人民醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化研究

馬 媛

（云南省玉溪市華寧縣人民醫(yī)院，云南 玉溪 652899）

隨著社會的快速發(fā)展，我國出臺了許多檔案管理規(guī)定，明確了檔案管理要求。人民醫(yī)院是救死扶傷的服務(wù)型機構(gòu)，人民醫(yī)院需加強檔案管理，通過規(guī)范化檔案管理提升服務(wù)質(zhì)量，以治愈更多疾病。

1 人民醫(yī)院檔案管理工作的概述

醫(yī)院檔案管理工作是指醫(yī)院遵循檔案管理規(guī)律，有計劃、有目的地開展檔案管理活動。例如，醫(yī)院收集檔案、整理檔案、保管檔案等活動都是檔案管理活動內(nèi)容。一般而言，醫(yī)院檔案管理具有以下幾方面特點。第一，專業(yè)性。醫(yī)院檔案涉及專業(yè)醫(yī)學(xué)知識，同時也涉及財會等方面內(nèi)容，因此醫(yī)院檔案管理具有專業(yè)性特點。第二，原始性。醫(yī)院檔案包含許多原始記錄，準(zhǔn)確記錄著醫(yī)院各項工作的一手信息，因此具有原始性特點。第三，信息性。醫(yī)院檔案用文字、圖形等特殊符號記錄各項信息，反映醫(yī)院日常管理工作，信息非常豐富。

2 人民醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視度不高

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)眼中，醫(yī)院的首要任務(wù)是救死扶傷，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作與救死扶傷聯(lián)系不大，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作。在醫(yī)院戰(zhàn)略規(guī)劃中，檔案管理工作處于邊緣地位，影響醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范性。第二，普通職工不重視檔案管理工作。醫(yī)院普通職工認為，檔案管理工作是由檔案管理部門負責(zé)，自身并沒有檔案管理義務(wù)，因此并不重視檔案管理工作。事實上，檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，需要全員參與其中。

2.2 檔案管理機制不夠健全

第一，管理制度不完善。目前，醫(yī)院出臺了檔案管理辦法，明確檔案收集范圍及保管期限，但是并沒有規(guī)定檔案借閱等配套制度，并未形成完善的醫(yī)院檔案管理體系。由于缺乏明確規(guī)定，一些醫(yī)院檔案管理部門工作無章可循，致使醫(yī)院檔案管理工作難度較大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料毀損或者不完整的情況。第二，缺乏激勵考核機制。醫(yī)院沒有出臺切實可行的檔案工作考核辦法，也沒有開展檔案管理檢查工作，僅僅只是完成了檔案登記工作。由于缺乏完善的獎勵和考核機制，醫(yī)院檔案管理工作人員缺乏工作積極性和進取精神，一些工作人員得過且過，工作態(tài)度不端正。

2.3 檔案人員隊伍素質(zhì)不高

第一，工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理工作人員大多為兼職管理人員，很多人員身兼數(shù)職，沒有充足精力投入到檔案管理工作之中，很多人員存在得過且過的工作態(tài)度，沒有提升自身檔案管理技能。與此同時，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作人員沒有接受過系統(tǒng)性檔案培訓(xùn)，缺乏新時代背景下檔案管理工作知識儲備，檔案管理能力不強，檔案管理意識薄弱，難以適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作。第二，缺乏自主學(xué)習(xí)意識。在醫(yī)院內(nèi)部，檔案管理工作容易被人們忽視，檔案管理工作人員地位不高。因此，檔案管理工作人員工作積極性并不強，缺乏主動學(xué)習(xí)意識，不愿意主動鉆研檔案管理知識，致使醫(yī)院檔案管理工作長期停滯不前，檔案管理效率不高。第三，人員流動性較強。在醫(yī)院內(nèi)部，檔案管理工作容易被人們忽視，檔案管理工作屬于邊緣化工作，檔案管理工作人員也不受領(lǐng)導(dǎo)重用。為此，檔案管理工作人員花大把時間調(diào)離崗位，而不是花大把時間做精、做細檔案管理工作，致使醫(yī)院檔案管理工作欠缺規(guī)范性。

2.4 檔案資源開發(fā)利用力度不夠

第一，不重視對檔案資源的開發(fā)利用。目前，醫(yī)院不重視檔案資源開發(fā)利用，醫(yī)院檔案管理工作的重心在于管理，并沒有認識到檔案的寶貴價值。例如，檔案管理工作人員缺乏主動挖掘檔案資源的意識，認為只要確保檔案資料不毀損即可，影響檔案管理工作的實效。第二，缺乏檔案資源利用方法。隨著科技的快速發(fā)展，醫(yī)院科室都配置了各種各樣的信息化設(shè)備，醫(yī)院檔案管理工作也需要配置信息化設(shè)備。但是，由于醫(yī)院經(jīng)費緊張，醫(yī)院并沒有給檔案管理室配置科學(xué)設(shè)備，醫(yī)院仍然堅持手動查詢的檔案檢索模式，大大降低了醫(yī)院檔案使用效率。

3 人民醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化思考

3.1 健全檔案管理機制

第一，重視檔案管理工作。檔案管理工作是醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需重視檔案管理工作，將檔案管理工作融入到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略之中，以提升檔案管理工作在醫(yī)院中的地位。與此同時，醫(yī)院工作人員也需要樹立檔案管理意識，主動參與到檔案管理工作之中，確保檔案管理工作的規(guī)范性，提升檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，醫(yī)院需加強檔案管理宣傳，增強全員檔案管理意識。為此，醫(yī)院可在公共場所懸掛檔案管理標(biāo)語，同時開展檔案管理專項學(xué)習(xí)，以此提升檔案管理的規(guī)范性。第二，加強檔案管理隊伍建設(shè)。為提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理工作的規(guī)范性，醫(yī)院需要配置高素質(zhì)檔案管理人員，同時還需要設(shè)置專職檔案管理崗位，以此提升檔案管理工作規(guī)范性。與此同時，醫(yī)院需加大檔案管理工作人員培訓(xùn)力度，定期開展檔案業(yè)務(wù)教育工作，加大教育經(jīng)費投入，重視檔案管理人員個人職業(yè)生涯規(guī)劃，以此提升檔案管理工作人員的工作積極性，提高檔案管理工作的規(guī)范性。

3.2 提高檔案保管保護水平

第一，修建專業(yè)的檔案管理庫房。為提升檔案管理規(guī)范性，醫(yī)院可修建專業(yè)檔案管理庫房，庫房應(yīng)配置恒溫、恒濕系統(tǒng)，同時還需要定期殺蟲，創(chuàng)建良好的物理環(huán)境。第二，配置信息化設(shè)備。為規(guī)范檔案管理工作，醫(yī)院可為檔案管理部門配置信息化管理設(shè)備，通過信息技術(shù)規(guī)范檔案管理行為，以此規(guī)范檔案管理工作。例如，醫(yī)院可購置掃描儀，配置復(fù)印機、刻錄機、攝影機等檔案管理器材。

3.3 重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

第一，重視檔案鑒定工作。在檔案管理工作中，鑒定工作非常重要，它影響到檔案保管價值，同時也會影響檔案保管期限。為提升檔案管理工作的規(guī)范性，醫(yī)院需重視檔案鑒定工作，通過鑒定工作及時銷毀沒有保存價值的檔案，提升檔案管理工作質(zhì)量。第二，落實歸檔立卷制度。在檔案管理工作中，歸檔立卷工作也非常重要。為此，醫(yī)院需要出臺歸檔立卷制度，同時細化歸檔立卷制度的條例，確保歸檔立卷制度的可操作性，以此提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.4 推進檔案管理信息化

第一，積極推進檔案數(shù)字化管理。為確保檔案管理工作的規(guī)范性，醫(yī)院需要加強數(shù)字化檔案建設(shè)，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案服務(wù)水平，加強檔案的整理和歸納工作。第二，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)。為提升檔案管理工作規(guī)范性，醫(yī)院可創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案一站式管理，確保各項檔案資料分類儲存、精準(zhǔn)定位，以此提升檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，為規(guī)范人民醫(yī)院檔案管理工作，人民醫(yī)院需健全檔案管理機制，提高檔案保護保管水平，重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，同時還需要推進檔案管理信息化建設(shè)，以此提升檔案管理質(zhì)量。