高職院校檔案管理信息化建設(shè)探究

李雪蓉

（湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 湖南 長沙 410012）

1 引言

信息化技術(shù)發(fā)展的時(shí)間雖然并不長，但是發(fā)展的速度是非常驚人的。信息技術(shù)的出現(xiàn)為高職院校的檔案管理帶來了很多便捷之處，但是隨著使用時(shí)間的增加，有些問題開始逐漸顯示了出來，而造成這些問題的最大原因在于懂得專業(yè)技術(shù)的管理人員不足。為了提高高職院校中信息化管理檔案的水平，從業(yè)者應(yīng)該從基礎(chǔ)實(shí)用性的角度出發(fā)考慮，為該技術(shù)在應(yīng)用中出現(xiàn)的各種問題提出有針對(duì)性的措施。

2 檔案管理信息化的意義

檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作，新修訂的《中華人民共和國檔案法》2021年正式實(shí)施，我們看到新修定的檔案法有一大亮點(diǎn)，那就是增加了“檔案信息化建設(shè)”的專門章節(jié)，對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，目的在于推動(dòng)實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化[1]。

檔案事業(yè)長期以來非常傳統(tǒng)，以保管檔案為主，隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，這種狀況顯然落伍于時(shí)代的發(fā)展和要求。檔案管理信息化，可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓用戶獲取文獻(xiàn)資料更加方便快捷。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，檔案管理也應(yīng)當(dāng)充分利用其優(yōu)勢(shì)，達(dá)到管理過程的現(xiàn)代化、科學(xué)化、準(zhǔn)確化。隨著時(shí)代的變遷發(fā)展，一方面是文獻(xiàn)資料的大量增長和累積，另一方面是用戶對(duì)信息進(jìn)行搜集、整理、開發(fā)和利用的需求越來越高，而現(xiàn)代化信息技術(shù)正好可以幫助檔案管理解決這對(duì)矛盾。檔案信息化管理不僅要把檔案文件格式數(shù)字化，還需要將其向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，如此，可以把檔案資源的作用發(fā)揮到最大，從而大大提高檔案的利用效率。因此，檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的，對(duì)于檔案管理行業(yè)事業(yè)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用。

在現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展中，信息化可以節(jié)省大量的人力資源，很多需要人工去處理的工作都能夠通過信息化降低人力投入。檔案管理也是一樣，信息化管理可以幫助管理人員省去大量繁復(fù)的勞動(dòng)，重要信息只要通過掃描、打印、輸入等形式，就可以完成永久性的保存，這可以極大降低檔案工作者的工作強(qiáng)度，還可以一定程度上起到節(jié)約資源、綠色發(fā)展的作用。

3 檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)

檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方法從過去以保管檔案為主轉(zhuǎn)變到文獻(xiàn)檔案數(shù)字化的匯集、保存和傳送并舉[2]。因此，檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)主要有：首先，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，基于此建立檔案信息化管理體系。其次，以資源建設(shè)作為核心，使資源建設(shè)與信息化技術(shù)運(yùn)用相互促進(jìn)，相得益彰，在提高檔案科技的創(chuàng)新能力中實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源的保護(hù)和利用，從而推動(dòng)檔案資源的數(shù)字化、信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化等。再次，檔案管理的信息化建設(shè)終是以服務(wù)用戶為目的的，要堅(jiān)持用戶至上，以人為本，服務(wù)用戶攝取文獻(xiàn)信息的需要。最后，加快培養(yǎng)具有信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。一切先進(jìn)技術(shù)要依賴于人的熟練掌握與運(yùn)用才能開花結(jié)果。

4 高職院校中信息化檔案管理的重要性

4.1 為學(xué)校教育教學(xué)決策提供參考和依據(jù)，助力學(xué)院文化內(nèi)涵建設(shè)

信息時(shí)代已經(jīng)到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活中的每一處，高職院校作為高等知識(shí)的產(chǎn)出地，對(duì)于新技術(shù)的應(yīng)用不應(yīng)該落后于時(shí)代。環(huán)顧高校特別是高職院校，不難發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)普遍滯后于學(xué)生管理、教務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理，這種狀況不改變，顯然不利于學(xué)校檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人歷來很重視檔案管理事業(yè)，強(qiáng)調(diào)檔案工作要“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”。檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標(biāo)。因此，高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。實(shí)際上，學(xué)校的變遷發(fā)展，學(xué)科和專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)等等都會(huì)在檔案中得到完整的體現(xiàn)，對(duì)學(xué)校來說，管理好檔案就是做好文化的承續(xù)和傳播。清晰的校史、學(xué)科發(fā)展歷史的梳理、可以讓學(xué)校管理者從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)在發(fā)展中遇到的問題，及時(shí)作出回應(yīng)和決策，幫助學(xué)校對(duì)辦學(xué)思路和理念進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，促進(jìn)學(xué)校的長期發(fā)展，這就是檔案的“資教”作用。

4.2 為師生教育教學(xué)提供文獻(xiàn)資源，助力人才培養(yǎng)

檔案信息化有利于師生從海量學(xué)院歷史文獻(xiàn)中獲取所需的素材，如歷史上重要的教學(xué)資源、珍貴的歷史圖片、音視頻資料、重要的實(shí)物檔案等。特別值得一提的還有學(xué)生檔案，它記錄同學(xué)們進(jìn)校以后的一切表現(xiàn)、成績(jī)以及個(gè)人信息，因此學(xué)生檔案的信息化不僅有利于保證檔案的完整性，也因其具有可備份的特點(diǎn)而更具有安全性，學(xué)生不用擔(dān)心出現(xiàn)萬一檔案原件丟失以后無法找回的情況。因此，高職院校檔案信息化工作學(xué)生也是歡迎和受惠的。由于檔案可以完整反映出學(xué)生在校德智體全面發(fā)展?fàn)顩r，獎(jiǎng)懲記錄可以有效激勵(lì)和鞭策學(xué)生。因而檔案還具有助力人才培養(yǎng)的“資教”作用，將檔案進(jìn)行信息化管理是有助于學(xué)生全面發(fā)展的。

5 高職院校在建立檔案信息化管理過程中存在的不足

5.1 缺少信息化管理檔案的意識(shí)

根據(jù)目前高職院校建立信息化檔案管理的進(jìn)程來看，大多數(shù)院校的重視程度還是不夠，并沒有真正認(rèn)識(shí)到建立信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于學(xué)校以及社會(huì)的發(fā)展來說會(huì)起到什么樣的助力效果。在高職院校進(jìn)行檔案工作的管理人員大多缺乏檔案管理、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)背景，比較習(xí)慣傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)手動(dòng)檢索有明顯的依賴性，對(duì)于采用信息化手段進(jìn)行檔案管理表現(xiàn)出一定的不適和排斥；或者有部分的管理員對(duì)檔案的信息化管理具有一定程度的不信任，認(rèn)為將檔案信息化有可能會(huì)造成部門信息的丟失。這種意識(shí)對(duì)于推動(dòng)高職院校檔案的信息化管理工作來說顯然不利。

5.2 檔案管理軟件系統(tǒng)比較落后

有了成熟的工具，工作效率才會(huì)提高，這個(gè)道理放在信息化檔案管理過程中也同樣適用。不少高職院校對(duì)于檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)太少，這就導(dǎo)致了在信息化檔案管理的過程中，管理員們所使用的軟件和硬件都非常的落后。有些高職院校檔案管理室中僅配備兩三臺(tái)使用多年的大塊頭電腦，且不說每個(gè)管理員都應(yīng)有自己的工作電腦，就連為數(shù)不多的幾臺(tái)電腦還故障頻出，這確實(shí)就讓檔案管理員不愿意將檔案信息化，增加對(duì)傳統(tǒng)的管理方式的依賴；再例如有些學(xué)校的軟件管理系統(tǒng)落后，連基本的篩選和搜索功能都沒有，這無疑是把紙面內(nèi)容數(shù)字化了，完全沒有將信息化的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。有些高職院校確實(shí)采購了一些比較先進(jìn)的檔案信息管理軟件，但是在利用的時(shí)候，只是把紙質(zhì)檔案的掃描件上傳到軟件中進(jìn)行儲(chǔ)存，沒有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這就使得軟件的利用效率低下，沒法良好運(yùn)用軟件進(jìn)行信息的篩查與搜索。

5.3 信息化檔案管理人才隊(duì)伍不足

因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的發(fā)展時(shí)間比較短，因此掌握相關(guān)技術(shù)知識(shí)的人目前還比較少，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，人才不足成了最大的問題，同時(shí)，信息化還給原有的管理人員帶來了挑戰(zhàn)，它要求檔案管理人員不僅具有專業(yè)的檔案管理技術(shù)，還需要同時(shí)掌握信息管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等。在目前的檔案信息化建設(shè)中，想要實(shí)現(xiàn)一個(gè)人同時(shí)掌握多種專業(yè)技能還是有難度的，目前更需要的是多種專業(yè)的人才能夠進(jìn)行相互配合，為檔案信息化建設(shè)提供更多的技術(shù)支持。目前大多數(shù)高職院校沒有獨(dú)立建館，綜合檔案室人才配置也嚴(yán)重不足，管理人員多半缺乏相應(yīng)的專業(yè)背景，信息化技術(shù)方面的人才少之又少，這就造成了大多數(shù)院校都不能滿足將檔案進(jìn)行信息化管理的人才配備要求。

6 完善高職院校信息化檔案管理建設(shè)的有效措施

6.1 改變觀念，提升信息化管理意識(shí)

檔案管理員隊(duì)伍的思想觀念一定要有時(shí)代性和一定的前瞻性，如果因循守舊，那么即便是有一天檔案建設(shè)的信息化工作完成了，也會(huì)出現(xiàn)使用率低下的情況。想要讓高職院校的檔案管理信息化建設(shè)水平有所提高的話，首先就應(yīng)該讓管理人員對(duì)于信息化管理的態(tài)度發(fā)生改變，將檔案管理信息化的意識(shí)深入每位管理者的內(nèi)心，不斷提升信息化管理意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要意義和作用。檔案管理信息化建設(shè)有助于促進(jìn)智慧校園建設(shè)，能明顯的助推學(xué)院管理水平的提高。只有全員檔案意識(shí)提高了，檔案管理的信息化建設(shè)才能有施展拳腳的空間[3]。

6.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)和專業(yè)人才的吸納

檔案管理的主體還是人，檔案信息化建設(shè)離不開懂行的檔案管理人員。對(duì)于人才不足的現(xiàn)狀應(yīng)從兩方面解決，其一就是加強(qiáng)對(duì)原有專兼職檔案員的業(yè)務(wù)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和水平；必要時(shí)引進(jìn)具有檔案管理或信息管理技術(shù)專業(yè)人才。

6.3 創(chuàng)建安全的檔案環(huán)境

檔案管理信息化的好處有很多，但也存在安全性不強(qiáng)，檔案容易被黑客攻擊的安全隱患。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)該注重對(duì)于檔案信息安全保障機(jī)制的完善。這可以從以下幾方面進(jìn)行著手處理：（1）建立檔案安全管理責(zé)任制度，讓管理人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)，增強(qiáng)保密意識(shí)；（2）建立信息技術(shù)的保障防線，防止惡意攻擊或系統(tǒng)病毒；（3）加強(qiáng)安全檢查，及時(shí)排除隱患；（4）加強(qiáng)信息溝通，嚴(yán)肅紀(jì)律，做到令行禁止，確保檔案資料安全。

7 結(jié)語

計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)已經(jīng)足夠普及，對(duì)于傳統(tǒng)行業(yè)來說必然會(huì)掀起一輪改革的浪潮，檔案管理的信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢(shì)，作為知識(shí)的產(chǎn)出中心，高職院校一定要勇于先行，勇于革新，將信息化管理落實(shí)到學(xué)校管理的方方面面。