干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及措施

赫曉琳

（遼寧省丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000）

隨著全球化以及集團(tuán)化趨勢(shì)的日益加劇，傳統(tǒng)的紙質(zhì)干部人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下企事業(yè)單位對(duì)人才開發(fā)的需求，必須要基于現(xiàn)有的實(shí)際現(xiàn)狀，對(duì)這類模式進(jìn)行創(chuàng)新，融入信息化的檔案管理手段，對(duì)干部人事檔案管理存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，提升干部人事檔案管理的效率，為企事業(yè)單位干部人事領(lǐng)域的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

1 干部人事檔案管理的概述

我國干部人事檔案管理的歷史比較悠久，在清雍正時(shí)期，政府就下令為全國官員建立了檔案，通過檔案將官員的情況記錄并作為其升遷任免的依據(jù)。在新中國成立之后，黨和國家對(duì)干部人事管理工作也非常重視，各個(gè)政府機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位均建立了干部人事檔案。就目前而言，干部人事檔案記錄了一個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷，如學(xué)習(xí)情況、工作情況、任用情況等，可以非?？陀^地反映一個(gè)干部在各個(gè)方面的表現(xiàn)，為我黨正確使用干部提供依據(jù)。然而隨著人事制度的改革，干部人事檔案管理也日益規(guī)范化，這也使得人事檔案管理迎來了新的挑戰(zhàn)。故必須要加強(qiáng)分析干部人事檔案管理，發(fā)揮出干部人事檔案管理的重要作用[1]。

2 優(yōu)化干部人事檔案管理的重要性分析

1）是企事業(yè)單位發(fā)掘并開發(fā)人才的依據(jù)。無論是哪一個(gè)企事業(yè)單位，人才均是其發(fā)展的根本要素。而干部人事檔案的管理，就是對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等進(jìn)行的一種全面記錄，便于企事業(yè)單位合理的對(duì)人才進(jìn)行發(fā)掘和開發(fā)。比如上級(jí)在做相應(yīng)的干部人事的任免工作時(shí)，就可以翻閱干部的人事檔案，在檔案中了解該名干部其基本狀況，分析其是否具備勝任該職位的能力，繼而提升人事任免的正確性。

2）有利于創(chuàng)新干部人事檔案管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作的弊端日益顯現(xiàn)，其和現(xiàn)代化的企事業(yè)單位已經(jīng)不相符合。為了能夠更好地管理干部人事檔案工作，就需要對(duì)傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式進(jìn)行革新，比如融入信息化的檔案管理模式，降低人工處理的壓力，提升管理的效率，為整個(gè)干部人事檔案管理注入新的活力[2]。

3）有利于促進(jìn)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。就企事業(yè)單位而言，干部起到的是承上啟下的作用，其需要了解整個(gè)企事業(yè)單位發(fā)展的目標(biāo)和方向，并將其合理的劃分成一個(gè)大目標(biāo)或者是小目標(biāo)，落實(shí)到各個(gè)部門的員工?？梢姼刹吭谄笫聵I(yè)單位中的重要性。通過加強(qiáng)研究干部人事檔案管理，不斷的優(yōu)化檔案管理的方式，則可以提升干部檔案管理的科學(xué)性、全面性以及效率性，為企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

1）人事檔案管理體制較為混亂。管理制體制混亂具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一是管理的主體不明確，目前干部檔案管理采用的仍然是舊有的檔案管理制度，這一制度在具體實(shí)行的過程中，會(huì)出現(xiàn)多頭管理的情況。如誰都可以管理檔案，但是出現(xiàn)了問題卻找不到責(zé)任人。第二在管理方法上實(shí)行的是檔隨人走，事實(shí)上有的人才的檔案留在人事部門，有的人才檔案留在人才中心、勞動(dòng)部門等。加之在管理模式上實(shí)施的封閉式管理，缺乏人力、物力以及資金的支持，整個(gè)檔案管理效率較差。

2）領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)干部人事檔案管理的重視度。從企事業(yè)單位角度進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)干部人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，或者僅僅將干部人事檔案管理工作的重要性停留于口頭上，在實(shí)際工作中，不關(guān)心干部人事檔案管理現(xiàn)狀，忽視干部人事檔案管理所需要的人、財(cái)、物的合理調(diào)配。比如有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案管理，只是應(yīng)付上級(jí)組織部門要求的一種方式，并沒有將其當(dāng)成是單位發(fā)展的一部分，整體的管理方法較為陳舊、管理的能力較差，這也影響了人事檔案管理作用的發(fā)揮[3]。

3）人事干部檔案管理缺乏規(guī)范性、全面性。首先，在首次填寫檔案時(shí)會(huì)存在不規(guī)范或者是事后篡改的情況，后期在核查干部檔案時(shí)，可以看到一些領(lǐng)導(dǎo)干部的年齡、學(xué)歷和實(shí)際情況是存在差別的，這必然會(huì)給組織人事工作帶來困難。其次材料較為混亂，并沒有按照相應(yīng)的要求整理并立卷成冊(cè)，這也給檔案后期的利用帶來了較多的不便。最后隨著各單位對(duì)于學(xué)歷要求逐步增高，很多干部會(huì)通過一些手段提升自身的文化水平，比如通過進(jìn)修班、函授等方式。但是由于學(xué)校渠道是存在差異，且最終發(fā)放的證書也是存在差別的，但在人事檔案中并沒有體現(xiàn)出。

4）干部人事檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化程度不高。當(dāng)下社會(huì)逐步呈現(xiàn)了一種全球化、集團(tuán)化的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理很難滿足企事業(yè)單位對(duì)人才開發(fā)以及利用的需要。因此將人事檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化就成為一種必然的趨勢(shì)。相關(guān)組織部門雖然建立了檔案管理的信息系統(tǒng)，但是缺乏一個(gè)完善的平臺(tái)，且大多是區(qū)域性的。信息和信息之間無法共享性，很難真正地發(fā)揮出信息化干部人事管理在人才的選拔、人才流動(dòng)、職稱評(píng)審等方面的作用。

5）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理的水平會(huì)直接的影響到檔案后期的利用率，而管理的水平和檔案管理人員的綜合素質(zhì)是密切相關(guān)的。管檔人員的工作就是對(duì)日常的干部人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。整體而言，工作流程比較熟悉，工作觀念存在落后的意識(shí)，行為過于守舊，無法隨著時(shí)代和社會(huì)的變化創(chuàng)新管理模式和措施。但是隨著社會(huì)的快速發(fā)展，干部人員的信息逐步增多，傳統(tǒng)的人工管理必然會(huì)使得整個(gè)管理的效率低下，而檔案管理人員的信息化檔案管理的能力又不強(qiáng)，更別談實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)＋的干部人事檔案管理。

4 干部人事檔案管理的策略

1）明確人事檔案管理的體制。通過調(diào)查現(xiàn)行的人事檔案可以看出其在管理時(shí)主要根據(jù)隸屬關(guān)系以及管理權(quán)限進(jìn)行操作。如干部檔案工作條例中就規(guī)定，在隸屬關(guān)系管理基礎(chǔ)之上，要強(qiáng)調(diào)職能化的管理，這樣才能夠落實(shí)好各方責(zé)任。檔案工作主要是由組織部門牽頭，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部以及參照管理的單位的檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)整個(gè)檔案工作的管理進(jìn)行督查并指導(dǎo)。其次人事部門承擔(dān)國家公務(wù)員、管理單位人員的檔案。人才交流中心承擔(dān)社會(huì)中介機(jī)構(gòu)工作人員、企事業(yè)單位以及流動(dòng)人員的檔案管理。通過理清人事檔案管理的相關(guān)體制，明確好各個(gè)部門管理的內(nèi)容和職責(zé)，便可以防止出現(xiàn)多頭管理以及相互推諉現(xiàn)象[4]。

2）增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，完善干部人事檔案管理制度。干部人事檔案管理，在新時(shí)代的發(fā)展下迎來了新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。各單位的領(lǐng)導(dǎo)者都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，將干部人事檔案管理當(dāng)作內(nèi)部發(fā)展的一個(gè)重要的手段，通過收集和利用的方式，發(fā)揮出干部人事檔案管理的積極作用。相關(guān)的組織部門也需要建立統(tǒng)一的干部人事檔案管理的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的共享。其次為了保證干部人事檔案工作的法治化以及制度化，就需要建立一套較為科學(xué)的人事檔案管理的工作制度，發(fā)揮出人事檔案的作用。一套完善的人事檔案的規(guī)章制度應(yīng)包含最初的收集、整理、保管、歸檔、利用、借閱、更新、完善等一系列的過程，保證干部人事檔案收集的科學(xué)性、完整性，在后期也要保證其不積壓、不丟失，能夠真正地反映出客觀事實(shí)。

3）完善干部人事檔案的資料。干部人事檔案管理和普通的人事管理是存在一定的差別的，其利用的價(jià)值率更高，因此就需要對(duì)原有的人事檔案的材料內(nèi)容進(jìn)一步進(jìn)行豐富。首先需要建立一個(gè)業(yè)績(jī)檔案，該部分可以及時(shí)地反映出干部在工作中的一些基礎(chǔ)的業(yè)績(jī)情況，日常參與的活動(dòng)完成率，這也是后期干部升遷的一個(gè)重要的依據(jù)。其次應(yīng)建立能力性的檔案，該部分主要是對(duì)干部的專業(yè)水平、文化程度、教育情況等資料進(jìn)行收集，盡可能的體現(xiàn)出個(gè)人的能力水準(zhǔn)。最后建立一個(gè)屬于干部特有的認(rèn)可檔案，比如作為黨政干部需要獲得群眾的認(rèn)可，作為技術(shù)人才需要在學(xué)術(shù)界被認(rèn)可等。通過建立干部考核檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)推廣檔案等持續(xù)跟蹤干部的日常工作，發(fā)揮出檔案為組織以及經(jīng)濟(jì)服務(wù)的重要作用。

4）加大資金投入，建設(shè)人事檔案管理的信息化平臺(tái)。將新型的信息化管理模式融入到干部人事管理中，是需要大量資金的。這就需要相關(guān)的組織以及企事業(yè)單位能夠重視信息化人事檔案的管理，能夠基于自身的實(shí)際情況，加大這部分資金的投入。主要投入的方向是建立信息化的人事檔案管理的平臺(tái)、購買硬件設(shè)備、加大對(duì)人員的培訓(xùn)，這樣才能夠使得網(wǎng)絡(luò)信息化的人事管理的工作得以落實(shí)。相關(guān)組織可以牽頭建立一個(gè)干部人事檔案的信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。其次需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的方法，搭建檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過現(xiàn)代化的設(shè)備以及技術(shù)，比如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，將干部的紙質(zhì)資料直接掃描到計(jì)算機(jī)中，再采用相關(guān)的技術(shù)將文字、圖片等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的管理。這類數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成之后，不僅可以全面地反映干部的工作等情況，還可以體現(xiàn)出干部的工齡、學(xué)歷以及崗位等方面的信息。由于實(shí)施的是動(dòng)態(tài)化的管理，信息一旦變化，便可以及時(shí)地被錄到計(jì)算機(jī)中，可以保證信息的及時(shí)性以及準(zhǔn)確性。最后可以將一些干部個(gè)人可以公開的信息制作成電子方案，由專門的部門維護(hù)，用人單位只能申請(qǐng)閱讀，無法更改。這種方式可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的案卷磨損、丟失等現(xiàn)象[5]。

5）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管檔人員的綜合素養(yǎng)。管檔人員對(duì)于干部人事檔案管理的重視度以及對(duì)信息技術(shù)的使用能力，會(huì)直接的影響到管檔的效率以及質(zhì)量。因此在各個(gè)組織內(nèi)部，就需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的重視度，積極地進(jìn)行培訓(xùn)。首先需要提升管理人員的招聘水準(zhǔn)，需要先通過一定的測(cè)試，測(cè)試合格之后才能夠進(jìn)入崗位進(jìn)行管檔工作。其次進(jìn)入工作之后，就需要加強(qiáng)培訓(xùn)，讓管檔人員能夠了解干部人事檔案管理的重要性，檔案管理的基本內(nèi)容、材料的完善部分等，保證管理人員可以適應(yīng)基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。最后滲透信息化、數(shù)據(jù)化的管理手段，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)。

5 結(jié)語

干部人事檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，其和企事業(yè)單位干部的自身利益是息息相關(guān)的，同時(shí)也會(huì)影響到我國社會(huì)的發(fā)展。因此必須要加強(qiáng)宣傳，提升各個(gè)組織對(duì)干部人事檔案管理的重視度，建立一個(gè)信息化的干部人事檔案管理的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，合理借閱，提升干部人事檔案管理的效率。