淺談檔案價值鑒定工作的常見問題

徐 妍

（四平市城市管理監(jiān)察支隊，吉林 四平 136000）

1 鑒定檔案價值，規(guī)范檔案管理的意義

作為一名檔案管理人員，在檔案管理工作需要有嚴謹、認真負責(zé)的工作作風(fēng)，然而，在我們?nèi)粘９ぷ髦袡n案形成的數(shù)量非常大，新的檔案不斷形成，檔案管理的要求也在不斷的變化，檔案管理工作的價值鑒定工作的必要性尤為重要。檔案價值的鑒定是檔案整理工作中的一項重要的內(nèi)容，也是規(guī)范檔案歸檔、材料整理的重要依據(jù)。面對種類繁多、形式不同的檔案，檔案管理模式滯后，檔案價值鑒定工作開展不及時，檔案分類不明確，檔案價值未凸顯，檔案室存放壓力過大，未按要求及時整理庫存，耗費大量人力物力，失去檔案整理工作的意義。檔案價值鑒定的意義尤為重要，去粗取精，細化檔案存儲，規(guī)范檔案分類，才能真正科學(xué)有效地完成檔案管理工作。

2 發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存問題，了解檔案鑒定的必要性

隨著社會不斷發(fā)展，檔案工作進入快速發(fā)展階段，檔案管理的逐步建立和完善，鑒定檔案價值工作得到越來越高的重視，它幾乎貫穿于檔案管理的每一個角落，又獨具檔案屬性的特色。尤其是無法認定、永久保存、重復(fù)材料及復(fù)雜疑難的檔案進館的問題應(yīng)當(dāng)引起高度重視，體現(xiàn)價值鑒定工作作為檔案歸檔、細化梳理解準(zhǔn)決疑難問題的必要方式。檔案價值鑒定的產(chǎn)生源于三個客觀因素。

一是檔案庫存量大，歷史遺留問題多。檔案隨著人類的產(chǎn)生而產(chǎn)生，歷史悠久，文獻典籍浩如煙海，檔案的沿革源遠流長，檔案信息資源種類繁多。在前期檔案收集中可能因為歷史年代久遠、檔案認定存在一定難度，分類歸檔工作沒有得到重視，造成一部分歷史遺留問題，很多重要的文件資料沒有得到有效管理，極大的影響檔案管理的意義。

二是工作強度大，人力物力有限。檔案管理工作是一項專業(yè)向、知識性比較強的工作。建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫管理工作，需要配備標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房，專業(yè)的檔案管理人員，以確保檔案工作持續(xù)完善、長遠發(fā)展。隨著檔案管理工作的高要求、新標(biāo)準(zhǔn)的不斷提出，檔案工作也是越來越受重視。各級部門、各級領(lǐng)導(dǎo)提出規(guī)范檔案管理，壓實工作職責(zé)，提高工作效率，意在成根本上解決檔案工作問題。檔案工作中都存在人力物力方面的不足，解決的核心在于“精化”檔案管理，縮小存儲空間，高效利用現(xiàn)有資源，減少勞動成本。

三是檔案信息化，信息錄入繁瑣。當(dāng)今時期，智能信息化水平高速發(fā)展，紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便，檔案信息存儲工作逐步實施，大大提升了工作效率。而檔案信息化的推進的過程中，由于檔案數(shù)量大、種類繁多、分類不明確，在檔案信息化改革、信息錄入、使用中弊端不斷增加，檔案價值鑒定意義重大。我們的檔案工作也順應(yīng)時代發(fā)展的需要在發(fā)生著深刻的變革，推動檔案信息化建設(shè)是勢在必行的改革進程。

3 細化檔案價值鑒定工作存在的問題

1）檔案工作重視程度不夠，檔案價值鑒定思想有待提高。對檔案價值鑒定理論的研究還不夠深入，存在很多問題。一直以來，一部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作存在一些誤區(qū)，認為單位管理就是文件歸檔、登記等常規(guī)工作，不是主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟價值，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想，表明了一些人對檔案工作不了解存在懈怠，忽視檔案工作，致使檔案管理工作停滯不前，無法達到管理需求。

2）檔案工作認識不足，遵循神秘論和歷史絕對論。遵循神秘、歷史絕對論是當(dāng)前人事檔案管理中存在的極端現(xiàn)象，這一現(xiàn)象使得現(xiàn)代人事檔案管理工作的開展受到阻礙。

3）檔案工作政策理解不夠透徹，理論學(xué)習(xí)有待提高。依照從舊思想，存在永久保存的檔案不用去鑒定的錯誤觀點。缺少健全的管理制度，管理水平不高，管理手段落后。專業(yè)人員名單短缺，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、管理、裝訂等業(yè)務(wù)不了解。無法達到檔案價值鑒定的要求，歸檔材料的真實性和準(zhǔn)確性把握不住。

4）時代變遷，推動檔案價值變化。檔案不是歷來就有的，檔案起源最初的動因是為了滿足人們記憶的需要，人類記憶存儲能力有限，不能持久記憶各類信息，檔案應(yīng)運而生。隨著時間推移檔案名稱和形式也在不斷地發(fā)生變化，檔案的價值的體現(xiàn)要求不同，檔案價值鑒定勢在必行。

5）檔案價值鑒定工作滯后，阻礙檔案工作發(fā)展。對于檔案管理工作來說，規(guī)范檔案管理工作毋庸置疑，但是在日常工作中，檔案價值鑒定工作作為檔案工作的一個環(huán)節(jié)，其實已嚴重影響到檔案收集、檔案整理、檔案保管、裝具統(tǒng)計、存儲歸檔等工作環(huán)節(jié)，還對檔案管理工作組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響，致使檔案工作難以規(guī)范，阻礙檔案工作良好發(fā)展

4 檔案價值鑒定工作解決辦法

1）提高檔案工作人員的思想政治工作，加強作風(fēng)建設(shè)，強化服務(wù)意識，提高工作效率和工作質(zhì)量。制定詳實的檔案管理制度，明確檔案管理要求，采取系統(tǒng)有效的鑒定方法。將檔案館的收集與鑒定工作相結(jié)合，不同級別、不同類別的單位采取不同的整理標(biāo)準(zhǔn)，避免館藏檔案的大量重復(fù)和無價值的檔案進館。

2）定期開展檔案核查工作。按照新的政策需求，將檔案重新分類歸檔，一是對損壞變質(zhì)的檔案材料要及時采取有效措施修補；二是對確實沒有保存價值文件及時予以銷毀；三是對存在疑義的檔案資料逐級核查確認；四是對過期檔案提出存、毀意見。暫時保存各類待銷毀文件，以備日后查考需要。

3）全面開展檔案鑒定工作，加大檔案鑒定工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。檔案鑒定將成為檔案工作中一項刻不容緩的重要任務(wù)，結(jié)合本單位的工作實際，制定相應(yīng)政策要求，建立監(jiān)管機制，組建鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，進行相關(guān)檔案的復(fù)核認定及政策研究。

4）檔案價值鑒定的原則。檔案價值就是檔案收集和鑒別過程中對于檔案的實用性進行的甄別，對于檔案的價值鑒定應(yīng)按照全面性、歷史性、持續(xù)性等多個方面分析定性。對檔案而言每個人、每個單位存在多樣的檔案，通過對檔案分析定性，才能確定檔案的價值，提高檔案管理的質(zhì)量。

5）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案鑒定工作人員服務(wù)質(zhì)量。檔案管理是一項政策性、專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作。檔案保存價值的鑒定工作，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，鑒定人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)是檔案管理工作的重要保證?？赏ㄟ^鑒定工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式，強化檔案人員業(yè)務(wù)水平，保證鑒定工作的質(zhì)量。

6）加強對檔案鑒定的宣傳教育。要通過宣傳教育的手段，樹立正確的人事檔案管理觀念。對于人事檔案的神秘論觀點要改變，做到跟進時代的步伐同步發(fā)展，更新管理觀念。對于管理工作要不斷加強，對于檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，使人事檔案的使用價值有效提高，將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來。同時加強個人對檔案重視的觀念，個人也要積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

4）信息化模式－新時期檔案管理新模式。檔案信息化管理，其實就是指檔案工作、信息工作、圖書工作的一體化，檔案價值信息化呈現(xiàn)。這種管理模式便于建立檔案計算機管理系統(tǒng)，精化檔案管理，實行現(xiàn)代化檔案管理。可以借助現(xiàn)代和信息技術(shù)，在網(wǎng)上采集與有關(guān)的信息，并進行篩選、匯編，為科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價值的信息。