信息技術(shù)在企事業(yè)單位檔案信息化中的應(yīng)用

溫 莉

（內(nèi)蒙古電力<集團(tuán)>有限責(zé)任公司信息通信分公司 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

1 引言

信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)與智能技術(shù)、傳感技術(shù)、通信和控制技術(shù)等眾多科技的綜合利用，當(dāng)前的信息技術(shù)從硬件到軟件都已經(jīng)非常先進(jìn)，在日常的工作和生活中都得到了廣泛應(yīng)用，極大地提高了生活的質(zhì)量和工作的效率。對(duì)于檔案工作，傳統(tǒng)的工作方式都是用紙質(zhì)作為載體，這樣的載體在實(shí)際的工作過(guò)程中是相對(duì)復(fù)雜的。所以，在目前檔案工作的進(jìn)行中應(yīng)該重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，業(yè)務(wù)量在不斷增長(zhǎng)并且涉及的方面也越來(lái)越廣，這樣就更需要在工作的方式和管理上不斷創(chuàng)新，尤其是檔案分類(lèi)、整理、查閱、共享中，更應(yīng)該充分利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化的分類(lèi)和檢索等功能，這樣可以有效提升檔案管理工作的效率[1]。

2 企事業(yè)單位檔案信息化工作中存在的不足

2.1 檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足

相對(duì)于國(guó)外的發(fā)展來(lái)講，我國(guó)的現(xiàn)代化信息技術(shù)雖然發(fā)展速度比較快，但是起步較晚，并沒(méi)有構(gòu)建起完善的運(yùn)轉(zhuǎn)體系與框架。對(duì)于企事業(yè)單位的工作開(kāi)展來(lái)講，信息技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理相結(jié)合受到了外部限制，缺乏管理制度與體系的應(yīng)用，一部分的企業(yè)針對(duì)檔案管理工作人員的招聘，不注重信息技術(shù)水平與工作經(jīng)驗(yàn)，就導(dǎo)致整體工作質(zhì)量較差，存在著較大的波動(dòng)性。其次，企事業(yè)單位自身對(duì)于檔案管理信息化工作開(kāi)展認(rèn)知不全，且一部分的管理人員過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)所在，一旦管理系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案管理資料丟失。

2.2 辦公設(shè)備與軟件不適應(yīng)信息化管理要求

在當(dāng)前企事業(yè)單位開(kāi)展檔案信息化工作的過(guò)程中，存在著辦公設(shè)備老化、軟件建設(shè)較為落后，不適應(yīng)工作要求的問(wèn)題。比如在大多數(shù)的企事業(yè)單位中，長(zhǎng)期堅(jiān)持開(kāi)展紙質(zhì)的檔案管理工作，使用的各種設(shè)備也相對(duì)傳統(tǒng)，而對(duì)于開(kāi)展檔案信息化管理過(guò)程中，需要的各種硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、信息檔案管理系統(tǒng)等，存在設(shè)備老化、更新速度慢等問(wèn)題，很容易造成檔案管理工作的失誤，不利于檔案資源的信息化建設(shè)。另外，在當(dāng)前企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，存在著安全力度不夠的現(xiàn)象。比如在信息化檔案管理工作的開(kāi)展中，由于硬件設(shè)備的安全保障措施不高，造成檔案信息的安全性不能得到很好的保證，給檔案資源信息化建設(shè)帶來(lái)一定的安全隱患。在檔案信息化管理過(guò)程中，還存在著檔案資源整合管理效率低的現(xiàn)象，由于設(shè)備的使用相對(duì)落后，與上級(jí)單位或者國(guó)家檔案管理單位之間的系統(tǒng)銜接存在矛盾，不利于檔案資源的整合應(yīng)用，限制了管理的效率和水平提高[2]。

2.3 檔案信息化管理效率有待提高

大多數(shù)企事業(yè)單位在檔案信息化工作中，存在著管理效率不高的問(wèn)題。在檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息檢索管理工作中，傳統(tǒng)的檔案信息手工方法還在使用。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用不完善的情況下，手工檢索的效率要高于計(jì)算機(jī)檢索，更加方便和快速。但是在檔案信息需求量不斷提高的過(guò)程中，人工信息檢索的方法使用，將會(huì)直接增加工作人員的任務(wù)量，也不利于整體檔案管理工作效率的提高。比如在檢索具有相似性質(zhì)的檔案信息過(guò)程中，人工檢索方法的使用，存在一定的難度，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，增加檔案管理難度。因此，為更好地提高檔案管理的效率，必須要對(duì)人工檢索的方法進(jìn)行不斷的優(yōu)化，并且加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，充分發(fā)揮出機(jī)器檢索的準(zhǔn)確性效果，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的顯著提高。另外，在檔案信息化管理的過(guò)程中，存在著信息共享困難的問(wèn)題。比如在事業(yè)單位中職工發(fā)生人事調(diào)動(dòng)的情況下，不同的單位之間在對(duì)其個(gè)人信息的檔案處理過(guò)程中，存在時(shí)間誤差的現(xiàn)象，將會(huì)直接影響調(diào)動(dòng)人員的權(quán)益，或者為事業(yè)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失等問(wèn)題。因此，還需要加強(qiáng)對(duì)信息共享平臺(tái)的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)整體事業(yè)單位信息化檔案管理效率的提升效果[3]。

3 改善檔案信息化的思路和方案

3.1 樹(shù)立信息化工作的思維

信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)的結(jié)合，信息技術(shù)的使用可以加快對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算速度，可以使計(jì)算機(jī)處理信息的速度更高效。傳統(tǒng)的企事業(yè)單位的檔案工作始終認(rèn)為白字黑字才最可靠，因此在實(shí)際工作中大多是以紙質(zhì)為載體，以人工管理為主要方式，這就造成了整個(gè)檔案工作過(guò)程的效率低下，不僅前期的錄入費(fèi)時(shí)費(fèi)力，后期的整理、檢索、借閱等也較為繁瑣。所以，在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下，企事業(yè)單位在檔案工作中也要緊隨時(shí)代發(fā)展，從思想上改變對(duì)檔案工作的定位和工作模式，不斷適應(yīng)新的發(fā)展理念，引入新的信息技術(shù)。例如，對(duì)檔案的存儲(chǔ)硬件進(jìn)行升級(jí)換代，利用先進(jìn)的磁盤(pán)陣列來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的存儲(chǔ)，通過(guò)多用戶協(xié)同、賬戶權(quán)限分配，構(gòu)建企事業(yè)單位檔案的信息化結(jié)構(gòu)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的管理、更新、查閱、導(dǎo)出等功能。

3.2 引進(jìn)現(xiàn)代化的信息化設(shè)備

在開(kāi)展檔案信息化管理工作的過(guò)程中，要對(duì)當(dāng)前使用的辦公設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。如根據(jù)企事業(yè)單位開(kāi)展信息化檔案管理工作的需要，采購(gòu)大型管理設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等，為全面開(kāi)展信息化檔案管理工作做好基礎(chǔ)保障。對(duì)當(dāng)前使用的管理系統(tǒng)，做好信息平臺(tái)的共享，能夠與主流的檔案管理系統(tǒng)相互兼容，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享檢索，更好地發(fā)揮出信息化檔案管理的作用。

軟件技術(shù)是檔案信息存儲(chǔ)和使用的關(guān)鍵技術(shù)，在先進(jìn)的硬件技術(shù)支持之上，還要做好軟件的配置部署，才能提高檔案信息化工作的能力。首先，應(yīng)該成立專(zhuān)業(yè)的技術(shù)部門(mén)，其負(fù)責(zé)整個(gè)企事業(yè)單位的信息化建設(shè)，這其中就需要檔案部門(mén)能夠根據(jù)自身的需求，結(jié)合未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，提出具有長(zhǎng)期可行性和可擴(kuò)展性的建設(shè)需求，通過(guò)單位內(nèi)部的信息化部門(mén)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)。

其次，在信息技術(shù)的檔案管理工作中，安全性是最基本并且最重要的要求，因此，檔案的信息化建設(shè)中，要注重信息安全，始終將信息安全放在首位，才能保證檔案管理工作的有序、有效開(kāi)展。鑒于檔案的特殊性以及是否涉密等，應(yīng)該在工作中，從戰(zhàn)略高度將檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，在分類(lèi)的理念下，引入合適的信息技術(shù)來(lái)保護(hù)。例如，可將檔案分為可聯(lián)網(wǎng)和不可聯(lián)網(wǎng)的類(lèi)別，并做好安全防護(hù)，防止信息的泄露。對(duì)于不可聯(lián)網(wǎng)的檔案信息，要進(jìn)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，只能采用適用于局域網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)等技術(shù)來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。當(dāng)前，信息安全防護(hù)的技術(shù)非常多，例如操作系統(tǒng)自帶的防火墻，硬盤(pán)或者磁盤(pán)的不可逆加密技術(shù)等，這些技術(shù)的使用，可以有效抵擋病毒、黑客的入侵。企事業(yè)單位的一部分資金財(cái)政預(yù)算，要為信息的安全做考慮，否則信息的泄露將會(huì)給工作帶來(lái)非常大的負(fù)面影響。

對(duì)于可聯(lián)網(wǎng)的信息，則有較多的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使用，例如云技術(shù)等較為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)技術(shù)就用于非涉密檔案的信息化建設(shè)。云技術(shù)通過(guò)在云端建設(shè)的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠在網(wǎng)絡(luò)中無(wú)限制地?cái)U(kuò)展信息存儲(chǔ)的空間，而且通過(guò)虛擬服務(wù)器的方式，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的互聯(lián)、共享，極大地提高信息處理工作的效率，也能夠提高信息的傳播速度。這對(duì)于需要遠(yuǎn)程操作和多人協(xié)同的檔案處理任務(wù)而言，是極佳的信息化手段，并且當(dāng)前的云端備份和加密技術(shù)也十分先進(jìn)，信息丟失和泄露的概率也非常小，這項(xiàng)技術(shù)在一定程度上給企事業(yè)單位信息管理提供了極為便捷的途徑[4]。

3.3 使用信息化檔案管理措施

首先，要對(duì)傳統(tǒng)的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行性能提升，尤其是在存儲(chǔ)系統(tǒng)中，要不斷對(duì)其擴(kuò)容，能夠充分將各種檔案信息資源進(jìn)行有效存儲(chǔ)。在這個(gè)過(guò)程中，可以有效結(jié)合云技術(shù)的應(yīng)用，使用云空間，對(duì)相關(guān)的檔案信息上傳至云端，實(shí)現(xiàn)更大容量的存儲(chǔ)效果。其次，要對(duì)開(kāi)展信息化字檔案管理工作的安全性進(jìn)行保障，要求在信息管理系統(tǒng)中使用的軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備都能夠充分具備較高安全性能，并且不斷進(jìn)行技術(shù)更新，通過(guò)設(shè)置防火墻、密碼、權(quán)限等形式，保證信息管理的安全穩(wěn)定。在這個(gè)過(guò)程中，還要注意對(duì)計(jì)算機(jī)接口的安全設(shè)置，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的下載、傳輸過(guò)程中，要保證端口的使用安全，使用病毒查殺技術(shù)，保證信息的傳輸安全。再次，要對(duì)信息化檔案管理工作的操作系統(tǒng)進(jìn)行不斷更新和優(yōu)化，要能夠真正結(jié)合事業(yè)單位的工作實(shí)際，充分發(fā)揮出數(shù)字檔案管理的價(jià)值作用，促進(jìn)管理工作的質(zhì)量水平提高。

各級(jí)單位或者部門(mén)想要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，可以建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，同時(shí)做好日常的數(shù)據(jù)庫(kù)檢修與維護(hù)工作。各個(gè)區(qū)域中的事業(yè)單位可以在政府部門(mén)建立起的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)自有的檔案資料進(jìn)行維護(hù)，內(nèi)部的管理人員可以在使用云技術(shù)的共享功能中，將自身所擁有的檔案信息資料及時(shí)通過(guò)云端傳輸功能，并保存在云端，有效避免了檔案信息在相關(guān)部門(mén)中的停留時(shí)間比較長(zhǎng)，繼而導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息資料泄露的情況，促使整體的檔案管理工作開(kāi)展質(zhì)量得以提升[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)代的背景下，信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理工作中已經(jīng)越來(lái)越普及，并且使用率在不斷升高。這是現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中重要的組成部分，信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作有效開(kāi)展有著直接的影響。在部分事業(yè)單位使用的模式不科學(xué)、不合理時(shí)，應(yīng)該提高事業(yè)單位和檔案管理人員在信息技術(shù)科學(xué)運(yùn)用中的認(rèn)識(shí)，保證信息技術(shù)可以在檔案管理工作中的有效使用、實(shí)施以及改革。檔案部門(mén)和工作人員應(yīng)該及時(shí)調(diào)整改動(dòng)管理的策略和管理的模式，在新的社會(huì)大環(huán)境中，將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的工作中。