基于人才流動(dòng)的高校人事檔案管理應(yīng)對(duì)措施

張觀林

（江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

在高等教育事業(yè)不斷發(fā)展和招生規(guī)模日漸擴(kuò)大背景下，高校對(duì)優(yōu)秀人才十分渴求，而人才短缺也加劇了高校之間人才流動(dòng)，雖然科學(xué)合理的人才流動(dòng)可以發(fā)揮改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化教師隊(duì)伍、提高教研水平等積極作用，但是頻繁的人才流動(dòng)會(huì)帶給高校人事檔案管理許多負(fù)面影響，無形中對(duì)人事檔案管理也提出更高要求。因此，需要對(duì)“人才流動(dòng)帶給高校人事檔案管理的影響”，加大研究力度；并且，為了更好適應(yīng)高校人力資源工作需要，應(yīng)采用多樣化措施提高人事檔案管理現(xiàn)代化水平[1]。鑒于此，對(duì)人才流動(dòng)下的高校人事檔案管理應(yīng)對(duì)措施展開分析和探討。

1 人才流動(dòng)對(duì)高校人事檔案管理產(chǎn)生的影響分析

頻繁的人才流動(dòng)，對(duì)高校人事檔案管理帶來許多問題，具體表現(xiàn)為：

1）檔案管理不規(guī)范。當(dāng)今時(shí)代，高校發(fā)展對(duì)人才愈發(fā)注重，并在人才爭(zhēng)奪過程中引發(fā)新的檔案管理問題。如：人走檔未動(dòng)。新單位只能根據(jù)人才提供的一些基本資料重新構(gòu)建一個(gè)檔案，這么做，不僅是檔案材料不全，還會(huì)引發(fā)檔案管理不規(guī)范問題，甚至對(duì)人才管理帶來極大影響。

2）信息數(shù)據(jù)失真。在人才頻繁流動(dòng)過程中，人才檔案交接次數(shù)也非常多，在受到檔案移交制度不夠完善、有些高校因多種原因歸檔不及時(shí)的影響下，檔案移交過程出現(xiàn)資料流失情況也屢見不鮮；再加上人才搶奪激烈影響，一些高校放寬了人才入職條件，在一定程度上也引發(fā)人事檔案資料失真情況，即便是重新建立新的檔案，往往也存在較多水分。

3）信息化水平不夠。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)在人事檔案管理中也得到廣泛應(yīng)用。高校在人事檔案管理上雖然也積極引進(jìn)了先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備，在一定程度上加快了人事檔案管理信息化進(jìn)程；但是由于高校的檔案管理項(xiàng)目及內(nèi)容等，與機(jī)關(guān)、其他事業(yè)單位不盡相同，沒有專門的高校人事檔案管理系統(tǒng)；所以，目前高校人事檔案部門用的軟件系統(tǒng)，在工作流程、檔案功能、利用服務(wù)等方面還存在諸多不足，嚴(yán)重降低了高校人事檔案管理效率與質(zhì)量，還需要采取有效措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化完善[2]。

2 基于人才流動(dòng)的高校人事檔案管理應(yīng)對(duì)措施探討

1）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理制度。在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度的現(xiàn)代化之前，必須先實(shí)現(xiàn)人事管理制度的“現(xiàn)代化”，人才能夠有序、暢通流動(dòng)。首先需要政府有關(guān)部門的給予政策上的大力支持。因?yàn)槿瞬帕鲃?dòng)是社會(huì)活動(dòng)的一種體現(xiàn)，面對(duì)人才流動(dòng)不應(yīng)用“制度、辦法”等措施進(jìn)行制約，而是用開放、包容的態(tài)度。只有創(chuàng)新人才流動(dòng)機(jī)制，才能打通人才流動(dòng)渠道，從而升級(jí)檔案管理制度。其次，用人單位與人才之間是一種平等、協(xié)商的契約關(guān)系，而簽訂的聘用合同就是實(shí)施人才人事管理、檔案管理的重要基礎(chǔ)，因此要在維護(hù)雙方合法權(quán)益基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理人事管理制度，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，并推動(dòng)現(xiàn)有人事檔案管理模式優(yōu)化創(chuàng)新。

2）嚴(yán)格審核人才人事檔案。如果高校頻繁出現(xiàn)人才流失、走穴等現(xiàn)象，則從側(cè)面反映了人事管理、檔案管理存在著不規(guī)范、不合理等問題，并對(duì)人事檔案審核工作敲響警鐘。在實(shí)際的檔案工作中，要深刻意識(shí)到加強(qiáng)人才人事檔案審核必要性和緊迫性，并依托相應(yīng)審核制度，對(duì)新引進(jìn)的、已在校工作的人才檔案，應(yīng)統(tǒng)一參照干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的要求進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)人才教育背景、任職資格、政治立場(chǎng)、工作經(jīng)歷等進(jìn)行全面系統(tǒng)核準(zhǔn)核實(shí)，并在這過程中進(jìn)一步完善和優(yōu)化人事檔案資料收集、整理、歸檔和保管工作，在妥善解決人事檔案資料缺失、信息失真等問題的同時(shí)，也推動(dòng)了人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程[3]。

3）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，為解決人才頻繁流動(dòng)引發(fā)的人事檔案管理問題提供有力技術(shù)支撐。注意人事檔案信息安全的同時(shí)，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在加快人事檔案管理信息化建設(shè)步伐中，進(jìn)一步提高高校人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和信息化水平，檔案管理工作效率與質(zhì)量也得到顯著提升。具體措施包含：（1）逐步開展檔案信息化建設(shè)工作。首先人事檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要理解并大力支持檔案信息化工作，并在深化人事檔案信息化管理以后，結(jié)合實(shí)際工作的需要，對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善，并依托互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，對(duì)人事檔案涉及數(shù)據(jù)信息進(jìn)行信息化管理，并構(gòu)建與之相對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理；（2）加強(qiáng)檔案資料收集和拓展信息來源。人事檔案信息收集和整理工作，直接關(guān)系到人事檔案信息化資源的完整性和真實(shí)性，操作中也要對(duì)人才人事檔案資料進(jìn)行科學(xué)篩選，并保證收集到的資料與檔案里原有的資料相互銜接并一致；針對(duì)出現(xiàn)的可疑信息，也要加強(qiáng)識(shí)別與審查，確保收集的人才檔案原始信息準(zhǔn)確和科學(xué)，進(jìn)而為形成全面準(zhǔn)確的人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)提供有力支撐；（3）流動(dòng)人才檔案與流動(dòng)人才信息管理同步，盡管高校人事辦公系統(tǒng)已經(jīng)趨于成熟狀態(tài)，但是受到各種因素影響，實(shí)際工作依然顯露出人才檔案與人才信息相分離情況，因?yàn)槭怯刹煌牟块T分管，這樣不利于人才檔案和人才信息共享與轉(zhuǎn)換，這時(shí)候通過信息技術(shù)有效運(yùn)用，就可以將人才檔案與人才信息有效結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息開發(fā)利用工作同步[4]。

4）打造專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。人才頻繁流動(dòng)增加了人事檔案管理人員工作量，并對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)提出更高要求，需要采取有效措施，確保檔案管理人員能夠滿足當(dāng)前人事檔案管理工作需求。首先，應(yīng)想辦法保持檔案工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定，其次，組織檔案人員參加有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在扎實(shí)自身專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，對(duì)人事檔案信息化管理方法和手段進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐，并將競(jìng)爭(zhēng)、考核、獎(jiǎng)懲等機(jī)制融入其中，既能夠提高檔案人員工作積極性，又能夠促進(jìn)高校人事檔案管理水平得到進(jìn)一步提升[5]。

3 結(jié)語

本文是對(duì)人才流動(dòng)下高校人事檔案管理應(yīng)對(duì)措施的分析，隨著高等教育事業(yè)不斷發(fā)展，各大高校對(duì)優(yōu)秀人才十分渴求，在促進(jìn)人才頻繁流動(dòng)的同時(shí)，也對(duì)人事檔案管理帶來極大影響，需要深化高校人事檔案管理認(rèn)識(shí)，并對(duì)人才流動(dòng)引發(fā)的檔案管理不規(guī)范、數(shù)據(jù)信息失真等問題進(jìn)行深入分析，進(jìn)而采取建立現(xiàn)代化檔案管理制度、嚴(yán)格人才人事檔案審查、加快檔案管理信息化建設(shè)等措施，提高高校人才流動(dòng)管理水平，并促進(jìn)高校人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和信息化進(jìn)程。