淺談水利工程檔案文件材料“三性”管理

高 培 陳 琛 尹海濤 張 凱

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一個(gè)工程從立項(xiàng)開始至工程竣工驗(yàn)收，其中每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)階段都將產(chǎn)生大量的檔案文件資料，都將產(chǎn)生大量的文件材料，只有按照規(guī)范要求科學(xué)系統(tǒng)地進(jìn)行收集及歸納，方能使其滿足檔案資料專項(xiàng)驗(yàn)收及后期運(yùn)行管理使用的需求。由此可見，檔案文件材料的“三性”管理顯得尤其重要。

一、水利工程檔案文件材料“三性”驗(yàn)收內(nèi)容

根據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）及《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等規(guī)范文件要求，歸檔文件材料的“三性”即文件材料內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，在《辦法》驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中占分值66 分（總分100 分），只有確保歸檔文件的“三性”，才能進(jìn)行后續(xù)工作的開展。

1.文件材料的完整性

按《規(guī)定》所附的“水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表”的內(nèi)容進(jìn)行檢查。歸檔文件材料的完整性主要驗(yàn)收內(nèi)容有：（1）建設(shè)前期文件材料（含設(shè)計(jì)及招投標(biāo)等文件材料）；（2）建設(shè)管理文件材料（含移民管理工作相關(guān)材料）；（3）施工文件材料；（4）監(jiān)理文件材料；（5）工藝、設(shè)備文件材料；（6）科研項(xiàng)目文件材料；（7）生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件材料；（8）財(cái)務(wù)、器材管理文件材料；（9）驗(yàn)收文件材料；（10）項(xiàng)目法人按規(guī)定完成項(xiàng)目總平面圖與綜合管線竣工圖的編制工作；（11）聲像材料；（12）監(jiān)理單位對(duì)施工單位提交的工程檔案內(nèi)容與質(zhì)量提交專題審核報(bào)告；（13）電子文件材料。

2.文件材料的準(zhǔn)確性

歸檔文件材料的準(zhǔn)確性主要驗(yàn)收內(nèi)容有：（1）反映同一問題的不同文件材料內(nèi)容應(yīng)一致。（2）竣工圖編制規(guī)范，能清晰、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際?？⒐D圖章簽字手續(xù)完備；監(jiān)理單位按規(guī)定履行了審核手續(xù)。（3）歸檔材料應(yīng)字跡清晰，圖表整潔，審核簽字手續(xù)完備，書寫材料符合規(guī)范要求。（4）聲像與電子等非紙質(zhì)文件材料應(yīng)逐張、逐盒（盤）標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。（5）案卷題名簡明、準(zhǔn)確；案卷目錄編制規(guī)范，著錄內(nèi)容詳實(shí)。（6）卷內(nèi)目錄著錄清楚、準(zhǔn)確；頁碼編寫準(zhǔn)確、規(guī)范。（7）備考表填寫規(guī)范；案卷中需說明的內(nèi)容均在案卷備考表中清楚注釋，并履行了簽字手續(xù)。（8）圖紙折疊符合要求，對(duì)不符合要求的歸檔材料采取了必要的修復(fù)、復(fù)制等補(bǔ)救措施。（9）案卷裝訂牢固、整齊、美觀，裝訂線不壓內(nèi)容；單份文件歸檔時(shí)，應(yīng)在每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號(hào)章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應(yīng)逐張?zhí)顚憴n號(hào)章。

3.文件材料的系統(tǒng)性

歸檔文件材料的系統(tǒng)性主要驗(yàn)收內(nèi)容有：（1）分類科學(xué)。依據(jù)項(xiàng)目檔案分類方案，歸類準(zhǔn)確，每類文件材料的脈絡(luò)清晰，各類文件材料之間的關(guān)系明確。（2）組卷合理。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，組成的案卷能反映相應(yīng)的主題，且薄厚適中、便于保管和利用；設(shè)計(jì)變更文件材料，應(yīng)按單位工程或分部工程或?qū)I(yè)單獨(dú)組成一卷或數(shù)卷。（3）排列有序。相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件按重要程度或時(shí)間循序排列在相關(guān)案卷中；反映同一主題或?qū)ｎ}的案卷相對(duì)集中排列。

二、水利工程檔案文件材料“三性”的落實(shí)現(xiàn)狀

1.關(guān)系不明確

目前，因管理組織人員一般身兼數(shù)職，且管理重點(diǎn)往往放在了工程實(shí)體建設(shè)管理方面，對(duì)檔案管理重視度不夠，致使各部門協(xié)調(diào)難度大，檔案資料交接與要求不符，無法滿足文件資料“三性”要求。

2.重視度不夠

在很多工程建設(shè)中對(duì)水利檔案文件“三性”管理不夠重視，雖然在實(shí)施前制定了相關(guān)制度，但多數(shù)不能很好地落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理的混亂、殘缺、不規(guī)范。加之經(jīng)費(fèi)無法得到保障、設(shè)備設(shè)施配備不足，工作人員業(yè)務(wù)能力得不到提高，導(dǎo)致檔案收集歸檔沒有章法、不專業(yè)。

3.收集難度大

水利工程檔案資料的整編工作是由工程前期準(zhǔn)備階段開始并一直持續(xù)到工程驗(yàn)收結(jié)束，因此整個(gè)水利工程建設(shè)將產(chǎn)生大量檔案資料，造成檔案資料收集的難度很大。此外在水利工程施工過程中，經(jīng)常存在各類突發(fā)問題，如方案調(diào)整、工藝變化、征遷矛盾等諸多因素，給檔案資料收集帶來諸多困難與阻礙。加之水利工程施工工序十分繁瑣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都將產(chǎn)生許多檔案資料，其中涉及到大量的部門、人員，如任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均將導(dǎo)致歸檔文件材料的“三性”出現(xiàn)問題。

4.利用價(jià)值低

在工程建設(shè)過程中，參加各方均組建了檔案整編管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行了制度建立及經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員的落實(shí)。但在實(shí)際操作過程中，有些參建單位在管理機(jī)構(gòu)、人員配備、制度建設(shè)、明確職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障和設(shè)備設(shè)施配備等落實(shí)方面大打折扣，文件材料“三性”質(zhì)量下降，甚至出現(xiàn)遺失重要檔案的情況。在工程后期的運(yùn)行管理中，其移交的檔案資料無法提供參考、利用價(jià)值，嚴(yán)重的甚至給后期工程建設(shè)造成了不可估量的經(jīng)濟(jì)和工期損失。

三、提高水利工程檔案文件材料“三性”的對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案資料整編意識(shí)

水利工程施工資料是水利工程的基礎(chǔ)資料，資料整編是水利工程的必備工作，整編文件材料內(nèi)容記錄并反映了水利工程建設(shè)的全過程，是水利工程施工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也具有對(duì)外及運(yùn)管提供相關(guān)數(shù)據(jù)和參考的功能。因此，參建單位負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視，明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程方案的收集、整理、歸檔和保管工作。與其他工程項(xiàng)目相比，水利工程檔案資料編輯的要求更加精細(xì)與嚴(yán)格，因此需要各個(gè)部門給予充分配合，做好各項(xiàng)環(huán)節(jié)施工信息的收集、存儲(chǔ)，并由專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，這樣更有利于信息的管理和使用。除此之外，應(yīng)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作機(jī)構(gòu)或部門，并配有一定數(shù)量的專職檔案管理人員，建立由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)、各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)定期組織對(duì)檔案文件的“三性”進(jìn)行考核檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，促進(jìn)檔案整編工作。

2.完善檔案管理工作機(jī)制

首先，根據(jù)水利工程檔案收集與整編工作需要，制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的檔案資料整編管理體系，明確各參建單位的職責(zé)、任務(wù)分工、工作流程、節(jié)點(diǎn)控制等，確保檔案資料整編工作的高效有序開展。其次，加強(qiáng)檔案資料整編工作的監(jiān)督與管理，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，定期或不定期進(jìn)行抽查，將檔案管理工作與工程進(jìn)度款的申請(qǐng)撥付掛鉤，提高檔案資料整編人員責(zé)任意識(shí)，從而確保檔案文件材料整編與工程同步。

3.優(yōu)化檔案資料整編環(huán)境

水利工程檔案資料整編對(duì)工作環(huán)境有一定硬性要求。在信息技術(shù)的推動(dòng)下，有些檔案資料可借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)整理與存儲(chǔ)，但水利工程驗(yàn)收工作及后續(xù)檔案保管仍需要相關(guān)紙質(zhì)資料。為確保檔案資料的完整性，必須確保檔案資料整編的環(huán)境。具體做法：（1）建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備，滿足檔案資料存儲(chǔ)防潮、防盜、防火等方面的硬性要求。（2）根據(jù)檔案編制工作需求，參建各方編制辦公設(shè)備采購計(jì)劃，確保檔案整編費(fèi)用及時(shí)足額配備到位，確保設(shè)備、用具配置齊全。（3）按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

4.提高檔案整編人員素質(zhì)

為確保檔案資料的“三性”，必須確保資料整編人員綜合素質(zhì)滿足檔案整編工作的需求。（1）組建能夠滿足檔案整編需求的管理團(tuán)隊(duì)，明確職責(zé)分工。（2）確保檔案管理人員有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉了解檔案整編與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，在處理實(shí)際問題能夠規(guī)范作業(yè)。（3）定期開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提升整編人員業(yè)務(wù)水平、專業(yè)能力，準(zhǔn)確掌握相關(guān)規(guī)章制度及操作流程。（4）建立并執(zhí)行績效考核制度，提高整編人員工作積極性。

四、結(jié)語

水利工程檔案是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性是水利工程檔案整編工作的重中之重，只有增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理機(jī)制及制度，配備專業(yè)的管理工作人員，采取先進(jìn)的管理技術(shù)手段，才能夠確保檔案資料編制收集滿足完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求