信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議

林 瑜

(福州經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展集團有限公司,福建 福州 350003)

0 引 言

目前我們所說的檔案信息化管理，一般是指在保證信息安全的前提下，符合我國法律法規(guī)的要求，由所在行政部門的指引下，通過科學的組織方式，憑借現(xiàn)代化的科技手段，對企業(yè)資料、檔案或文件等進行內(nèi)容整合、數(shù)據(jù)發(fā)掘，再通過信息化科學的系統(tǒng)進行處理，包括對網(wǎng)絡(luò)數(shù)字傳輸，實現(xiàn)資源共享，節(jié)約企業(yè)人員環(huán)節(jié)成本，進一步優(yōu)化企業(yè)或組織的服務(wù)流程，實現(xiàn)資源價值的最大化。檔案管理的實質(zhì)就是為社會提供服務(wù)，而且現(xiàn)有的檔案管理架構(gòu)也是由社會服務(wù)制定的。但由于目前外部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、工作人員整體素質(zhì)以及系統(tǒng)操作、軟件等會出現(xiàn)安全漏洞，引起數(shù)據(jù)竊取、篡改等敏感問題等，所以現(xiàn)在在信息化背景下檔案管理工作中存在的問題也引起了大家的關(guān)注和廣泛重視。

1 檔案信息化管理概述

從電子計算機誕生以來，各行各業(yè)都開始大量應(yīng)用，軟件技術(shù)的普及使得電子計算機走在時代前沿。檔案管理也不例外，在信息化的發(fā)展下，檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合，也成為了檔案管理工作的重要手段。檔案管理信息化是以現(xiàn)代科學管理為基礎(chǔ)、以現(xiàn)代化的科學管理為指導(dǎo)，運營現(xiàn)代化的科學技術(shù)與方法，最大可能的發(fā)揮出檔案管理人員的主觀能動性、積極性，在工作過程中不斷的對傳統(tǒng)方式進行革新，實現(xiàn)最大化效率。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》指出：“制定檔案工作管理信息化的標準，研發(fā)適合檔案管理的軟件，加大對現(xiàn)有電子檔案的管理力度，對電子檔案的整理及時利用、保管并且在最大程度實現(xiàn)檔案資源的有效使用，逐漸使我國的現(xiàn)代化檔案信息構(gòu)建規(guī)模，最終劃入國家信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息資源共享?！睓n案管理信息化的目標為構(gòu)建具有我國特色的信息資源社會化共享平臺[1]。

因此，信息化下檔案管理內(nèi)容為：一是建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施：又稱基礎(chǔ)設(shè)備，屬于檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其基礎(chǔ)核心為檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)[2]。二是持續(xù)開發(fā)信息資源：檔案資源本身就屬于國民經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要戰(zhàn)略資源。為了能夠發(fā)揮其最大的經(jīng)濟作用，檔案管理的從業(yè)者必須源源不斷的開發(fā)信息資源。三是建設(shè)一套統(tǒng)一的標準：建設(shè)統(tǒng)一標準其實是檔案管理信息化的基礎(chǔ)出發(fā)點，指的是檔案信息資源在使用過程中的管理、查詢、存儲以及描述的行為準則。四是構(gòu)建信息化的管理體系：屬于檔案信息在開發(fā)以及實施過程中的技術(shù)支撐。五是組織優(yōu)秀的人才隊伍：屬于檔案信息管理的核心，專業(yè)的檔案管理者與各要素之間存在著緊密的聯(lián)系。

2 當前我國檔案信息化管理工作當中存在的問題

2.1 對檔案管理信息化的重要性認識不足

一直以來，很多企業(yè)和單位注重實際的發(fā)展效益，對檔案管理的重視程度也不高，所以觀念根深蒂固，管理者對于信息化的理解還不夠透徹。在目前大的經(jīng)濟基礎(chǔ)下，我國的檔案信息化管理剛剛嶄露頭角，獲得了一定的發(fā)展，但就目前的情況還是不夠的，一些檔案管理部門依舊對紙質(zhì)檔案依賴性較強，并且認為紙質(zhì)檔案的安全性高，部分地區(qū)推廣力度也不足，甚至還在實行“雙套制”，即：檔案以紙質(zhì)及電子形式雙重保存，不僅無法開展信息化檔案管理工作，還增加了管理人員的工作量，降低工作效率[3]。所以在信息化的大背景下，“雙套制”也是檔案管理人員需要重點突破的限制。

2.2 檔案管理信息化與其他各個環(huán)節(jié)存在信息差

檔案管理信息化管理并不只是單純的將現(xiàn)有紙質(zhì)資料存入電腦的系列動作，而是有一套完整的系統(tǒng)性的過程，將系統(tǒng)化的文檔管理進行網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，實現(xiàn)資源共享、價值最大化。但是由于目前我國的信息化檔案發(fā)展程度比較低，管理過程中也有一定的局限性，所以現(xiàn)行的檔案管理很難將各個生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)實現(xiàn)一體化聯(lián)絡(luò)，使得信息化的檔案無法與生產(chǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)有效匹配，無法達到一體化的程度。

2.3 工作人員的整體素質(zhì)水平有待提高

由于一直以來在檔案管理方面的投入較小，所以現(xiàn)階段的檔案信息化管理仍處在發(fā)展階段，專業(yè)研究類型人才、管理團隊人才、實際操作型人才都比較匱乏，尤其缺乏新型的復(fù)合型人才，從目前從業(yè)人員水平來看，部分人員由于自身受限，整體素質(zhì)還需要提升，對于專業(yè)系統(tǒng)化的培訓(xùn)以及工作無法達到要求。從事檔案管理的人員需要具備一定的基礎(chǔ)行業(yè)管理能力、一定的計算機處理能力以及對突發(fā)事件的應(yīng)急能力，所以需要培養(yǎng)專業(yè)人才提升檔案管理工作。

2.4 信息化背景下缺乏成型的檔案管理模式

信息化檔案管理的工作前提為標準化檔案管理流程。從我國現(xiàn)階段的檔案管理情況來看，依舊是受傳統(tǒng)觀念的影響比較嚴重，很多企業(yè)、單位組織并未跟進檔案管理的信息化情況，停留在粗放階段，在具體操作過程中也沒有相對標準的流程與管理制度。檔案工作本身工作流程較為繁雜，現(xiàn)行的工作效率比較低，工作方式也缺乏多樣性，在實際工作中，主要還是依靠工作人員，信息化的管理并沒有發(fā)揮其效應(yīng)，這也是影響檔案管理工作效率的重要原因，所以在前行的道路上，我們需要主動出擊，與其他手段相結(jié)合在實踐中改進現(xiàn)有的形式，創(chuàng)造出高效的服務(wù)體系。

2.5 我國目前的信息化技術(shù)手段還需要不斷完善

由于我國的信息化技術(shù)起步發(fā)展較晚，所以相比發(fā)達國家還是有一定差距，很多企業(yè)的管理體系以及管理工具都有一定壁壘，與其實質(zhì)工作無法實現(xiàn)最大兼容，造成資源的浪費，所以無法將人員實現(xiàn)最大化的利用，也在各個企業(yè)或單位受限。

2.6 缺乏信息化下檔案管理的安全意識

在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對于信息的保密性、檔案資源的安全性都有極大的挑戰(zhàn)，一些不法分子惡意竊取，與社會其他資源相比，檔案資源價值更高，涵蓋的信息量更大，一旦在操作過程中出現(xiàn)不嚴謹就很容易被竊取信息，形成惡劣的社會影響，造成經(jīng)濟的嚴重損失，所以在檔案管理的過程中一定要做好安全保障。

3 當前我國檔案信息化管理工作當中存在問題的解決對策

3.1 提高信息化檔案管理的重視

首先負責檔案平臺管理的部門結(jié)合所在企業(yè)或組織單位的實際情形，從實踐中出發(fā)，改變現(xiàn)在的傳統(tǒng)觀念，在工作人員內(nèi)部中討論現(xiàn)存的部門管理問題，商討解決方式，看是否可以實現(xiàn)資源的有限利用，此外，也應(yīng)該增加資金的投入，對檔案信息管理進行宣傳、培訓(xùn)等，對現(xiàn)存的問題進行商議，找到較好的解決方法，最終在實踐過程中為組織提供更科學的服務(wù)，更有效率的服務(wù)。

3.2 增強與組織中各環(huán)節(jié)的銜接能力

完善檔案信息化管理的流程，標準化實施服務(wù)流程，與組織中的各個環(huán)節(jié)及時進行溝通，對人員匹配度以及操作過程中實施信息同等化，積極形成系統(tǒng)化的流程，達到資源一體化目標，實現(xiàn)人員配置最大化。

3.3 提升行業(yè)從業(yè)者的整體素質(zhì)

在強化信息化檔案管理信息流程的同時，更需要加強對從業(yè)人員的管理和培訓(xùn)工作，不定期的開展知識講座，進行專業(yè)的指導(dǎo)，從而使企業(yè)或單位的檔案管理人員在工作中的業(yè)務(wù)能力不斷加強，且有實踐能力保證信息安全，組建一支專業(yè)能力過硬素質(zhì)非常強的新時代檔案管理團隊，不僅健全了組織的保密任務(wù)，而且也順應(yīng)信息化科技的新需求，提升對電子化設(shè)備的使用水平。

3.4 構(gòu)建屬于自己組織特色的檔案管理模式

為了實現(xiàn)組織“一體化”的目標，提高企業(yè)或單位的工作效率，檔案信息化管理模式應(yīng)該摸索出自身的一套工作方法論，形成自己的特色管理方式。首先應(yīng)該完善現(xiàn)有的檔案開發(fā)功能，研發(fā)對應(yīng)的軟件系統(tǒng)，清晰化搜索工具等常用指令，有相對完整的操作流程，實現(xiàn)組織內(nèi)檔案科學化、高效化的管理。其次完善組織架構(gòu)，成立相對的監(jiān)管體系，對檔案管理工作的目標、結(jié)果不斷進行評估，完善檔案信息化的流程，最終探索出更加科學的檔案管理趨勢和效果。

3.5 不斷完善我國目前的信息化技術(shù)

信息化技術(shù)還在迅速發(fā)展，不斷應(yīng)用在更多行業(yè)中，我國的檔案信息化技術(shù)相對有一定差距，這也正是我們崛起進步的大好時機，緊跟時代的步伐，在信息科學技術(shù)中，投入更大的金錢和精力，把信息化檔案人才納入人才庫，各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視加強組織間的交流合作，使新一代的信息化檔案管理人才盡快掌握檔案信息化工作精髓，在現(xiàn)有工作方式的基礎(chǔ)上發(fā)揮出各自優(yōu)勢，是實現(xiàn)效率最大化。

3.6 樹立信息安全意識

檔案信息化的工作屬性要求管理人需要時刻保持警惕，時常對職工進行安全教育宣傳，將信息安全責任時刻放在心中，以法律法規(guī)為基準，建立自己組織范圍內(nèi)的信息化檔案資料，最大化的對信息安全進行保障，同時對共享資源也要保證其安全性，制定相應(yīng)策略，監(jiān)管力度也要最大限度的實施，對常用安全密碼進行更換，日常進行系統(tǒng)升級，做好日常的維護和更新工作。對機密文件的處理更是要慎之又慎。

4 結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的步伐，城鎮(zhèn)化進程的加快，城市規(guī)模的不斷擴大，信息化檔案管理將會越來越繁雜，基于檔案信息管理的特殊性，人們也將對此越來越重視，信息相關(guān)內(nèi)容將會受到更大影響，這對相關(guān)從業(yè)者也有更高的要求，這就要求相關(guān)管理者在實踐過程中，以安全保密為基礎(chǔ)，將信息資源實現(xiàn)最大化的價值，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)社會價值，更好的回饋社會。