事業(yè)單位兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀分析

孫 倩

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心，黑龍江 大慶 163000）

建立一支高水平的事業(yè)單位兼職檔案員隊(duì)伍可以提高檔案管理效率，保證檔案管理工作的質(zhì)量，分擔(dān)專職檔案員工作壓力，提高檔案數(shù)據(jù)信息收集有效性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理改革的深化進(jìn)行。但是，事業(yè)單位長(zhǎng)期以來對(duì)兼職檔案隊(duì)伍建設(shè)重視不足，兼職檔案員的素質(zhì)水平參差不齊，在檔案管理信息化的大背景下，還要加大力度提高兼職檔案管理隊(duì)伍工作的整體水平。

1 強(qiáng)化兼職檔案員隊(duì)伍的意義

強(qiáng)化兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)工作有助于完善檔案管理體系，明確檔案工作分工，使有限的專職檔案員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全局，進(jìn)行技術(shù)革新，加快檔案管理改革步伐，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。兼職檔案員隊(duì)伍是貫徹《檔案法》的基礎(chǔ)，提高兼職檔案員素質(zhì)有助于扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成本部門檔案歸檔工作，保證檔案材料的完整性，輔助專職檔案員完成檔案的鑒定、立卷和銷毀等工作。兼職檔案員還可以配合專職檔案員進(jìn)行技術(shù)革新，加快推動(dòng)檔案管理工作改革，促進(jìn)新型檔案管理技術(shù)的普及。兼職檔案員對(duì)于貫徹執(zhí)行檔案管理工作制度，優(yōu)化檔案管理工作氛圍，提升檔案建設(shè)的整體質(zhì)量水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展意義重大。

2 兼職檔案員隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析

1）專業(yè)素質(zhì)偏低。兼職檔案員的檔案管理能力相對(duì)偏低，大部分從事兼職檔案管理工作人員不具備檔案專業(yè)知識(shí)，僅僅掌握基本的檔案管理工作制度，熟悉一般的檔案管理流程，可以從事事務(wù)性的檔案管理工作。當(dāng)前，事業(yè)單位兼職檔案員的年齡普遍偏大，兼職檔案員不具備較高的學(xué)歷，大部分在部門工作中處于次要地位?，F(xiàn)有從事兼職檔案管理人員對(duì)復(fù)雜檔案業(yè)務(wù)不熟悉，無法創(chuàng)新性的應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，不具備信息化的檔案管理工作能力?，F(xiàn)有檔案員無法更充分的完成收集、整理和歸檔工作，因此極大的影響了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

2）隊(duì)伍穩(wěn)定性低。兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定性不高，常常存在工作崗位變動(dòng)頻繁的情況。一方面，部門內(nèi)部會(huì)調(diào)整臨時(shí)工作安排，導(dǎo)致從事檔案管理工作人員經(jīng)常變換。另一方面，事業(yè)單位深化改革處在關(guān)鍵階段，機(jī)構(gòu)并轉(zhuǎn)情況較為普遍。技術(shù)人才流動(dòng)的現(xiàn)象較為普遍，使得一般基層崗位人員變動(dòng)較快。而且，越來越多的基層人員希望通過重新聘任走向更高層級(jí)專業(yè)崗位，這使得兼職檔案員的變換頻率較高，每年都會(huì)有部分兼職檔案員調(diào)整到新崗位，給檔案管理工作帶來一定影響。通常處于各部門綜合崗位的兼職檔案員往往身兼數(shù)職，各項(xiàng)工作沖突時(shí)兼職檔案員只得匆忙上陣。加上組織管理體系還不健全，對(duì)兼職檔案員的關(guān)注不足，不利于發(fā)揮兼職檔案員作用。

3）工作積極性低。檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，需要完成大量基礎(chǔ)性工作，工作量大，有時(shí)時(shí)間相對(duì)緊張，而且工作要求不斷提高。一線各部門的業(yè)務(wù)工作普遍較為忙碌，兼職檔案員花在檔案管理上的時(shí)間有限。而且，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度有待加強(qiáng)，對(duì)兼職檔案員工作的關(guān)注度不夠，這在一定程度上造成了兼職檔案員的消極懈怠心理。隨著信息化檔案管理體系的日漸形成，兼職檔案員承擔(dān)的工作壓力不斷增加，一些核心業(yè)務(wù)部門會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)信息，無形中增加了兼職檔案員的工作壓力，這使得兼職檔案員理在繁重的工作壓力下更希望離開相關(guān)崗位。兼職檔案員通常對(duì)檔案管理思想認(rèn)識(shí)不到位，往往把檔案管理擺在次要的位置，不注重提高檔案管理的質(zhì)量，檔案管理實(shí)踐中有得過且過的思想，因此影響兼職檔案管理水平。

4）業(yè)務(wù)培訓(xùn)較難。兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定性不高，現(xiàn)有檔案員的水平參差不齊，因此使得兼職檔案員培訓(xùn)的難度較大。首先，事業(yè)單位很少有時(shí)間抽調(diào)所有兼職檔案員參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，兼職檔案員培訓(xùn)占用時(shí)間多過會(huì)對(duì)其主業(yè)造成較大影響。其次，兼職檔案員的水平參差不齊，工作能力有一定差異，傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式很難有效解決具體問題。第三，兼職檔案員缺乏主動(dòng)參與檔案管理技能培訓(xùn)的意識(shí)，往往認(rèn)為兼職檔案管理是一項(xiàng)臨時(shí)性工作，不會(huì)花費(fèi)更多的精力研究檔案管理方法，不注重進(jìn)行相關(guān)技術(shù)手段的更新，因此嚴(yán)重的影響兼職檔案員隊(duì)伍成長(zhǎng)的效率。

3 兼職檔案員隊(duì)伍的強(qiáng)化路徑

1）完善日常管理機(jī)制。為了發(fā)揮兼職檔案員的作用，還要優(yōu)化選人用人機(jī)制，給予兼職檔案員成長(zhǎng)空間，提升其參與檔案管理的主動(dòng)性。首先，選擇配置具有一定文化知識(shí)素養(yǎng)，有信息技術(shù)設(shè)備操作必要經(jīng)驗(yàn)，熱愛檔案工作員擔(dān)任兼職檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)兼職檔案管理的需要出臺(tái)兼職檔案員上崗條件、崗位職責(zé)等內(nèi)容，選擇兼職檔案員時(shí)優(yōu)先考慮有上進(jìn)心和較強(qiáng)工作能力的年輕干部。其次，加強(qiáng)兼職檔案員的績(jī)效考評(píng)，完善兼職檔案員考核機(jī)制，提高各部門兼職檔案員的責(zé)任意識(shí)，將保持兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定作為重要任務(wù)。第三，給予兼職檔案員在職務(wù)晉升、專項(xiàng)考核、評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)方面優(yōu)厚條件，促進(jìn)兼職檔案員提高從事相關(guān)專業(yè)工作的積極性。

2）開展有效技術(shù)培訓(xùn)。為了提高兼職檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)，還要堅(jiān)持開展專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)工作，在突破傳統(tǒng)檔案管理技能培訓(xùn)方式弊端的基礎(chǔ)上，切實(shí)發(fā)揮兼職檔案管理人員作用。首先，完善專職檔案員與兼職檔案員的業(yè)務(wù)交流機(jī)制，通過微信群的方式及時(shí)發(fā)布工作信息，針對(duì)性解答兼職檔案員的問題，從而提高兼職檔案管理工作效率。其次，建立研究性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)專兼職檔案員結(jié)對(duì)子，共同研究檔案管理領(lǐng)域的新課題，從而提高檔案管理工作的整體素養(yǎng)，激發(fā)兼職檔案員工作的主動(dòng)意識(shí)。第三，還要發(fā)揮網(wǎng)課的重要作用，鼓勵(lì)兼職檔案員通過網(wǎng)絡(luò)自學(xué)檔案技術(shù)，基于強(qiáng)有力的信息供給提高檔案人員水平，解決檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。第四，通過績(jī)效考評(píng)監(jiān)督檔案管理的實(shí)際情況，針對(duì)兼職檔案員的表現(xiàn)指出其短板與改進(jìn)之處。檔案技術(shù)培訓(xùn)可以采用小規(guī)模培訓(xùn)的方法，能夠結(jié)合典型的情境事例開展兼職檔案管理實(shí)踐。

3）降低檔案管理強(qiáng)度。為了提高兼職檔案管理的效能，還要降低兼職檔案員工作強(qiáng)度，強(qiáng)調(diào)在合理的分工協(xié)作機(jī)制下提高兼職檔案管理的整體水平。首先，明確檔案管理責(zé)任分工，細(xì)化兼職檔案員工作的具體職責(zé)，出臺(tái)具體的檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，從而提高兼職檔案管理效率。其次，了解兼職檔案管理工作的現(xiàn)狀，積極樹立開展兼職檔案管理的典型，依托榜樣力量形成良好的兼職檔案管理工作氛圍。第三，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，強(qiáng)調(diào)依托智能化的技術(shù)手段提高檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，尤其重視進(jìn)行技術(shù)設(shè)備的更新，從而提高兼職檔案管理水平，解決兼職檔案管理壓力較大問題。降低兼職檔案管理工作強(qiáng)度，明確兼職檔案管理要點(diǎn)，針對(duì)性的提出優(yōu)化改革的措施。

4 結(jié)論

事業(yè)單位兼職檔案員是檔案工作的重要力量，應(yīng)當(dāng)提高兼職檔案員工作的科學(xué)性和有效性，合理進(jìn)行檔案管理工作分工，明確兼職檔案員的具體工作職責(zé)，從兼職檔案員的成長(zhǎng)需要出發(fā)，加大檔案管理技術(shù)培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)基層兼職檔案員通過各種渠道學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識(shí)，從而更好地發(fā)揮檔案的作用，達(dá)到全面提高兼職檔案管理工作水平目標(biāo)，提高檔案管理效能。