對(duì)于高校二級(jí)教學(xué)院教學(xué)秘書工作的思考

彭研焱，路大勇

(吉林化工學(xué)院 材料科學(xué)與工程學(xué)院，吉林 吉林 132022)

隨著教育體制改革的不斷發(fā)展，高校教學(xué)管理工作日益重要。在日常教學(xué)管理工作中，作為高校教學(xué)管理中的基層崗位，教學(xué)秘書是連接學(xué)生、教師、教務(wù)、學(xué)院之間的橋梁和紐帶，是教學(xué)工作當(dāng)中的服務(wù)人員，起到承上啟下和協(xié)調(diào)溝通的重要作用。教學(xué)秘書的工作普遍具有較強(qiáng)周期性、流程性、規(guī)律性，但同時(shí)也具備工作量大且繁瑣等特點(diǎn)[1]。要求教學(xué)秘書具備一定的工作能力，過硬的專業(yè)素質(zhì)，以確保教學(xué)工作的順利開展與有序地進(jìn)行。結(jié)合自身教學(xué)秘書的工作經(jīng)驗(yàn)，闡述對(duì)教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)以及關(guān)于如何提高工作效率的幾點(diǎn)思考。

一、教學(xué)秘書工作職能

教學(xué)秘書日常教學(xué)管理工作主要有：確認(rèn)教學(xué)任務(wù)、培養(yǎng)方案的確定及錄入、排課協(xié)調(diào)教室、學(xué)籍處理、期初/中/末教學(xué)檢查、重修工作等。教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中的任務(wù)從期初一直延續(xù)到期末，需要嚴(yán)格地按照要求來進(jìn)行教務(wù)工作的管理與運(yùn)行。要確保每項(xiàng)工作的正常開展，教學(xué)秘書在整個(gè)學(xué)期中需要具備教學(xué)管理、溝通協(xié)調(diào)與督促等職能。

(一) 要做好管理教學(xué)工作

教學(xué)管理工作貫穿于整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)，要確保每項(xiàng)工作的正常開展，首先需要具備管理能力[2]。從培養(yǎng)方案的制定及錄入、日常教學(xué)調(diào)停課、實(shí)習(xí)實(shí)踐、考試安排、日常教學(xué)檢查、畢業(yè)資格審查等，教學(xué)秘書都應(yīng)了解其詳細(xì)的規(guī)章制度，做好日常教學(xué)管理工作。在每一項(xiàng)工作中，做到盡可能無誤，以免發(fā)生教學(xué)事故，造成不必要的損失。在管理工作中要做到及時(shí)整理、匯總、歸納，如文件及時(shí)存檔，針對(duì)在工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)反思。與此同時(shí)教學(xué)秘書需要是教學(xué)院長(zhǎng)的得力助手，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，做好傳達(dá)、上報(bào)的工作。

(二) 具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力

在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書是連接學(xué)生、教師、教務(wù)、學(xué)院之間的橋梁和紐帶，起到承上啟下和溝通、協(xié)調(diào)的重要作用。如：確認(rèn)教學(xué)任務(wù)的工作中，需要反復(fù)與各系主任溝通確認(rèn)下學(xué)期的課程開設(shè)、任課教師、學(xué)時(shí)、學(xué)分上是否準(zhǔn)確無遺漏；在教學(xué)資源有限的條件下，與教師進(jìn)行溝通，安排好任課時(shí)間以及教室的使用情況；在發(fā)生特殊情況需要進(jìn)行臨時(shí)調(diào)停課時(shí)，及時(shí)傳達(dá)給教師以及學(xué)生，以免發(fā)生漏課少課的情況；在學(xué)籍處理工作中，主要包括轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)、學(xué)業(yè)警示等，每一項(xiàng)都需要與學(xué)生本人進(jìn)行確認(rèn)，通知其具體學(xué)籍變動(dòng)情況以及后續(xù)需要準(zhǔn)備的手續(xù)流程。涉及師生之間溝通的同時(shí)，還涉及學(xué)校文件的傳達(dá)，因此溝通協(xié)調(diào)是教學(xué)秘書工作需要具備的職能之一。

(三) 具備一定的督促作用

由于每個(gè)學(xué)生的發(fā)展以及對(duì)知識(shí)的獲取能力不同，因此就會(huì)存在個(gè)別學(xué)生懶惰甚至不能完成所學(xué)內(nèi)容導(dǎo)致掛科、學(xué)業(yè)警示和降級(jí)等，因此在日常當(dāng)中，需要經(jīng)常與學(xué)生進(jìn)行交流，督促學(xué)生選課、參加補(bǔ)考，以及對(duì)于學(xué)籍處理的學(xué)生進(jìn)行督促學(xué)習(xí)等。同時(shí)教學(xué)秘書需要協(xié)助教務(wù)處督導(dǎo)組，進(jìn)行相關(guān)的教學(xué)質(zhì)量檢查督導(dǎo)，如期初、中、末的督導(dǎo)聽課，對(duì)畢業(yè)生論文、設(shè)計(jì)的抽查，以及學(xué)生對(duì)教師的教學(xué)測(cè)評(píng)[3]。教學(xué)管理與運(yùn)行在督導(dǎo)的協(xié)助下，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決，有效的執(zhí)行與協(xié)助督導(dǎo)工作，可以一定程度上幫助二級(jí)教學(xué)院提升教學(xué)質(zhì)量[4]。

二、教學(xué)秘書工作要求

(一) 具備專業(yè)的工作能力

教學(xué)秘書的工作看似簡(jiǎn)單，但卻需要具備許多工作能力，如溝通能力、協(xié)調(diào)能力、全局意識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)能力以及歸納創(chuàng)新能力等。在日常教務(wù)學(xué)習(xí)中，教學(xué)秘書需要具備良好的溝通能力以及解決問題的能力，面對(duì)不同的溝通對(duì)象，需要使用不同的方式方法[5]。教學(xué)秘書是教學(xué)院長(zhǎng)的助手，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)需要明白工作需要完成的內(nèi)容，做好本職工作，掌握好學(xué)院的情況并做到及時(shí)匯報(bào)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成教學(xué)管理；面對(duì)教師，需要協(xié)調(diào)好教師之間上課、監(jiān)考等工作，以及教師遇到問題要進(jìn)行及時(shí)有效地溝通，做到第一時(shí)間妥善解決并保證教學(xué)正常進(jìn)行；面對(duì)學(xué)生，務(wù)必有耐心、有責(zé)任心，學(xué)生對(duì)于教務(wù)管理以及規(guī)章制度往往會(huì)存在很多疑問和不懂的地方，時(shí)刻以學(xué)生為核心，耐心傾聽他們的問題并解決。由于工作的特殊性，教學(xué)秘書在處理一件事情的同時(shí)進(jìn)行著多項(xiàng)事宜，許多工作事項(xiàng)沒辦法及時(shí)結(jié)束，需要不斷地收集、統(tǒng)計(jì)、反饋、溝通、整理等[6]。因此全局意識(shí)尤為重要，只有具有全局意識(shí)才能確保沒有遺漏，每一項(xiàng)工作可以保質(zhì)保量地完成。而扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底也是保證工作高效完成的基礎(chǔ)，需要在掌握學(xué)校的教學(xué)規(guī)章制度的前提下，具備熟練使用辦公軟件以及操作教務(wù)系統(tǒng)的能力。

(二) 具備積極的思想意識(shí)

思想方面教學(xué)秘書必須具備堅(jiān)定的政治方向與良好的思想覺悟[7]。必須認(rèn)真貫徹黨的政策方針，牢記為學(xué)生服務(wù)的宗旨，同時(shí)在思想上傳播正能量，做到為人師表，引導(dǎo)學(xué)生正確的人生觀。教學(xué)秘書工作繁雜，要想做好這份工作需要具有愛崗敬業(yè)的好品質(zhì)，在思想上接受這個(gè)工作所具有的獨(dú)特性，切不可因?yàn)槭切∈戮退尚傅÷?，甚至是忽略工作中的問題，得過且過。

(三) 擁有良好的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書的工作繁雜且枯燥，經(jīng)常需要處理突發(fā)狀況，這就要求教學(xué)秘書具有一個(gè)良好的心態(tài)。如排課、排考、計(jì)算教師課酬等工作時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間，往往可能加班才能完成。教師與學(xué)生遇到教學(xué)相關(guān)事宜辦理流程不熟悉、不理解等情況，通常會(huì)將壓力轉(zhuǎn)移到教學(xué)秘書身上。另外在日常工作中，會(huì)遇到別人不理解工作受阻等情況，類似的這些情況都會(huì)對(duì)教學(xué)秘書身心造成一定的影響[3]。因此需教學(xué)秘書具有抗壓能力、自愈能力以及較強(qiáng)的責(zé)任心。面對(duì)困難解決問題的同時(shí)調(diào)整好心態(tài)，積極樂觀地推進(jìn)工作。

三、教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

教學(xué)秘書工作是高校的基礎(chǔ)工作，是高校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)當(dāng)中重要的組成部分[8]。現(xiàn)今教學(xué)秘書的工作任務(wù)重且繁雜，服務(wù)性較強(qiáng)，在日常教學(xué)工作中如果出現(xiàn)缺位，整個(gè)教學(xué)院的教學(xué)將面臨癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是專業(yè)數(shù)目較多的二級(jí)教學(xué)院，存在著教學(xué)秘書承擔(dān)教務(wù)與考務(wù)雙重職務(wù)，一個(gè)人想要獨(dú)立完成日常工作，經(jīng)常需要加班；教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)教務(wù)管理工作，教學(xué)管理是一門系統(tǒng)的科學(xué)，只有經(jīng)過不斷地實(shí)踐、探討、歸納，才能形成一個(gè)完整的體系，有助于管理更高效化、簡(jiǎn)潔化[8]。如今教學(xué)秘書的工作仍然受過去傳統(tǒng)思想的影響，從人員的配備以及日后的培訓(xùn)等方面，沒有足夠的重視，深造學(xué)習(xí)以及晉升培訓(xùn)在高校中機(jī)會(huì)也很少，加上教學(xué)秘書往往身陷在日常管理工作中，沒有大量的時(shí)間去提升工作能力，無法及時(shí)地獲取更多的專業(yè)知識(shí)；除此之外，缺少特定的專業(yè)性教師承擔(dān)教學(xué)秘書工作，存在人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，引發(fā)教學(xué)管理缺少連貫性等一系列問題。由于崗位的特殊性質(zhì)，長(zhǎng)此以往容易對(duì)教學(xué)秘書造成心理壓力以及消極的情緒等心理影響。會(huì)產(chǎn)生對(duì)自己地位和作用認(rèn)識(shí)不足，面對(duì)問題害怕出錯(cuò)，對(duì)工作逐漸失去熱情和耐心等。以此循環(huán)，造成工作中失誤頻率的增加，影響教學(xué)秘書自身能力的發(fā)揮以及對(duì)教學(xué)運(yùn)行產(chǎn)生負(fù)面的影響。

四、如何提高工作效率的幾點(diǎn)建議

教學(xué)秘書的工作具有一定的獨(dú)特性，不僅關(guān)系到教師個(gè)人的職業(yè)發(fā)展，更對(duì)教學(xué)管理工作起到關(guān)鍵的這作用，下面就如何提高工作效率提出的幾點(diǎn)建議。

(一) 建設(shè)穩(wěn)固隊(duì)伍

教學(xué)秘書一職，不論是以學(xué)生還是單位的角度，相比于任課教師、輔導(dǎo)員，其地位經(jīng)常容易被忽視和輕視。很多院校教學(xué)秘書為合同工或臨時(shí)工，經(jīng)常出現(xiàn)頻繁更換的情況。要保證其隊(duì)伍的穩(wěn)固，需從根本上解決人員流動(dòng)大這一問題。教學(xué)秘書是一線最基層的教學(xué)管理者，設(shè)置專職崗位并建立一定的崗位責(zé)任制，建立專業(yè)化的教學(xué)秘書教師隊(duì)伍，有利于二級(jí)教學(xué)院更好地開展教學(xué)管理工作[9]。高校編制促進(jìn)高校持續(xù)發(fā)展，通過規(guī)劃舉措不斷提升學(xué)校辦學(xué)水平[10]。根據(jù)每個(gè)二級(jí)教學(xué)院的人員數(shù)目及專業(yè)性來設(shè)立專崗教學(xué)秘書，并進(jìn)行統(tǒng)一崗前培訓(xùn)，建立一支專業(yè)化的穩(wěn)固的隊(duì)伍。

(二) 提升工作能力

在建立穩(wěn)固的隊(duì)伍之后，需要對(duì)教秘的工作能力進(jìn)行評(píng)估和后續(xù)的培訓(xùn)。高校應(yīng)統(tǒng)一對(duì)教秘進(jìn)行崗前評(píng)估，根據(jù)評(píng)估來確定最終人員，并根據(jù)各人能力及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行側(cè)重培訓(xùn)。教學(xué)秘書雖然工作上具有極強(qiáng)的困難性與挑戰(zhàn)性，但是由于負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)類型廣泛且繁多，因此業(yè)務(wù)培訓(xùn)對(duì)于教學(xué)秘書工作具有極其重要的意義。系統(tǒng)的培訓(xùn)可以提高教學(xué)秘書對(duì)業(yè)務(wù)的掌握情況，面對(duì)日常工作可以更加系統(tǒng)化的完成。同時(shí)增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)可以帶來新的管理方法，從而提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平[11]。教學(xué)秘書在上崗前進(jìn)行統(tǒng)一專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，教務(wù)處進(jìn)行教學(xué)工作的整合匯總，由有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享學(xué)習(xí)，包括辦公軟件、教務(wù)系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等軟件的使用，工作具體流程以及分享輔助教學(xué)管理的心得體會(huì)等。隨著教學(xué)發(fā)展的需求，教秘應(yīng)和其他教師和輔導(dǎo)員一樣，不斷地接受繼續(xù)教育，可參加全國(guó)高校教學(xué)秘書培訓(xùn)等一系列的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受新的思想及工作方法，結(jié)合各個(gè)教學(xué)院的特點(diǎn)，對(duì)工作方式方法進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新，協(xié)助教學(xué)管理工作的高效落實(shí)。同時(shí)教學(xué)秘書應(yīng)結(jié)合時(shí)代的快速發(fā)展，信息化的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)于工作當(dāng)中?？梢允褂梦⑿拧Q、抖音等的網(wǎng)絡(luò)工具，與學(xué)生建立聯(lián)系與溝通，幫助于工作更好更有效地開展。

(三) 完善工作分配

以上提及應(yīng)配備專崗教學(xué)秘書，但仍然存在著一些問題，如二級(jí)教學(xué)院專業(yè)人數(shù)過多，一個(gè)教學(xué)秘書沒辦法在工作時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，或同時(shí)完成多項(xiàng)工作，這樣就需要根據(jù)情況的不同配備教學(xué)秘書與考務(wù)秘書。教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)日常教學(xué)，考務(wù)秘書負(fù)責(zé)相關(guān)考務(wù)工作，其他情況可視各個(gè)教學(xué)院特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)工作分配。這樣就可以減輕教學(xué)秘書的工作壓力，同時(shí)教務(wù)與考務(wù)秘書可以互相幫助與查缺補(bǔ)漏，不僅可以提高工作效率，也可以明確責(zé)任，提高教學(xué)管理與運(yùn)行。

(四) 建立獎(jiǎng)懲制度

為了更好地滿足教學(xué)管理工作需要，以及調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性，學(xué)校應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)積極工作的教秘進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)以資鼓勵(lì)，如：與專業(yè)任課教師和輔導(dǎo)員一樣，有“最美教學(xué)秘書”等年終評(píng)選，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。每學(xué)期可定期圍繞學(xué)校教學(xué)管理規(guī)定舉行知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)等，來調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，同時(shí)可以促進(jìn)共同學(xué)習(xí)與進(jìn)步。對(duì)于工作懈怠經(jīng)常發(fā)生教學(xué)事故的教秘，可視情節(jié)處以一定的懲罰，起到警示與批評(píng)的作用。

五、結(jié) 語(yǔ)

教學(xué)管理是高校管理的重中之重，教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理當(dāng)中起到不可替代的作用。高校管理工作需要改革創(chuàng)新，而提高教學(xué)管理工作效率需要不斷地創(chuàng)新與嘗試，需要不斷地提高教學(xué)秘書的專業(yè)能力以及其綜合素質(zhì)。因此教學(xué)秘書應(yīng)充分掌握工作職能，具備扎實(shí)的工作能力，在高校教學(xué)管理中做好基石，貢獻(xiàn)力量。