信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的概念結(jié)構(gòu)與方法

霍 震

（江蘇省連云港市贛榆區(qū)人才服務(wù)中心 江蘇 連云港 222100）

1 引言

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代趨于成熟，很多項(xiàng)目數(shù)據(jù)已經(jīng)不能單靠人工去處理，而使用信息系統(tǒng)輔助已經(jīng)成為各行業(yè)發(fā)展的重要課題。信息系統(tǒng)在解決企業(yè)項(xiàng)目管理的信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，從而提高企業(yè)的建設(shè)水平，信息化內(nèi)容越來越多，所以應(yīng)當(dāng)更加注重信息系統(tǒng)建設(shè)的管理方法的手段和經(jīng)驗(yàn)，從而以低消耗來取得較大的效益[1]。

2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的概念

信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)一體化系統(tǒng)，它由硬件、計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)資源、用戶組成。目的是用來及時(shí)收集、加工、存儲(chǔ)、處理、提供信息數(shù)據(jù)，為順利開展各項(xiàng)活動(dòng)提供了保障。

項(xiàng)目管理指的是在項(xiàng)目活動(dòng)中通過運(yùn)用專業(yè)的知識技能和工具手段，從而使項(xiàng)目的成果達(dá)到甚至超過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所期望的成效。項(xiàng)目管理最核心的五大要素是范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、資源，從啟動(dòng)到計(jì)劃再到執(zhí)行、控制、收尾這一系列的過程都需要嚴(yán)格進(jìn)行把控。

信息系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)和信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理是建設(shè)信息系統(tǒng)的兩大重要支柱。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的目的在于保證信息系統(tǒng)能夠順利高效地運(yùn)行。建設(shè)信息系統(tǒng)是一個(gè)龐大且繁冗的工程，涉及的范圍較廣，那么可以把這個(gè)過程看作是一個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行管理。但是因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)的建設(shè)需要較多、較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，從而在項(xiàng)目管理方面容易被忽略。

3 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

（1）信息系統(tǒng)是人機(jī)一體化系統(tǒng)，從企業(yè)整體出發(fā)，目標(biāo)人群面向大眾，且需要平衡用戶的多樣化需求習(xí)慣。每個(gè)用戶都有不同的特點(diǎn)和需求，所以要進(jìn)行一定的定制，這樣就會(huì)造成項(xiàng)目任務(wù)邊界的不確定性。

（2）因?yàn)轫?xiàng)目過程復(fù)雜，項(xiàng)目的每個(gè)階段是相互分離的，業(yè)務(wù)的技術(shù)開發(fā)人員是不能兼任安全管理員和系統(tǒng)管理員的。而系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、數(shù)據(jù)庫管理員的工作也是相分離的，涉及的軟硬件的廠商多且復(fù)雜，這樣對系統(tǒng)分析和技術(shù)人員的專業(yè)能力提出較高要求。

（3）由于信息系統(tǒng)的建立投資較大，風(fēng)險(xiǎn)較高，復(fù)雜程度高，難度也相對較大，為了能夠順利地完成，將這一過程劃分為幾個(gè)不同的階段。并且各個(gè)階段都有各自的任務(wù)目標(biāo)，每個(gè)階段都由各自不同的負(fù)責(zé)人來進(jìn)行，既分離又相銜接。可以劃分為規(guī)劃期、分析期、設(shè)計(jì)期、實(shí)施期、維護(hù)期，那么這整個(gè)過程就是項(xiàng)目的生命周期。

（4）信息系統(tǒng)管理相較于簡單的軟件開發(fā)也是有所區(qū)別的，后者是對技術(shù)的考驗(yàn)，前者是對人力、物力、財(cái)力、信息資源的全面管理。信息系統(tǒng)是通過軟件對用戶提供自己所需求的各方面的服務(wù)，軟件的利用也是基于信息系統(tǒng)的存在而存在的，可以說是形式與實(shí)質(zhì)的關(guān)系。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目在建立過程中受到組織戰(zhàn)略的調(diào)動(dòng)，因此這個(gè)過程是不斷變化的，也就會(huì)使系統(tǒng)開發(fā)較為困難，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的實(shí)現(xiàn)是需要目的與組織的實(shí)施保持高度一致[2-3]。

4 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的結(jié)構(gòu)

4.1 啟動(dòng)階段

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的過程中，項(xiàng)目的啟動(dòng)是首要行為，主要包括項(xiàng)目制訂章程、選出項(xiàng)目經(jīng)理等，做好一個(gè)項(xiàng)目前期應(yīng)該做好的預(yù)備性的工作，因此要確定項(xiàng)目活動(dòng)是否啟動(dòng)是基礎(chǔ)。

4.2 計(jì)劃階段

這是項(xiàng)目管理活動(dòng)確定啟動(dòng)后所要規(guī)劃的第二大階段。主要包括制定項(xiàng)目管理的計(jì)劃藍(lán)圖、規(guī)劃目標(biāo)需求的范圍、規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度、為項(xiàng)目活動(dòng)執(zhí)行進(jìn)行排序、估算活動(dòng)的資源以及持續(xù)時(shí)間、制定活動(dòng)預(yù)算、確立合理的標(biāo)準(zhǔn)和人力資源計(jì)劃、如何識別風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、資源的采購等一切執(zhí)行前期所要規(guī)劃制定的內(nèi)容。

4.3 執(zhí)行階段

這也是項(xiàng)目活動(dòng)中最重要也是耗時(shí)最長的一個(gè)周期，主要包括指導(dǎo)和管理項(xiàng)目活動(dòng)的執(zhí)行，保障項(xiàng)目過程的質(zhì)量，組建和管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，采購收集信息資源，進(jìn)行組員溝通和管理。

4.4 監(jiān)控階段

項(xiàng)目管理活動(dòng)在執(zhí)行過程中是否能夠達(dá)到預(yù)期，是否能夠順利開展就要在這一過程中嚴(yán)格監(jiān)督，主要包括監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行工作，讓變更范圍在可控之內(nèi)，還要控制進(jìn)度、控制成本，讓結(jié)果滿足既定的目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，要嚴(yán)格監(jiān)控管理人員是否違反制度，項(xiàng)目完成后需要報(bào)告績效，監(jiān)控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，使其在可控范圍之內(nèi)。

4.5 收尾階段

經(jīng)過以上4個(gè)階段，而這一收尾階段旨在體現(xiàn)出項(xiàng)目成果。在收尾過程中要不斷對工作進(jìn)行檢測與審查，看是否符合其規(guī)定，能否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，一旦出現(xiàn)偏差，馬上進(jìn)行新的補(bǔ)救處理。因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)容較為繁雜，很難去鑒定指標(biāo)，需要認(rèn)真進(jìn)行審查以保障信息系統(tǒng)的順利完成，為這一項(xiàng)目管理活動(dòng)畫上完美的句號。

5 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的方法

5.1 項(xiàng)目計(jì)劃變更管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理活動(dòng)繁瑣，因此在項(xiàng)目活動(dòng)中容易出現(xiàn)不穩(wěn)定的因素，從而使原本的項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)生變動(dòng)。變更管理是項(xiàng)目組織在項(xiàng)目運(yùn)行過程當(dāng)中因?yàn)轫?xiàng)目有關(guān)的不同因素，使項(xiàng)目出現(xiàn)不可控的變化，保證順利達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，而對項(xiàng)目的部分或者全部變化進(jìn)行管理。有變更的需求就會(huì)有項(xiàng)目變更的控制和管理。主要包括分析項(xiàng)目變更的必要性與合理性，確認(rèn)要不要進(jìn)行變更，在變更的過程中要準(zhǔn)確地記錄相關(guān)信息，制定好變更計(jì)劃報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批，確定新的計(jì)劃以提高項(xiàng)目建設(shè)的整體質(zhì)量。因此，在前期準(zhǔn)備過程中對于可能出現(xiàn)的變故要有一個(gè)大概的預(yù)判，做好項(xiàng)目的變更管理，這樣在項(xiàng)目一旦出現(xiàn)可預(yù)設(shè)的變化時(shí)，項(xiàng)目組才能從容應(yīng)對，規(guī)劃好變更步驟，確保項(xiàng)目人員按操作流程進(jìn)行。

5.2 人力資源的完善

現(xiàn)如今，信息技術(shù)發(fā)展需求越來越大，需要大量的人才參與到計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，因此應(yīng)當(dāng)完善人力資源的儲(chǔ)備和管理。對于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來說，不僅僅需要自身掌握相關(guān)知識，擔(dān)負(fù)起應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，還需要合理分配任務(wù)，安排好各項(xiàng)工作，提高項(xiàng)目人員的工作效率，完善相應(yīng)的信息系統(tǒng)。要組織協(xié)調(diào)好各部門人員，調(diào)動(dòng)出項(xiàng)目組員的積極性，給各部門的人員營造出良好的工作氛圍，帶動(dòng)大家的熱情，利用好各專業(yè)人才技能，發(fā)揮出他們的才華，組建一批高質(zhì)量的尖端人才。可以把項(xiàng)目組織計(jì)劃看作戰(zhàn)場上的排兵布陣，確定角色，分配任務(wù)職責(zé)。因?yàn)樵谡麄€(gè)項(xiàng)目生命周期中，項(xiàng)目有關(guān)人員的數(shù)量和特點(diǎn)會(huì)隨著項(xiàng)目進(jìn)行到不同階段而產(chǎn)生相應(yīng)的變化與調(diào)動(dòng)，不同階段的管理效果也會(huì)隨之變化，之前有效地之后不一定有效。

項(xiàng)目活動(dòng)中人員的需求并不一定是穩(wěn)定而連續(xù)的，在人員的調(diào)動(dòng)和把控上要格外的重視，避免出現(xiàn)人力資源的浪費(fèi)和時(shí)間、成本的增加。在哪個(gè)階段需要什么樣的人才，如何獲得這些人員，包括后期項(xiàng)目成員之間是以何種關(guān)系工作的要有明確的界限及安排，比如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人下面可設(shè)立項(xiàng)目組長等，明確各自的職責(zé)，一旦哪個(gè)階段，哪個(gè)部分出現(xiàn)問題就可以直接找到相關(guān)人員進(jìn)行解決。一個(gè)項(xiàng)目的成功必須要有一支高效的團(tuán)隊(duì)?？傊?，人力資源的完善關(guān)系到信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要做好人力資源相關(guān)工作，務(wù)必發(fā)揮出人力資源的作用。

5.3 項(xiàng)目時(shí)間規(guī)劃

建立信息系統(tǒng)需要指定相應(yīng)的計(jì)劃，隨之就要對時(shí)間進(jìn)行合理安排。因?yàn)轫?xiàng)目的生命周期分為幾個(gè)階段，而每一個(gè)階段所需要的時(shí)間是不一致的，每個(gè)階段在時(shí)間管理方面的把控一定要嚴(yán)格，切勿出現(xiàn)松緊帶的情形，合理安排好時(shí)間是保障項(xiàng)目能夠在相應(yīng)時(shí)間內(nèi)最大程度完成，避免浪費(fèi)時(shí)間。在項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)間的安排上，需要做好項(xiàng)目活動(dòng)的界定，在對進(jìn)度的把控的認(rèn)知不清晰的情況下，可以向項(xiàng)目活動(dòng)的技術(shù)人員了解，因?yàn)樗麄兪亲钪庇^的判斷者和感受者。合理的安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目活動(dòng)管理中一項(xiàng)重要的關(guān)鍵內(nèi)容，保證了項(xiàng)目順利進(jìn)行并完成項(xiàng)目，為項(xiàng)目合理配置資源提供了相應(yīng)的依據(jù)，從而在一定時(shí)間內(nèi)可以發(fā)揮高效的工作效率，讓整個(gè)信息系統(tǒng)建設(shè)過程變得更加的有條理、有層次。

5.4 積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)

程序性的信息系統(tǒng)建設(shè)過程是最能方便項(xiàng)目人員找出問題的，因?yàn)樘幚磉^程的復(fù)雜程度，接觸到的知識涉及各個(gè)領(lǐng)域，項(xiàng)目工作者難免會(huì)出現(xiàn)知識盲區(qū)。無論是項(xiàng)目活動(dòng)所接觸到的知識面，還是工作時(shí)遇到的問題，可以做到的是每當(dāng)完成一個(gè)階段或者一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，都應(yīng)當(dāng)對其所完成的工作表達(dá)看法，以及對工作時(shí)所遇到的問題進(jìn)行總結(jié)，比如開小組會(huì)議，在會(huì)議上，每個(gè)人把自己所不能理解或者理解其比較困難的知識點(diǎn)提出來，大家參與討論分析，找出關(guān)鍵所在，避免下次犯同樣的錯(cuò)誤。甚至可以進(jìn)行新的突破，尋求新的解決辦法，從而優(yōu)化、強(qiáng)化相關(guān)的信息系統(tǒng)，在不斷地吸收知識，積累經(jīng)驗(yàn)的過程中，發(fā)現(xiàn)并解決改進(jìn)信息系統(tǒng)相關(guān)的弱點(diǎn)。

5.5 制定完善的規(guī)章制度

各省市為了推動(dòng)信息系統(tǒng)建設(shè)與信息資源整合的共享利用，出臺(tái)了相應(yīng)的管理制度，企業(yè)在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)制定出符合企業(yè)實(shí)際狀況的相關(guān)規(guī)章制度，旨在讓員工認(rèn)識到各層次管理等內(nèi)容，為建設(shè)信息系統(tǒng)提供健康的工作氛圍，不僅豐富了企業(yè)文化，也能保障信息系統(tǒng)的建設(shè)順利開展[4]。

6 結(jié)語

在信息化的時(shí)代，信息技術(shù)為我們的生活帶來了極大的便利，使工作完成的更加高效，如今信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)使得信息技術(shù)手段相對成熟，如何保障信息系統(tǒng)項(xiàng)目能夠穩(wěn)定有效地建設(shè)需要將項(xiàng)目管理融入到這一過程中，項(xiàng)目管理的核心理念是以用戶為中心，以目標(biāo)為導(dǎo)向，以技術(shù)為手段，以計(jì)劃為基礎(chǔ)對企業(yè)資源進(jìn)一步進(jìn)行整合。信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)繁冗復(fù)雜的工程，在信息系統(tǒng)的建設(shè)中運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法可以加快系統(tǒng)建設(shè)，保證項(xiàng)目的質(zhì)量，降低成本，而這一項(xiàng)目的管理方法需要結(jié)合實(shí)際需要以及企業(yè)的實(shí)際情況，盡可能配置出一套科學(xué)、合適、合理的管理方法，有效促進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)。