事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略

何 赟

（海南體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院，海南 海口 570203）

我國不斷的深化改革市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，同時(shí)也在積極的轉(zhuǎn)變事業(yè)單位的社會(huì)職能，為了維護(hù)事業(yè)單位穩(wěn)定向前發(fā)展，應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案是事業(yè)單位檔案管理中關(guān)鍵性構(gòu)成，對(duì)單位人員的工作狀態(tài)等等進(jìn)行記錄，具備真實(shí)性、可靠性、客觀性、全面性等特點(diǎn)，事業(yè)單位可以將其作為人才選拔、干部晉升的有效指導(dǎo)。事業(yè)單位管理者應(yīng)該高度的重視人事檔案的價(jià)值，考慮到自身發(fā)展實(shí)際，運(yùn)用針對(duì)性的舉措提升管理質(zhì)量水平。

1 事業(yè)單位人事檔案管理必要性分析

首先，有助于將單位管理能力增強(qiáng)。事業(yè)單位檔案工作中，重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容就是人事檔案，將全部員工基本信息資料進(jìn)行記錄，屬于事業(yè)單位進(jìn)行人才利用和選拔的重要依據(jù)。對(duì)于人事檔案科學(xué)的管理、高效的利用，可以促進(jìn)優(yōu)化調(diào)整單位的各項(xiàng)管理流程、工作環(huán)節(jié)，讓管理工作更加科學(xué)合理、穩(wěn)定有序，進(jìn)而將事業(yè)單位的管理能力進(jìn)行強(qiáng)化。

其次，促使對(duì)于人力資源配置進(jìn)行不斷優(yōu)化。事業(yè)單位發(fā)展中，重要的支撐就是人才，經(jīng)各崗位人員的密切配合，將相關(guān)工作有效完成。人力資源屬于事業(yè)單位向前發(fā)展的前提基礎(chǔ)，當(dāng)前社會(huì)人才競(jìng)爭異常的激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置中，通常就是運(yùn)用內(nèi)部的提拔、外部的引進(jìn)兩種模式。對(duì)于人才的選拔，可以通過查看人事檔案，提供重要的借鑒，科學(xué)的管理人事檔案，促使將員工的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值體現(xiàn)，促進(jìn)崗位配置更加合理，確保人盡其才。

最后，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的追蹤員工。當(dāng)前處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，人才的素質(zhì)水平，決定了事業(yè)單位的發(fā)展走向。人事檔案中，對(duì)于員工的工作表現(xiàn)、工作績效、獎(jiǎng)懲情況、經(jīng)歷信息等進(jìn)行記錄，屬于員工提升自我的關(guān)鍵性記錄。單位的領(lǐng)導(dǎo)通過觀看人事檔案，及時(shí)地了解到員工的思想、工作能力等，達(dá)到動(dòng)態(tài)化的跟蹤員工的效果，促進(jìn)單位更有效的挖掘人才、儲(chǔ)備人才，高質(zhì)量的利用人才。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的具體策略

2.1 構(gòu)建完善的管理制度

各項(xiàng)工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)就是制度，科學(xué)完善、嚴(yán)謹(jǐn)合理的制度，可以帶給管理工作重要的依據(jù)。人事檔案管理工作具備繁瑣性的特點(diǎn)，為了防止工作產(chǎn)生混亂，提升檔案資源的真實(shí)可靠性，就要事業(yè)單位密切的考慮到自身工作需要，提出科學(xué)的管理制度。

首先，對(duì)于制度的制定，應(yīng)該綜合考慮員工的意見、建議，確保制度具備較強(qiáng)的實(shí)用性、可操作性。同時(shí)形成完善的制度體系，其中包含人事檔案管理的諸多內(nèi)容，盡可能細(xì)致化的呈現(xiàn)。其次，管理制度并非一成不變，需要按照實(shí)際的工作情況靈活的調(diào)整制度，讓所落實(shí)的制度具備較強(qiáng)的針對(duì)性。人事檔案需要較高要求的真實(shí)可靠度，所以在檔案的收集、整理、歸檔、利用等程序上，應(yīng)該保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，全部資源要充分的保障真實(shí)性、客觀性、完整性、權(quán)威性[1]。另外，事業(yè)單位內(nèi)部，需要做好思想建設(shè)工作。人事檔案的價(jià)值性不斷提升，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建專門管理機(jī)構(gòu)，避免附屬于檔案室、人力資源部門，工作的展開應(yīng)該獨(dú)立性進(jìn)行。而且單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、其他的員工，均應(yīng)該革新傳統(tǒng)的思想，高度的重視人事檔案，做好內(nèi)部宣傳，穩(wěn)定落實(shí)各項(xiàng)工作。檔案人員是管理工作的主體，應(yīng)該解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)創(chuàng)新改革，運(yùn)用國內(nèi)外先進(jìn)的、有效的管理模式，對(duì)于管理制度、管理程序和內(nèi)容等優(yōu)化，達(dá)到滿足自身發(fā)展的目標(biāo)。

2.2 完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)并合理采集人事檔案資源

人事檔案管理工作應(yīng)該獲得事業(yè)單位上級(jí)管理者的高度支持，各方加強(qiáng)交流，并且投資成本，引入先進(jìn)的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備。比如事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建人事檔案管理工作室，購入并運(yùn)用新型的品質(zhì)優(yōu)異的檔案存儲(chǔ)箱，內(nèi)部安裝防潮裝置、消防安全裝備，防范檔案受潮、軟化等問題。人事檔案需要定期的查閱，保障安全以及存儲(chǔ)有效。

采集人事檔案資源期間，真實(shí)客觀的采集員工的個(gè)人資料同時(shí)，也應(yīng)該重視創(chuàng)新化、多元化的采集人事檔案資料的內(nèi)容。人事檔案管理中的資料采集，應(yīng)該保持負(fù)責(zé)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，以前瞻性的眼光，對(duì)資料信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確度辨別，出現(xiàn)不符合于資料信息的信息，盡快反饋給上級(jí)部門，并且重新的采集，避免人事檔案源頭產(chǎn)生紕漏的問題[2]。

2.3 提升人員的綜合素質(zhì)水平

檔案人員屬于管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)水平，密切的關(guān)聯(lián)于最終的管理效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的舉措，將檔案人員的能力、素質(zhì)提升，形成專業(yè)化的、工作能力較強(qiáng)的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。

構(gòu)建檔案管理人才隊(duì)伍期間，需要在內(nèi)部挖掘高素質(zhì)的檔案人才，多在社會(huì)以及高校中，將具有專業(yè)背景的人才吸納，促使管理隊(duì)伍的不斷充實(shí)，并且持續(xù)的完善。人事檔案管理需要人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，事業(yè)單位應(yīng)該重視對(duì)人員的定期培訓(xùn)，培訓(xùn)專業(yè)的知識(shí)、操作信息技術(shù)的能力，同時(shí)還包括進(jìn)行培養(yǎng)較高的道德品質(zhì)、優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，將人員綜合素質(zhì)水平提升，可以更好地勝任崗位工作。另外也要采取合理的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工，同時(shí)懲處工作態(tài)度不端正的員工，強(qiáng)化隊(duì)伍質(zhì)量。

2.4 合理運(yùn)用檔案功能并且增強(qiáng)人事檔案管理的信息化

時(shí)代不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，所記錄內(nèi)容向著廣泛化的方向發(fā)展，同時(shí)注重檔案資料的客觀性以及可靠性。所以落實(shí)人事檔案管理期間，應(yīng)該對(duì)檔案功能科學(xué)地運(yùn)用，并且對(duì)于內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行靈活的調(diào)整。即相關(guān)管理者，需要對(duì)人事檔案的法律資料進(jìn)行保留，擴(kuò)充的人事檔案管理的范圍中，涵蓋進(jìn)員工的績效考核、工作獎(jiǎng)懲、社保繳納等內(nèi)容，及時(shí)的同步更新個(gè)人簡歷等指標(biāo)，保障檔案查詢真實(shí)[3]。

事業(yè)單位的人事檔案管理中，具備專業(yè)人才信息庫，工作人員應(yīng)該將人事檔案管理的信息化提升，獲得更高的人事檔案運(yùn)用效率。當(dāng)前處于互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代背景中，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)的導(dǎo)入各類先進(jìn)的信息技術(shù)，將人事檔案的應(yīng)用年限增加，比如，人事檔案管理人員合理的融合起文字資源、視頻資源、音頻資源等等，同時(shí)可采購網(wǎng)絡(luò)檔案軟件，提升人事檔案管理的質(zhì)量，采取先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將員工檔案存儲(chǔ)，減小人事檔案的紙質(zhì)成本，讓人事檔案管理工作的開展呈現(xiàn)出科技化、信息化以及便捷化的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。

2.5 增強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的交流

社會(huì)各部門在一定程度上，推動(dòng)了事業(yè)單位人事檔案管理工作，其中人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的作用更為顯著。所以，事業(yè)單位可以密切跟人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的協(xié)作、交流，吸納其他行業(yè)的成功案例，創(chuàng)建優(yōu)越的人事檔案管理體系。人事部門應(yīng)該將表率作用切實(shí)地發(fā)揮，深入基層，將自身的管理溝通能力提升，以多種途徑促使人事檔案的管理職能更好優(yōu)化。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案管理工作水平會(huì)對(duì)其發(fā)展?fàn)顟B(tài)、未來走向等產(chǎn)生重要的影響。因此，需要事業(yè)單位管理人員高度的關(guān)注人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案管理工作跟單位發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)性充分認(rèn)知，將人事檔案管理質(zhì)量不斷提升，維護(hù)事業(yè)單位先進(jìn) 化的發(fā)展。