高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值分析

辛 華，劉曉萌（通訊作者）

（山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 山東 濟(jì)南 250002）

1 引言

21世紀(jì)以來，隨著信息技術(shù)成為社會變革的重要推動力之一，社會的各方面都發(fā)生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學(xué)領(lǐng)域?，F(xiàn)階段，部分高校在推動人事檔案管理模式進(jìn)入新階段的實(shí)踐中進(jìn)行了有益嘗試，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)成為整合人事檔案資源的重要手段，在實(shí)踐過程中高校管理水平實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的提升，體現(xiàn)出信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中的實(shí)踐價值和應(yīng)用價值。

2 高校人事檔案管理信息化建設(shè)概述

在查閱《檔案學(xué)詞典》及相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、能力的最真實(shí)記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力及多方面內(nèi)容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。信息化，筆者認(rèn)為可以簡單理解為利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)信息技術(shù)手段針對信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行充分的開發(fā)及利用，以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)則是指通過電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設(shè)備之中，可借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進(jìn)檔案信息全國聯(lián)通，逐步實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發(fā)展需求的人事檔案管理工作的發(fā)展方向[1-2]。

人力資源檔案管理的個體本身所具備的復(fù)雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調(diào)整必須具備準(zhǔn)確性和實(shí)效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內(nèi)容；高校人事檔案管理工作的內(nèi)容包括在記錄教職工個體的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，同時收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調(diào)用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計(jì)算機(jī)終端就能夠?qū)崿F(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務(wù)，高校人事管理結(jié)構(gòu)調(diào)整獲得可靠依據(jù)[3]。

3 高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

3.1 理論價值

信息全球化背景下，各個國家已經(jīng)或?qū)⒁M(jìn)入到知識經(jīng)濟(jì)時代，基于知識的產(chǎn)生、管理等逐步演化為創(chuàng)造財(cái)富的主要方式。高校在我國社會信息化進(jìn)程中有著一定的助推作用；在教育教學(xué)改革新形勢下，高校管理模式發(fā)生變化使得高校的人事檔案管理工作也會隨之相應(yīng)發(fā)生變化：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范需要實(shí)現(xiàn)有效統(tǒng)一、信息資源需要有效共享、管理數(shù)據(jù)量大增等，基于此種現(xiàn)實(shí)情況，人事管理信息化建設(shè)必然會被提上高校的日程。

人事檔案管理信息化工作得以合理實(shí)施離不開相關(guān)信息系統(tǒng)的開發(fā)、利用；通過以信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)建立起完善的人事檔案信息化系統(tǒng)的方式，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務(wù)、學(xué)歷、進(jìn)修深造動態(tài)管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺，為師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2 實(shí)踐價值

3.2.1 方便對人事管理信息進(jìn)行定量分析

高校在人事檔案管理工作中科學(xué)地融入信息化技術(shù)手段，落實(shí)信息化建設(shè)，由淺層次來看，可以幫助相關(guān)工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質(zhì)量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集整合的效率，提升完整度。

此外，人事檔案管理的復(fù)雜性和多樣性的特征決定了相應(yīng)的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準(zhǔn)確性和實(shí)效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺采集人事管理個體的人事檔案基礎(chǔ)信息以及崗位、培訓(xùn)、績效、薪酬、外部環(huán)境等信息的同時，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化定量分析、科學(xué)預(yù)測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價值，為高校提供人才引進(jìn)培養(yǎng)、人事決策等方面的信息保障和價值依據(jù)[5]。

3.2.2 完善人事檔案管理流程

一段時期以來，伴隨著社會變革，高等教育目標(biāo)與任務(wù)的較大變化帶來了高校人事管理工作實(shí)踐形式的改變；很多高校通過引進(jìn)人才的方式來優(yōu)化師資隊(duì)伍，但因?qū)I(yè)人才、崗位變動、繼續(xù)教育、培訓(xùn)情況等的檔案信息的立、存、調(diào)等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、材料收集、整理、歸檔不及時和流程不規(guī)范現(xiàn)象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。

對人事檔案管理實(shí)行信息化，則可以改善上述情況；在制定規(guī)范的人事檔案管理信息化制度和標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對現(xiàn)有檔案材料按照由近及遠(yuǎn)的順序進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時、不規(guī)范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3 提高流動人才檔案的管理效率

高校招生規(guī)模在學(xué)校自身的快速發(fā)展過程中不斷擴(kuò)大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動更加頻繁，再加上每年有大量學(xué)生畢業(yè)，這些人員流動，帶來了大量的人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了檔案材料缺失、失真，數(shù)據(jù)信息不全，工作量巨大等問題。

與以往傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動人才檔案信息庫、流動人才檔案信息服務(wù)平臺等方式，可以加快流動人才信息的接收、處理和傳遞，實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的數(shù)據(jù)檢索和處理，在授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術(shù)的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動人才檔案的管理效率，且出錯率可大幅度降低[6]。

3.2.4 提升高校教育與科研水平

人才教育、社會服務(wù)和科學(xué)研究三項(xiàng)是現(xiàn)階段我國高校的主要職能，提高師資隊(duì)伍建設(shè)水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊(duì)伍建設(shè)水平，也間接決定著高校的辦學(xué)質(zhì)量。

目前一些高校已經(jīng)在人事檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極實(shí)踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發(fā)，信息化建設(shè)的價值也愈加突出。通過有效措施進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容與信息體系的整合管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，再加入管理、教學(xué)、科研等數(shù)據(jù)，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態(tài)全景圖以優(yōu)化師資隊(duì)伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進(jìn)而為高校教育人才、科學(xué)研究等工作提供決策依據(jù)。

3.2.5 保障人事檔案安全可靠

保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監(jiān)管查檔到電腦授權(quán)查檔是人事檔案信息化實(shí)施后取得的進(jìn)步，通過智慧校園人力資源管理平臺，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權(quán)限，精準(zhǔn)授權(quán)可查閱內(nèi)容，屏蔽其他內(nèi)容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設(shè)置風(fēng)險預(yù)控體系，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，建立全程監(jiān)管機(jī)制，制定應(yīng)急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4 結(jié)語

綜上所述，高等教育的改革與時代的進(jìn)步?jīng)Q定了高校人事檔案管理信息化的必要性；以信息化手段為依托，人事檔案管理模式得以創(chuàng)新，服務(wù)水平與質(zhì)量也得以顯著提升；要充分意識到這一趨勢，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，在反思中不斷優(yōu)化；深入開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)，深度整合信息資源，調(diào)整人事檔案管理工作模式，將信息建設(shè)思想貫徹至管理的全過程之中。