分析數(shù)字檔案信息安全管理面臨的主要問題及應(yīng)對措施

鄒新根

（清流縣融媒體中心，福建 三明 365300）

近幾年來，我國步入了信息化技術(shù)發(fā)展的e時代，在檔案信息管理上也廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理效果發(fā)生了本質(zhì)的改變。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，有助于進(jìn)一步提高信息安全管理工作人員的工作效率，保障檔案信息的安全性。數(shù)字化檔案的應(yīng)用，讓工作人員在收集檔案、整理檔案、儲存檔案的時候具有便捷、快速的優(yōu)勢，提高了數(shù)字化檔案信息化管理的水平，保障了數(shù)字化檔案的安全應(yīng)用效果。不過，在信息安全管理上依然存在著很多的問題，需要構(gòu)建完善、有效的信息安全管理機(jī)制，落實(shí)好相關(guān)的管理責(zé)任，保證信息安全管理工作順利開展，達(dá)到數(shù)字化檔案信息管理的目標(biāo)。

1 分析數(shù)字化檔案信息安全管理的重要性

我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)提高，同時我國信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理方面也認(rèn)識到信息化技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用的價值，信息安全管理作為提高數(shù)字化檔案安全性的基礎(chǔ)，在構(gòu)建數(shù)字化檔案信息保障機(jī)制的時候必須提高其完善性和可靠性，構(gòu)建完善的管理制度，才能規(guī)范數(shù)字化檔案信息化管理各個環(huán)節(jié)的工作合理性和規(guī)范性，從而為提高數(shù)字檔案信息安全管理工作效率奠定基礎(chǔ)[1]。

數(shù)字化檔案信息管理的應(yīng)用中，要調(diào)動工作人員參與數(shù)字化檔案信息管理體系的建設(shè)的積極性，促進(jìn)合理、有效的信息安全系統(tǒng)的構(gòu)建，從而為檔案信息安全管理奠定保障，也能提高工作人員的團(tuán)結(jié)合作能力，提高員工的工作效率和工作質(zhì)量，對保護(hù)數(shù)字化檔案信息安全、維護(hù)企業(yè)人文發(fā)展都有重要意義。

2 對數(shù)字化檔案信息安全管理的影響因素

數(shù)字化檔案信息安全管理與計算機(jī)中各種數(shù)據(jù)的管理上都受到一系列因素的干擾。若是出現(xiàn)了安全影響因素，則直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息安全管理的效果受到影響，也威脅到了信息的完善性。

1）計算機(jī)硬件故障問題的影響。如果計算機(jī)的硬件發(fā)生了問題，那么則會對數(shù)字化檔案的信息安全性構(gòu)成極大的威脅，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的丟失、完整度遭到破壞，給數(shù)字化檔案信息的安全性和完善性對造成極大的威脅，無法提高檔案信息安全應(yīng)用效率，在數(shù)字化檔案信息安全管理的發(fā)展中也造成了極大的阻礙，從而不利于數(shù)字化檔案信息安全管理機(jī)制的構(gòu)建。

2）計算機(jī)軟件故障問題的影響。數(shù)字化檔案信息的收集、處理和分析等都是信息管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，需要依靠計算機(jī)的操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)處理軟件來進(jìn)行處理。如果計算機(jī)軟件的質(zhì)量出現(xiàn)問題，則會對數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性都造成影響。隨著事業(yè)單位對信息安全的重視度越來越高，從而加強(qiáng)對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)實(shí)施不斷的完善和優(yōu)化，同時信息安全系統(tǒng)在選擇計算機(jī)軟件上也有了更高的條件限制。計算機(jī)軟件若是發(fā)生了故障，會直接影響數(shù)字化信息管理工作的質(zhì)量，阻礙了數(shù)字化檔案信息安全管理工作的開展，不過計算機(jī)軟件故障的發(fā)生率低于計算機(jī)硬件故障發(fā)生率，但是也要引起事業(yè)單位在檔案信息安全管理上的重視度[2]。

3）受到病毒以及黑客的影響。事業(yè)單位信息檔案儲存的計算機(jī)雖然會安裝防火墻以及各種殺毒軟件，不過依然很難抵御病毒以及黑客的惡意襲擊，從而也導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息安全管理質(zhì)量受到影響，而這種影響因素一般很難從控制。

4）人為操作因素引發(fā)的故障。在數(shù)字化檔案信息安全管理和保護(hù)的應(yīng)用中，信息安全管理工作人員的工作效率和工作責(zé)任心較差，因此在實(shí)施計算機(jī)操作的時候很容易出現(xiàn)操作失誤的問題，比如說，工作人員操作時態(tài)度懈怠或精神狀態(tài)不佳，則很容易導(dǎo)致信息誤刪從而無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。這一影響因素也對數(shù)字化信息的完整性造成極大的影響。

5）計算機(jī)自身因素的影響。計算機(jī)中的硬件以及軟件兼容問題也會導(dǎo)致計算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)，信息管理人員在處理信息的時候無法將信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入到可使用的系統(tǒng)中，最終導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失或損壞。

3 數(shù)字化檔案信息安全管理上存在的問題

1）缺乏有效、合理的數(shù)字技術(shù)依據(jù)。數(shù)字化檔案管理過程較為復(fù)雜，涉及多個學(xué)科領(lǐng)域的內(nèi)容，通過現(xiàn)代化管理理念，有助于促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定性、可持續(xù)發(fā)展水平。檔案信息化工作在整體開展的時候，需要購買數(shù)字化設(shè)備、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)等，同時還要制定與其相符的檔案管理機(jī)制。檔案信息化管理工作的各個環(huán)節(jié)都需要制定精準(zhǔn)、有效的監(jiān)管對策，以免對檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的構(gòu)建造成影響。檔案數(shù)字化檔案工作應(yīng)用的時候，要充分了解管理部門工作的實(shí)際情況，保證檔案管理工作有序、穩(wěn)定的進(jìn)行。

1）數(shù)字化水平較差。為了提高檔案信息管理工作的管理效率及質(zhì)量，就要合理應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備，不僅如此還要重視對數(shù)字化設(shè)備的優(yōu)化和完善。工作人員在開展檔案信息管理工作的時候，如果過于關(guān)注檔案管理的數(shù)量則無法重視質(zhì)量保障，從而對數(shù)字化檔案的建設(shè)造成影響[3]。當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案信息管理中，在實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的時候，各部門的硬件和軟件設(shè)施都非常完善，不過檔案管理人員的專業(yè)水平較差，無法重視管理人員綜合素質(zhì)的提高，則影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展水平。

2）數(shù)字化檔案發(fā)生的信息泄露問題。數(shù)字化檔案管理中，通過有效、先進(jìn)的計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對傳統(tǒng)的檔案管理手段實(shí)施優(yōu)化，由于檔案管理技術(shù)在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗從而進(jìn)行優(yōu)化和更新，導(dǎo)致傳統(tǒng)的系統(tǒng)中存在著很大的問題。檔案管理在實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的時候，要積極引進(jìn)新型、先進(jìn)的管理模式，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)系統(tǒng)中存在的問題，數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)一旦存在漏洞則很容易受到黑客的襲擊，導(dǎo)致檔案信息的安全性受到影響。

4 提高數(shù)字化檔案信息安全管理的對策

1）提高宏觀管理水平。檔案數(shù)字化管理對專業(yè)水平提出極高的要求，屬于綜合管理的模式。為了提高檔案數(shù)據(jù)化管理工作穩(wěn)定、有序地開展，就要針對管理過程中的各個環(huán)節(jié)實(shí)施指導(dǎo)管理，規(guī)范系統(tǒng)管理中的工作流程，樹立完善的管理意識，針對檔案管理工作的組織結(jié)構(gòu)實(shí)施優(yōu)化和調(diào)整。構(gòu)建專門負(fù)責(zé)數(shù)字化信息建設(shè)的部門，派遣專業(yè)人員針對信息管理流程進(jìn)行協(xié)調(diào)，提高檔案管理工作開展的質(zhì)量，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息安全管理工作向全面化、信息化和智能化的方向發(fā)展。

2）完善管理機(jī)制。為了提高數(shù)字化檔案信息管理工作的安全性，就要完善管理機(jī)制，從本質(zhì)上為數(shù)字化檔案建設(shè)指明方向。數(shù)字化信息安全需要構(gòu)建完善、全面的管理機(jī)制作為保障，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，將檔案管理的信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。不僅如此，需要加強(qiáng)對工作人員的管理，制定完善的管理機(jī)制來規(guī)范工作人員的行為和意識，從而有利于保障數(shù)字化檔案信息的安全性。根據(jù)系統(tǒng)的使用情況構(gòu)建安全管理制度，比如通過人員安全審查、崗位考核和安全知識培訓(xùn)等手段，落實(shí)數(shù)字化檔案安全管理制度。積極優(yōu)化文檔管理機(jī)制中的內(nèi)容，結(jié)合信息技術(shù)保障檔案管理工作的安全性，根據(jù)信息的保密程度劃分為不同的登記[4]。根據(jù)資源管理中敏感的信息以及機(jī)密的信息，通過加密或脫機(jī)保存的方式，提高信息管理的安全水平，也為檔案信息的儲存營造一個安全的管理環(huán)境，以免好多外界因素和人為因素的影響對數(shù)字檔案信息的安全性構(gòu)成威脅?？刂茩n案室人員的進(jìn)出，工作人員每次進(jìn)入和離開都需要做好記錄。同時，還要構(gòu)建自然災(zāi)害防護(hù)對策，充分考慮電磁波和磁場等問題。從科學(xué)技術(shù)的角度為檔案信息的安全性提供保障，通過合理應(yīng)用科學(xué)技術(shù)能夠提高子文件的安全性和可靠性，通過完善的管理機(jī)制，提高檔案信息的完整性。檔案管理工作的開展需要根據(jù)其發(fā)展的實(shí)際情況和法律法規(guī)適當(dāng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，管理制度應(yīng)用廣泛，包含很多管理內(nèi)容，要積極針對管理內(nèi)容實(shí)施優(yōu)化，明確員工的職權(quán)，從而提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

3）為數(shù)字化檔案的安全提供法律保障。要重視檔案信息管理中制度的構(gòu)建，規(guī)范工作人員的權(quán)責(zé)和能力，才能從根本上提高數(shù)字化檔案信息安全管理系統(tǒng)建設(shè)的完善性。檔案信息在實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的時候，工作人員需要針對技術(shù)進(jìn)行管理，貫徹法律制度，針對法律政策監(jiān)管工作人員的行為。在相關(guān)的法律法規(guī)中，針對網(wǎng)絡(luò)安全問題提出了明確的規(guī)定。構(gòu)建完善的法律體系，可保障檔案信息管理有法可依，保障管理過程開展的時候能夠做到執(zhí)法嚴(yán)格的要求，積極打擊不法行為[5]。不僅如此，還要加強(qiáng)對檔案管理信息化法治宣傳水平，當(dāng)前我國檔案法治水平較差，事業(yè)單位工作人員對檔案信息的保護(hù)意識較為薄弱，因此需要通過有效的手段加強(qiáng)法制宣傳，將法律制度保護(hù)意識融入到數(shù)字化檔案建設(shè)中，為檔案信息管理的安全效果提升奠定基礎(chǔ)，重視對檔案管理信息技術(shù)的研發(fā)，解決更多的安全問題。

4）針對計算機(jī)設(shè)備的安全管理。計算機(jī)硬件發(fā)生故障的概率較高，從而也對數(shù)字化檔案的安全性構(gòu)成極大的威脅，需要通過積極的手段促進(jìn)數(shù)字化檔案信息安全管理質(zhì)量，從而降低計算機(jī)硬件發(fā)生故障的概率，提高數(shù)字化檔案信息的安全性。在控制計算機(jī)故障問題的時候，要從選擇計算機(jī)硬件設(shè)備的性能方面著手，選擇性能好的設(shè)備，針對計算機(jī)的生產(chǎn)廠家、設(shè)備的開發(fā)商背景等進(jìn)行分析，保障其符合要求。審核計算機(jī)硬件安全性、拓展性和兼容性，保證計算機(jī)在更換系統(tǒng)的時候保證數(shù)字化檔案信息的安全性。

5 小結(jié)

根據(jù)本文研究，數(shù)字化檔案信息安全管理中，需要提高信息安全管理的質(zhì)量和嚴(yán)謹(jǐn)性，針對數(shù)字化檔案的信息管理實(shí)際情況記性分析，制定完善的管理方法，保障數(shù)字化檔案信息的安全性和完善性，促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的水平。數(shù)字化檔案安全管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位未來發(fā)展的趨勢，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對事業(yè)單位中檔案管理工作帶來不小的挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中依然存在著很多的問題，需要針對問題制定合理的改善對策，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作穩(wěn)定、有序地開展。