大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作創(chuàng)新探討

許 昊

（華北理工大學(xué)附屬醫(yī)院，河北 唐山 063000）

經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平的逐步提高，大量的信息資源不斷涌入，為人社檔案管理工作帶來了沖擊與挑戰(zhàn)。人社檔案管理工作需要樹立正確的檔案管理意識，認(rèn)識到數(shù)據(jù)信息為管理帶來的機(jī)遇，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的科學(xué)技術(shù)，轉(zhuǎn)變工作觀念，進(jìn)而提高人社檔案管理工作的高效發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作中存在問題

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

由于部分檔案管理單位在經(jīng)濟(jì)水平、空間存儲等方面存在局限性，導(dǎo)致了檔案所在庫房、倉庫面積較小、位置較偏，防水、防火以及防盜等設(shè)施不完備。檔案的存儲卷柜和檔案袋等基礎(chǔ)性實(shí)施數(shù)量少，設(shè)備老化、陳舊。存儲條件差等一系列問題?；A(chǔ)性設(shè)施的不完善，極易造成檔案管理不到位。除此之外，很多檔案管理單位缺乏計(jì)算機(jī)掃描儀器和相關(guān)打印設(shè)備，受主觀因素影響，檔案在真實(shí)性和全面性方面容易受到影響，進(jìn)而使檔案管理工作容易受到限制。

1.2 缺乏正確管理理念

現(xiàn)階段，多數(shù)單位對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視程度，忽略檔案管理的內(nèi)涵和重要作用。一方面，由于觀念的不足，導(dǎo)致檔案管理工作大多停滯在表面。受傳統(tǒng)落后思想影響，管理方法存在一定的滯后性。另一方面，相關(guān)單位、部門對檔案管理工作缺乏必要的關(guān)注，檔案管理人員配置較少，缺乏足夠的資金支持，進(jìn)一步導(dǎo)致人社檔案管理價(jià)值無法充分發(fā)揮[1]。

1.3 缺少健全管理制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人社檔案管理能夠接收到更多的信息數(shù)據(jù)。但部門檔案管理部門無法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，對檔案數(shù)據(jù)管理缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理模式落后，制度缺乏及時(shí)更新和修訂。甚至很多檔案管理部門為減少自身工作量，選擇繼續(xù)使用原有的檔案管理制度，造成落后的檔案管理制度無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作。管理人員缺乏管理依據(jù)的情況下，工作無法有效開展，影響檔案信息的收集。管理工作之間無法實(shí)現(xiàn)有效的銜接與傳遞，致使檔案資源無法有效利用。

1.4 人社管理手段單一

對于人社檔案的管理，很多單位企業(yè)都存在缺乏管理硬件設(shè)施，信息技術(shù)應(yīng)用不足的情況。信息管理設(shè)備的利用率較低，加之檔案管理人員對設(shè)備不了解、應(yīng)用不熟練，使得現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備無法有效應(yīng)用到檔案管理中。傳統(tǒng)的管理模式和手段，從客觀角度制約了檔案的發(fā)展，致使檔案在收集、分類和查詢等方面存在嚴(yán)重的效率低下，影響檔案管理的工作效率。

1.5 工作人員素質(zhì)較低

大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量的信息不斷地涌入，使得信息內(nèi)容差別較大，而檔案管理人員缺乏辨別能力的情況下，檔案實(shí)現(xiàn)有效管理也有一定的影響。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員通常只需要具備簡單的、基礎(chǔ)性的檔案管理知識和技能便能勝任該項(xiàng)管理工作。但在數(shù)據(jù)信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會中，對檔案管理者的要求愈加嚴(yán)格。不僅需要檔案管理者有基本的管理知識和技能，更需要準(zhǔn)確分辨有用的數(shù)據(jù)信息，準(zhǔn)確使用分類、錄入和相關(guān)搜索軟件。需要檔案管理人員加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，提高知識儲備，有助于在新時(shí)代開展檔案管理工作。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作創(chuàng)新性策略

2.1 加強(qiáng)檔案安全管理

盡管信息技術(shù)具有多方面的優(yōu)勢，但仍存在信息泄露的弊端。因而，檔案管理部門需要重視檔案信息數(shù)據(jù)的安全。在檔案管理中有效運(yùn)用大數(shù)據(jù)的同時(shí)，保證個人信息和其他檔案信息安全，維護(hù)好公共的數(shù)據(jù)資源，確保數(shù)據(jù)安全。在檔案管理工作的改革和創(chuàng)新工作中，積極實(shí)行檔案管理相關(guān)責(zé)任制，檔案管理人員加強(qiáng)責(zé)任感，明確自身職責(zé)范圍。并對檔案管理人員工作進(jìn)行及時(shí)監(jiān)督與管理，當(dāng)檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)安全問題時(shí)，能夠及時(shí)追溯責(zé)任，找出負(fù)責(zé)人，進(jìn)而理清問題源頭，并及時(shí)解決。對相關(guān)責(zé)任人給予不同程度的懲罰。同時(shí)，提高檔案管理人員的安全管理意識，組織檔案管理人員定期參加黨政學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的道德素養(yǎng)。另外，需要加強(qiáng)檔案管理人員電腦擁有安全的運(yùn)行環(huán)境，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行提前的預(yù)防，通過硬件維護(hù)與軟件防御相結(jié)合的方式，保護(hù)檔案管理的安全。例如，可以使用相關(guān)殺毒軟件技術(shù)在檔案管理中安裝防火墻的方式，既能有效防止病毒入侵電腦，又能保證檔案數(shù)據(jù)安全。又比如，可以通過添加數(shù)字證書等防御手段對病毒進(jìn)行攔截。上述措施能夠幫助相關(guān)單位在檔案管理過程中建立有效地預(yù)防體系，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)的安全性。網(wǎng)絡(luò)的信息安全工作需要檔案管理人員重視檔案信息的管理與監(jiān)督，同時(shí)，也要加強(qiáng)人力資源的投入，通過專業(yè)性技術(shù)人才維護(hù)好檔案數(shù)據(jù)相關(guān)信息，保證檔案管理系統(tǒng)安全不受外界侵入[2]。

2.2 完善數(shù)據(jù)檔案資源庫

數(shù)據(jù)的有效管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人作為管理主體，只需將紙質(zhì)的資料進(jìn)行歸檔便可完成工作。在大數(shù)據(jù)的影響下，單純的人力已無法滿足大量的檔案數(shù)據(jù)資源管理。故此，檔案管理工作需要積極轉(zhuǎn)變工作思路，利用數(shù)據(jù)信息工具，通過完善數(shù)據(jù)檔案資源庫的方式，合理、科學(xué)優(yōu)化檔案管理。加強(qiáng)檔案管理工作中硬件設(shè)施的改造，通過使用電子檔案柜、存儲設(shè)備以及掃描儀器將傳統(tǒng)老舊的設(shè)備進(jìn)行更換、淘汰。通過購買高清的掃描設(shè)備，提高電子檔案數(shù)據(jù)清晰度。改造檔案管理的軟件設(shè)備，積極引進(jìn)先進(jìn)的檢索系統(tǒng)以及存儲系統(tǒng)，方便檔案查詢和咨詢工作，有效提高大數(shù)據(jù)的檔案信息管理質(zhì)量水平。

2.3 提高人社檔案管理投入

相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的投入，適度予以政策支持和經(jīng)費(fèi)支持，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。例如，通過設(shè)置檔案管理專項(xiàng)資金的方式，并與檔案管理實(shí)際的情況進(jìn)行結(jié)合，在檔案管理環(huán)境、存儲位置以及硬件設(shè)施等方面進(jìn)行整改、擴(kuò)建、修繕或者直接加大購買力度的方式，通過內(nèi)、外部的改造和更新，完善管理系統(tǒng)。從而保證檔案管理工作的高效、有序、規(guī)范運(yùn)行。

2.4 促進(jìn)資源共享，堅(jiān)持主動服務(wù)

檔案管理工作在不斷的發(fā)展過程中既面臨挑戰(zhàn)也存在機(jī)遇，因此，需要迎接挑戰(zhàn)的同時(shí)把握機(jī)遇。促進(jìn)開放式的管理、融合創(chuàng)新工作。通過積極向擁有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)單位學(xué)習(xí)的方式，改變自身發(fā)展?fàn)顟B(tài)，創(chuàng)新發(fā)展模式，進(jìn)而制定更加完善和規(guī)范的檔案管理制度。把握數(shù)據(jù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的共享能力，建立數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)動合作，推動信息化數(shù)據(jù)的穩(wěn)定發(fā)展。大數(shù)據(jù)所具有的優(yōu)勢在于對數(shù)據(jù)信息能夠?qū)崿F(xiàn)較強(qiáng)的分析和篩查，對整個檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)不同層次的分類和進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)發(fā)掘，從而為政府、企業(yè)和個人提供有益的數(shù)據(jù)信息支持。檔案管理部門要加強(qiáng)服務(wù)意識，與企業(yè)、政府加強(qiáng)合作交流，利用數(shù)據(jù)資源庫實(shí)現(xiàn)信息資源的轉(zhuǎn)化功能，為企業(yè)、個人以及政府提供專業(yè)的服務(wù)。除此之外，需要加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作，使檔案管理體現(xiàn)的價(jià)值能夠得到社會各界的認(rèn)可，鼓勵社會各界積極參與到檔案的管理工作中，為企業(yè)、個人等提供完備的檔案數(shù)據(jù)資源。積極引入相關(guān)決策價(jià)值信息，實(shí)現(xiàn)對專業(yè)人才的積極引進(jìn)與培養(yǎng)[3]。

2.5 強(qiáng)化信息應(yīng)用，推動工作有序進(jìn)行

一方面，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)槿松鐧n案管理工作提供便利，降低工作負(fù)荷的同時(shí)減小勞動強(qiáng)度。因而，檔案管理工作需要拓寬眼界，積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)技術(shù)與思想，制定科學(xué)、合理的檔案信息化管理方案，從而有利于電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)。在實(shí)際的操作過程中，依據(jù)檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，引用相應(yīng)的數(shù)控電子設(shè)備。有效地實(shí)現(xiàn)電子掃描的同時(shí)建立相關(guān)電子檔案，不僅能夠降低勞動強(qiáng)度，更能提高檔案管理的效率。有效引入信息數(shù)據(jù)后，需加強(qiáng)創(chuàng)新開發(fā)的意識，保證檔案數(shù)據(jù)開發(fā)工作能夠有序地推進(jìn)。要求檔案管理人員樹立開放性的思維意識、加強(qiáng)自身的服務(wù)意識并與檔案管理理念進(jìn)行有效的融合。確保檔案管理的開發(fā)與大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠融合并統(tǒng)一，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有的效應(yīng)。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)正確的意識到，大數(shù)據(jù)作為信息技術(shù)，應(yīng)充分將其優(yōu)勢運(yùn)用到檔案信息的管理工作中，確保檔案管理質(zhì)量的提升。應(yīng)用過程中，需要正確合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并與自身的實(shí)際發(fā)展相結(jié)合，進(jìn)而制定符合自身發(fā)展的管理制度與體系。只有與自身發(fā)展相結(jié)合，才能保證檔案信息管理的有序進(jìn)行，有助于提高檔案管理的效率。

3 結(jié)論

總而言之，人社檔案管理工作隨著信息科學(xué)技術(shù)水平的提高逐漸轉(zhuǎn)變原有的管理方式，進(jìn)一步應(yīng)用大數(shù)據(jù)的管理體系。從而使檔案管理工作更加高效、便捷化，有效提高人社檔案管理水平和管理質(zhì)量。因此，檔案管理需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)的時(shí)代發(fā)展規(guī)律，通過不斷的完善自身管理制度，進(jìn)而推動檔案管理工作的創(chuàng)新與改革。