和管理，應該是采用這種數(shù)字化的方式進行轉(zhuǎn)換后向信息系統(tǒng)中儲存。而且，數(shù)字化處理后的音頻、聲像等檔案信息資源也可對網(wǎng)絡上傳檔案的各種播放形式進行相應的支持，有利于檔案的利用效率不斷得到改善。

2.4 檔案人員加快專業(yè)知識更新

我們現(xiàn)在正處于一個信息迅速爆炸的互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)字化的管理和網(wǎng)絡化建設(shè)工程成為檔案管理工作的重心。因此，對于檔案管理工作者所學習的理論和技術(shù)都會產(chǎn)生非常積極的影響，為了提高其數(shù)字化檔案管理工作的水平和質(zhì)量創(chuàng)造了有利條件，隨著數(shù)字化檔案管理的進一步深入和實施，檔案管理工作者應進一步提升其整體的工作素質(zhì)，通過深刻地學習并充分領(lǐng)會其相關(guān)的知識，從而使他們的眼界不斷擴闊，知識框架更加豐富和進一步得到優(yōu)化，對于提升其專業(yè)性能力也起到了重要的作用，使自己慢慢地成為一名對檔案管理業(yè)務及其信息技術(shù)較為熟悉的新型高水平科研技術(shù)型人才。

3 結(jié)束語

隨著數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，越來越多的借助于自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化手段已經(jīng)成為推動各項事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動力，其在檔案管理模式的構(gòu)建上也是不可或缺的。利用計算機技術(shù)形成的數(shù)字化網(wǎng)絡管理模式能夠推動檔案管理的模式創(chuàng)新，大大提升檔案管理的效率和準確性。為了保證檔案管理工作能夠盡快適應數(shù)字化帶來的改變，相關(guān)單位應及時更新硬件設(shè)備構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，并提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，使計算機技術(shù)更好地運用于檔案管理現(xiàn)代化中。