醫(yī)院移動辦公系統(tǒng)的設計應用

鄭州大學第五附屬醫(yī)院 馬 遙

當前，包括醫(yī)院在內(nèi)的行政、企事業(yè)單位都建立有局域網(wǎng)，并建立了內(nèi)部OA系統(tǒng)，可以快捷、方便地進行臨床診療信息和政科室的綜合信息查詢、文件的上傳下達，實現(xiàn)了個人智能化辦公服務。同時，醫(yī)院各科室可以根據(jù)管理部門的要求及時完成各項任務，辦公效率得到有效提高，并且醫(yī)院收發(fā)文告別傳統(tǒng)的人工發(fā)文，以電子發(fā)文的形式并不會出現(xiàn)發(fā)錯科室或文件丟失的問題，只需點擊鼠標，就可以把文件快速地傳遞到對應科室，相關(guān)科室立即知曉文件內(nèi)容，并存儲到電腦硬盤里，隨時可以快速地查找以前的文件。在使用OA系統(tǒng)功能的過程中，也存在著諸多不方便的地方，例如，領導或職工出差，若想批示或查看、接收OA系統(tǒng)內(nèi)公文或文件，就不夠便捷。在此背景下，移動辦公系統(tǒng)應運而生。所謂移動辦公系統(tǒng)，也叫無紙化辦公，利用該系統(tǒng)可以把本地OA系統(tǒng)內(nèi)的公文流轉(zhuǎn)、人事、通訊錄及個人辦公等功能模塊轉(zhuǎn)移到智能手機上，為在外出差的醫(yī)院領導或員工構(gòu)建和本地辦公系統(tǒng)相同的辦公環(huán)境，使其無論何時何地都可以方便地處理相關(guān)業(yè)務工作，是對傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的補充。

1 系統(tǒng)需求分析

OA系統(tǒng)具有過程流傳的特點，某一審批事項需要經(jīng)過一系列的流程方可完成。那么在什么情況下需要移動辦公系統(tǒng)呢？一是在外出差的員工需利用手機接收會議提醒、特辦事宜或公文流轉(zhuǎn)等重要的、需要即刻處理的信息；二是醫(yī)院的員工在路上或家中等醫(yī)院外的場所需即刻回復單位的重要內(nèi)部郵件；三是醫(yī)院領導只需一部能上網(wǎng)的手機，無需電腦與網(wǎng)線，就可以根據(jù)公文的標題與摘要等信息確定是否立即登陸辦公系統(tǒng)來簽批重要的文件；四是無需攜帶本單位通訊錄，只需在手機上存儲相關(guān)聯(lián)系人的信息，就可在移動辦公系統(tǒng)內(nèi)方便、快速地查找員工通訊錄；五是即使不在醫(yī)院也能查看單位發(fā)布的公告、院內(nèi)新聞等即時信息，了解需要立即處理的事情?？梢哉f，如果只應用OA系統(tǒng)，身邊沒有聯(lián)網(wǎng)的電腦，那么就很難完成急需辦理的業(yè)務，因此有必要盡快研發(fā)移動辦公系統(tǒng)，從而實現(xiàn)工作的無縫鏈接。

2 系統(tǒng)設計功能

（1）提供單位通信錄，按醫(yī)院組織架構(gòu)提供全員通信錄，并為員工授權(quán)，供全體員工使用，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一構(gòu)建及維護；員工本人也可以創(chuàng)建及管理個人的通信錄，方便自己查詢使用或選擇共享，為其他同事提供方便。

（2）日程管理與工作安排，日程管理模塊主要記錄員工每天的日程安排，如記錄名稱、時間、內(nèi)容、地點、開始及結(jié)束時間等，可實現(xiàn)基本信息的增加、刪除、查詢及修改等操作，并可設置特殊日程的提醒服務等功能。

（3）辦公流轉(zhuǎn)、公文簽批，根據(jù)醫(yī)院辦公的實際需求，做好公務處理流程的設計、創(chuàng)建、管理及處理等功能，并做好關(guān)鍵節(jié)點及業(yè)務流程的處理，從而使員工快捷、方便地瀏覽待辦事項并及時處理。

（4）移動郵件的處理，利用移動辦公系統(tǒng)，員工可在客戶端進行新郵件的創(chuàng)建、郵件接收、查看及回復與轉(zhuǎn)發(fā)等日常操作。另外，系統(tǒng)還具有新建郵件、自動回復郵件等功能，并可以發(fā)送附件。

（5）信息管理，信息管理主要是對移動辦公系統(tǒng)的公告欄及其內(nèi)容進行管理，可以提供通知及公告的發(fā)布、瀏覽、查詢及刪除等功能，并且系統(tǒng)管理員給予操作者以權(quán)限，還可以發(fā)布公告，供醫(yī)院全體員工瀏覽或下載。

（6）在線更新，當系統(tǒng)升級出現(xiàn)新的版本后，移動客戶端就會提示用戶進行升級，用戶升級后會與服務器端實現(xiàn)同步更新，當用戶成功升級后就進入新的界面。

3 系統(tǒng)模塊構(gòu)成

醫(yī)院事務處理對時間的要求較高，為了提升系統(tǒng)使用的便利度，系統(tǒng)用戶可以利用IOS、Android移動端（如手機、平板電腦等）訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)隨時隨地辦公。系統(tǒng)融合了4G移動技術(shù)、虛擬專用網(wǎng)絡技術(shù)、智能移動終端、身份認證、數(shù)據(jù)庫同步等多種移動通信、信息處理、計算機網(wǎng)絡技術(shù)，采用增強型數(shù)據(jù)速率GSM演進技術(shù)、通用分組無線技術(shù)、碼分多址技術(shù)進行數(shù)據(jù)傳輸，通過安全鏈接將系統(tǒng)內(nèi)的文件、日程、公告等傳輸?shù)揭苿咏K端上，具有速度快、功能全、界面美觀、安全性高的特點。醫(yī)院的移動辦公系統(tǒng)主要由如下模塊構(gòu)成：

3.1 原有的辦公服務器

因系統(tǒng)需要，需要在原有的辦公自動系統(tǒng)與移動辦公系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫鏈接，并可以同時使用，所以總的設計原則是把原有辦公自動化系統(tǒng)的服務器當作醫(yī)院所有業(yè)務處理與數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆掌鳌?/p>

3.2 移動手機客戶端

在移動辦公系統(tǒng)中手機客戶端是供用戶使用與操作的終端設備，所以手機客戶端要具備良好的操作性，必須確保醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的安全傳輸性能，例如，在用戶使用手機登陸時不會發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)損壞等問題，要確保數(shù)據(jù)安全。客戶端主要包括用戶登錄、移動郵件的收發(fā)、企業(yè)通訊錄、工作日程安全、消息管理、用戶設置及客戶端更新等數(shù)個模塊。

3.3 移動辦公系統(tǒng)的代理服務器

在醫(yī)院原有的OA系統(tǒng)的服務器與移動客戶端之間增加移動辦公系統(tǒng)代理服務器，目的是對移動數(shù)據(jù)信息進行轉(zhuǎn)換與過濾，對移動數(shù)據(jù)與各類信息進行再處理與加工，并將其轉(zhuǎn)換成需要的數(shù)據(jù)信息，同時把無用數(shù)據(jù)信息過濾掉。當前，相較于有線網(wǎng)絡帶寬，4G網(wǎng)絡帶寬還較低，所以要盡量減少客戶端和原有OA服務器之間的數(shù)據(jù)傳輸，相信隨著5G網(wǎng)絡的普及，客戶端與OA服務器之間會實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)傳輸，并且傳輸速度也會大幅提升。移動辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能是接收手機客戶端發(fā)出的請求，并將其轉(zhuǎn)換成原OA服務器能處理的數(shù)據(jù)并進行檢索。利用該系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)過濾，對從OA辦公服務器接收的數(shù)據(jù)進行過濾，然后傳輸?shù)娇蛻舳瞬⑦M行數(shù)據(jù)解析，最后將其顯示在用戶手機屏幕上。

3.4 信息推送服務器

該模塊的功能是把移動辦公系統(tǒng)內(nèi)的郵件、公告通知及短信提醒等消息及時推送到手機客戶端，以利于員工及時了解與掌握，避免錯過重要信息。

4 系統(tǒng)安全

系統(tǒng)安全是確保任一應用系統(tǒng)安全運行的前提，確保局域網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全是構(gòu)建移動辦公系統(tǒng)必須解決的問題之一，另外，也要采取措施確保客戶端用戶手機中的個人信息安全。系統(tǒng)安全包括如下內(nèi)容：

4.1 身份認證

利用手機客戶端綁定系統(tǒng)進行身份認證，由于移動終端的部分硬件信息具有唯一性，如手機號碼、手機IMIE碼信息、SIM卡號碼等。在移動辦公系統(tǒng)內(nèi)，系統(tǒng)登記模塊不僅要對醫(yī)院的移動辦公用戶及手機硬件信息進行關(guān)聯(lián)，還要在用戶登錄時利用客戶端的程序提供用戶手機硬件設備信息，將用戶名稱及設備信息一并發(fā)送到認證服務器上進行認證，認證服務器要先進行用戶驗證，查詢服務器內(nèi)用戶登記的設備信息，并和被驗證的設備進行信息比對，在核實無誤后方可進入到移動辦公系統(tǒng)內(nèi)。

4.2 網(wǎng)絡安全

在移動辦公系統(tǒng)內(nèi)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的服務器是設置在內(nèi)網(wǎng)中的，應用服務器則在外網(wǎng)，用戶利用互聯(lián)網(wǎng)可以訪問移動辦公系統(tǒng)處理業(yè)務，根據(jù)網(wǎng)絡安全的保護等級要求，內(nèi)外網(wǎng)之間必須做好物理隔離，并且政務外網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間也必須實施邏輯隔離。

4.3 數(shù)據(jù)安全

確保網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全的一個重要措施是采用加密技術(shù)，加密方法有如下三種：一是進行傳輸線路的加密；二是進行傳輸數(shù)據(jù)的加密；三是進行傳輸線路與傳輸數(shù)據(jù)的雙加密。由于移動辦公系統(tǒng)是利用互聯(lián)網(wǎng)連接的，再加之互聯(lián)網(wǎng)的拓撲結(jié)構(gòu)特點，以當前的數(shù)據(jù)保密技術(shù)還不能為傳輸線路進行加密處理，所以當前確保數(shù)據(jù)安全應用的是數(shù)據(jù)加密技術(shù)，從而確保數(shù)據(jù)的安全性。另外，移動客戶端沒有數(shù)據(jù)存儲功能，只采取加密保護的方式，當用戶發(fā)生手機使用權(quán)變更或手機丟失時，別人就不能正常登陸移動辦公系統(tǒng)，而系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)用戶信息異常就會自動從后臺關(guān)閉并清空該用戶的全部信息資料，確保信息不會發(fā)生泄漏。

5 系統(tǒng)應用效果

移動辦公系統(tǒng)的應用極大地提升了工作效率，實現(xiàn)了事務處理的“零響應”，用戶可以在最快時間內(nèi)知道自己要干什么、從哪里獲取哪些資料，從而大大提升了工作效率，且自動化的工作流程也極大地節(jié)省了醫(yī)院的管理成本。

以財務報銷為例，醫(yī)院在運營中產(chǎn)生了大量的費用報銷事務，申請人在移動終端打開系統(tǒng)后，選擇經(jīng)費類型（如科研經(jīng)費、科室基金、學術(shù)活動經(jīng)費等），填寫模板固定的表單，表單可自動計算總金額，系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)費類型將表單流轉(zhuǎn)給相應的審批人，審批人在收到信息提示后即可進行快速審批。在以往，費用報銷需要幾天、一周甚至更久，但現(xiàn)在可在幾分鐘之內(nèi)完成。并且，表單附帶的條形碼、流水號具有防偽能力，可防治偽造、便于統(tǒng)計。

結(jié)語：綜上所述，基于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的移動辦公系統(tǒng)，可以處理原來必須使用電腦才能處理的業(yè)務，節(jié)約了辦公費用，并且擺脫了必須在固定辦公地點方能登陸辦公系統(tǒng)的傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的局限性，使醫(yī)院員工可以隨時隨地地登陸辦公系統(tǒng)處理各種公務，員工可以根據(jù)自己的時間安排合理利用碎片化時間處理公務，簡化業(yè)務流程，全面提升醫(yī)院的辦公效率與管理質(zhì)量。