論物資集中采購(gòu)的靈活性改進(jìn)問(wèn)題

[摘 要]物資集中采購(gòu)是當(dāng)前大中型企業(yè)集團(tuán)普通采取的管理措施，在規(guī)模優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也存在靈活性不足的問(wèn)題，例如，采購(gòu)速度和時(shí)間的不靈活，供應(yīng)商的選擇余地少，采購(gòu)物品備注統(tǒng)計(jì)不清楚。文章結(jié)合集中采購(gòu)的設(shè)置原則和存在缺陷，就如何在靈活性方面做出改進(jìn)以及具體的改進(jìn)措施做出了探討。

[關(guān)鍵詞]物資集中采購(gòu);大中型企業(yè);整合資源需求

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.03.168

1 物資集中采購(gòu)管理的原則

目前國(guó)內(nèi)各大工礦和制造集團(tuán)企業(yè)中，物資集中采購(gòu)成為普遍實(shí)施的管理措施，其主要目的是整合所屬下級(jí)單位企業(yè)在某些物資需求的規(guī)模，形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)與供應(yīng)商進(jìn)行談判或競(jìng)價(jià)，從而轉(zhuǎn)變成規(guī)模效益和價(jià)格優(yōu)勢(shì)，大幅度降低生產(chǎn)成本，同時(shí)防止內(nèi)部管理漏洞和腐敗行為的發(fā)生。

物資集中采購(gòu)的一般管理原則有三個(gè)：一是設(shè)置集中采購(gòu)中心，可以按地理區(qū)域設(shè)置區(qū)域性的集中采購(gòu)中心，也可以按專(zhuān)業(yè)設(shè)置不同專(zhuān)業(yè)的集采中心;二是建立供應(yīng)商體系，就近供應(yīng)、就近采購(gòu);三是整合市場(chǎng)物資資源和供應(yīng)商資源，進(jìn)行源頭采購(gòu)，大幅度降低物資采購(gòu)成本。

集中采購(gòu)的主要目的和原則就是充分利用規(guī)模優(yōu)勢(shì)，需求達(dá)不到一定規(guī)模，就不能實(shí)施集中采購(gòu)，只有達(dá)到一定規(guī)模之后，才能具有規(guī)模效益，享受到規(guī)模效益的好處。因此，實(shí)施集中采購(gòu)必須緊緊圍繞規(guī)模這個(gè)中心，才能充分發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)和作用。

首先，企業(yè)必須科學(xué)評(píng)估和整合資源需求，做到信息共享，科學(xué)預(yù)測(cè)，超前謀劃，合理編制物資需求量和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，特別是針對(duì)市場(chǎng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的物資，進(jìn)行整合預(yù)測(cè)和統(tǒng)計(jì)，可以進(jìn)行大規(guī)模的集中采購(gòu)、集中管理，減少成本，增加采購(gòu)?fù)该鞫?，有效促進(jìn)管理的集約化、專(zhuān)業(yè)化和信息化程度。實(shí)踐證明，物資集中采購(gòu)、集中運(yùn)輸、集中儲(chǔ)存、集中配送、集中供應(yīng)是轉(zhuǎn)變管理理念、實(shí)現(xiàn)利益最大化的有效途徑。

其次，實(shí)施區(qū)域集約化。在物資管理理論中有著名的“8-2”理論，即80%的價(jià)值集中在20%的物資中，80%的用量集中在20%的用戶(hù)中，這個(gè)理論說(shuō)明了物資采購(gòu)的區(qū)域集中、品類(lèi)集中的特點(diǎn)。因此，集中采購(gòu)應(yīng)當(dāng)以有優(yōu)勢(shì)的采購(gòu)區(qū)域?yàn)橹攸c(diǎn)，對(duì)能夠形成采購(gòu)優(yōu)勢(shì)的采購(gòu)量進(jìn)行充分整合，從而形成重點(diǎn)區(qū)域內(nèi)的采購(gòu)規(guī)模，以達(dá)到吸引實(shí)力供應(yīng)廠商、提供最優(yōu)價(jià)格的目的，實(shí)現(xiàn)規(guī)模聚集效應(yīng)。

再次，供應(yīng)商伙伴化。集中采購(gòu)的需要量是一種預(yù)測(cè)量，具有很大的不確定性，一定程度上帶有遠(yuǎn)期期貨的特征，這就要求供應(yīng)商具有一定的調(diào)節(jié)能力，不僅在量的變化上能夠彈性供應(yīng)，在價(jià)格上也應(yīng)該有一定的能力跟隨市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)進(jìn)行主動(dòng)調(diào)節(jié)，與采購(gòu)單位形成共進(jìn)退的伙伴關(guān)系，在供應(yīng)期間按要求按時(shí)、按量、按質(zhì)進(jìn)行供應(yīng)，甚至靈活調(diào)節(jié)價(jià)格。

最后，定價(jià)機(jī)制合理。集中采購(gòu)招標(biāo)時(shí)要考慮的價(jià)格因素主要有：當(dāng)前市場(chǎng)的條件;投標(biāo)報(bào)價(jià)機(jī)制的合理性;供應(yīng)結(jié)算條款的合理性等。單純的最低價(jià)中標(biāo)是一種不負(fù)責(zé)任的行為。供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)也要對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行充分研究，注意自身的供應(yīng)能力。

2 物資集中采購(gòu)的靈活性缺陷

集中采購(gòu)雖然有規(guī)?；瘍?yōu)勢(shì)，也具有抑制物資采購(gòu)領(lǐng)域腐敗現(xiàn)象的良好作用，但是，它并不是十全十美的管理方法，也不是治療腐敗發(fā)生的萬(wàn)能良藥。集中采購(gòu)的缺陷也非常明顯，最明顯的就是集中采購(gòu)造成了靈活性降低，特別是采購(gòu)速度下降、供應(yīng)商選擇狹隘、物資標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格死板不能靈活調(diào)整等，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（1）采購(gòu)速度和時(shí)間不靈活。集中采購(gòu)在一般情況下是材料種類(lèi)多，采購(gòu)量大，所以采購(gòu)時(shí)機(jī)是物資采購(gòu)人員和生產(chǎn)人員最關(guān)心的問(wèn)題。比如與價(jià)格浮動(dòng)密切相關(guān)的大宗材料，如鋼材、礦石、煤炭、石油等，價(jià)格波動(dòng)很大，如果采購(gòu)最佳時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)，那么價(jià)格差異就會(huì)很大，對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)成本可能會(huì)產(chǎn)生非常大的影響。這類(lèi)物資往往用量大、價(jià)值高，是大型企業(yè)集中采購(gòu)的重點(diǎn)內(nèi)容，是否采用集中采購(gòu)或是以何種形式進(jìn)行集中采購(gòu)是值得商榷的。

（2）供應(yīng)商的選擇余地小。集中采購(gòu)大部分是帶量采購(gòu)，生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)成本達(dá)到一定水準(zhǔn)以上的供應(yīng)商才具備這樣的中標(biāo)條件，這就排除了一部分優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不利于用戶(hù)的選擇，也不利于用戶(hù)與供貨商建立伙伴關(guān)系，無(wú)法在緊急情況下或特殊情況下利用相關(guān)資源滿足需求。

（3）在采購(gòu)落地后，由于企業(yè)采購(gòu)信息化建設(shè)不足，溝通不暢，可能需要對(duì)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量?jī)r(jià)格進(jìn)行調(diào)整時(shí)出現(xiàn)困難。這種情況也是比較多見(jiàn)的，會(huì)對(duì)企業(yè)的材料采購(gòu)產(chǎn)生較大的影響，采購(gòu)成本可能會(huì)增加，影響整體項(xiàng)目或企業(yè)內(nèi)部的資金流動(dòng)，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響。

此外，集中采購(gòu)還會(huì)面臨一些問(wèn)題，諸如用戶(hù)主體層級(jí)低，用戶(hù)分散，采購(gòu)實(shí)施后落地難，需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性很難達(dá)到要求、不能做到科學(xué)系統(tǒng)的分析，采購(gòu)周期不確定、資金與費(fèi)用周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難，采購(gòu)人員缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，供應(yīng)商管理不到位，供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)不充分等，都是需要注意與克服的問(wèn)題。

3 集中采購(gòu)的靈活性改進(jìn)措施

針對(duì)上述集中采購(gòu)在靈活性方面的缺陷，可以進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，或強(qiáng)化管理手段，解決底層用戶(hù)的困難，滿足用戶(hù)相應(yīng)的需求。

（1）分類(lèi)集中采購(gòu)模式。集中采購(gòu)也會(huì)有一些靈活的形式，采購(gòu)單位應(yīng)根據(jù)物資的特點(diǎn)進(jìn)行不同模式的選擇。對(duì)采購(gòu)量、采購(gòu)物資屬性和物資所屬專(zhuān)業(yè)進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)，通用類(lèi)的大宗物資和關(guān)鍵物資按上級(jí)集采中心的要求進(jìn)行統(tǒng)一上報(bào)歸集，實(shí)施統(tǒng)一集中采購(gòu)，這類(lèi)物資如鋼材、燃油、水泥等;對(duì)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求高的設(shè)備物資，應(yīng)由上級(jí)集中采購(gòu)中心和下級(jí)單位用戶(hù)按區(qū)域或?qū)I(yè)組織聯(lián)合集中采購(gòu)，這類(lèi)物資如車(chē)床、車(chē)輛等進(jìn)口設(shè)備等;通用類(lèi)的零星物資，實(shí)施上級(jí)監(jiān)督、下級(jí)集采中心組織的二級(jí)或三級(jí)集中采購(gòu)，這類(lèi)物資如五金、勞保等。無(wú)論實(shí)施哪一種方式，都必須嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)程序和中標(biāo)結(jié)果，不得擅自更改合同價(jià)格。

（2）集采信息統(tǒng)計(jì)分析分類(lèi)。集中采購(gòu)的重點(diǎn)在于做好采購(gòu)計(jì)劃編制與審查，對(duì)同類(lèi)或類(lèi)似項(xiàng)目合并，采購(gòu)產(chǎn)品種類(lèi)減少，才能達(dá)到規(guī)模效應(yīng)。涉及不同項(xiàng)目產(chǎn)品的類(lèi)別、性質(zhì)、功能等條件基本相同或相近時(shí)，應(yīng)進(jìn)行合并采購(gòu)，以達(dá)到擴(kuò)大采購(gòu)規(guī)模的目標(biāo)，有利于提高集中采購(gòu)的工作效率。提前著手進(jìn)行物資采購(gòu)需求的分析與預(yù)測(cè)，研究物資的消耗規(guī)律，提前制訂物資需求計(jì)劃，便于進(jìn)行分類(lèi)歸集。提高物資計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，這是集中采購(gòu)工作中的重點(diǎn)。

（3）對(duì)市場(chǎng)價(jià)格信息的全面掌握。市場(chǎng)價(jià)格是集中采購(gòu)的關(guān)鍵，在采購(gòu)前必須提前掌握當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格的走勢(shì)，研究分析價(jià)格信息，選擇合適的時(shí)機(jī)進(jìn)行集中采購(gòu);如果采購(gòu)量較小，合計(jì)采購(gòu)金額不大，一般是采取組織方式，也就是將功能相近或可配套的項(xiàng)目進(jìn)行歸并組合，進(jìn)行綜合采購(gòu)，達(dá)到擴(kuò)大采購(gòu)規(guī)模的目的。合同履行過(guò)程中也必須對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行關(guān)注和分析，對(duì)實(shí)際采購(gòu)成本進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制。

（4）更加靈活的供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理。分地區(qū)分類(lèi)型掌握大型以及常用供應(yīng)商的信息，建立長(zhǎng)期穩(wěn)固的伙伴關(guān)系，便于在特殊情況下進(jìn)行靈活的標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格調(diào)整。集采中心單位應(yīng)給予下級(jí)采購(gòu)部門(mén)一定范圍的授權(quán)，可以根據(jù)特殊情況調(diào)整供應(yīng)商、標(biāo)準(zhǔn)及價(jià)格，只要是整體有利于采購(gòu)單位以及不違反合同的前提下，比如集采中標(biāo)單位供應(yīng)量及質(zhì)量不能滿足用戶(hù)要求，產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)暴漲暴跌等反常情況，下級(jí)采購(gòu)單位有權(quán)自行調(diào)整供應(yīng)商。必須建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)機(jī)制，從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、及時(shí)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，篩選出業(yè)績(jī)表現(xiàn)良好的供應(yīng)商，逐步建立起長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，在合同簽訂、采購(gòu)數(shù)量、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)給予優(yōu)先合作。

4 結(jié)論

靈活性改進(jìn)后的集中采購(gòu)，有利于建立協(xié)同供應(yīng)鏈管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享、科學(xué)組織材料計(jì)劃的良好意識(shí);有利于實(shí)現(xiàn)總成本最優(yōu)而不是采購(gòu)價(jià)格最低;有利于建立起命運(yùn)共同體意識(shí)，促進(jìn)雙方價(jià)值理念趨同，實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展、共同壯大的雙贏目標(biāo)。

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[作者簡(jiǎn)介]曹紅波（1972—），女，蒙古族，內(nèi)蒙古通遼人，本科，工程師，通遼發(fā)電總廠有限責(zé)任公司計(jì)劃部合同管理，研究方向：物資采購(gòu)、合同管理。