城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

曹慧蓮

（河北省唐山市住房保障管理中心，河北 唐山 063000）

城鎮(zhèn)保障性住房檔案指的是直接形成于住房保障管理機(jī)構(gòu)實(shí)施住房保障的環(huán)節(jié)的有價(jià)值歷史記錄，主要包括文字、圖表和聲像等形式，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。這一檔案如實(shí)記錄城鎮(zhèn)落實(shí)保障性住房政策的情況，反映所保障家庭的情況，是組成民生檔案資源的重要部分，需要在不斷的探索和改進(jìn)中確保城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。

1 城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理的重要性

保障性住房是政府部門為城鎮(zhèn)住房困難且處于中低收入狀態(tài)的家庭提供的標(biāo)準(zhǔn)限定、價(jià)格或租金限定的住房，它和完全由市場(chǎng)形成價(jià)格的一般商品房存在差異。國(guó)家為了進(jìn)一步改善群眾居住條件，推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)有序發(fā)展，在近年來(lái)大力建設(shè)保障性住房，在這一過(guò)程中加強(qiáng)檔案管理顯得至關(guān)重要[1]。

首先，《城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理辦法》明確規(guī)定要在城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)與管理中規(guī)范檔案管理工作，做好檔案的收集、歸檔、保管、使用。其次，保障性住房檔案收集貧困群眾、低收入家庭的基本情況及相關(guān)實(shí)際數(shù)據(jù)，記錄執(zhí)行保障性住房政策的真實(shí)情況，反映出城鎮(zhèn)保障性住房家庭的現(xiàn)實(shí)情況，為黨和政府總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定政策、采取舉措、探索規(guī)律等提供重要的參考依據(jù)，是城鎮(zhèn)構(gòu)建讓民眾住有所居長(zhǎng)效機(jī)制的基礎(chǔ)。再次，管理保障性住房是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，需要工作人員定期制度化地巡訪每一個(gè)承租戶，核查他們的住房狀況和收入、人員入住等情況，及時(shí)掌握家庭收入變化，停止對(duì)與政策和規(guī)定不相符的承租戶發(fā)放住房補(bǔ)貼，必要時(shí)應(yīng)將保障性住房收回。開(kāi)展這一系列工作都要以檔案為參考，所以加強(qiáng)保障性住房檔案管理對(duì)動(dòng)態(tài)管理保障性住房有重要作用。

2 城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 重視度不夠高

保障性住房檔案管理涉及的數(shù)量多、范圍廣，在整理有關(guān)資料時(shí)，有一些資料往往被復(fù)雜工作內(nèi)容所影響，沒(méi)有得到應(yīng)有的重視[2]。有時(shí)候檔案人員脫離檔案管理的根本，形式化地開(kāi)展資料的收集和整理工作，加上領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，所需軟硬件設(shè)施不完善，甚至尚未專門建立完善的檔案室，造成重要檔案資料保管不到位，影響檔案資源的完整性，降低檔案管理工作效率。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)制度不全

現(xiàn)階段的保障性住房檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，難以保證在城鎮(zhèn)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)不斷變化的過(guò)程中執(zhí)行完善的標(biāo)準(zhǔn)和制度。而且在設(shè)置檔案管理工作的基礎(chǔ)性制度內(nèi)容時(shí)因?yàn)楹蛯?shí)際情況聯(lián)系不夠密切，導(dǎo)致制度內(nèi)容和實(shí)際工作存在偏差，或者在設(shè)置檔案管理的部分標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范時(shí)一味重視凸顯地方特色，沒(méi)能全面執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度，嚴(yán)重阻礙保障性住房檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 方法相對(duì)落后

部分地區(qū)在保障性住房檔案管理中沒(méi)有深刻意識(shí)到使用科學(xué)化管理方法的迫切性，存在輕管理、重建設(shè)的情況，檔案數(shù)字化建設(shè)滯后，缺少先進(jìn)方法的推動(dòng)。個(gè)別地區(qū)甚至依舊沿用傳統(tǒng)手工管理方式，或者數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用流于形式，忽視質(zhì)量管理與控制，沒(méi)能利用先進(jìn)技術(shù)和方法保存完整檔案信息，檔案管理隨意性較大，出現(xiàn)一定程度的檔案數(shù)據(jù)管理跟不上保障性住房建設(shè)進(jìn)度的情況，影響整體質(zhì)量。

2.4 人員能力不強(qiáng)

城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理工作離不開(kāi)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案人員的支撐和保障，但是檔案管理人員的流動(dòng)性較大，部分檔案人員的從業(yè)意愿和責(zé)任感不強(qiáng)，降低業(yè)務(wù)水平[3]。還有一些檔案人員年齡偏大，接收新鮮事物的能力較弱，尤其是數(shù)字化運(yùn)用意識(shí)薄弱，基本停留在用電腦錄入檔案信息方面，造成保障性住房檔案管理的現(xiàn)有隊(duì)伍整體素質(zhì)參差不齊，影響檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)度。

3 城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 予以檔案管理工作高度關(guān)注

面對(duì)關(guān)鍵性強(qiáng)、特殊性高的城鎮(zhèn)保障性住房信息管理，工作人員要時(shí)刻關(guān)注并開(kāi)展信息管理工作，將檔案管理活動(dòng)落到實(shí)處，提高人員工作熱情。例如在組織管理系統(tǒng)中全方位完善、優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，將科學(xué)合理的檔案管理工作納入機(jī)構(gòu)組織管理體系，進(jìn)而提升集中領(lǐng)導(dǎo)與管理的效率。與此同時(shí)，提高人員工作自覺(jué)性、積極性，重視讓相關(guān)人員參與收集保障性住房檔案資料，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案的整理和歸檔，細(xì)化具體的檔案管理內(nèi)容。針對(duì)全面區(qū)分和獨(dú)立性管理，應(yīng)科學(xué)處理整體工作流程，及時(shí)完成檔案材料的歸檔和構(gòu)建任務(wù)，確保檔案工作效率的提升，預(yù)防數(shù)據(jù)信息滯留。而且領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的實(shí)效性，針對(duì)檔案管理提出正確的方向、制定科學(xué)的計(jì)劃，積極構(gòu)建檔案室，配置與設(shè)計(jì)要求相符的檔案設(shè)施，包括需求性高的辦公設(shè)備、防護(hù)設(shè)施、數(shù)字化辦公產(chǎn)品等，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。

3.2 明確標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的制度

在保障性住房檔案管理中要明確執(zhí)行關(guān)聯(lián)性管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是通過(guò)檔案將住房信息和社保標(biāo)準(zhǔn)、公用資料、權(quán)利人等數(shù)據(jù)信息有機(jī)關(guān)聯(lián)起來(lái)，方便準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面地反映住房情況；執(zhí)行全程性管理標(biāo)準(zhǔn)，在保障性住房信息的匯總、登記、辦理、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的、系統(tǒng)的管理，最終實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、全過(guò)程的管理；執(zhí)行動(dòng)態(tài)性管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的有關(guān)權(quán)利人資料、產(chǎn)權(quán)等數(shù)據(jù)信息要做出實(shí)時(shí)的、動(dòng)態(tài)的調(diào)整、轉(zhuǎn)移、補(bǔ)充或者變更等操作，實(shí)行真正的標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)要完善建立分級(jí)負(fù)責(zé)制度體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)保障性住房管理和檔案管理的同布置、同檢查、同驗(yàn)收，切實(shí)提升檔案管理工作在管理城鎮(zhèn)保障性住房方面的考核分值，根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)調(diào)動(dòng)全員參與，按照規(guī)定辦理檔案的建檔和歸檔等業(yè)務(wù)，讓檔案管理有規(guī)可循、有據(jù)可依。

3.3 引入數(shù)字化方法，提高質(zhì)量

如上所述，在保障性住房檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中要以完善的制度為基礎(chǔ)，限制檔案人員不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的操作行為，而針對(duì)各部門人員因?yàn)楹鲆曅畔⒐芾矶鲆暀n案管理的現(xiàn)象，要注意引入數(shù)字化方法來(lái)解決，建立信息管理系統(tǒng)，基于高質(zhì)量的管理打造高質(zhì)量的檔案數(shù)字化建設(shè)體系。這就需要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)保障性住房管理方案科學(xué)設(shè)置保障機(jī)制，由信息管理者圍繞相應(yīng)管理內(nèi)容獲得專業(yè)技能認(rèn)證，以此為前提開(kāi)展信息管理工作，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的高效率、高水平。針對(duì)保障性住房檔案的定期鑒定與查驗(yàn)工作，應(yīng)根據(jù)當(dāng)下檔案管理模式，借助數(shù)字化信息技術(shù)開(kāi)展科學(xué)有效的檔案鑒定與查驗(yàn)工作，改變以往檔案管理無(wú)規(guī)劃性的狀況。如果查驗(yàn)結(jié)論顯示檔案有偏移，要及時(shí)糾正，盡早形成全方位的檔案數(shù)字化管理模式。

為了全面做好住房保障性檔案管理工作，更充分地體現(xiàn)數(shù)字化方法的作用，在檔案管理工作中還要注意加強(qiáng)質(zhì)量控制，高效整理傳統(tǒng)載體檔案[4]。檔案數(shù)字化涵蓋多個(gè)操作環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)和具體加工都對(duì)綜合管理建設(shè)成效有重要影響，應(yīng)在數(shù)字化加工中完善建立登記制度，例如在整理好保障性住房檔案以后如實(shí)填寫交接登記表，記錄檔案文件的頁(yè)數(shù)、起止頁(yè)碼等，做好檔案數(shù)字化加工階段的登記管理工作。在完成保障性住房檔案數(shù)字化掃描以后也要及時(shí)填寫登記表格，保證檔案安全。此外，檔案管理人員要注意加強(qiáng)對(duì)各個(gè)數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與檢查，驗(yàn)收并評(píng)估數(shù)字化建設(shè)成果，確保在數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能根據(jù)預(yù)定要求開(kāi)展對(duì)應(yīng)工作，合理調(diào)控?cái)?shù)字化處理過(guò)程中的問(wèn)題，提高保障性住房檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)應(yīng)注意結(jié)果驗(yàn)收，為后續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展各項(xiàng)工作提供保障?？傮w驗(yàn)收可以保證保障性住房檔案數(shù)字化加工成果適應(yīng)檔案管理和利用要求，同時(shí)注意加強(qiáng)檔案信息的深層次加工，提供城鎮(zhèn)民生事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的決策參考。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力

城鎮(zhèn)住房保障管理機(jī)構(gòu)要注重檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的強(qiáng)化，讓他們熟悉檔案材料的收集和整理、歸檔、保管、利用等，掌握對(duì)應(yīng)方法和技能，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，完善檔案檢索體系[5]。例如培訓(xùn)檔案人員熟練使用保管電子檔案的專用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，并學(xué)會(huì)定期備份，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。與此同時(shí)，從保障性住房管理中單獨(dú)分離檔案管理，由專人專職負(fù)責(zé)，根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理改革和創(chuàng)新需求進(jìn)行檔案人員的全面業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，例如熟練操作電腦、辦公軟件、檔案管理專用軟件等，熟悉檔案軟件常用的錄入、統(tǒng)計(jì)、查閱等功能，保證落實(shí)檔案信息管理工作，把培訓(xùn)效果體現(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)上。檔案人員自身也要培育創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，跟隨時(shí)代潮流不斷學(xué)習(xí)和提升，掌握過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。

尤其是在保障性住房檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，檔案人員是開(kāi)展各項(xiàng)工作的中堅(jiān)力量，有必要提高對(duì)人員培訓(xùn)的重視度，促使檔案人員提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為提高檔案數(shù)字化建設(shè)效益提供人力資源保障。具體而言，要經(jīng)常組織檔案人員針對(duì)保障性住房檔案數(shù)字化交流工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行問(wèn)題共商、經(jīng)驗(yàn)共享的互動(dòng)學(xué)習(xí)，提高工作意識(shí)、改善工作思路。例如檔案人員圍繞保障性住房檔案的開(kāi)發(fā)和利用問(wèn)題展開(kāi)交流、互動(dòng)，如果條件允許，可邀請(qǐng)業(yè)務(wù)骨干開(kāi)設(shè)講座，提高檔案資源數(shù)字化開(kāi)發(fā)利用能力。還要為檔案業(yè)務(wù)骨干提供在職學(xué)習(xí)和調(diào)研的機(jī)會(huì)，提高檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)，讓他們?cè)鰪?qiáng)保障性住房檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)開(kāi)發(fā)能力，解決好檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題；安排檔案人員深入保障性住房建設(shè)領(lǐng)域的實(shí)踐一線，同時(shí)在線和社會(huì)需求主體展開(kāi)交流、溝通，把握人們對(duì)保障性住房檔案信息的需求，構(gòu)建開(kāi)放式數(shù)字化建設(shè)模式，增強(qiáng)保障性住房檔案服務(wù)民生和城鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的功能。

4 結(jié)語(yǔ)

城鎮(zhèn)保障性住房檔案是基本民生類檔案，對(duì)它的探索和研究是一個(gè)非常復(fù)雜的、長(zhǎng)期的過(guò)程，需要檔案人員持之以恒，引起高度關(guān)注，一邊探索一邊改革，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、妥善解決問(wèn)題，致力于依托完善的標(biāo)準(zhǔn)和制度、先進(jìn)的數(shù)字化方法、業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的隊(duì)伍構(gòu)建完善的城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理體系，全面提升檔案管理工作成效，讓檔案成為城鎮(zhèn)住房保障工作最好的助力。