施工企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范

任宇奇

上海建工四建集團(tuán)有限公司 上海 201103

1 施工企業(yè)合同管理常見法律風(fēng)險(xiǎn)分析

受制于建筑工程項(xiàng)目周期長、不確定因素多、合作方關(guān)系復(fù)雜且競(jìng)爭激烈的影響，加之施工企業(yè)自身法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不足、合同管理人員專業(yè)能力與法律知識(shí)欠缺、合同管理制度不完善或制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致施工企業(yè)在合同管理中存在諸多法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。

1.1 合同訂立前置程序違法的法律風(fēng)險(xiǎn)

合同是雙方當(dāng)事人達(dá)成意思表示一致的結(jié)果，但由于建筑行業(yè)的特殊性，國家對(duì)必須招標(biāo)項(xiàng)目的招投標(biāo)及其流程都有明確的規(guī)定，合同訂立程序違反效力性強(qiáng)制規(guī)定，不招標(biāo)或違反招投標(biāo)法規(guī)定的，都可能出現(xiàn)合同被認(rèn)定為無效的法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 主體資格及合作方資信審核不嚴(yán)的法律風(fēng)險(xiǎn)

在合同簽訂前未進(jìn)行嚴(yán)格的合同主體資格審核，發(fā)包人未獲得相關(guān)行政許可不具備發(fā)包資格、專業(yè)分包單位不具備應(yīng)有的施工資質(zhì)等缺乏主體資格的，合同效力會(huì)受到影響；未進(jìn)行全面的合作方資信情況調(diào)查，如遭遇缺乏履約能力與基本誠信的合同相對(duì)方，不僅雙方合同難以得到正常履行，也會(huì)使得整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程受到影響。

1.3 合同未經(jīng)專業(yè)審核，條款存在不足的法律風(fēng)險(xiǎn)

很多施工企業(yè)缺乏專業(yè)的合同審核能力，合同訂立前未進(jìn)行專業(yè)人士的合同審核，導(dǎo)致諸多合同文字表述不夠恰當(dāng)準(zhǔn)確、必備條款不完整、合同缺乏操作性、權(quán)利義務(wù)嚴(yán)重不對(duì)等、缺乏違約條款等。合同條款是明確雙方權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，條款的不足不僅會(huì)引發(fā)歧義和誤解，更會(huì)導(dǎo)致合同難以履行，無法實(shí)現(xiàn)合同目的。

1.4 缺乏動(dòng)態(tài)合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)

施工企業(yè)在合同履約過程中常常要面臨各種合同要素的變化，而施工企業(yè)最常見的問題在于缺乏動(dòng)態(tài)管理的意識(shí)和能力，未能及時(shí)有效地做好合同的變更與確認(rèn)工作。在履約中不僅不重視工程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、簽證索賠資料等變更資料的出具與收集，更缺乏合同變更、簽證索賠的時(shí)效觀念，從而因錯(cuò)過合同約定的時(shí)效期限被視為放棄權(quán)利的主張。

1.5 資料保管不利、印章使用不當(dāng)?shù)姆娠L(fēng)險(xiǎn)

合同管理過程中涉及的資料繁多，不僅包括訂立階段的招投標(biāo)文件、合同及附件，還包括履約中的各種變更文件。然而，施工企業(yè)常常存在資料不齊全、原件缺失、缺少蓋章或有權(quán)限的人員簽字、沒有留存收發(fā)記錄、私刻印章以及未經(jīng)審核擅自使用印章等各種情況。在主張自身權(quán)利的時(shí)候，資料的缺失以及印章的不當(dāng)使用往往會(huì)導(dǎo)致糾紛解決的失敗，使企業(yè)面臨不應(yīng)有的損失。

2 施工企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范的措施與建議

2.1 提升企業(yè)全員法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

企業(yè)應(yīng)不斷加強(qiáng)全員的法制宣傳與教育，提升守法意識(shí)和法制觀念。通過學(xué)習(xí)行業(yè)相關(guān)案例，分析合同管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)及不良后果，樹立起領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策意識(shí)、管理層的規(guī)則意識(shí)以及企業(yè)全員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，促使企業(yè)從被動(dòng)的解決問題轉(zhuǎn)換為主動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防范。

2.2 建立不斷完善的動(dòng)態(tài)合同管理制度

基于建設(shè)工程的特殊性，施工企業(yè)的合同管理環(huán)節(jié)多且復(fù)雜，而一個(gè)健全發(fā)展的施工企業(yè)，必然要以制度作為企業(yè)管控的綱領(lǐng)。因此，企業(yè)要建立規(guī)范的合同管理制度，明確合同管理的主管部門及工作職責(zé)；建立合同管理流程，設(shè)計(jì)出從招投標(biāo)、合同訂立、履行、變更、解除、糾紛處理、歸檔終止全過程的合理流程，詳細(xì)規(guī)定各個(gè)環(huán)節(jié)的工作要求，落實(shí)具體責(zé)任人員，實(shí)行科學(xué)管理。此外，企業(yè)還應(yīng)做好制度的落地與監(jiān)督，并結(jié)合實(shí)踐不斷總結(jié)反思管理制度中的缺陷與不足，及時(shí)作出制度的更新與調(diào)整，確保制度的有效性。

2.3 加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)底線

2.3.1 建立合同重大風(fēng)險(xiǎn)事前核準(zhǔn)機(jī)制

建設(shè)工程涉及的合同數(shù)量巨大，且施工合同體系龐雜、內(nèi)容煩瑣，往往一份施工總承包合同就是一部“巨作”。在急于訂立合同的階段，匆忙進(jìn)入合同評(píng)審流程時(shí)，往往會(huì)因?qū)徍斯ぷ髁窟^大、審核人的專業(yè)能力參差不齊以及工作狀態(tài)的差異而呈現(xiàn)出不同的審核效果。為能充分識(shí)別合同中的重大法律風(fēng)險(xiǎn)，提前進(jìn)行合同重大法律風(fēng)險(xiǎn)的事前核準(zhǔn)就十分重要。

實(shí)現(xiàn)合同重大風(fēng)險(xiǎn)的事前核準(zhǔn)，首先，要進(jìn)行合同重大風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，企業(yè)可以通過諸如案例研究、專家咨詢、相關(guān)條線研討、項(xiàng)目部調(diào)研等多種方式梳理出企業(yè)在合同履行過程中常見的或潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，并將風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按照不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行分類羅列，形成企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)清單；其次，要建立事前核準(zhǔn)制度，明確企業(yè)在投標(biāo)前或合同簽訂前，應(yīng)對(duì)照風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)清單進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于存在重大風(fēng)險(xiǎn)即風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較高事項(xiàng)的合同，如存在巨額墊資、放棄優(yōu)先受償權(quán)、以實(shí)物資產(chǎn)抵付款項(xiàng)、提供擔(dān)保等情形的，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)的合同事前核準(zhǔn)；最后，要通過決策層與專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行充分的風(fēng)險(xiǎn)分析與論證，做好有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)策劃，綜合考量企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)承受能力、風(fēng)險(xiǎn)防范能力與經(jīng)濟(jì)效益的平衡關(guān)系，作出是否承接項(xiàng)目、簽署合同以及履約的企業(yè)決策。

2.3.2 注重簽約前合同主體審查

合同簽訂前注重審查合同主體的資信情況[2]，做好合同相對(duì)方資金實(shí)力、股東及實(shí)際控制人資信情況、涉訴案件與被執(zhí)行信息、以往業(yè)績等多角度的盡職調(diào)查。有針對(duì)性地核實(shí)發(fā)包方的項(xiàng)目許可情況、資金落實(shí)情況、分包單位的資質(zhì)情況，并做好合同相對(duì)方履約能力、誠信水平的評(píng)估。此外，還需對(duì)合同主體進(jìn)行形式審查，審查合同主體與其加蓋印章是否一致，簽字人員是否為法定代表人或是否具有書面授權(quán)等內(nèi)容。

2.3.3 強(qiáng)化合同專業(yè)性評(píng)審與條款優(yōu)化

一方面，施工企業(yè)應(yīng)建立其自身的合同示范文本體系，尤其要重視分供類合同文本的擬定，注重在合同文本中將企業(yè)管理制度中諸如質(zhì)量、安全、造價(jià)控制、施工管控要點(diǎn)等管理要求融入合同條款中，形成有約束力的條款。此外，還要設(shè)定分供類合同條款不得優(yōu)于總承包合同相應(yīng)條件的紅線，嚴(yán)格落實(shí)分包結(jié)算、付款條件與總承包合同相掛鉤的“背靠背”條款，通過設(shè)置規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臈l款，合理合法地保障企業(yè)權(quán)益。

另一方面，要注重總承包合同的審核。企業(yè)應(yīng)明確各條線相關(guān)人員及法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)專業(yè)人士全面且獨(dú)立參與合同評(píng)審。從合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性、完備性、風(fēng)險(xiǎn)性等多方面進(jìn)行全面審核，及時(shí)提出專業(yè)化評(píng)審意見和條款優(yōu)化的建議。

2.4 重視履約管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)全過程管控

2.4.1 重視合同交底

合同交底是為了實(shí)現(xiàn)合同目的，更好地貫徹與執(zhí)行合同內(nèi)容，促使相關(guān)條線與項(xiàng)目部人員了解合同意圖、熟悉合同條款、掌握合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以及合同執(zhí)行計(jì)劃的全過程。合同交底的本意是合同相關(guān)人員，通過交底了解合同背景與目標(biāo)；通過拆分合同條件，明確各部門各條線需要完成的合同要求；通過結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況，集體討論、群策群力，分析合同實(shí)施過程中會(huì)遇到的問題以及可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，提前進(jìn)行解決方法與風(fēng)險(xiǎn)防范的策劃，以此形成具體的合同履約計(jì)劃與實(shí)施方案。合同交底是學(xué)習(xí)、思考的過程，更是一個(gè)統(tǒng)一思想、解決問題的過程。但在實(shí)踐中，合同交底依然流于形式，交底內(nèi)容僅限于羅列合同具體條款，缺少與項(xiàng)目實(shí)際情況相結(jié)合的合同分析，更沒有實(shí)施針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)化解方法的策劃。

因此，企業(yè)應(yīng)注重合同交底的實(shí)效，通過企業(yè)管理制度設(shè)定合同交底的流程，明確具體的責(zé)任目標(biāo)及責(zé)任人，建立企業(yè)合同交底的規(guī)范制度，落實(shí)定期檢查、交底效果反饋以及不斷改進(jìn)的機(jī)制。只有通過實(shí)施合同交底，促使合同執(zhí)行人員清楚知曉合同目標(biāo)、合同風(fēng)險(xiǎn)，并掌握合同履行中應(yīng)關(guān)注的要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)合同管理責(zé)任的分解與落實(shí)，促使合同履約過程整體可控。

2.4.2 注重履約過程合同變更的管理

合同履行是一個(gè)長期且不斷變化的動(dòng)態(tài)過程，在這個(gè)過程中往往會(huì)出現(xiàn)諸多不可預(yù)見的因素，對(duì)合同目的實(shí)現(xiàn)造成一定的影響。作為施工企業(yè)，合同的變更、索賠與反索賠是企業(yè)合同管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)需要全面掌握合同履行情況，做好實(shí)際情況與合同條件的對(duì)比分析，找到偏差與原因，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；其次，要及時(shí)提出簽證索賠與反索賠、固定證據(jù)，避免因超過期限而喪失主張的權(quán)利；最后，要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)合同進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充、變更和調(diào)整。

2.5 注重科學(xué)的管理手段

2.5.1 合同資料管理

合同履約過程中，存在著大量的履約資料，整理好這些履約資料，做好原件的保存保管，對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)和責(zé)任認(rèn)定、履約中的索賠和反索賠都具有重要意義，因此，項(xiàng)目部不僅要設(shè)立專門的資料員，還需要加強(qiáng)對(duì)資料員的教育和培訓(xùn)，在按照工程資料歸檔的要求收集資料的同時(shí)，還應(yīng)該從更加嚴(yán)格、全面的證據(jù)資料的收集角度和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行資料的收集保管。通過建立規(guī)范的企業(yè)合同資料管理清單，將與工期、質(zhì)量、造價(jià)以及與雙方責(zé)任有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)系單、往來文件等資料，采用信息化的手段做好歸集、梳理與保存，并且定期開展資料歸檔情況的檢查，避免因資料缺失而陷入被動(dòng)局面。

2.5.2 合同印章管理

加強(qiáng)合同印章管理，不僅要按照企業(yè)用印規(guī)范對(duì)印章保管、用印流程、用印監(jiān)督等方面進(jìn)行嚴(yán)格管控，采用信息化監(jiān)控手段監(jiān)督用印流程，更應(yīng)該從具有公示效力的角度明確有效印章的范圍，如直接在項(xiàng)目部的公章上注明“不得用于簽訂經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議”；在施工合同中直接約定使用項(xiàng)目部印章、分支機(jī)構(gòu)印章或部門印章訂立的合同或協(xié)議均屬無效；在合同中明確對(duì)于合同的變更、合同造價(jià)的調(diào)整以及結(jié)算的確認(rèn)都必須以公司有權(quán)印章的確認(rèn)為依據(jù)，未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人簽字無效；在合同中明確雙方存在偽造、變?cè)旄黝愑≌碌倪`約條款。通過多種方式，做好企業(yè)合同印章的有效管控。

3 結(jié)語

合同管理中法律風(fēng)險(xiǎn)無處不在，隨著施工企業(yè)法制意識(shí)的不斷提升、管理水平的不斷進(jìn)步，風(fēng)險(xiǎn)防范的能力也在不斷提高。施工企業(yè)為在競(jìng)爭中求立足求進(jìn)步，應(yīng)逐步探索出防范合同風(fēng)險(xiǎn)的措施和方法，形成科學(xué)規(guī)范的管理理念和管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康有序的發(fā)展。

[1] 王燕.建筑企業(yè)合同管理存在的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè),2014(3):114.

[2] 熊曉萍.企業(yè)在合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)及防范措施[J].法制與經(jīng)濟(jì),2014(1):46-47.