國企檔案數(shù)字化管理設(shè)計與實現(xiàn)路徑

劉海玲

（晉能控股集團煤峪口礦檔案科，山西 大同 037003）

國企檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)時代潮流，提升檔案管理效率的必然選擇，其通過對初始數(shù)據(jù)資源的搜集和整理，運用數(shù)字信息化技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運維，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平[1]。國企作為參與社會生產(chǎn)生活的重要組織，其檔案資源數(shù)量大且重要，需要通過數(shù)字化管理的方式實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的整理、保管和統(tǒng)計、運用等，有助于提升國企對檔案管理的利用效率。

1 國企檔案數(shù)字化管理的需求分析

國企檔案數(shù)字化管理有著其現(xiàn)實需求，主要有一些幾個方面。

首先是國企檔案數(shù)字化管理的總業(yè)務(wù)需求方面。在國企檔案管理的過程中對檔案完成最終的管理，需要經(jīng)過檔案文件部門的審核，對檔案進行審卷、組卷、編寫目錄、裝訂卷組封面，之后才會進行檔案的移交手續(xù)，由檔案管理部門接收，對已完成檔案進行歸檔、統(tǒng)計、提供檢索查閱復(fù)印等服務(wù)，同時對有關(guān)檔案文件進行去痕處理。在此過程中，要注重對已歸檔檔案的備份。

其次是國企檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需求方面。國企檔案的管理需要對檔案的接收、檔案文件管理，分類管理，檢索管理以及業(yè)務(wù)管理等進行檔案全過程性管理。不同的管理過程需要對應(yīng)的管理系統(tǒng)，在檔案管理過程中將檔案數(shù)字化，根據(jù)檔案內(nèi)容進行歸類歸檔，借助檢索系統(tǒng)便捷查找檔案，同時又專門的業(yè)務(wù)管理人員進行檔案管理的統(tǒng)計工作等。

最后是國企檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)管理需求方面。國企檔案管理工作的第一步就是進行檔案的搜集，檔案中重要的內(nèi)容之一就是對數(shù)據(jù)的搜集工作，工作人員需根據(jù)不同的數(shù)據(jù)來源采用不同的方式進行搜集，此后進行數(shù)據(jù)的整理、管理，為之后的數(shù)據(jù)利用做準(zhǔn)備工作。其中在數(shù)據(jù)的整理和管理過程中，對于紙質(zhì)文書和其他檔案資料的整理，采用不同的整理方式，按照管理文件要求進行整理，最后進行歸檔[2]。而在管理過程中要對檔案權(quán)限級別進行劃分，不同權(quán)限的檔案在管理過程中要遵循其對應(yīng)的可開放的級別。在數(shù)據(jù)利用各種主要是對已經(jīng)歸檔的檔案進行統(tǒng)計、查詢以及信息打印等，此外還可通過光盤將檔案電子化，從而突破數(shù)據(jù)利用在空間上的限制，實現(xiàn)跨時間，跨空間的數(shù)據(jù)利用。

2 國企檔案數(shù)字化管理的設(shè)計

國企檔案數(shù)字化管理需要對系統(tǒng)進行具體詳細的設(shè)計，根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)過程進行對應(yīng)的數(shù)字化管理設(shè)計，主要包括對系統(tǒng)、功能及數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。

首先是數(shù)字化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的具體設(shè)計。這一部分的設(shè)計是實現(xiàn)國企數(shù)據(jù)化管理的重要一步，在設(shè)計過程中對國企檔案管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)、所適用模型以及檔案管理安全性控制以及管理系統(tǒng)開發(fā)等方面進行設(shè)計。國企檔案管理需針對不同業(yè)務(wù)的國企進行數(shù)字化管理西永的選擇，有的企業(yè)的文件資料管理，有的企業(yè)的數(shù)據(jù)資料管理，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求進行科學(xué)化、規(guī)范化的管理系統(tǒng)的選擇，提升檔案管理的自動化水平和效率。同時選擇與系統(tǒng)適配的管理模式，讓檔案管理系統(tǒng)的用戶自主式完成對應(yīng)業(yè)務(wù)的管理，借助信息網(wǎng)絡(luò)平臺，進行在線數(shù)字化管理，但需注重對數(shù)據(jù)、文件檔案的備份，保護檔案安全。

其實是數(shù)字化管理功能結(jié)構(gòu)的具體設(shè)計。這一具體設(shè)計主要是對文件數(shù)據(jù)檔案管理的具體功能進行設(shè)計，其主要包括對文件數(shù)據(jù)檔案數(shù)字管理過程中錄入輸入、檢索查詢以及借閱打印功能的設(shè)計。其旨在通過不同的檔案類型對數(shù)據(jù)管理的不同系統(tǒng)進行不同類和不同接口的設(shè)計，也就是為不同的文件和數(shù)據(jù)選擇不同的控制器類，以實現(xiàn)在檔案管理過程中通過不同的接口實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自動化錄入輸入、檢索查詢以及借閱打印的功能。

最后是數(shù)字化管理功能數(shù)據(jù)庫的具體設(shè)計。國企檔案數(shù)字化管理離不開對數(shù)據(jù)庫的詳細設(shè)計，國企根據(jù)自身檔案實際選擇合適的模型，建立起實體與模型之間的信息關(guān)聯(lián)，直觀簡潔的展示檔案管理的成果，提升檔案的利用效率。其具體設(shè)計的環(huán)節(jié)主要包括對文件數(shù)據(jù)的收發(fā)管理，設(shè)計專有的數(shù)據(jù)表或文件表，用于存儲檔案，管理員設(shè)計表、用戶設(shè)計表。這里要注重在數(shù)據(jù)表和文件表的設(shè)計中要設(shè)定檔案的類型，便于查詢，全面覆蓋數(shù)據(jù)文件內(nèi)容。

3 國企檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)

國企檔案數(shù)字化管理根據(jù)其具體的設(shè)計要在實踐的運用和測試。

首先是國企檔案數(shù)字化管理環(huán)境的實現(xiàn)，數(shù)字化管理系統(tǒng)需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計開發(fā)系統(tǒng)，在可運行環(huán)境搭建平臺。數(shù)字化管理實現(xiàn)的首要條件是具備所需的軟硬件環(huán)境，主要涉及的有中央處理器，硬盤，寬帶、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器、客戶端以及管理操作系統(tǒng)和相應(yīng)的系統(tǒng)軟件。

其次是國企檔案數(shù)字化管理功能的實現(xiàn)是借助系統(tǒng)軟件由檔案系統(tǒng)管理人員設(shè)定相應(yīng)的賬戶，讓文件和數(shù)據(jù)的搜集人員將檔案資料自主輸入到系統(tǒng)中，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸在線進行檔案組卷、案卷的編錄[3]。此外還可行實現(xiàn)查詢借閱和操作歷史的查詢的功能。在國企檔案中通過系統(tǒng)進行相應(yīng)界面，進行歸檔歸類面對文書、數(shù)據(jù)、影像、業(yè)務(wù)等檔案類型進行歸類，便捷快速高效完成檔案分類。而在檢索實現(xiàn)的過程中，客戶端借助互聯(lián)網(wǎng)對管理員設(shè)定的檔案管理數(shù)據(jù)庫進行訪問，通過進入國企對應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)，進行線上查閱和下載打印。在此過程中管理員應(yīng)提升對檔案保密性和安全性的管理，在系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，有效利用檔案。

最后是國企檔案數(shù)字化管理登錄的實現(xiàn)[4]。檔案數(shù)字化管理需要對不同使用用戶進行系統(tǒng)登錄后才可從實際中實現(xiàn)數(shù)字化管理。數(shù)字化管理系統(tǒng)一系列功能的實現(xiàn)需要對應(yīng)用戶登錄后方可實現(xiàn)。由檔案管理系統(tǒng)的管理員進行委托、指派和授權(quán)，幫助用戶使用設(shè)定好的賬戶名和密碼登錄檔案管理系統(tǒng)，對于不同用戶在事前應(yīng)有管理員設(shè)定好相應(yīng)的功能權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)呈現(xiàn)對應(yīng)檔案內(nèi)容。