基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變

文/陳弘毅

當(dāng)前社會已經(jīng)步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，人們的生產(chǎn)生活均在此背景下受到極大的影響，檔案管理工作同樣如此。在工作內(nèi)容上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，因此在檔案收集管理的每一個環(huán)節(jié)都與之前相比有極大的變化；在工作模式上，檔案管理工作已經(jīng)不滿足于對于檔案單一的收集和保存，越發(fā)重視檔案潛在價值的挖掘，力求為用戶提供更加全面、優(yōu)質(zhì)、人性化的服務(wù)[1]。面對這樣的形勢，檔案管理人員必須準(zhǔn)確預(yù)估行業(yè)的發(fā)展方向，及時更新檔案管理理念，全面提升自身的綜合素質(zhì)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下實現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）收集方式的變化

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理主要針對的是紙質(zhì)檔案，檔案管理部門從各部門收取，人員工作量大、耗費時間長，且過程中較易出現(xiàn)重要文件損壞、丟失的問題，從而降低檔案完整性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案資料以電子檔案為主，檔案管理部門直接從線上接收文件，便捷、迅速，再通過專業(yè)軟件實現(xiàn)檔案的分類和保存，極大地提升了檔案管理工作的有效性和安全性。

（二）管理制度的變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的管理制度也要適應(yīng)工作內(nèi)容的升級與完善，充分發(fā)揮工作制度對于管理工作的規(guī)范和指導(dǎo)作用。目前檔案的信息化管理中仍存在部門間格式不統(tǒng)一、兼容性較差等問題，檔案管理部門就要從問題出發(fā)，注重電子檔案的全局化、一體化管理，通過制定嚴(yán)格且靈活的標(biāo)準(zhǔn)制度制定，為電子檔案管理提供支撐，將統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)融入至管理的每一個環(huán)節(jié)，提升檔案管理的整體性[2]。管理制度的變化不僅可以為人員管理檔案提供便利，還有利于增強資源使用的便捷性，提升檔案資源的使用率，更好地發(fā)揮檔案價值。

（三）管理手段的變化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作人員所面臨的最大任務(wù)之一就是增量電子化、存量數(shù)字化，經(jīng)濟發(fā)展水平的提升、企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的擴大，都使檔案數(shù)量呈幾何倍增長，傳統(tǒng)人工管理手段顯然已經(jīng)不適用當(dāng)前形勢，必須對管理手段加以創(chuàng)新。檔案管理人員要提升自身信息管理水平，通過云計算、大數(shù)據(jù)等的使用，更加專業(yè)、迅速地完成檔案管理工作[3]。計算機信息技術(shù)的融入可以實現(xiàn)檔案資料的實時更新，極大地提升了資源利用率，但需要注意的是，人員要同樣重視檔案的備份和保護工作，最大程度地提高檔案安全性、實用性及完整性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）跨界融合管理

檔案部門多使用封閉式管理方法對檔案材料實施管理，這樣可以保證工作的保密性和安全性。同時，這一方法也會使檔案工作服務(wù)持續(xù)維持在較低水平。封閉式的工作方法不僅會使檔案資源利用率低下，還會阻礙公眾檔案意識的建立，進而阻礙檔案管理工作的順利、可持續(xù)發(fā)展[4]。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式被打破，檔案管理開始向跨界融合管理發(fā)展，通過工作模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)檔案資源的共享、公用，將檔案資源價值輻射至更加寬廣的工作領(lǐng)域之中，深入挖掘檔案管理工作的內(nèi)在作用，通過跨界融合形成相對更加完整、合理、科學(xué)的管理體系，為檔案管理工作價值的提升提供寬廣的平臺。

（二）信息化管理

在傳統(tǒng)管理模式之中，檔案管理人員多依賴部門內(nèi)政策及制度實施管理工作，采用的也主要以粗放型管理方式為主。但這種以電子檔案為主體的管理模式，檔案數(shù)量呈爆炸式增長，已經(jīng)逐漸不能滿足發(fā)展需要，弊端越發(fā)明顯，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作模式向信息化方向發(fā)展勢在必行[5]。信息化管理的前提就是工作人員要樹立起信息化管理理念，不斷提高自身信息化水平，重視管理方式的創(chuàng)新和優(yōu)化，將新型管理模式運用于檔案管理工作中，使自身工作順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，使信息化理念融入至管理的每一個環(huán)節(jié)中。

（三）公共服務(wù)模式

傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的對象主要是國家相關(guān)部門，其范圍有限，無法充分發(fā)揮檔案資源的價值，也無法有效提升自身服務(wù)質(zhì)量。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)支撐下，檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合性漸強，服務(wù)對象也產(chǎn)生了較大的變化，服務(wù)重點由之前的政府部門逐漸向公共體系轉(zhuǎn)變，不僅有效地增強了大眾對檔案資源的了解程度，還在一定程度上增強了檔案資源影響力。通過服務(wù)對象的轉(zhuǎn)變，檔案管理配套的機制、方式以及機制等不斷完善和優(yōu)化，使之更加符合工作需要和用戶需求，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介為大眾提供更加具有針對性的高質(zhì)量服務(wù)。

（四）協(xié)作互動管理

信息化檔案管理并不是單純地基于網(wǎng)絡(luò)平臺進行檔案資料的錄入，而是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐下全面了解各部門工作情況，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源和工作內(nèi)容的有效對接。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，相關(guān)檔案管理部門要重視基礎(chǔ)建設(shè)，在保證資金充足的前提下，為其提供人才和技術(shù)的支撐。此外，檔案信息資源的開發(fā)管理還應(yīng)選擇統(tǒng)一的管理方式，各部門之間加強合作，通過協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)檔案資源的協(xié)調(diào)性、互動性管理。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下實施檔案管理工作的相關(guān)建議

（一）創(chuàng)新管理理念

認(rèn)識和理念對行為起指導(dǎo)作用，要推動檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，就必須促使檔案管理人員突破傳統(tǒng)管理理念的束縛，主動更新管理理念，樹立起信息化管理思維，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的使用提升檔案管理質(zhì)量。人員如果不具有信息化管理理念，就不能符合行業(yè)的發(fā)展趨勢，也無法充分發(fā)揮檔案管理的價值，自然也就無法適應(yīng)新時期、新形勢下的管理需求。為此，相關(guān)部門需要將檔案管理人員的管理理念作為其主要工作內(nèi)容，建立起一支具有先進信息化管理理念的高質(zhì)量管理團隊，培養(yǎng)人員掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)水平，以創(chuàng)新性思維引導(dǎo)管理工作發(fā)展創(chuàng)新。

（二）提升管理能力

經(jīng)濟發(fā)展水平的提升和企事業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大，使得檔案內(nèi)容越發(fā)多樣，數(shù)量呈幾何倍增長，這不僅極大地提升了檔案管理人員工作質(zhì)量，而且在很大程度上增加了管理工作難度，對人員的綜合組織和管理能力提出了更高的要求。當(dāng)前實施檔案管理的人員中，仍有大多數(shù)非專業(yè)人員，不能很好地完成高質(zhì)量的檔案管理工作，無法有效地發(fā)揮檔案管理的價值，提升檔案管理人員的管理能力成為關(guān)鍵。相關(guān)部門可提高檔案管理人員的招納標(biāo)準(zhǔn)，增強人員的專業(yè)性，同時還可以定期對人員實施培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能，還必須包括現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。通過具有針對性的培訓(xùn)幫助人員形成知識結(jié)構(gòu)體系，促使人員提升自身的責(zé)任意識，以更加積極的心態(tài)應(yīng)對檔案管理工作，為現(xiàn)代化檔案管理提供人才支撐。

（三）建立檔案管理平臺

檔案管理平臺的建立是擴大檔案資源應(yīng)用范圍、提升共享力度的重要手段，可以極大挖掘檔案資源價值，為其他各項工作提供方向指導(dǎo)和資料支撐。檔案管理平臺的建立和使用不僅可以讓檔案資源在各領(lǐng)域、各部門間無障礙傳輸，實現(xiàn)檔案資源高度共享，并能夠保證檔案資源的隱私性和安全性，減少信息泄露。信息通過審核后，各地區(qū)、各崗位人員都可以通過云平臺進行自身權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源的查找和下載，極大地提升了檔案的使用頻率，有效提高了檔案管理價值。而且檔案管理人員還可以通過云平臺查看文件往來情況以及管理現(xiàn)狀，通過平臺對辦理完畢的檔案實施匯總和歸檔，在平臺上自動形成文件目錄，方便日后查找使用，減輕了各崗位人員工作量，提升了檔案管理工作效率。

（四）重視檔案管理安全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案資源在信息化管理過程中的安全情況也成了大眾關(guān)注的重點，保障信息安全成為創(chuàng)新型管理模式下必須完成的工作，對個人信息、單位安全等均會產(chǎn)生重要影響。檔案管理部門必須增強檔案管理人員的安全意識，管理人員自身也要提升自身的責(zé)任意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在保障檔案安全性的前提下，全面提升自身工作質(zhì)量，讓檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展過程中發(fā)揮更大價值。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯，而其工作內(nèi)容和工作模式的轉(zhuǎn)變也成為社會關(guān)注的重點，檔案管理人員要認(rèn)清時代發(fā)展趨勢，在保障資源完整性和安全性的前提下將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，讓檔案資源在各項工作中發(fā)揮更大價值，促進單位與社會健康穩(wěn)定發(fā)展。