城建檔案信息資源開發(fā)利用探析

劉潔，鄒如萱

（1重慶市城市建設檔案館，重慶 400015；2重慶市市政設計研究院有限公司，重慶 400020）

0 引言

城建檔案是工程施工過程的歷史記錄，也是城市建設的真實和全面反映，因此它往往被作為工程質(zhì)量終身負責制的依據(jù)，建（構(gòu)）筑物維修、改建、擴建的依據(jù)，城市防災減災、戰(zhàn)爭破壞后恢復重建和突發(fā)事件處理的依據(jù)，以及土地征用、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍的法律依據(jù)[1]。近年來，隨著我國城市建設步伐的加快，城市建設體量不斷增加，城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等城建檔案資料，數(shù)量不斷增加，重要性也越發(fā)凸顯，管理難度不斷增大。更重要的是，城建檔案對于城市規(guī)劃、建設和管理以及完善城市建設技術(shù)信息的巨大作用還沒有完全發(fā)揮出來，城建檔案的開發(fā)利用還處于較低水平上，因此，亟須加強這一課題的研究。本文首先分析了當前城建檔案開發(fā)利用中存在的問題，然后結(jié)合筆者的調(diào)研和工作經(jīng)驗，提出了具體應對措施，可供相關(guān)從業(yè)人員參考。

1 城建檔案開發(fā)利用存在的問題

城建檔案由大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)成，其蘊含著極大的潛力，只不過因為受開發(fā)利用手段的制約，沒有進一步發(fā)揮其作用。加強城建檔案開發(fā)利用既是新時代高質(zhì)量發(fā)展的客觀需要，也是城建檔案工作者的職責所在[2]。目前，城建檔案的開發(fā)利用之所以處于較低水平，主要原因是主管部門及從業(yè)人員重視程度不夠，導致城建檔案開發(fā)還存在利用率較低、利用不方便等問題，主要表現(xiàn)在以下四個方面。

1.1 被動式服務

被動式服務表現(xiàn)在兩個方面：一是接收檔案，城建檔案信息資源的歸籠因信息量巨大，及長期的行政權(quán)力運作模式，工作人員習慣于被動接收城市建設中各項目的各類別信息資料，止于照單全收，原樣封存；二是提供查詢，如圖書館工作人員，坐等查閱人上門，機械地根據(jù)需求提供查詢服務[3]。

1.2 淺層次開發(fā)

當前，對城建檔案的編研仍以館藏檔案為主，缺少基于大數(shù)據(jù)的城建檔案信息資源深層次開發(fā)，如缺乏對數(shù)據(jù)的規(guī)律性整理和總結(jié)。同時，城建檔案管理部門缺乏與其他部門的互動，缺乏外部循環(huán)，導致編研工作的選材不夠?qū)挿?，缺乏廣度[4]。

1.3 信息化滯后

部分發(fā)達地區(qū)城建檔案信息化建設已經(jīng)取得比較好的成績，城建檔案信息數(shù)據(jù)共享在數(shù)據(jù)內(nèi)容、共享工具、共享方式、共享場景等方面已經(jīng)形成了較為成熟的共享機制，并取得了一些成果，但同時，部分地區(qū)暴露出數(shù)據(jù)共享目錄體系融合度不高、數(shù)據(jù)共享缺乏系統(tǒng)支撐、數(shù)據(jù)共享參與力度不大、數(shù)據(jù)共享質(zhì)量不佳等問題。這些問題如不能得到有效解決，將直接影響城建檔案數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮，不僅無法適應政務數(shù)據(jù)治理創(chuàng)新發(fā)展的需要，還有可能成為政務服務改革的“絆腳石”[5]。

1.4 共享程度低

在城建檔案管理部門內(nèi)部，還沒有解決工程檔案與建筑實體之間和建設工程管理過程與建設工程檔案之間的對應關(guān)系問題，以及建設行業(yè)數(shù)據(jù)名詞的標準化等問題，導致城建檔案信息資源無法實現(xiàn)共享或共享程度低[6]；在平行部門之間，一些政府部門、業(yè)務機構(gòu)不愿意將資源共享或共享程度十分低，在信息化時代，這其實是一種嚴重的資源浪費，這樣的政務服務會降低與社會單位的協(xié)同作用，也無法為相關(guān)政府單位提高決策支持，導致城建檔案信息不完善、歸類不清晰、不合理且信息服務有效性不高，因此產(chǎn)生了信息孤島[7]。

2 城市檔案開發(fā)的幾條路徑

2.1 建設集中的城建檔案保管體系

要想城建檔案得到有效的開發(fā)利用，則應堅持一個城市由一個城建檔案館（室）進行高度統(tǒng)一管理的原則，禁止出現(xiàn)分散保存的現(xiàn)象。這樣做主要是為了防止重復建設館庫，減少管理人員，節(jié)約開支。另外，也更有利于群眾和企事業(yè)單位查閱（他們要查閱的檔案只要在這個城市，到一個地方即可查到，不需要跑來跑去）。如重慶市城市建設檔案館在2010年前只保管市級建設部門監(jiān)督管理項目的檔案和主城各區(qū)建設部門監(jiān)督管理的大項目檔案，而很多體量不大的區(qū)管項目檔案就由各區(qū)城建檔案管理部門自行保管。由于區(qū)館保管條件有限，達不到檔案消毒、庫房溫濕度等要求，不能對檔案進行很好的保管。另外，由于有的建設項目檔案在市館，有的建設項目檔案在區(qū)館，導致服務對象要查閱檔案時，不知道去哪里。《重慶市城鄉(xiāng)建設檔管理辦法》頒布實施后，要求市城鄉(xiāng)建設檔案管理機構(gòu)接收保管市級以上（含市級）重點建設工程、主城區(qū)（含北部新區(qū)）以及跨區(qū)縣（自治縣）建設工程檔案?，F(xiàn)在，重慶主城各區(qū)所有建設工程檔案一律移交市城建檔案館。截至2020年底，重慶市城市建設檔案館館藏量為217萬余卷，是全國所有城市建設檔案館（室）館藏量最大的館?，F(xiàn)在服務對象要查閱重慶主城區(qū)檔案，只需到重慶市城市建設檔案館即可。由此可見，集中保管檔案為服務對象查閱利用檔案提供了極大方便，是提高城建檔案開發(fā)利用質(zhì)量的前提保障。

2.2 規(guī)范查閱城建檔案行為

城建檔案的利用存在以下幾種形式：一是對城建檔案進行查閱利用，可以是對原件提供利用，也可以是對復印件提供利用；二是對城建檔案進行展覽利用，可以在館內(nèi)展覽，也可以在館外特定場所展覽；三是對城建檔案進行編研利用，如形成城建史料、法規(guī)文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯集、史志年鑒等。

本文著重對城建檔案的查閱利用進行研究。查閱利用是城建檔案最常規(guī)、最基本的利用形式，也是最重要的形式?！笆濉逼陂g，重慶市城市建設檔案館接待查閱12000余人次，利用檔案38000余卷次，可見，隨著人們法律意識、維權(quán)意識的提高，個人或企業(yè)在購買房產(chǎn)后，不管是對所購房屋進行裝修改造，還是對房屋建筑質(zhì)量存疑，都會進行查閱。這時，他們所購房屋檔案資料哪些能查，哪些不能查，能查的可以查到哪一步，都是一個值得探討的問題。查得過多，侵犯了其它住戶的隱私；查得不夠，房屋所有人知曉權(quán)未得到維護。針對這些城建檔案利用過程中的細節(jié)問題，為了規(guī)范查閱檔案行為，重慶市城市建設檔案館在2019年1月16日制定頒布了《重慶市城鄉(xiāng)建設檔案利用暫行規(guī)定》，所有想查閱利用檔案的單位、個人，通過這一規(guī)定，都可以清楚知道自己可不可以查閱相關(guān)檔案，若可以查，需提供什么樣的手續(xù)證明。這樣，就大大方便了人民群眾辦事。

2.3 提高城建檔案管理人員綜合素質(zhì)

城建檔案的開發(fā)利用，說到底是人在開發(fā)利用，所以城建檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，直接影響城建檔案的利用。現(xiàn)在相當一部分城建檔案管理人員很重視檔案的收集、保管，但對利用卻一無所知，或不知從何做起，只簡單查閱，對編研知識一片空白。因此，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，就顯得尤為重要。應根據(jù)城建檔案管理人員的工作現(xiàn)狀開展相適應的教育培訓活動，一是使他們都能夠?qū)Τ墙n案信息資源的開發(fā)利用有足夠的了解，注重培養(yǎng)他們城建檔案信息資源開發(fā)利用的意識；二是鼓勵檔案專業(yè)、文學專業(yè)、聲像專業(yè)、建筑專業(yè)等人員學習彼此的專業(yè)知識，掌握檔案利用規(guī)律。同時，城建檔案管理部門每年應適當申請相關(guān)科研、編研課題，利用手中檔案信息多產(chǎn)出編研成果，讓城建檔案管理人員在實踐中融會貫通各專業(yè)知識；三是加強城建檔案管理人員間的業(yè)務交流，通過組織各種形式的活動，加強城建檔案管理人員之間的交流，學習其他城市的管理經(jīng)驗，實現(xiàn)業(yè)務能力與水平的提升；最后，還要培養(yǎng)城建檔案管理人員的創(chuàng)新意識，不斷對城建檔案管理工作進行創(chuàng)新，使城建檔案管理工作能夠更好地適應新時期城市建設的需求，為城市建設提供更加可靠的支持。

2.4 探索城建檔案自助查閱方式

目前，在全國各地城建檔案館（室），主要還是通過傳統(tǒng)方式查閱檔案，即根據(jù)服務對象的訴求和提供的手續(xù)，由城建檔案館（室）工作人員進行查閱并提供檔案，而較少自助查閱系統(tǒng)。這主要是由于城建檔案包含建（構(gòu)）筑物的地質(zhì)勘察、設計、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)等涉及建筑安全的數(shù)據(jù)信息，特別是橋梁、隧道、大型公共建筑等的信息，按相關(guān)規(guī)定，它們的建筑數(shù)據(jù)必須保密，一般的房屋建筑結(jié)構(gòu)安全數(shù)據(jù)也不允許公開。如要查閱，需提供相關(guān)手續(xù)，才能有選擇性地查，所以大部分城建檔案信息絕對不能以自助公開查閱的形式隨意查閱。但這并不是說城建檔案信息完全不能開放自助查閱，比如城建檔案目錄或一些不需要保密的建筑圖、基本數(shù)據(jù)，還是可以公開供人們自助查閱的。可以把所有館藏建設項目的名稱、地址、開竣工時間、建筑面積等基本項目信息，以及項目案卷級目錄在信息網(wǎng)上公布，服務對象先在網(wǎng)上找到自己想要查詢項目的建筑信息數(shù)據(jù)和技術(shù)資料的目錄，然后再到城建檔案館（室）有的放矢地查閱，這樣就會縮短查閱時間，提高效率。因此，筆者認為，在遵守國家有關(guān)保密規(guī)定的前提下，所有城市的城建檔案館（室）可以利用已經(jīng)建立起來的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，在自助查閱上作一些嘗試。

一個建（構(gòu)）筑物竣工后，我們可以看到它宏偉的外觀、精致的內(nèi)部裝飾，但它在修建過程中發(fā)生了什么，它的隱蔽建筑結(jié)構(gòu)又是什么樣的，則無法用肉眼看到，只能通過利用城建檔案信息數(shù)據(jù)進行還原與分析，才能重現(xiàn)。在現(xiàn)代城市建設管理中，要想利用好城建檔案信息資源，只有不斷對城建檔案管理工作進行改革，對城建檔案信息資源利用方式進行大膽創(chuàng)新，才能提高城建檔案信息資源開發(fā)利用的質(zhì)量和效率，才能更好地滿足新時期城市發(fā)展的需要，為實現(xiàn)城市可持續(xù)發(fā)展提供充足的動力。

3 結(jié)語

隨著國家建設的持續(xù)進行以及建筑業(yè)由增量轉(zhuǎn)向存量，城市更新工作如火如荼地開展起來，城建檔案信息資源的深層次開發(fā)利用，變得更加迫切和重要。從業(yè)人員面對被動式服務、淺層次利用、信息化滯后、共享程度低等現(xiàn)實問題，應加強思維轉(zhuǎn)變，提高自身綜合素質(zhì)，改進工作方法，努力實現(xiàn)城建檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。本文針對城建檔案信息資源的高質(zhì)量開發(fā)利用進行了探討，以供參考。