日記類App在個人數(shù)字存檔中的應(yīng)用研究

周耀林 管茜

摘要：當前日記類App在激勵公眾創(chuàng)建意愿、基本滿足個人數(shù)字存檔需要的同時，在保存范圍、標引檢索、長期保存、隱私安全等方面仍存在一些問題?；诖耍疚奶岢鰴n案機構(gòu)應(yīng)該從積極引導(dǎo)、制定標準、推進合作、強化監(jiān)管等方面優(yōu)化日記類App在個人數(shù)字存檔中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：個人數(shù)字存檔 個人數(shù)字檔案 日記類App

日記是個人活動、思考或感覺的每日記錄，個人日記是個人檔案的重要組成部分。在個人數(shù)字存檔過程中，App（Application，應(yīng)用軟件）因為其便捷性、易操作性、經(jīng)濟性優(yōu)勢而得到青睞，成為個人數(shù)字存檔的重要工具，日記類App成為個人數(shù)字存檔的典型產(chǎn)品。日記類App以App作為記錄工具，取代傳統(tǒng)的日記本，其以多樣化的形式——既包括文字記錄形式，也包括照片、視頻等形式，實現(xiàn)對個人社會實踐活動的真實記錄。

一、日記類App應(yīng)用于個人數(shù)字存檔的可行性

（一）政策支持

國家檔案局提出“檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善”，表明我國的檔案資源體系正在從“官方記錄”為主向多元豐富的社會資源體系發(fā)展[1]，無論何種社會組織與個人均可根據(jù)社會管理活動和公眾需求在科學(xué)合理的范圍內(nèi)進行建檔活動[2]。《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》也提出要以App、微信公眾號為主建設(shè)檔案移動服務(wù)平臺[3]，依托App開展檔案服務(wù)是新時代檔案機構(gòu)改進服務(wù)方式、提高服務(wù)水平的重要選擇。

（二）現(xiàn)實需求

一方面，隨著人們物質(zhì)生活水平的提升，人們記錄表達自我的意愿也增加了[4]，個人存檔作為一種記憶和情感的保存方式受到了關(guān)注。另一方面，隨著人類進入以“屏讀”“使用”“共享”等為基本特征的數(shù)字時代[5]，個體通過在線和離線的方式產(chǎn)生了大量的個人數(shù)字檔案，改變了個人檔案的記錄、保存、存儲和傳遞方式，人們要求能以更便捷的方式形成、保存和傳播個人數(shù)字檔案。

（三）優(yōu)勢顯著

從日記類App的對象來看，日記類App管理的對象與個人數(shù)字存檔契合，個人數(shù)字日記是個人在社會實踐活動中形成的直接原始記錄，是個人數(shù)字檔案的重要組成部分。從日記類App的功能來看，個人數(shù)字存檔是對個人在實踐中產(chǎn)生且歸屬于個人的具有價值的數(shù)字記錄的保存行為[6]，包括收集、整理、保存、組織、檢索、傳播、利用、傳承等全部過程[7]，而日記類App實現(xiàn)的創(chuàng)建、保存、標引、檢索、分享等功能滿足了個人數(shù)字存檔要求。從日記類App的特點來看，其在實現(xiàn)自身強大功能的基礎(chǔ)上，可以最大限度地降低操作的難度、減少操作的程序[8]，因為其便捷性、易操作性、經(jīng)濟性優(yōu)勢成為個人數(shù)字存檔的重要工具。

二、日記類App應(yīng)用于個人數(shù)字存檔的現(xiàn)狀分析

（一）日記類App的基本情況

1.數(shù)量。截至2020年6月30日，以“日記or日志”為關(guān)鍵詞在App Store進行檢索合計得到1817條結(jié)果。但由于App推廣中的關(guān)鍵詞覆蓋策略（即為了提高App在用戶檢索結(jié)果中出現(xiàn)的頻率，開發(fā)者往往通過提供多達數(shù)百個關(guān)鍵詞對App進行關(guān)鍵詞標引）影響了檢索結(jié)果的精確性，為此，筆者對關(guān)鍵詞檢索出來的結(jié)果進行人工手動統(tǒng)計，共有日記類App 475個。

2.應(yīng)用場景。按照應(yīng)用場景的不同，如表1所示，現(xiàn)有的日記類App可以分為3個類別。

3.功能。選取10個不同類型的日記類App進一步梳理其功能發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的日記類App可以歸納為日記創(chuàng)建、標引、存儲、檢索、分享五大功能。如表2所示，10個日記類App均實現(xiàn)了日記創(chuàng)建、存儲、分享功能；如表3所示，僅有5個App提供標簽分類功能，僅有4個App提供檢索功能。

（二）日記類App應(yīng)用于個人數(shù)字存檔的成效

1.激勵公眾積累創(chuàng)建個人數(shù)字檔案的意愿。一是突破了場景、時空的限制，激勵公眾創(chuàng)建個人數(shù)字檔案。過去公眾利用文字記錄在特定載體上才能創(chuàng)建日記，而日記類App以手機取代“筆”，以免費下載、隨時取用的App取代了不便攜的日記本。此外，公眾還可以選擇文字、貼紙、視頻、音頻、各類模板等形式來記錄個人生活，這給用戶創(chuàng)建日記的過程帶來了更多的趣味性和便利。二是通過情感滿足和身份認同激勵了用戶創(chuàng)建個人數(shù)字檔案，如在“DayFlow日記”上提供了“一起寫”功能，即可以邀請家人、好友同寫一份日記，創(chuàng)建關(guān)于家庭、集體的共同回憶。

2滿足個人數(shù)字存檔的基本要求。一是提供廉價、便捷、多樣的保存方案，公眾可以免費下載和使用大多數(shù)日記類App，沒有任何額外的保存成本，擺脫了對紙張、U盤等存儲載體的依賴，可以隨時將記錄保存在個人終端設(shè)備或云端存儲空間。二是初步實現(xiàn)了檢索功能，部分日記類App如“Mori手帳”提供了固定標簽供用戶使用，并支持設(shè)置個性化的標簽對日記進行分類，在檢索界面能通過標簽導(dǎo)航欄對日記進行簡單檢索。三是發(fā)展了高效的傳播利用渠道，日記類App不受時空的限制，能隨時隨地轉(zhuǎn)換成用戶需要的格式進行分享和傳播，通過與社交媒體的對接，大大提升了傳播和利用的效率，有利于個人數(shù)字檔案社會價值的實現(xiàn)。

（三）日記類App應(yīng)用于個人數(shù)字存檔的不足

1.保存范圍盲目擴大。其一，確定保存范圍時具有較大的主觀性，個人數(shù)字存檔由個人自行決定選擇哪些檔案進行保存[9]，個人往往出于日后參考、維系情感、保存記憶[10]，或是保留證據(jù)等目的進行個人存檔[11]。其二，由于日記類App提供廉價且不受限制的保存空間，以及用戶缺乏專業(yè)檔案知識，他們更傾向于選擇保存所有信息而不論其是否具有保存價值，甚至?xí)４嬉恍┮呀?jīng)無法讀取、內(nèi)容丟失的個人數(shù)字檔案，這樣既增加了工作負擔(dān)又無利用價值。[12]保存范圍的盲目擴大，使個人數(shù)字存檔變得混亂，導(dǎo)致真正有價值的資源得不到利用，降低了后續(xù)文檔再現(xiàn)和檢索的效率。

2.標引檢索實現(xiàn)不足。一是標簽、分類、檢索等基本標引組織過程在App中的覆蓋面不夠廣，如上面表3所示，在被調(diào)查的10個日記類App中僅有4個同時提供標引和檢索功能。二是分類層級單一，檢索方式單一。提供標簽分類的5個App都只提供依據(jù)時間或者主題的一級分類，目錄層級較少，不能準確反映檔案的內(nèi)容，分類缺乏條理性和深度，給用戶后續(xù)檢索等管理工作帶來不便。

3.長期保存面臨風(fēng)險。其一，日記類App開發(fā)以商業(yè)機構(gòu)為主，而中國的小微企業(yè)的平均壽命在2～3年，一旦這些App被停止運行和維護，那保存在其上的個人日記就面臨丟失和不可讀的問題。其二，在用戶自行決定創(chuàng)建、刪除或者保存日記的過程中誤操作、手機損壞或丟失等風(fēng)險往往會導(dǎo)致日記不可讀。其三，日記類App存儲的數(shù)據(jù)都在其購買或租用的云端存儲空間或者服務(wù)器上，來自網(wǎng)絡(luò)空間的病毒和木馬程序都可能造成用戶個人日記被泄露或者篡改。

4.隱私安全難以保障。個人數(shù)字檔案中包含的大量個人信息，不僅屬于個人隱私信息，還具有一定的財產(chǎn)屬性。[13]根據(jù)“時光手帳”的隱私政策，其收集了用戶的個人信息（姓名、出生日期、身份證號碼等）、設(shè)備信息（設(shè)備名稱、設(shè)備型號等）、位置信息和日志信息，但用戶無從得知這些隱私信息的狀態(tài)。個人歸檔行為的不規(guī)范，來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的病毒、木馬程序，平臺出于經(jīng)濟利益導(dǎo)致的用戶隱私數(shù)據(jù)泄露都使得隱私安全面臨危險。

三、日記類App應(yīng)用于個人數(shù)字存檔的優(yōu)化對策

（一）引導(dǎo)支持為主，規(guī)范歸檔行為

要規(guī)范日記類App檔案保存范圍，檔案機構(gòu)不應(yīng)直接參與其中，而是發(fā)揮指導(dǎo)作用，引導(dǎo)公眾科學(xué)選擇其中有價值的部分進行保存，其價值鑒定要符合社會總體價值。[14]

檔案機構(gòu)可以通過講座、視頻資料、案例分享等方式引導(dǎo)公眾正確認識檔案價值，制作相關(guān)的教育短視頻分享到日記類App平臺和檔案機構(gòu)相關(guān)平臺，培養(yǎng)公眾對檔案內(nèi)容的選擇和鑒定能力；還可以聯(lián)合相關(guān)商業(yè)機構(gòu)通過咨詢答疑、操作指南、線下體驗等方式引導(dǎo)公眾提升存檔能力，引導(dǎo)公眾對相關(guān)技能進行自主學(xué)習(xí)和相互交流，協(xié)助公眾定期檢測個人數(shù)字檔案的格式兼容性、可讀性、完整性、安全性等方面的問題，盡量避免無效存檔的發(fā)生。

（二）推進標準制定，深化分類方案

因為個人存檔存在隱私權(quán)和知識產(chǎn)權(quán)問題，檔案機構(gòu)一般無法直接和有效地介入個人存檔的具體實施中[15]，檔案機構(gòu)應(yīng)推進相關(guān)標準制定來指導(dǎo)商業(yè)機構(gòu)和公眾的實踐活動。

檔案機構(gòu)要積極制定關(guān)于個人數(shù)字存檔的標準規(guī)范，對個人數(shù)字存檔中的保存格式、載體、標引著錄等做出明確規(guī)定，深化分類方案，建議可以按照時間—主題兩級分類、時間—地點—主題三級分類或者事件—地點—人物—主題四級分類進行，幫助用戶建立個人數(shù)字存檔目錄，為后續(xù)的資源整合、檢索、分類奠定基礎(chǔ)。

（三）積極開展合作，完善保存方案

檔案機構(gòu)可以和商業(yè)機構(gòu)開展合作，商業(yè)機構(gòu)支付一定費用后，可以將數(shù)據(jù)合并存儲在檔案機構(gòu)數(shù)字資源中，使其數(shù)據(jù)安全不受企業(yè)壽命影響，保障用戶的數(shù)字檔案長期可存取。

檔案機構(gòu)可以立足自身保管條件，向用戶開放一定的保存空間，用以實現(xiàn)多重備份、異地備份和異質(zhì)備份，來避免因為載體損壞、自然災(zāi)害等多種原因?qū)€人數(shù)字檔案造成的不可逆損害。

（四）強化法律監(jiān)管，保障公民隱私

在法律層面，檔案機構(gòu)要加快對個人數(shù)字檔案的相關(guān)立法工作的推動，明確商業(yè)機構(gòu)參與個人數(shù)字存檔活動的合法性，以法律形式確定商業(yè)機構(gòu)訪問用戶個人信息的權(quán)限。

在管理層面，為了應(yīng)對個人信息泄露、損毀和丟失等可能出現(xiàn)的風(fēng)險，檔案機構(gòu)和商業(yè)機構(gòu)要共同制訂應(yīng)急響應(yīng)方案、安全預(yù)案，以便及時止損。檔案機構(gòu)要對商業(yè)機構(gòu)實行監(jiān)督和管理，積極責(zé)成商業(yè)機構(gòu)堅持公開透明原則，聯(lián)合相關(guān)部門對泄露用戶隱私的行為進行嚴厲打擊，確保商業(yè)機構(gòu)不利用隱私數(shù)據(jù)謀取非法的利益。

四、結(jié)語

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮席卷全球，個人數(shù)字檔案達到了無處不在、無所不包的狀態(tài)，解決如何科學(xué)、有效地收集、整理、鑒定、保管個人數(shù)字檔案，開發(fā)利用個人檔案信息資源問題，已經(jīng)顯得非常迫切。[16]檔案機構(gòu)要堅持移動優(yōu)先策略，建設(shè)好自己的移動平臺，管好用好商業(yè)化、社會化的互聯(lián)網(wǎng)平臺；通過合作的方式引進社會力量開發(fā)個人數(shù)字存檔App，平衡個人數(shù)字存檔中檔案機構(gòu)、商業(yè)機構(gòu)和用戶之間的權(quán)責(zé)界限；要針對個人數(shù)字存檔制定相關(guān)的法律方針政策，保障公民的隱私權(quán)；要通過宣傳、教育的手段提高公民的存檔意識，引導(dǎo)公民更積極、科學(xué)地進行個人數(shù)字存檔。

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作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院