工程檔案管理對促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量作用的研究

朱志梅

湖北省襄陽市襄州區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，中國·湖北 襄陽 441000

1 引言

當(dāng)前中國政策不斷支持城市化經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這為中國建設(shè)行業(yè)工程項(xiàng)目的開展提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì)。當(dāng)然，在建設(shè)工程不斷被廣泛擴(kuò)展、提高人們生活水平的同時(shí)，也不可避免地帶來了相關(guān)的工程質(zhì)量問題。而工程質(zhì)量對于建設(shè)工程長期發(fā)展來說是至關(guān)重要的一部分，影響著工程的使用程度和口碑，與用戶的生活質(zhì)量密切相關(guān)。工程檔案是對于建設(shè)工程實(shí)時(shí)記錄和監(jiān)管的重要依據(jù)，對于工程順利開展以及后期的管理維護(hù)、順利驗(yàn)收具有重要的參考作用，所以加強(qiáng)對工程檔案的管理對于促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高和保障具有重要價(jià)值意義[1]。

2 工程檔案在建設(shè)工程中的應(yīng)用

用戶及企業(yè)對于工程質(zhì)量高度重視，工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重點(diǎn)內(nèi)容?？傮w來說，工程檔案管理的大體模塊規(guī)劃與建立在建設(shè)工程開展之前便制定完成，在具體的建設(shè)工程施工的過程當(dāng)中，工程檔案中的對于相關(guān)的建筑工程項(xiàng)目所管理的立項(xiàng)文件為建筑工程的順利推進(jìn)以及后期的檢驗(yàn)，提供了重要的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

此外，在建筑工程施工推進(jìn)的過程當(dāng)中，是需要很多相關(guān)文件資料、工程檔案，提前進(jìn)行充分的備份，進(jìn)而保障工程建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)進(jìn)度和施工質(zhì)量。工程檔案管理的質(zhì)量也對工程建設(shè)的實(shí)施質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，工程檔案管理中對于建設(shè)工程相關(guān)建設(shè)計(jì)劃資料合理性、準(zhǔn)確性的保證，對建設(shè)工程實(shí)施的精準(zhǔn)度起著較好的指導(dǎo)作用。例如，在工程質(zhì)量驗(yàn)收的階段，在檢驗(yàn)建設(shè)工程當(dāng)中所應(yīng)用的原材料，在施工過程當(dāng)中所保存的檢驗(yàn)結(jié)果及文件都需要進(jìn)行完善保存和保護(hù)，并要保證其中數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度、電腦中電子版數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，這些都需要較為系統(tǒng)化的工程檔案管理和完善的工程管理規(guī)范，去形成建設(shè)工程各方面質(zhì)量的保障基礎(chǔ)[2]。所以，相關(guān)施工企業(yè)及政府部門在進(jìn)行工程建設(shè)的過程當(dāng)中，一定要重視工程檔案的管理。

3 工程檔案管理對于促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的相關(guān)作用

3.1 工程檔案在某種程度上能側(cè)面反映出工程整體質(zhì)量情況

雖然在先前傳統(tǒng)的建設(shè)思想理念當(dāng)中，工程的施工質(zhì)量僅僅片面重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了工程的安全、實(shí)用等基本的性能方面的標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著時(shí)代和信息科技、人民生活水平的發(fā)展，用戶、企業(yè)和社會(huì)對于建設(shè)工程質(zhì)量提出了更高的、新的標(biāo)準(zhǔn)，除了以前的安全、實(shí)用等基本功能以外，還應(yīng)當(dāng)有美觀性、環(huán)保性等各方面工程建設(shè)要求。因此，工程檔案的管理對于建筑工程在新時(shí)代要求下綜合全面地不斷發(fā)展、進(jìn)步、滿足新時(shí)代對于工程質(zhì)量的要求具有重要的價(jià)值意義。例如，現(xiàn)如今大部分建設(shè)工程在實(shí)際的施工建設(shè)中，經(jīng)常不可避免地存在一定的工程隱藏問題和沒有預(yù)測到的突發(fā)問題，為了具有針對性地去處理和分析判斷這些問題的影響因素及解決方法，工程檔案為其提供了非常重要的參考，具有很大的參考價(jià)值，所以一個(gè)較好的工程檔案管理的建筑企業(yè)，其建設(shè)工程也是比較精準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，是令用戶信服的?/p>

除此之外，用戶及相關(guān)評價(jià)部門僅僅靠最終成果的施工三維圖形或者相關(guān)的圖紙、建成工程整體數(shù)據(jù)記錄，難免會(huì)對一些隱藏的工程忽略，而工程檔案則能為其施工成果進(jìn)行客觀、有力的評價(jià)，客觀全面地反映出建設(shè)工程整體以及具體的治療情況[3]。

3.2 工程檔案管理能較好地把握建設(shè)工程各個(gè)階段的質(zhì)量保障

工程檔案管理是一個(gè)相對來說比較講究與實(shí)際結(jié)合的工作，并不是一個(gè)獨(dú)立的簡單建立儲存的管理工作，更多是需要具體結(jié)合建設(shè)工程項(xiàng)目開展中的各個(gè)環(huán)節(jié)中相對應(yīng)的內(nèi)容去進(jìn)行合理實(shí)際的檔案管理，也正是工程檔案管理具有這些優(yōu)勢和特點(diǎn)，使其對于建設(shè)工程質(zhì)量的把握有了一個(gè)較好的保證作用。例如，關(guān)于質(zhì)量的把握和監(jiān)管控制，需要從準(zhǔn)備階段的建設(shè)材料質(zhì)量和施工階段的建設(shè)技術(shù)、生產(chǎn)工藝等方面去進(jìn)行建設(shè)工程的質(zhì)量把控，這些階段的工程建設(shè)內(nèi)容比較復(fù)雜多樣，而工程檔案管理能較好地將這些階段的內(nèi)容統(tǒng)一起來進(jìn)行相關(guān)的整理，并且能夠?qū)⒔ㄔO(shè)工程每一個(gè)階段的建設(shè)內(nèi)容都能利用工程檔案進(jìn)行歸類整合，能夠?qū)ㄔO(shè)工程整體以及具體建設(shè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容質(zhì)量進(jìn)行準(zhǔn)確的把握和管控[4]。

3.3 工程檔案管理能夠明顯促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提升

工程檔案管理對于建設(shè)工程質(zhì)量的促進(jìn)力度是很大的，工程檔案管理不僅僅是相關(guān)政府強(qiáng)壯不滿進(jìn)行合規(guī)合法督查的相關(guān)內(nèi)容、建設(shè)工程在行政許可上的必要條件，也是企業(yè)以及相關(guān)政府部門、建筑監(jiān)管部門進(jìn)行建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容之一?；诠こ虣n案管理這些的價(jià)值作用，相關(guān)建設(shè)工程的企業(yè)會(huì)更加重視財(cái)力以及相關(guān)專業(yè)人才在工程檔案管理中的投入，對于工程檔案中每一個(gè)建設(shè)工程的具體環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案儲備以及檔案記錄、工程審核，在此過程中也便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程當(dāng)中各個(gè)細(xì)節(jié)性的質(zhì)量問題，并進(jìn)行相關(guān)改進(jìn)和優(yōu)化，細(xì)節(jié)性的工程質(zhì)量問題都比較完善地處理好了，建設(shè)工程整體的質(zhì)量也就自然提升了許多。

4 工程檔案管理的優(yōu)化策略

4.1 提高對工程檔案創(chuàng)建管理的重視程度

由于整個(gè)建設(shè)工程的施工就比較復(fù)雜，工程工序較多，所以檔案管理也是一項(xiàng)比較講究系統(tǒng)化、嚴(yán)謹(jǐn)化和針對性的管理工作，所以其相關(guān)管理其相關(guān)，所以其管理人員及相關(guān)工作人員應(yīng)該在建設(shè)工程正式投入施工的前期就進(jìn)行檔案創(chuàng)建的管理準(zhǔn)備。對于檔案創(chuàng)建管理工作的加強(qiáng)，主要從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行管理的加強(qiáng)：

第一，檔案管理人員與其他相關(guān)部門的工作管理人員進(jìn)行高效率的配合，盡快對于工程中所涉及到的建設(shè)工程設(shè)計(jì)文檔、各個(gè)企業(yè)的招投標(biāo)信息文檔以及正式施工時(shí)的設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行整理盤點(diǎn)，如果存在漏缺或者數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等其他問題應(yīng)該采取及時(shí)的處理措施，完善后進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的歸檔管理。

第二，在工程正式施工的過程當(dāng)中，對于工程檔案負(fù)責(zé)的工作人員需要對施工當(dāng)場的材料、設(shè)備，實(shí)際竣工情況等數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集整理，在創(chuàng)建工程檔案的同時(shí)，也對建筑工程項(xiàng)目順利推進(jìn)以及工程性能的總體質(zhì)量進(jìn)行了綜合有效的管控。當(dāng)然，對于檔案的創(chuàng)建管理來說，不僅要將工程的信息數(shù)據(jù)存入相關(guān)系統(tǒng)中去，以電子數(shù)字化的方式呈現(xiàn)，還要對相關(guān)的紙質(zhì)文件進(jìn)行嚴(yán)格的保管，便于查詢。所以，相關(guān)的建設(shè)企業(yè)一定要加強(qiáng)對于工程檔案創(chuàng)建管理的重視程度，走好管理的第一步是非常重要的[5]。

4.2 完善和健全建設(shè)企業(yè)的工程檔案管理制度

制度是行動(dòng)的保證和推動(dòng)力。中國的檔案管理有關(guān)部門已經(jīng)頒布了相關(guān)的法規(guī)制度，但是不同建設(shè)企業(yè)會(huì)有著不同的具體情況，所以企業(yè)也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，以國家所制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范法規(guī)制管理和管理制度為基礎(chǔ)，以規(guī)范相關(guān)工作的人員的任務(wù)和職責(zé)，健全相關(guān)的檔案管理制度。除此之外，工程檔案信息是具有私密性的，而嚴(yán)格的管理制度能夠保證工程檔案信息的內(nèi)部性，并且督促工作人員的工作[6]。

4.3 開展相關(guān)工作人員綜合能力的培訓(xùn)，提高其專業(yè)度

為了更有效地發(fā)揮工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量的促進(jìn)作用，提高建設(shè)工程相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，是提高工程檔案管理質(zhì)量的內(nèi)部動(dòng)力。建設(shè)工程企業(yè)可以定期開展工程檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，明確各個(gè)部門及管理人員的職責(zé)任務(wù)，并針對其職責(zé)進(jìn)行專業(yè)能力的提升。同時(shí)，進(jìn)行相關(guān)的思想政治教育，使其能夠加強(qiáng)科學(xué)合理管理的意識、端正嚴(yán)謹(jǐn)工作的態(tài)度，進(jìn)而可以為建設(shè)工程質(zhì)量的把握和促進(jìn)奠定良好的人才、人力基礎(chǔ)[7]。

5 結(jié)語

綜上所述，工程檔案管理在保障建設(shè)工程質(zhì)量效果的同時(shí)，對于社會(huì)健康、和諧發(fā)展具有重要意義，相關(guān)的政府管理部門以及建設(shè)工程企業(yè)的管理人員，應(yīng)該對工程檔案的管理工作給予不斷地改進(jìn)和完善，建設(shè)系統(tǒng)化、完整化的檔案管理體系，把握好制度和行政規(guī)范兩個(gè)方面，具有針對性、有效性地提升工程檔案管理工作的各方面水平，結(jié)合當(dāng)今時(shí)代對現(xiàn)代建設(shè)工程的各方面要求，制定提升工程檔案管理水平的相關(guān)措施，使工程檔案管理能有效地與時(shí)代需求、用戶需求、建設(shè)工程的發(fā)展巧妙地融合起來。

總之，工程檔案管理對于建設(shè)工程乃至整個(gè)建設(shè)行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展來說具有重要意義，需要社會(huì)、政府以及建設(shè)企業(yè)共同的努力[8]。