淺議新時期高校二級學(xué)院檔案管理中存在的問題與整改措施

張梅

【摘要】立足新時期，高校發(fā)展進(jìn)入新階段，高校檔案管理工作突顯出其在高校管理中的基礎(chǔ)性地位。高校二級學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)院發(fā)展的真實記錄，見證著學(xué)院的改革發(fā)展。新時期高校各項工作取得了較快的發(fā)展，但二級學(xué)院檔案管理中卻存在著一些突出的問題，不能及時跟進(jìn)學(xué)院的建設(shè)發(fā)展，存在著滯后的現(xiàn)象，本文就這些問題進(jìn)行了分析并提出整改措施。

【關(guān)鍵詞】高校? 檔案? 問題? 措施

【中圖分類號】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）14-0009-02

一、二級學(xué)院檔案的重要性

二級學(xué)院檔案工作是一項繁雜而細(xì)致的系統(tǒng)工程，滲透在二級學(xué)院工作的各環(huán)節(jié)，是學(xué)院各項工作最真實、最原始的記錄，記錄著學(xué)院發(fā)展的點點滴滴，從組建、成立、成長，全方位、多角度記錄學(xué)院從無到有，從小變大，記錄著學(xué)院黨團(tuán)建設(shè)、教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科研平臺搭建、行政管理、學(xué)生社團(tuán)活動、文化交流、基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展變化，是學(xué)院發(fā)展的忠實見證者，是學(xué)院自身的歷史記憶。

二、二級學(xué)院檔案面臨的問題與挑戰(zhàn)

（一）檔案工作重視程度不夠

隨著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校對檔案工作要求越來越高，對學(xué)校層面應(yīng)歸檔材料提出了明確要求，但對二級學(xué)院層面的檔案工作要求相對欠缺。目前高校二級學(xué)院對檔案的認(rèn)識度不高，未能高度認(rèn)識檔案工作在學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的重要性，檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現(xiàn)象長期存在。

（二）檔案專業(yè)知識薄弱

二級學(xué)院檔案工作者大多數(shù)是兼職檔案員，由學(xué)院各職能科室負(fù)責(zé)人擔(dān)任，沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案工作的認(rèn)識不到位，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，對應(yīng)歸檔材料不敏感，界定不清，忽視對照片、光盤、實物等載體的收集，錯失原始材料的收集時機(jī)。缺乏檔案材料歸檔立卷相關(guān)專業(yè)知識，存在著立卷不規(guī)范，保管期限界定不清等問題。對檔案意義認(rèn)識不到位，在實際工作中存在著極少數(shù)工作人員為方便工作而把應(yīng)將歸入校檔案館、學(xué)院檔案室的檔案留存?zhèn)€人或部門使用的情況。

（三）檔案信息化程度不高

二級學(xué)院文書檔案管理中存在著運用新技術(shù)管理文書檔案的知識不夠，檔案信息化、電子化、科學(xué)化管理不能與學(xué)校檔案館要求同步，存在著一定的差距。

（四）物質(zhì)保障不到位

檔案資金投入不足，二級學(xué)院檔案室建設(shè)不到位，部分學(xué)院未按要求配置專門的庫房、檔案柜，保密、防火、防潮、防水設(shè)備不全，存在著較大的安全隱患。

三、提高高校二級學(xué)院檔案管理措施

（一）高度重視、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

（1）二級學(xué)院檔案工作堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、分級負(fù)責(zé)的原則。學(xué)院檔案工作由院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、行政副院長協(xié)助院長分管檔案工作。切實將檔案工作納入學(xué)院工作計劃，納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入學(xué)院年終考核，建立目標(biāo)責(zé)任制，考核結(jié)果與績效、評優(yōu)、晉升掛鉤。

（2）學(xué)院和個人必須嚴(yán)格遵守黨和國家有關(guān)檔案工作、保密工作的政策和法規(guī)，提高依法開展檔案工作的意識，承擔(dān)保護(hù)和移交檔案的責(zé)任和義務(wù)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作效能

（1）加強(qiáng)檔案兼職人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。兼職檔案人員工作水平的高低直接影響著檔案的整體質(zhì)量，因此就二級學(xué)院來看要做好檔案工作，必須加強(qiáng)兼職檔案人員的崗前培訓(xùn)和定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而增強(qiáng)檔案意識，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作。學(xué)院各職能科室、系、所要有意識、有針對性地甄別篩選應(yīng)歸檔材料，負(fù)責(zé)歸檔材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

（2）熟悉學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)。OA系統(tǒng)現(xiàn)已廣泛運用到高校行政管理中，文件的起草、簽發(fā)、簽收、傳閱、處理、上報等各個環(huán)節(jié)均在辦公系統(tǒng)中完成。OA系統(tǒng)處理、存儲信息、管理文件的功能為行政管理工作提供了高效便捷的工作模式，同時也對二級學(xué)院管理工作人員提出了明確的要求，必須學(xué)會靈活運用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，提高工作效能。

（3）高效利用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率。熟悉學(xué)校檔案館所使用的檔案管理系統(tǒng)，掌握掃描儀、錄音筆、攝像機(jī)等電子設(shè)備的使用功能，按時保質(zhì)保量將檔案材料按學(xué)校要求錄入學(xué)校檔案館檔案管理系統(tǒng)，確實做到電子文檔與紙質(zhì)文檔同步收集、同步管理，提高檔案再利用時效性，加強(qiáng)了對紙質(zhì)檔案的保護(hù)。電子檔案在新時期其優(yōu)越性越來越突顯，尤其在學(xué)院經(jīng)費使用、科研項目、固定資產(chǎn)等管理工作中作用突出，相關(guān)票據(jù)原件作為財務(wù)報賬的憑據(jù)留存學(xué)校財務(wù)處，掃描件留存學(xué)院文書檔案，這一方面倡導(dǎo)無紙化辦公，另一方面提高了工作效率，為今后專項審計時提供有效憑證。二級學(xué)院應(yīng)在今后的工作中制定相應(yīng)工作計劃，對過去已形成的紙質(zhì)檔案逐步完成電子文檔的掃描工作，提高再利用效率。

（三）建立健全檔案管理制度，細(xì)化工作要求

（1）制定二級學(xué)院文書檔案工作實施細(xì)則。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，二級學(xué)院各職能科室、系、所嚴(yán)格執(zhí)行公文的行文規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文本切實加強(qiáng)公文處理水平，提高文本歸檔質(zhì)量，提升文書檔案工作整體水平。同時規(guī)范收發(fā)文工作，明確相關(guān)流程，各職能科室、系、所按工作流程及時對文件進(jìn)行登記、轉(zhuǎn)呈、處理、上報、存檔等相關(guān)工作。

（2）制定二級學(xué)院文書檔案歸檔內(nèi)容。學(xué)院綜合辦公室、黨務(wù)辦公室、本科教務(wù)辦公室、研究生辦公室、學(xué)工辦公室、系、所、實驗中心等相關(guān)職能科室根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)、政策及相關(guān)文件精神，結(jié)合工作職能確定各部門文書檔案歸檔內(nèi)容，歸檔材料包括黨建工作、意識形態(tài)工作、黨風(fēng)廉政建設(shè)工作、本?？?、研究生教學(xué)工作、學(xué)科建設(shè)工作、科研團(tuán)隊建設(shè)工作、實驗室管理工作、行政管理工作、安全維穩(wěn)工作、團(tuán)學(xué)工作、文化交流工作、固定資產(chǎn)管理等方面。

（3）確定二級學(xué)院文書檔案保管期限和管理層級。各部門及時將已辦結(jié)的相關(guān)工作形成的材料進(jìn)行甄別、遴選，分門別類收集整理確定保管期限和管理層級。一是根據(jù)檔案材料的重要性確定保管期限，把能夠反映學(xué)院教學(xué)、科研、管理活動和歷史面貌，對學(xué)校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，列為永久。把反映學(xué)院一般工作活動，在長時期內(nèi)對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列為長期。把凡在短時期內(nèi)對學(xué)院工作有查考價值的，列為短期。二是根據(jù)歸檔材料重要程度分為三級管理，一級材料是根據(jù)學(xué)校檔案館要求移交學(xué)校檔案館的，二級學(xué)院電子檔、復(fù)印件各留存一份。二級材料是學(xué)校不需要歸入校檔案館但在學(xué)院建設(shè)發(fā)展有重要影響的檔案材料，由學(xué)院綜合辦公室統(tǒng)一管理，留存學(xué)院檔案室。三級材料是學(xué)院各職能科室因工作需要短時留存的材料，由各相關(guān)科室留存。

（4）重視學(xué)院各類活動類圖片、聲像資料、獲獎材料的收集整理工作。學(xué)院開展各類學(xué)術(shù)活動、重要會議、重大事件、重要活動過程中形成的成套材料、相關(guān)圖片及聲像材料;學(xué)院教職工外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)論壇等活動帶回來的對學(xué)院建設(shè)發(fā)展有參考價值的圖片、音像等相關(guān)資料，這兩項工作在二級學(xué)院檔案管理中是最容易忽視的，應(yīng)高度重視，形成常規(guī)化工作。

（5）進(jìn)一步完善學(xué)院實物檔案管理工作。二級學(xué)院根據(jù)各單位的實際情況，結(jié)合專業(yè)學(xué)科特點，制定相應(yīng)的實物檔案管理實施細(xì)則，發(fā)布實物征集方案，有意識、有針對性把能反映學(xué)院建設(shè)發(fā)展過程中的各個歷史節(jié)點上具有代表性、具有查考利用價值、具有珍藏價值且彰顯學(xué)院辦學(xué)理念、特色的教學(xué)設(shè)備、教材、教具、獎狀、獎杯、印章、照片、證書、影像光碟等實物進(jìn)行整理、收集，登記造冊，加大日常實物檔案的收集力度，定制專柜，配置專門的庫房加強(qiáng)保管，通過日積月累豐富學(xué)院館藏，形成具有學(xué)院特色的實物檔案。

（6）根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件精神，確定二級學(xué)院相關(guān)職能科室上報學(xué)院、學(xué)校文書檔案材料時間。二級學(xué)院文書檔案具有來源多樣性、形成過程分散性、時間跨越性大等特點，根據(jù)學(xué)校相關(guān)職能部門要求，二級學(xué)院文書檔案采用年度與專題辦結(jié)相結(jié)合。以云南師范大學(xué)為例，上報時間為：黨群、行政類檔案及凡能按年度歸檔的，在次年六月底前歸檔;教學(xué)類檔案在教學(xué)周期結(jié)束后當(dāng)年九月底前歸檔;科研類檔案在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔;基建類檔案在項目完成后三個月內(nèi)歸檔;設(shè)備類檔案在設(shè)備驗收后一個月內(nèi)向檔案館歸檔;聲像類檔案在事件結(jié)束后一個月內(nèi)向檔案館歸檔;人物類檔案隨時收集，隨時整理，隨時歸檔;專項工作、專題活動即時歸檔。

（7）明確歸檔文件材料整理方法及歸檔要求。二級學(xué)院根據(jù)學(xué)校檔案館要求，強(qiáng)化組卷原則，細(xì)化相關(guān)要求，對歸檔文件的排列、質(zhì)量要求、案卷紙張大小、卷內(nèi)目錄填寫、卷內(nèi)文件的數(shù)量、卷內(nèi)備考表的填寫、案卷厚薄、封面、封脊的書寫等均提出明確要求，在質(zhì)量要求中明確提出歸檔文件材料必須有標(biāo)題、落款、時間、印章等內(nèi)容，歸檔材料必須是原件，嚴(yán)禁使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等易褪色材料，從內(nèi)容和形式上提高二級學(xué)院文書檔案質(zhì)量。

（8）加強(qiáng)二級學(xué)院檔案工作安全保密管理工作，專人專管，設(shè)立專門的庫房，制定保密、防火、防潮、防霉、防蟲、防光等相關(guān)措施，提高檔案網(wǎng)絡(luò)安全、保密管理工作。

四、結(jié)束語

高校二級學(xué)院檔案是學(xué)院、學(xué)校檔案的重要組成部分，蘊(yùn)含著學(xué)院的辦學(xué)理念、文化氛圍、學(xué)科特色、歷史淵源，是評估和衡量二級學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)和歷史憑證，因此在新的歷史時期，只有加強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理工作，細(xì)化相關(guān)要求，提高檔案質(zhì)量，才能提高檔案利用率，為學(xué)院各項工作開展、科學(xué)規(guī)劃、決策助力。

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