新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化研究

黃 芳

（福建省政和縣人力資源公共服務(wù)中心，福建 南平 114475）

持續(xù)推進(jìn)的城市化進(jìn)程下，交通便捷性更高，流動(dòng)人員也在不斷增多，為了確保我國城市的進(jìn)一步建設(shè)與發(fā)展，保障流動(dòng)人員切身利益，有必要做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作。新形勢(shì)下，檔案管理信息化取得了矚目的發(fā)展成果，云計(jì)算及大數(shù)據(jù)等技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，流動(dòng)人員人事檔案管理也因此面臨了不同于以往的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了優(yōu)化配置人力資源，就必須針對(duì)性地優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理。

1 優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性

一是優(yōu)化配置人力市場(chǎng)資源。我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，加速了人事制度革新，以人事檔案為中心，面向當(dāng)?shù)亓鲃?dòng)人員合理地進(jìn)行管理，能輸送更多人才至人才市場(chǎng)，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。二是優(yōu)化流動(dòng)人員社會(huì)化管理。流動(dòng)人員在推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，凸顯了一定的作用，且?guī)?dòng)了人事檔案管理部門的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)管理的有效性與民生穩(wěn)定之間聯(lián)系密切，能在一定程度上保障流動(dòng)人員社會(huì)化管理[1]。三是為企業(yè)人才培養(yǎng)及運(yùn)用提供參考。流動(dòng)人員品德素質(zhì)、學(xué)識(shí)水平、職業(yè)生涯等都完整地記錄在人事檔案內(nèi)，較全面地呈現(xiàn)了人員各方面情況，企業(yè)在其培養(yǎng)及運(yùn)用中能夠借鑒人事檔案，盡可能的縮減培養(yǎng)的時(shí)間、減少培養(yǎng)的成本。四是能為流動(dòng)人員合法權(quán)益予以維護(hù)。人事檔案全面的記錄了個(gè)人薪資福利、家庭成員等，在查閱和利用檔案的基礎(chǔ)上，可實(shí)現(xiàn)個(gè)人權(quán)益的有效維護(hù)。如流動(dòng)人員退休并涉及養(yǎng)老待遇的辦理事宜時(shí)，需經(jīng)歷審檔認(rèn)定工作年限，密切關(guān)聯(lián)個(gè)人退休待遇。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1）流動(dòng)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)。流動(dòng)人員中，在外務(wù)工農(nóng)民工、待業(yè)大中專學(xué)生及非公有制企業(yè)員工等占據(jù)了絕大部分，他們往往欠缺足夠的檔案意識(shí)，因短時(shí)間沒有涉及人事檔案使用需求的緣故，欠缺人事檔案委托工作參與意愿。同時(shí)，因人力資源中心是在收取一定費(fèi)用后才提供檔案托管服務(wù)的緣故，流動(dòng)人員多數(shù)都不具備太強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)能力，為了省下這筆額外的費(fèi)用很少通過檔案管理中心托管人事檔案，因此會(huì)出現(xiàn)檔案空檔的情況。近年，雖然取消了檔案托管費(fèi)用，檔案空擋現(xiàn)象依然沒有很大改善。此外，小型企業(yè)中就職的流動(dòng)人員往往更多，此類企業(yè)人事檔案方面欠缺完善的流程制度，加之領(lǐng)導(dǎo)層不太重視檔案管理，所以很難妥善安放人事檔案。

2）人事檔案管理規(guī)范性不足。部分檔案管理機(jī)構(gòu)工作開展期間，由于對(duì)檔案管理的重要性沒有充分的認(rèn)識(shí)，在整理及收集檔案方面不夠盡心盡力，或者收集的檔案沒有及時(shí)歸檔，影響了檔案資料的完整性。之所以如此，主要在于檔案管理配套設(shè)施完善性不足，或是專業(yè)管理隊(duì)伍不齊全等[2]。同時(shí)，也有個(gè)別檔案管理機(jī)構(gòu)為了減少成本支出，引入的員工有部分沒有參與專業(yè)培訓(xùn)，他們無法全面深入地把握與檔案管理有關(guān)的政策要求，且負(fù)責(zé)的檔案數(shù)量極多，在高強(qiáng)度工作的壓迫下，時(shí)間一長(zhǎng)很難遵循相關(guān)規(guī)定開展工作。

3）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于財(cái)政經(jīng)費(fèi)制約的緣故，部分縣級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有投入足量的人力、物力及財(cái)力，缺乏先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，且現(xiàn)有的保管設(shè)備有部分已經(jīng)老化，導(dǎo)致人事檔案管理受到巨大影響?？焖侔l(fā)展的云儲(chǔ)存及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，有效拓展了檔案管理發(fā)展空間，要想結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)手段開展檔案管理，突出科學(xué)化、規(guī)范化，就必須重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施配置的優(yōu)化。

4）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)在管理人事檔案時(shí)，因缺乏重視、財(cái)力不充足且欠缺足夠的人員，影響了人才隊(duì)伍建設(shè)水平。目前，個(gè)別縣級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員不具備完整的檔案理論知識(shí)及實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)業(yè)務(wù)方面主動(dòng)性和創(chuàng)新性不足，欠缺自我發(fā)展內(nèi)驅(qū)力，最終影響了檔案管理工作質(zhì)量。

3 新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化策略

1）提升流動(dòng)人員檔案意識(shí)。人事檔案管理工作組成中，流動(dòng)人員檔案意識(shí)的提升相當(dāng)關(guān)鍵。首先必須對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，從根本上對(duì)人事檔案予以重視之后，方可切實(shí)推進(jìn)人事檔案管理效率的提高。一是要積極宣傳檔案相關(guān)知識(shí)，圍繞社區(qū)、工地及高校等可能聚集大量流動(dòng)人員的區(qū)域宣傳教育人事檔案知識(shí)，深化流動(dòng)人員對(duì)人事檔案管理必要性、重要性的認(rèn)知[3]。二是著重推進(jìn)農(nóng)民工建檔工作的開展，以農(nóng)村剩余勞動(dòng)力為對(duì)象落實(shí)“雙重建檔”，即同時(shí)面向勞務(wù)輸入地和輸出地落實(shí)勞動(dòng)力人事檔案的構(gòu)建，優(yōu)化管理農(nóng)民工人事檔案。三是重視流動(dòng)人員人事檔案宣傳政策法規(guī)的健全與完善，幫助流動(dòng)人員能將最新的人事檔案管理政策了解，方便他們根據(jù)具體情況管理檔案。

2）著重規(guī)范人事檔案管理。歸納及整理檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)工作流程，賦予人事檔案真實(shí)性保障。同時(shí)，需要全面細(xì)致地審核、篩查人事檔案，優(yōu)化人事檔案質(zhì)量的同時(shí)，保障人事檔案資料信息與人員實(shí)際情況相符合。全面、系統(tǒng)歸檔已確定的人事信息，兼顧紙質(zhì)版與電子版存檔，方便后續(xù)查閱。此外，在規(guī)范管理人事檔案中，需要引入統(tǒng)一、專項(xiàng)管理方式，全面整理人事檔案，以具體原則為根據(jù)做好分類存檔工作，突出檔案實(shí)用性和準(zhǔn)確性。值得一提的是，需以相關(guān)的工作流程為根據(jù)嚴(yán)格開展工作，同時(shí)密切遵循相關(guān)管理制度，切忌擅自處理資料，突出檔案保密性。

3）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。要想科學(xué)、高效的發(fā)展流動(dòng)人員人事檔案管理，就必須做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。基于此，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員需要引起重視，積極創(chuàng)新工作，夯實(shí)人事檔案開展基礎(chǔ)。以檔案保管規(guī)定為依據(jù)，積極規(guī)范建設(shè)庫房，大力引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，賦予人事檔案安全保障。同時(shí)，要合理配置人事檔案軟件系統(tǒng)，普及信息存儲(chǔ)數(shù)字化的應(yīng)用，提高信息資源檢索的速度和效率。

4）強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍建設(shè)?，F(xiàn)代化檔案工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，是夯實(shí)新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案工作高效、規(guī)范、科學(xué)開展的關(guān)鍵。一是圍繞人員素質(zhì)要求深入展開分析，構(gòu)建對(duì)應(yīng)從業(yè)人員素質(zhì)的模型，合理制定從業(yè)條件，突出針對(duì)性、適用性，并以從業(yè)條件為根據(jù)招聘人員，落實(shí)人員入口環(huán)節(jié)的管理工作[4]。二是引入多樣化培訓(xùn)工作，推進(jìn)從業(yè)人員綜合素質(zhì)的提升。通過崗前培訓(xùn)的積極開展，幫助從業(yè)人員形成一定的歸屬感和責(zé)任感，并樹立較強(qiáng)的保密意識(shí)和良好的工作作風(fēng)。同時(shí)，大力開展崗位實(shí)踐培訓(xùn)，采取以老帶新等相關(guān)方法，單對(duì)單指導(dǎo)從業(yè)新人，加快他們適應(yīng)崗位的速度。三是做好從業(yè)人員考核工作，將個(gè)人薪酬、職業(yè)發(fā)展密切關(guān)聯(lián)考核結(jié)果，引入適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，促使從業(yè)人員能夠積極、主動(dòng)地參與工作。

4 結(jié)語

綜上所述，流動(dòng)人員人事檔案管理與人員職業(yè)規(guī)劃及發(fā)展關(guān)聯(lián)密切，所以人力資源管理中心及政府部門應(yīng)當(dāng)高度重視此項(xiàng)工作，深入發(fā)掘工作開展中存在的不足與缺陷，引入提升流動(dòng)人員檔案意識(shí)、著重規(guī)范人事檔案管理、加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度及強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍建設(shè)等針對(duì)性優(yōu)化措施，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作水平的提升，突出規(guī)范化、科學(xué)化、合理化的管理，減少人才流失。