芻議城建檔案信息資源的開發(fā)利用

劉敏

（寧德市城建檔案館，福建 寧德352100）

1 引言

檔案信息是指現(xiàn)在包括過去的國家機構(gòu)、個人及社會組織從事宗教、文化、科學技術(shù)、軍事、政治與經(jīng)濟等活動所直接形成的對社會及國家有價值的聲像、文字等形式的記錄。城建檔案是城鄉(xiāng)建設發(fā)展中對各階段歷史變遷的一種綜合記錄，檔案信息資源涉及照片、影像、圖紙、數(shù)據(jù)等城市發(fā)展的記錄載體，并且城建檔案也清楚地記錄著城鄉(xiāng)發(fā)展的過程，具有開發(fā)利用價值，能夠為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設提供參考依據(jù)。

2 城建檔案信息資源開發(fā)利用價值

2.1 城建檔案信息資源的開發(fā)實現(xiàn)了資源優(yōu)化分配

在城市的建設與發(fā)展過程中，不同區(qū)域的建設發(fā)展階段不同，城建需求也明顯不同，合理分配與運用城市所屬資源，需要以城建檔案信息資源作為基礎理論依據(jù)，進而再深入展開信息資源的探索與分析，促使新建設資源分配更加合理[1]。

2.2 城建檔案的開發(fā)利用實現(xiàn)了項目建設價值

城建檔案信息資源的開發(fā)利用可以為城鄉(xiāng)建設發(fā)展提供了信息服務與指導，為城鄉(xiāng)的現(xiàn)代化發(fā)展提供理論指導，進而提升其社會效益與經(jīng)濟性。

2.3 城建檔案信息資源的開發(fā)能促進社會經(jīng)濟的運行穩(wěn)定性

經(jīng)濟建設中，城市建設占據(jù)了主導地位。在社會主義市場經(jīng)濟的改革背景下，城市建設的經(jīng)濟覆蓋范圍相對較大，開發(fā)利用城建檔案信息資源，促進了城市建設項目的良好運行，進而使社會經(jīng)濟建設更加穩(wěn)定。

3 城建檔案信息資源的開發(fā)利用瓶頸

3.1 開發(fā)利用缺乏完善的頂層設計

城建檔案作為城市建設規(guī)劃與管理的文本參考依據(jù)，有關該檔案而建立的專門性規(guī)章中，關于信息資源開發(fā)利用的內(nèi)容及篇幅較少。隨著城鄉(xiāng)發(fā)展速度與規(guī)模變化，城建檔案的利用量增加，但是不足以利用。城建檔案的針對性或者部門性規(guī)章制度則相對較少，整體體現(xiàn)在制度不全；開發(fā)利用內(nèi)容也相對滯后，缺少實操性地指導；缺乏整體統(tǒng)一性城建檔案信息資源的建設開發(fā)標準，這一點需要優(yōu)先發(fā)展。

3.2 信息化建設水平較低

多數(shù)城建檔案館的建設始于20世紀80年代，進而逐漸形成了城建檔案形式，并搜集與整理相關信息資源。但是，由于科學技術(shù)水平、設備條件、歷史條件、事物認知等因素，城建檔案建設及其信息資源的開發(fā)利用存在很大的改進與完善空間。

3.3 信息數(shù)據(jù)共享有待發(fā)展

各市區(qū)城建檔案相關機構(gòu)，按照法律法規(guī)，自由裁量權(quán)的范圍內(nèi)制定了館藏檔案的開發(fā)利用規(guī)定與相關管理流程，并在一定范圍內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫。而跨市、區(qū)的城建檔案辦理流程及相關事項存在差異性，數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)之間不能共享，阻礙了信息資源的流通。

4 城建檔案信息資源的開發(fā)利用策略

4.1 空間信息結(jié)構(gòu)下構(gòu)建檔案信息資源的框架

城建檔案信息資源的建設核心是建立數(shù)據(jù)庫，同時也需要做好數(shù)據(jù)庫標準的體系設計。根據(jù)檔案管理工作的“收、管、用”過程環(huán)節(jié)的控制目的，結(jié)合城建檔案信息空間的特色，進而提出“三域五庫”城建檔案信息資源結(jié)構(gòu)框架。此框架對信息數(shù)據(jù)庫標準體系設計的一種嘗試，是各種城建檔案資源的“聚集”，共分為檔案的資源庫與利用庫、檔案目錄的數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)管理庫，檔案元數(shù)據(jù)庫，通過分層管理，從“雙套制”轉(zhuǎn)化到“單套制”的管理框架。

而“三域”是檔案信息資源進館之后的3種狀態(tài)轉(zhuǎn)化域，涉及保管域、應用域和收域，和檔案管理的3大環(huán)節(jié)直接對應，而“五庫”則是分別建立在“三域”基礎之上的部分。其中，檔案資源科的管理工作涉及直接或者間接地對檔案資源進行初步的治理，通常以提交信息包、存檔信息包的形態(tài)展現(xiàn)出版本管理的各項功能，即為檔案利用庫是專題信息庫，一般會以專題圖的形態(tài)進行檔案管理；檔案目錄庫是對于所有管理檔案的一種目錄集，是城建檔案信息資源的子集等[2]。

4.2 有效落實檔案記錄與驗收管理

城建檔案管理工作人員與項目工程管理人員需要對城建工程項目竣工驗收涉及的檔案進行整理歸檔，全面審核項目施工過程產(chǎn)生的各種文件，發(fā)現(xiàn)問題應及時處理，做好查缺補漏等細節(jié)處理，保證存儲檔案資料的準確性與完善性，且要求所管理的材料符合各項管理要求。加大利用城建檔案信息資源的過程中，存在變更或者因素傳遞，進而會引起檔案資源的完整性與有效性的變化，因此產(chǎn)生相應的變更或傳遞現(xiàn)象，應先了解檔案文件管理材料發(fā)生相關問題的前因后果，再展開相關工作，避免檔案信息資源的丟失或者是損毀。保證相關部門對資料收集與整理的準確性與完整性，進而才能更好地推動城建活動順利實施，發(fā)揮城建檔案信息資源的實際價值功能。

4.3 建立檔案信息資源專項數(shù)據(jù)庫

創(chuàng)建城建檔案信息資源管理的專題數(shù)據(jù)庫，是開發(fā)利用相關資源的核心管理渠道。挖掘數(shù)據(jù)價值屬于一種數(shù)據(jù)處理技術(shù)范疇，通過此項技術(shù)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的搜索、挖掘或者提取知識。根據(jù)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)而建立起來的專題數(shù)據(jù)庫，集中表現(xiàn)在：城建檔案館需要對其開發(fā)利用目的進行調(diào)查研究；明確開發(fā)利用的主題與范圍，通過挖掘技術(shù)匯集當?shù)丶爸苓叺母鞣N檔案信息資源，并以一定的方式進行加工和匯編；創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，為進一步的社會經(jīng)濟發(fā)展提供信息數(shù)據(jù)服務[3]。

4.4 強化檔案信息資源開發(fā)利用的頂層設計

全面推進城建檔案信息資源的開發(fā)與利用，應做好相應的頂層設計，統(tǒng)籌規(guī)劃與指導工作需要落實，填補政治制度，規(guī)范統(tǒng)一標準，是進一步做好信息資源的開發(fā)與共享工作的基礎，進而為廣大群眾或者黨政機關充分利用檔案提供便捷[4]。

4.5 完善信息資源保障體系

構(gòu)建城建檔案信息資源安全保障體系，實現(xiàn)跨地區(qū)與跨部門間的信息共享，可以對其今后的開發(fā)利用奠定基礎，同時也可以為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設及發(fā)展提供準確、全面的信息資源，促使城鄉(xiāng)發(fā)展更加有據(jù)可依，更加合理規(guī)范。建立信息服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的利用與服務，改變傳統(tǒng)的單一數(shù)據(jù)庫建立方式，進而向多元化數(shù)據(jù)庫發(fā)展，同時將城建檔案信息管理和城鄉(xiāng)空間信息融為一體，為落實集成化與可視化的城建檔案管理而不斷創(chuàng)新發(fā)展地進行工作[5]。

5 結(jié)語

總之，在信息數(shù)據(jù)時代下，城建檔案信息資源的開發(fā)利用仍然任重道遠，應在豐富館藏資源基礎上，提升其開發(fā)利用效率，創(chuàng)新管理理念，進而更好地指導城建檔案的開發(fā)利用更加符合社會發(fā)展趨勢。