淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理效能提升策略

劉 麗

（重慶市公共交通控股（集團(tuán)）有限公司，重慶 400000）

伴隨著改革背景，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作需要進(jìn)一步強(qiáng)化。檔案工作者應(yīng)該積極探索檔案在國(guó)企改革中的重要作用，不斷挖掘檔案價(jià)值。過(guò)去，雖然有大量關(guān)于國(guó)有企業(yè)檔案的相關(guān)文獻(xiàn)，但提出的國(guó)有企業(yè)檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題比較普遍，核心問(wèn)題不深入，具體措施操作性不強(qiáng)，因此大多數(shù)建議難以實(shí)現(xiàn)。本研究主要挖掘國(guó)有企業(yè)檔案管理效能的問(wèn)題，進(jìn)一步就檔案管理效能提升構(gòu)建對(duì)策建議。

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要意義

對(duì)于我國(guó)各個(gè)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好檔案管理活動(dòng)是非常重要的，同時(shí)也具有較為顯著的戰(zhàn)略意義，這里也立足于多個(gè)方面展開(kāi)全面分析。第一，國(guó)有企業(yè)在日常發(fā)展過(guò)程中，檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較繁冗，但是也具有較為顯著的使用價(jià)值。如果能夠針對(duì)這類(lèi)信息做好精細(xì)化管理，那么就可以較好發(fā)揮這類(lèi)信息的價(jià)值，給國(guó)企后續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統(tǒng)，使得管理人員很難發(fā)揮這些數(shù)據(jù)的價(jià)值，使得文檔案管理活動(dòng)一直沒(méi)有受到充分重視。但是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，各類(lèi)先進(jìn)信息技術(shù)的融入使得檔案管理活動(dòng)能夠更高效地開(kāi)展，切實(shí)提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。在這種情況下，國(guó)企檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展具有較為顯著的戰(zhàn)略意義。第三，國(guó)企檔案管理活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行，能夠給企業(yè)進(jìn)行深化改革提供較好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[1]。對(duì)于各個(gè)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的融入可能會(huì)產(chǎn)生較多不適應(yīng)情況。但如果能夠立足于檔案管理活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式探索，就能夠顯著降低國(guó)企進(jìn)行深化改革的阻礙。特別是在現(xiàn)代市場(chǎng)化企業(yè)的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國(guó)企的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

2 國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 國(guó)有企業(yè)檔案管理體系不健全

根據(jù)調(diào)查顯示，當(dāng)前60%以上國(guó)有企業(yè)存在企業(yè)檔案管理體系不健全的問(wèn)題[2]。國(guó)有企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理是同步的。檔案管理制度也在隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革發(fā)生著變化。然而，由于管理層對(duì)檔案管理的重視程度不夠，大多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理都沒(méi)有及時(shí)更新管理制度，造成國(guó)有企業(yè)檔案管理體系不健全：國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不健全，缺乏專門(mén)的規(guī)定和實(shí)施細(xì)則；檔案在職管理崗位設(shè)置不健全，崗位人員職責(zé)不明確；檔案管理缺乏考核監(jiān)督，管理流于形式，管理方法粗放；缺乏健全的檔案責(zé)任追究制度，對(duì)檔案管理失誤缺乏監(jiān)督和處罰。

2.2 現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入不足

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，智能信息化技術(shù)給我國(guó)各行各業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作都帶來(lái)了較好的轉(zhuǎn)變。但是在國(guó)企檔案管理活動(dòng)中，現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入效果還存在比較顯著的不足。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)楹芏鄧?guó)企都認(rèn)為沒(méi)有必要在檔案管理活動(dòng)中使用信息技術(shù)，同時(shí)有相當(dāng)一部分國(guó)企單位內(nèi)部信息化建設(shè)水平本身就存在不足，也就很難推動(dòng)檔案管理信息化體系的建設(shè)[2]。除此之外，部分國(guó)企單位對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足，不能靈活調(diào)整當(dāng)前的檔案管理制度，導(dǎo)致信息化技術(shù)在應(yīng)用以后還出現(xiàn)了一定的不適用情況，影響了檔案信息化管理體系的全面貫徹。

3 國(guó)有企業(yè)檔案管理效能提升的管理對(duì)策

3.1 健全國(guó)有企業(yè)檔案管理體系

完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)有企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)可以使得檔案管理每一個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時(shí)，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。具體來(lái)說(shuō)：一是結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際和重點(diǎn)，健全完善國(guó)有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運(yùn)行提出準(zhǔn)則，例如《國(guó)有企業(yè)檔案庫(kù)房管理制度》《國(guó)有企業(yè)檔案管理人員考核制度》《國(guó)有企業(yè)檔案管理保密機(jī)制》等；二是成立專門(mén)的檔案管理辦公室，明確各部門(mén)管理職責(zé)，健全監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，實(shí)現(xiàn)方案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展；三是建立國(guó)有企業(yè)檔案管理追究和考核機(jī)制，將檔案管理人員納入企業(yè)人才建設(shè)過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核，加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制提高檔案管理人員工作主動(dòng)性與責(zé)任感。

3.2 積極使用各類(lèi)信息化技術(shù)

隨著我國(guó)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，國(guó)企檔案管理也應(yīng)引入各類(lèi)信息技術(shù)。一方面，國(guó)企單位應(yīng)該在后續(xù)時(shí)間里不斷提高自身的信息化建設(shè)水平，加快信息硬件設(shè)備的建設(shè)。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位也應(yīng)該適當(dāng)傾斜一定的資金支持，提高自身內(nèi)部的信息化水平。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位的中高層管理者應(yīng)該具有長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目光，在明確檔案管理體系戰(zhàn)略價(jià)值的基礎(chǔ)上，主動(dòng)投入各類(lèi)資源進(jìn)行信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變[3]。另一方面，國(guó)企單位還應(yīng)該能夠深入分析檔案管理的細(xì)節(jié)流程內(nèi)容，并結(jié)合信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理流程的重構(gòu)，使得大部分管理活動(dòng)都能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)渠道全面開(kāi)展，切實(shí)提高管理活動(dòng)的效率。特別是在信息化技術(shù)引入以后，檔案管理的線下運(yùn)作機(jī)制已經(jīng)出現(xiàn)了較多不適用情況，必須要立足于信息化技術(shù)進(jìn)行積極的創(chuàng)新，避免存在一些不必要的內(nèi)部沖突。在這個(gè)過(guò)程中需要注意的是，信息化技術(shù)的使用也有可能帶來(lái)較多的安全問(wèn)題。因此，國(guó)企單位也應(yīng)該做好檔案信息的安全防護(hù)，避免這些信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中出現(xiàn)惡意篡改等問(wèn)題。在具體進(jìn)行數(shù)據(jù)安全防護(hù)的時(shí)候，國(guó)企單位可以考慮靈活使用防火墻技術(shù)、權(quán)限等級(jí)模式、云備份等方法，充分保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)體制改革過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了新變化，檔案管理技術(shù)和效能均有待進(jìn)一步提升。尤其是在進(jìn)入信息化管理的今天，依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、檔案建設(shè)環(huán)境不能有效改變當(dāng)前國(guó)有企業(yè)管理效能較低的現(xiàn)狀。因此，必須從思想上徹底改變傳統(tǒng)檔案管理的舊思維，探索以提高企業(yè)綜合效益為主導(dǎo)的現(xiàn)代化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理的科學(xué)化和效用化發(fā)展，為國(guó)有企業(yè)在新時(shí)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供良好的數(shù)據(jù)資源支持，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。