試論大數(shù)據(jù)下的行政事業(yè)單位信息化檔案管理

彭書蘊

（甘肅省無線電監(jiān)測站 甘肅 蘭州 730000）

1 引言

在大數(shù)據(jù)背景的影響下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足當今時代的發(fā)展需求，因此行政事業(yè)單位也應該轉(zhuǎn)變自身的檔案管理方案，將信息技術引入到檔案管理工作中，通過信息技術可以將紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換為相應的數(shù)據(jù)信息，不僅緩解相關工作人員的壓力和緊張的情緒，還可以運用信息化技術對部分隱私信息進行保密和備份，一方面保留了數(shù)據(jù)的完整性和真實性，另一方面可以將相關信息進行梳理和整合，便于相關人員進行查看和瀏覽，從而提升他們自身的工作效率和質(zhì)量，引導行政事業(yè)單位信息化檔案管理工作的實施和優(yōu)化。

2 大數(shù)據(jù)下行政事業(yè)單位信息化檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 尚未建立檔案管理體系

就目前而言，我國相關行政事業(yè)單位沒有意識到檔案管理在單位經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用，因此并沒有借助相關大數(shù)據(jù)信息平臺完善和構(gòu)建自身檔案管理體系或機制，這樣不僅會導致檔案記載不完整、檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差等問題的出現(xiàn)，還會阻礙行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升[1]。另外，檔案管理工作相對復雜和繁瑣，相關工作人員會對此產(chǎn)生疲憊感和厭倦感，不能將自己的全部精力集中在檔案管理工作中，所以導致行政管理單位沒有建立相完善的檔案管理體系或集中，使得現(xiàn)階段自身的檔案管理水平相對于其他企業(yè)較低。

2.2 檔案管理手段落后

雖然我國信息化技術的飛速發(fā)展，但多數(shù)行政事業(yè)單位并沒有將信息化技術引入到檔案管理工作中來，甚至少數(shù)行政事業(yè)單位還在使用手工記錄或登記的方式，這樣在無形之中加大了相關工作人員的工作任務量和壓力，大大降低工作效率。另外，部分行政事業(yè)單位的信息化辦公設備不能滿足檔案管理工作的需求和需要，同樣也不能滿足社會公眾在公眾平臺查詢相關檔案信息的需要，不能與相關媒體進行銜接，這樣不僅會阻礙檔案管理信息化在行政事業(yè)單位的順利開展和實施，還會妨礙相關信息化檔案工作的進展，無法達到預期的工作效果。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

我國多數(shù)行政事業(yè)對于檔案管理工作人員的要求和標準并不高，因此導致他們自身的文化素養(yǎng)和綜合能力較低，甚至少數(shù)檔案管理人員不能熟練的掌握檔案管理知識。并且不具備相應的專業(yè)素養(yǎng)和技能，不能明確自身的工作范圍和流程，所掌握的計算機知識不能達到預期要求的標準水平，自身的工作積極性不高，不能主動學習相關檔案管理知識和方針政策，認為檔案管理工作并不重要，以至于自身的思想政治水平得不到相應的提升。除此之外，檔案管理人員還仍然保留著自身的傳統(tǒng)封建觀念，不愿意更新和完善自身的學習方式和方法，這樣不僅會阻礙信息化檔案管理工作的進程，還會讓相關檔案管理人員借此機會為了自身的個人利益和私人感情擅自篡改信息和數(shù)據(jù)，造成違法亂紀、貪污腐敗的現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 不能合理利用檔案開發(fā)

雖然多數(shù)行政事業(yè)單位已經(jīng)將信息化電子檔案引入到日常工作中，但由于信息化的傳遞功能強大，部分重要電子檔案還是存在安全隱患，會受到部分不法分子的網(wǎng)絡攻擊，這樣不僅會讓行政事業(yè)的重要檔案信息泄露或丟失，還會影響其身的安全?，F(xiàn)階段的行政事業(yè)單位的信息管水平較弱，很容易造成大量消耗人力和物力資源的問題產(chǎn)生。另外，由于相關行政事業(yè)單位的電子檔案系統(tǒng)使用率較低，內(nèi)部管理層和領導者或相關用戶在查詢的時候不能夠清晰明了的知曉自己想要查詢的內(nèi)容。

2.5 綜合檔案管理力度不夠

行政事業(yè)單位的檔案分類眾多，這樣不僅加大了相關檔案管理人員的工作壓力和強度，還會導致相關問題的出現(xiàn)：（1）檔案分類混淆；（2）檔案管理辦法不明確；（3）檔案分類重復。這樣不僅會讓檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生混亂，對檔案管理的分類不細致，針對于不同的檔案管理還仍然用著相同的管理辦法，這樣不僅會大大降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還會讓其將各種的檔案類別相互混淆。

3 加強大數(shù)據(jù)下行政事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

3.1 構(gòu)建完善檔案管理體系或機制

行政事業(yè)單位應該結(jié)合自身實際的檔案情況及信息化技術來構(gòu)建和完善自身的檔案管理體系，同樣相關管理層和領導者也應該充分意識到信息化檔案管理的重要性，提升相關工作人員檔案管理意識，并且在此基礎上加大監(jiān)管力度，設立專門的部門對檔案管理部門的工作進行實時監(jiān)督和跟進。在檔案收集的過程中可以還可以將相關紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換文數(shù)據(jù)信息，針對重要視頻和圖片可以將其進行信息化處理，轉(zhuǎn)換為電子檔案。這樣不僅可以提升行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的水平和質(zhì)量，強化相關檔案管理人員的服務意識和創(chuàng)新能力，還可以建立完善有效的管理機制，規(guī)范和約束相關管理人員的行為和舉止，為今后的檔案管理工作奠定良好的基礎。

3.2 加強信息化檔案管理建設

行政事業(yè)單位應該加強自身信息化檔案管理建設，將大數(shù)據(jù)信息技術引入到日常工作中，從而實現(xiàn)信息化檔案管理。因此行政事業(yè)單位應該為相關工作人員引入先進的辦公設備，并且要求其掌握相應的計算機操作技巧和方法，讓相關人員對于檔案管理知識建立初步的了解和認知，讓其在熟練掌握的基礎上加以運用[2]。這樣不僅可以緩解其工作的壓力減輕自身的工作量，提升自身的工作效率和質(zhì)量，從而提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，推進內(nèi)部的經(jīng)濟發(fā)展。另外，通過信息化檔案工作的開展還可以讓管理層和領導者對于相對隱私的信息進行加密和備份，并且建立專門的檔案管理網(wǎng)站，真正的實現(xiàn)內(nèi)部檔案管理數(shù)據(jù)共享，在此基礎上建立相關查詢頁面，這樣不僅可以保證檔案的完整性和真實性，還可以讓其根據(jù)相關數(shù)據(jù)分析做出正確的判斷和決策。

3.3 提高相關人員自身素質(zhì)

檔案管理人員也應該逐漸適應國家和社會的發(fā)展需求，更新和改變自身的傳統(tǒng)觀念和思想，在不斷學習中加深自己對于檔案管理知識的理解，還可以通過更新自己的理念和思想對于檔案管理工作有著全新的體驗和感受，提升自己的文化素養(yǎng)和綜合能力，在學習知識的過程中發(fā)現(xiàn)自身存在的不足和問題，明確自身的工作范圍和職責[3]。在此基礎上應該強化其自身的法律法規(guī)意識，讓他們意識到檔案管理信息化在日常工作中的重要性。另外，行政事業(yè)單位還可以為檔案管理人員定期舉辦信息化檔案管理講座和培訓，讓他們對于相關知識有著更深一步的了解和認知，減少和避免違法亂紀、貪污腐敗的現(xiàn)象出現(xiàn)，讓自身的檔案管理能力得到相應的提升。

3.4 建立檔案綜合管理體系

行政事業(yè)單位的檔案管理類別較多并且雜亂，因此針對檔案管理的分類工作行政事業(yè)單位可以利用信息檔案平臺進行信息的錄入和登記，但在錄入的過程中必須保證數(shù)據(jù)準確性，同樣也應該針對檔案的不同進行分類，這樣不僅可以節(jié)省找尋紙質(zhì)檔案的時間，從根本上提升檔案信息化建設的效率和質(zhì)量，整合綜合檔案信息資源，逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化，從而促進信息化檔案管理工作額順利開展和實施。

3.5 提高檔案管理的安全性

重要的檔案信息對于行政事業(yè)單位今后的經(jīng)濟發(fā)展有著深遠的影響，因此相關檔案管理人員應該及時更新和完善自身的檔案管理系統(tǒng)，并且使用安全性較強的檔案管理系統(tǒng)，及時消除檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，改善舊軟件遺留的問題和各種漏洞。另外，行政事業(yè)單位可以引用加密技術，讓非專業(yè)人士無法清晰的讀取和破解相關信息，在相關指令和密碼設置的前提下，將相關信息進行加密，這樣不僅可以保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，還可以避免相關信息泄露等問題的出現(xiàn)，從而提升檔案信息化管理的水平和質(zhì)量，為管理層和相關領導者提供真實可靠的信數(shù)據(jù)，讓他們做出正確判斷和決策。

4 結(jié)語

檔案信息化管理在大數(shù)據(jù)的技術的借助下，可以引導行政事業(yè)單位提升自身的檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮自身存在的意義和作用，通過結(jié)合自身的檔案管理情況構(gòu)建完善的管理體系或機制，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，通過他們的自身的不斷學習和努力提高工作效率和水平，加大對于相關重要信息管理力度，保證檔案信息和數(shù)據(jù)的完整性和可靠性，這樣才能有效快速的推進行政事業(yè)的全面發(fā)展和成長。