干部人事檔案信息化建設(shè)的問題及對策探討

穆亮雷

（山東大學(xué) 山東 濟(jì)南 250100）

1 引言

干部人事檔案管理作為組織人事部門非常重要的基礎(chǔ)性工作，其能夠?yàn)楦刹康倪x拔任用提供系統(tǒng)全面的材料支持，對于干部管理工作的順利開展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。為了進(jìn)一步提高干部人事檔案管理的工作水平，就需要將信息化技術(shù)有效地應(yīng)用于檔案管理工作中。因此，干部人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為其未來的發(fā)展方向，對于干部人事檔案管理工作水平的逐漸提高具有一定的促進(jìn)作用。通過將信息技術(shù)與干部人事檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，能夠?yàn)楦刹咳耸鹿ぷ鞯捻樌M(jìn)行提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，進(jìn)而有助于推進(jìn)干部人事管理工作的不斷改革創(chuàng)新[1]。

2 干部人事檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 有助于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案管理的工作需求，嚴(yán)重降低了檔案管理工作效率，不利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。紙質(zhì)檔案存儲需要占用大量的空間，在存儲過程中還會受到外界環(huán)境中各種不利因素的影響，甚至導(dǎo)致檔案資料的缺失；并且其所能記錄的內(nèi)容也非常有限，這就不利于干部人事檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮。通過對干部人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，將先進(jìn)的信息技術(shù)有效運(yùn)用于檔案管理過程中，采用電子化的檔案能夠大大減少檔案資料存儲所需要的空間，并且還有助于對檔案資料進(jìn)行快速的查詢，進(jìn)而促進(jìn)了檔案管理效率的不斷提升[2]。

2.2 有利于檔案信息的規(guī)范化管理

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，干部人事檔案資料的查詢和處理主要是由檔案管理工作人員進(jìn)行操作的，往往沒有形成統(tǒng)一的規(guī)定，檔案資料的填寫程度完全取決于管理人員，由于部分檔案管理人員對信息填寫工作并不重視，造成部分重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容填寫潦草或者沒有填寫，這就會造成檔案資料的不完整，給其后續(xù)的使用造成一定的阻礙。通過對干部人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)全面的信息化建設(shè)，有助于對干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，明確其中填寫的具體格式，進(jìn)而避免了填寫潦草和模糊問題的出現(xiàn)，確保了干部人事檔案資料的完整性。

2.3 為檔案材料的長期保存創(chuàng)造了可能

傳統(tǒng)的干部人事檔案往往都是以非電子方式進(jìn)行存儲的，這就從根本上限制了其長期保存，尤其是其中的紙質(zhì)檔案資料對于存儲環(huán)境的要求非常高，需要對環(huán)境的溫度和濕度進(jìn)行科學(xué)合理的有效控制，并且還需要占用大量的存儲空間，這些都給檔案資料的長期保存造成了不利影響。通過對干部人事檔案進(jìn)行信息化處理，利用計(jì)算機(jī)和云存儲能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，其所需要的存儲空間可以忽略不計(jì)，并且對于存儲環(huán)境具有非常高的適應(yīng)性，能夠在多種環(huán)境中保持自身性質(zhì)的穩(wěn)定，有利于對重要的干部人事檔案進(jìn)行永久存儲。

2.4 提高了檔案材料的安全性

干部人事檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在使用價(jià)值和公開價(jià)值兩個(gè)方面，通過采用信息技術(shù)能夠最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資料的兩種價(jià)值。在發(fā)揮干部人事檔案資料價(jià)值的同時(shí)，還要確保重要檔案資料的安全性，避免其受到外界各種不利因素的影響。通過采用信息化技術(shù)能夠進(jìn)一步提高干部人事檔案資料的安全性，確保其內(nèi)容不會被公開、更改以及增減等，始終保持在真實(shí)的狀態(tài)，能夠?qū)Ω刹總€(gè)人的實(shí)際情況進(jìn)行客觀真實(shí)的反映，為檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮提供可靠保障。

3 干部人事檔案信息化建設(shè)的問題

3.1 檔案信息化管理意識不足

部分單位的管理人員對干部人事檔案的重要性沒有形成準(zhǔn)確的認(rèn)識，導(dǎo)致其對檔案管理工作并不重視，進(jìn)而阻礙了信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的有效投入，嚴(yán)重影響了干部人事檔案的信息化進(jìn)程。同時(shí)，由于對檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的了解，部分管理人員片面地認(rèn)為只要檔案資料沒有泄漏、更改以及丟失就是做好了檔案管理工作，但是這只是對檔案資料進(jìn)行了可靠的保存，并沒有充分發(fā)揮其價(jià)值。實(shí)際上檔案管理工作的目的是最大限度發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，通過對檔案資料進(jìn)行信息化處理，使干部人事檔案發(fā)揮最大的作用。

3.2 硬件和軟件設(shè)施不夠完善

干部人事檔案的信息化建設(shè)離不開各種基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是當(dāng)前不少地區(qū)的信息化建設(shè)過程中存在硬件和軟件設(shè)施不夠完善的問題，這就給信息化建設(shè)的全面進(jìn)行造成了不小的阻礙。因此，在信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合實(shí)際的工作需求配備復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)以及配套的干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，但是由于資金不到位，導(dǎo)致相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施難以落實(shí)，這就放緩了人事檔案的信息化進(jìn)程。同時(shí)，在硬件和軟件設(shè)施的運(yùn)行過程中，由于缺乏有效地維護(hù)管理導(dǎo)致其出現(xiàn)各種不同的問題，進(jìn)而導(dǎo)致硬件和軟件設(shè)施無法正常運(yùn)行。

3.3 系統(tǒng)應(yīng)用檔案管理開展得不平衡

不少地區(qū)已經(jīng)建立了干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，并且其中已經(jīng)錄入了干部的個(gè)人信息，但是對于信息系統(tǒng)的應(yīng)用仍舊停留在初級水平，導(dǎo)致信息化建設(shè)無法得到進(jìn)一步提升。例如，通過信息系統(tǒng)對干部的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)以及專業(yè)結(jié)構(gòu)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，很多情況下只是進(jìn)行了簡單的查詢和報(bào)表之類的工作，這就導(dǎo)致對人員篩查和統(tǒng)計(jì)分析等方面進(jìn)行的不夠全面，所配備的系統(tǒng)功能也就無法充分運(yùn)用。

3.4 系統(tǒng)管理維護(hù)水平較低

干部人事檔案管理系統(tǒng)沒有得到及時(shí)的維護(hù)，導(dǎo)致其在信息化過程中，存在不少的問題。當(dāng)前在基礎(chǔ)信息的收集和利用方面還存在不小的問題，導(dǎo)致信息更新不及時(shí)，也不全面。例如，學(xué)歷、表彰以及入黨等重要材料沒有進(jìn)行有效地錄入，這就導(dǎo)致檔案信息不完整，給其使用價(jià)值的充分發(fā)揮造成了不利影響。

3.5 管理人員的專業(yè)技能尚需提高

干部人事檔案的信息化建設(shè)對檔案管理人員的專業(yè)水平要求較高，其不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要具有一定的信息和網(wǎng)絡(luò)知識。但是當(dāng)前不少單位的檔案管理人員并沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的信息化專業(yè)培訓(xùn)，其對于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的認(rèn)識仍舊停留在表面，只能進(jìn)行一些簡單的操作，也就無法將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，這就從一定程度上制約了干部人事檔案管理的信息化建設(shè)。

4 干部人事檔案信息化建設(shè)對策

4.1 完善干部人事檔案管理信息平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，結(jié)合當(dāng)?shù)氐娜耸聶n案管理工作特點(diǎn)，構(gòu)建相應(yīng)的干部信息管理平臺。將信息中心作為樞紐，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，結(jié)合檔案管理工作的需求，進(jìn)行有針對性地授權(quán)開放和資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。對當(dāng)前的信息化資源進(jìn)行充分的利用，進(jìn)一步推動干部認(rèn)識檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。注重軟硬件設(shè)施的不斷完善，加大基礎(chǔ)設(shè)施、信息收集以及利用等方面的資金投入，確保各項(xiàng)工作能夠落到實(shí)處。將信息技術(shù)有效地運(yùn)用于干部選拔任用的整個(gè)過程，通過干部人事檔案的信息化推動干部管理工作朝著民主化、科學(xué)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展[3]。

4.2 遵循安全性原則，加強(qiáng)干部信息化建設(shè)

安全性對于干部人事檔案信息化建設(shè)工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，在其建設(shè)過程中要予以充分的關(guān)注，確保檔案信息的安全。因此，需要高度重視建設(shè)過程中的安全保密工作，樹立正確的安全保密意識，并且還要嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律規(guī)范的要求開展信息化建設(shè)工作。在技術(shù)安全管理過程中，要將檔案局域網(wǎng)與外部的網(wǎng)絡(luò)之間進(jìn)行完全的隔離，避免外網(wǎng)連接到檔案內(nèi)網(wǎng)，而對檔案管理工作造成不利影響。同時(shí)，還要結(jié)合干部人事檔案信息化建設(shè)工作的要求，制定科學(xué)合理的信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理以及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等一系列的安全制度。

4.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)水平

為了滿足人事檔案的信息化建設(shè)需求，需要通過強(qiáng)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，為信息化進(jìn)程的順利實(shí)施建立良好的基礎(chǔ)。作為干部人事檔案的管理人員，不僅需要掌握專業(yè)的檔案管理知識，還需要具備信息化建設(shè)的相關(guān)知識。通過對當(dāng)前管理人員的隊(duì)伍的整體水平進(jìn)行系統(tǒng)全面的調(diào)查，明確其中存在的知識漏洞，進(jìn)而能夠有針對性地開展專業(yè)性的培訓(xùn)，并采取有效地考核機(jī)制，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平的不斷提高。

4.4 注重對系統(tǒng)管理與維護(hù)，提升使用價(jià)值

由于干部人事檔案不是一成不變的，而是處于一個(gè)不斷變化的過程，這就需要對檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新維護(hù)。在干部人事檔案信息的日常維護(hù)管理過程中，需要嚴(yán)格按照方便、快捷、有效以及實(shí)用的原則進(jìn)行，在其信息化建設(shè)過程中設(shè)置相應(yīng)的干部任免、調(diào)動審批表以及干部名冊的自動生成功能，對干部在工作過程中發(fā)生的信息變動情況進(jìn)行及時(shí)的錄入更新，進(jìn)而確保信息庫能夠?qū)Ω刹康膶?shí)際情況進(jìn)行客觀真實(shí)的反映，為干部人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)建立良好的基礎(chǔ)[4]。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其被廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域，在一定程度上促進(jìn)了工作效率的不斷提升。通過將其與干部人事檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，有助于促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提高。但是在干部人事檔案的信息化建設(shè)過程中往往會受到多種不利因素的影響，進(jìn)而造成各種問題頻發(fā)，嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案的信息化進(jìn)程，這就需要采取有針對性地對策，為干部人事檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，確保信息化建設(shè)工作的順利實(shí)施。