淺談紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

蘇 哲

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 龍巖 364021）

現(xiàn)在各項工作都進(jìn)入數(shù)字化工作的科技時代，這要求各單位對于文書檔案的管理工作也要與時俱進(jìn)，進(jìn)入文書檔案數(shù)字化工作階段。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要意義

檔案數(shù)字化工作，即各立檔單位將屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期（或30年）保存、社會利用價值高、按規(guī)定必須向國家綜合檔案館移交的檔案，按照《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)及單位所在地方的規(guī)范性文件要求，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容，對錯誤或不規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改后，根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。

將紙質(zhì)檔案完成檔案數(shù)字化工作的重要意義在于，一是進(jìn)一步完善檔案保存管理機(jī)制，形成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存和數(shù)字化信息保存雙渠道，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存壽命受到其內(nèi)部因素和外部保護(hù)環(huán)境條件影響，增加數(shù)字化信息保存渠道，可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因反復(fù)提卷復(fù)印利用從而造成載體受損，這就從信息技術(shù)方面延長了檔案保存的長久性。同時，數(shù)字化檔案存儲的載體為硬盤、光盤等，而這些載體通常都是體積較小的載體，能夠大幅減少存放的空間，提高檔案存儲空間利用率；二是進(jìn)一步提升檔案服務(wù)利用機(jī)制，檔案數(shù)字化大幅提高了檔案信息利用效率，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查閱方式為，先通過電子目錄查詢檔案所在的卷宗，從而找到所需要的檔案，這樣所要花費(fèi)的時間較長。而檔案數(shù)字化過程中，大部分文書檔案的數(shù)字化副本可以通過相應(yīng)軟件存儲為雙層PDF格式，這樣查閱檔案時除了可以通過電子目錄檢索外，還可以通過關(guān)鍵詞的方式精準(zhǔn)檢索檔案信息，從而直接精準(zhǔn)找到相應(yīng)檔案的數(shù)字化副本，大大縮短了查閱時間，從而提高檔案信息利用效果；三是減少檔案去污過程中的操作失誤，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在利用和保管過程中，由于內(nèi)部因素和環(huán)境因素影響，可能會出現(xiàn)沾染各種污斑的情況。這些污斑不僅影響檔案的外觀，還可能會影響檔案紙張的耐久性和檔案的利用價值。傳統(tǒng)的檔案去污方法如操作不當(dāng)可能造成不可挽回的損失，然而這些傳統(tǒng)檔案去污手段仍然存在去污不徹底，或無法去除的情況。檔案數(shù)字化后，可以在電腦端對這些污斑進(jìn)行去污處理，如在處理過程中出現(xiàn)錯誤可以通過返回等技術(shù)手段撤銷操作，從而減少檔案去污過程中的操作失誤。四是完善檔案傾斜校正手段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，如原檔案存在打印歪斜等問題，在檔案存儲時很多單位并不會花時間去完成傾斜校正，從而造成之后利用檔案時仍然存在打印歪斜的問題。而檔案數(shù)字化之后，這些打印歪斜問題可以通過專用軟件完成傾斜校正，從而使得之后檔案利用效果提高。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作存在的問題

雖然檔案數(shù)字化能給檔案工作帶來許多的便捷和創(chuàng)新，但仍存在一定的問題。一是儲存載體存在損壞風(fēng)險，紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化工作后，數(shù)字檔案需要通過電腦的硬盤、光盤等載體進(jìn)行儲存，然而這些載體可能因為操作不當(dāng)、進(jìn)入灰塵、存放不當(dāng)?shù)榷喾矫嬉蛩卦斐奢d體損壞，從而影響這些載體的功能工作狀態(tài)與使用壽命減少，最終造成儲存在載體中的數(shù)據(jù)丟失；二是檔案保密性存在風(fēng)險，紙質(zhì)檔案在完成數(shù)字化過程中存在被改寫、篡改的風(fēng)險，而且這些改動可能不會輕易被察覺和留下痕跡，從而造成檔案電子化數(shù)據(jù)與真實檔案不相符的情況。當(dāng)紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化工作后，因查閱、調(diào)檔操作便利，檔案管理員將更傾向于在電腦端進(jìn)行操作，然而電腦端操作存在通過網(wǎng)絡(luò)竊取數(shù)據(jù)的風(fēng)險，造成在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電腦端數(shù)據(jù)都難以做到絕對保密的情況；三是檔案保存安全性存在風(fēng)險，數(shù)字檔案的保存載體如硬盤、光盤等，都是體積較小的載體，且從載體表面無法判斷載體里所儲存的內(nèi)容，如果儲存被掉包，單從載體表面無法輕易發(fā)現(xiàn)，造成了檔案保存存在一定的風(fēng)險；四是對檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)要求有所提高，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程都需要通過專業(yè)設(shè)備進(jìn)行，對完成數(shù)字化的電子數(shù)據(jù)通常還需要在電腦端通過專門的軟件完成數(shù)字化檔案的糾偏、去污、去黑邊等操作，在電腦端完成檔案的查閱、調(diào)檔、打印等工作，也需要熟練操作電腦上的各種軟件、設(shè)備，因而對于檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)要求，特別是對于電腦等專業(yè)設(shè)備的使用方面，提出了更高的要求；四是對于單位檔案管理設(shè)備投入有所提高，紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要通過專業(yè)掃描儀和專業(yè)軟件等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保存載體，如硬盤、光盤等都是有一定容量限制的載體，因而在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，需要增加這方面的設(shè)備投入。同時，因為電腦端的數(shù)字化數(shù)據(jù)存在通過網(wǎng)絡(luò)竊取的風(fēng)險，因而要求處理檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的電腦必須是獨(dú)立、斷網(wǎng)、安全性較高的設(shè)備，所以要求單位對于檔案管理設(shè)備的投入要有所提高。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作今后工作要點(diǎn)

推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作已然成為當(dāng)下各單位檔案工作的重中之重，這就對各單位和檔案管理員都相應(yīng)提出了更高的要求，針對當(dāng)下檔案數(shù)字化工作中存在的問題，我認(rèn)為在今后的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中，需要做好以下幾個工作要點(diǎn)。

一是建立健全單位檔案安全管理機(jī)制，除了要繼續(xù)完善原有的傳統(tǒng)檔案室溫濕度控制、防火滅火系統(tǒng)、防蟲害系統(tǒng)等機(jī)制，還要著重加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理機(jī)制。配備獨(dú)立、斷網(wǎng)、安全性能較高的電腦設(shè)備用于處理數(shù)字化檔案工作，同時，加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督管理，要加強(qiáng)其相關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)其檔案數(shù)字化工作的工作能力，并對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作過程建立監(jiān)督機(jī)制。健全完善數(shù)字化檔案查閱、調(diào)檔工作機(jī)制，建立查閱、調(diào)檔過程登記機(jī)制，做到出現(xiàn)問題可以追溯源頭。二是檔案管理人員要不斷提升自己的綜合素質(zhì)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)，特別是對于電腦等專業(yè)設(shè)備的使用方面的能力提出了更高的要求。這就要求檔案管理人員要不斷提升自己的綜合素質(zhì)，積極參加各類數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)掌握電腦等專業(yè)設(shè)備，做到能夠熟練操作電腦上的各類相應(yīng)軟件和專業(yè)掃描儀等設(shè)備。同時，檔案管理人員還要加強(qiáng)相關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，做到心中有紅線，工作有底線。三是建立完善數(shù)字化檔案保存和管理機(jī)制，數(shù)字化檔案存儲載體存在損壞和保管安全性的問題，這就要求要建立數(shù)字化檔案保存和管理機(jī)制。對數(shù)字化檔案存儲載體進(jìn)行外觀標(biāo)識，同時對于數(shù)字化檔案借出工作要建立過程登記機(jī)制和歸還檢查機(jī)制，檔案管理人員要對歸還的數(shù)字化檔案存儲載體進(jìn)行檢查，從而避免因數(shù)字化檔案借出出現(xiàn)數(shù)字化檔案損壞、掉包等問題。同時，檔案管理人員還需要定期檢查檔案數(shù)字化存儲載體，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建檔立冊，定期將檔案數(shù)字化存儲的載體如硬盤、光盤等通過專門的設(shè)備進(jìn)行檢查，確保載體內(nèi)數(shù)據(jù)無損壞的情況，如果發(fā)現(xiàn)損壞情況，要及時將載體內(nèi)的數(shù)據(jù)備份到新的存儲載體。

信息化時代已然來臨，對各單位的檔案工作特別是檔案數(shù)字化工作提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作，提升檔案管理和利用水平，利用電腦等專用設(shè)備提升檔案利用效果，將會是今后新一代檔案管理員最迫切的任務(wù)。