城建檔案信息化建設(shè)工作淺談

徐黔霞

（湖南省益陽市城建檔案館，湖南 益陽 413000）

如今，城市化和信息化進(jìn)程正在加速，歸檔變得越來越重要。檔案信息化已成為改善檔案管理和服務(wù)的主要內(nèi)容。而城建檔案管理是記錄城市改革發(fā)展歷程的重要部分，城建檔案的信息化管理建設(shè)將是信息時(shí)代數(shù)據(jù)共享與信息透明化的重要舉措，通過分析城市建設(shè)檔案館三年信息化建設(shè)的發(fā)展路徑，值得學(xué)習(xí)成果與不足并存，發(fā)展與創(chuàng)新并存，優(yōu)缺點(diǎn)與可行性。

1 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

城市檔案信息化建設(shè)是全國信息化城市建設(shè)的一部分，是全球信息化總體趨勢背景下的延伸。城建檔案信息化是城市全面發(fā)展建設(shè)的一部分，更是城市規(guī)劃和管理過程中形成的寶貴信息資源，需要融入數(shù)字時(shí)代，信息建設(shè)是必由之路。其次，數(shù)字信息社會(huì)的發(fā)展需要城市建設(shè)檔案服務(wù)功能，據(jù)此判斷，城市建設(shè)檔案工作需要走計(jì)算機(jī)化道路。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式無法滿足城市建設(shè)檔案信息的社會(huì)需求，未來的數(shù)字信息時(shí)代將不可避免地推動(dòng)城市建設(shè)檔案館社會(huì)福利功能的變化。為了接收，管理和使用在建設(shè)項(xiàng)目管理過程中形成的大量電子檔案，需要對城市建設(shè)檔案的工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)化和數(shù)字化處理。最后，城市建設(shè)檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢決定了城市建設(shè)檔案工作必須進(jìn)入數(shù)字時(shí)代。如何在建筑領(lǐng)域創(chuàng)建大量的電子文檔和檔案，以及如何長期存儲和使用信息時(shí)代城市和地區(qū)的建筑活動(dòng)的實(shí)際歷史記錄，主要的城市建筑檔案企業(yè)將可靠地融入信息時(shí)代的趨勢。

2 需要正視和解決發(fā)展過程中暴露的突出問題

根據(jù)某城市建設(shè)檔案館的信息化工作，通過先進(jìn)的試驗(yàn)和不懈的努力和一定的見識和參考，取得了檔案館計(jì)算機(jī)化建設(shè)的逐步成果。在2016年12月進(jìn)行了為期三年的建設(shè)后，新的現(xiàn)代建筑竣工并投入使用。其中，成功生產(chǎn)出建筑面積約1000平方米的檔案數(shù)字制作室。配備了一套完整的數(shù)字掃描設(shè)備后，所有關(guān)于檔案數(shù)字化的電子目錄條目已經(jīng)完成。350,000個(gè)全文掃描的紙質(zhì)檔案，超過2200萬張圖紙，超過17T的數(shù)據(jù)，約占所有庫存檔案的70%，檔案使用設(shè)置了電子檔案閱覽室、自動(dòng)觸摸屏機(jī)、計(jì)算機(jī)電子搜索室等?！俺鞘薪ㄖn案掃描質(zhì)量檢查系統(tǒng)”，“城市建筑檔案綜合管理系統(tǒng)”，已實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案查詢和利用系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、地理信息系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、管道管理系統(tǒng)以及的功能高度集成；建設(shè)檔案館已建立并運(yùn)行了獨(dú)立的門戶網(wǎng)站，開放了城市建設(shè)檔案館電子目錄網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)查詢，網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)通信，信息獲取。自主開發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)在市規(guī)劃設(shè)計(jì)成果中獲得了最高獎(jiǎng)，并得到了領(lǐng)導(dǎo)，專家和行業(yè)的肯定，并具有一定的城市建設(shè)檔案水平。但是，縱觀檔案信息化的總體建設(shè)過程和發(fā)展思路，特別是一般情況下的發(fā)展方向，目前建設(shè)中存在很多尚未研究解決的問題，待逐步完善，以下所見：

2.1 法律以及引導(dǎo)性規(guī)章制度的缺乏是根本性問題

當(dāng)前，關(guān)于國家主管轄區(qū)信息化建設(shè)的具體意見很少。本地政策和實(shí)施規(guī)則不到位，城鎮(zhèn)建設(shè)檔案信息化建設(shè)僅執(zhí)行內(nèi)部建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。他們中大多數(shù)的施工要求和方向仍然相對盲目。國家建設(shè)部2004年發(fā)布的《全國城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)計(jì)劃實(shí)施摘要》，才可以作為“第十五計(jì)劃”的指導(dǎo)性意見。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)僅包括：有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和2007年發(fā)布的“實(shí)施指南”的說明。有五個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)和七個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括“建立電子文檔和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)”。標(biāo)準(zhǔn)和政策通常滯后，流程受到嚴(yán)格限制。這導(dǎo)致信息檔案結(jié)構(gòu)的位置不平衡。特別是由于電子文件法律文書不足，無法弄清和解決各地區(qū)檔案館信息機(jī)化建設(shè)的目的，宗旨和功能問題，發(fā)展方向仍然十分模糊。

2.2 檔案信息化效果不是特別顯著，利用率低，利用觀念陳舊

首先，對概念的理解僅限于促進(jìn)城市建設(shè)檔案的發(fā)展和提高其自身的工作效率。他們對信息化的核心作用沒有深刻地了解，對當(dāng)前社會(huì)格局的變化沒有深刻地了解。例如網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程化、辦公電子化和電子化知識不足，大多數(shù)企業(yè)仍處于收集、處理和使用紙質(zhì)檔案的水平。其次，根據(jù)當(dāng)前的使用內(nèi)容，僅計(jì)劃管理檔案的使用率很高，并且通過使用過程提高了檔案的搜索效率，但是不能減輕編制單位的負(fù)擔(dān)?！皵?shù)字制圖板－收集紙質(zhì)－數(shù)字化”的還是本質(zhì)上的檔案生產(chǎn)模式，整個(gè)城市建設(shè)檔案行業(yè)沒有得到實(shí)質(zhì)性發(fā)展，數(shù)字化檔案館的最大價(jià)值未能得到彰顯。

3 城建檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 規(guī)范管理，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐

構(gòu)建高質(zhì)量數(shù)字化城建檔案建設(shè)是城市信息化的關(guān)鍵基礎(chǔ)之一。所以需要從全新的管理思維改革開始，出臺全方面全系統(tǒng)化的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方案，多方面多角度審視城市發(fā)展信息化改革理念，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化思維逐步完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，按照國家檔案館管理和電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，加快電子檔案館的開發(fā)建設(shè)，以滿足于城市發(fā)展和人民生活的外在需求。

3.2 建立保障檔案信息化安全的管理體系

城建檔案數(shù)據(jù)是城市發(fā)展和改革的歷史見證，是推動(dòng)城市新風(fēng)貌、新方向的導(dǎo)向標(biāo)，更是城市建設(shè)歷史文化發(fā)展的展現(xiàn)，保障數(shù)據(jù)安全，建設(shè)完善的、安全性極強(qiáng)的信息化服務(wù)平臺是必然。首先，需要嚴(yán)格管理用戶，對系統(tǒng)用戶實(shí)施分層管理，并設(shè)置各種權(quán)限。修改可識別的用戶名和密碼的傳統(tǒng)登錄方法，并引入數(shù)字證書加密和密鑰技術(shù)，以確保系統(tǒng)的安全性。其次，需要確保數(shù)據(jù)和信息的安全性，建立全面的備份系統(tǒng)，并在數(shù)據(jù)服務(wù)器上安裝防火墻和防病毒軟件，以避免未經(jīng)授權(quán)的訪問和病毒感染。

綜上所述，城建檔案館是我國的寶貴財(cái)富，城建檔案館的信息化建設(shè)是建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整合應(yīng)用系統(tǒng)，共享信息資源，協(xié)調(diào)辦事以及重用檔案館信息的基礎(chǔ)平臺。這也創(chuàng)建了“國家一流的城市建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)之一”?，F(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案信息資源的全面發(fā)展和廣泛使用，將使檔案現(xiàn)代化，促進(jìn)和提高檔案工作質(zhì)量，是加快檔案現(xiàn)代化的重要?jiǎng)恿Α?/p>