大數(shù)據(jù)背景下的物資采購管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

文/李 東 季書強(qiáng)

運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析法，能夠提高企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平，幫助企業(yè)超前制定防范策略，為企業(yè)創(chuàng)造更高、更優(yōu)質(zhì)的價(jià)值

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，大數(shù)據(jù)采購已出現(xiàn)在各行各業(yè)。特別是在采購環(huán)節(jié)中運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析法，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、防御、控制和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，不僅能夠改進(jìn)企業(yè)控制成本的流程，提高企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平，而且有助于企業(yè)超前制定防范策略，更精準(zhǔn)地做出采購決策，為企業(yè)創(chuàng)造更高、更優(yōu)質(zhì)的價(jià)值。

一、傳統(tǒng)物資采購管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)流程主要是:采購計(jì)劃→市場(chǎng)調(diào)研→選擇供應(yīng)商→確定采購價(jià)格→采購合同→供貨→驗(yàn)收→付款→質(zhì)量追究→會(huì)計(jì)控制。在這個(gè)流程中主要存在以下風(fēng)險(xiǎn)：采購計(jì)劃沒有科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，與采購目標(biāo)不匹配；采購申請(qǐng)流程不規(guī)范，易出現(xiàn)未適當(dāng)審批等現(xiàn)象；物料的市場(chǎng)調(diào)研不充分，采購環(huán)節(jié)透明度不高，無法接受有效監(jiān)督；供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，相互串通，哄抬價(jià)格，擾亂正常的商業(yè)秩序；優(yōu)親厚友，有目標(biāo)地選擇供應(yīng)商,可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊行為；供應(yīng)客戶為謀取利益，套取標(biāo)底，或者兜售不合格產(chǎn)品，以次充好；物管人員為謀私利，犧牲企業(yè)利益，搞“短路”或“體外循環(huán)”；物管部門定價(jià)方式選擇不當(dāng)、缺乏對(duì)相應(yīng)品種價(jià)格跟蹤控制，造成采購價(jià)格過高；由于進(jìn)貨控制不力，造成大量的庫存和產(chǎn)品積壓，浪費(fèi)物力、人力；采購缺乏準(zhǔn)確性，采購數(shù)量不足，影響正常的生產(chǎn)秩序等。

以上風(fēng)險(xiǎn)，由于管理體制機(jī)制的原因，在企業(yè)的采購管理中長期存在，有的甚至發(fā)展成為痼疾。如不運(yùn)用先進(jìn)的手段加以提前預(yù)防和鏟除，不僅會(huì)對(duì)國有資產(chǎn)、集體財(cái)產(chǎn)造成損失，甚至?xí)?duì)采購人員、領(lǐng)導(dǎo)干部帶來腐敗風(fēng)險(xiǎn)的考驗(yàn)。

二、運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行采購的優(yōu)勢(shì)

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效整合采購信息

以相對(duì)較大的集團(tuán)企業(yè)為例，傳統(tǒng)的采購模式信息整合不夠，并且運(yùn)行流程復(fù)雜，大量的信息分散在各個(gè)部門以及各個(gè)流程，梳理多達(dá)幾十萬條財(cái)務(wù)和采購數(shù)據(jù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析工具，不僅能對(duì)分散在各個(gè)部門的信息進(jìn)行有效整合，而且能夠?qū)Σ少徫锲芬约肮?yīng)客戶進(jìn)行分類梳理，在最短的時(shí)間以直觀、清晰的方式理清企業(yè)資金的流向以及相關(guān)供應(yīng)客戶的情況。

2.大數(shù)據(jù)分析能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的控制

隨著產(chǎn)品的花樣越來越多，市場(chǎng)的不穩(wěn)定性越來越強(qiáng)，供應(yīng)鏈條變得更加復(fù)雜，外部環(huán)境對(duì)供應(yīng)系統(tǒng)鏈的干擾也更加頻繁，采購部門就會(huì)面對(duì)越來越多的風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)采購的應(yīng)用，能夠依靠先進(jìn)的預(yù)測(cè)方法和分析模型對(duì)沖市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，跟蹤市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)，定量而準(zhǔn)確地通過信息參數(shù)確定產(chǎn)品的真實(shí)成本，甚至能夠運(yùn)用復(fù)雜的優(yōu)化模型找出成本優(yōu)化和業(yè)務(wù)需求之間的平衡點(diǎn)，使采購部門發(fā)揮更大的戰(zhàn)略功能，運(yùn)用預(yù)測(cè)性與規(guī)范性分析法改善企業(yè)的運(yùn)營，優(yōu)化企業(yè)資源在各個(gè)環(huán)節(jié)中的分配。

三、大數(shù)據(jù)在企業(yè)物資管理和風(fēng)險(xiǎn)控制中的應(yīng)用

1.建立全流程的采購數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)采集與優(yōu)化是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的工作。要樹立一切數(shù)據(jù)都是為管理服務(wù)的理念，充分利用物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息技術(shù)，準(zhǔn)確地搜集整合產(chǎn)品詳實(shí)的信息，把采購管理過程的要素全部數(shù)據(jù)化，為管理決策進(jìn)行信息積累。數(shù)據(jù)采集主要包括以下幾類信息:一是操作數(shù)據(jù)人信息，即數(shù)據(jù)具體操作人、流程執(zhí)行用時(shí)、等待審核用時(shí)、操作修改時(shí)間與次數(shù)、收到報(bào)價(jià)記錄、變更記錄、撤銷記錄等；二是執(zhí)行數(shù)據(jù)，即采購方式以及采購物品的規(guī)格、價(jià)格、供應(yīng)商等；三是關(guān)系數(shù)據(jù)，即對(duì)操作人的相關(guān)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、梳理，從而形成反映各類數(shù)據(jù)關(guān)系的新數(shù)據(jù)。

2.采購計(jì)劃的管理控制

首先，把企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)要素?cái)?shù)據(jù)（生產(chǎn)線、生產(chǎn)能力等）輸入系統(tǒng)中，管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，計(jì)算出企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)能。然后，把生產(chǎn)數(shù)量輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)歷史采購計(jì)劃和執(zhí)行情況，進(jìn)行自動(dòng)分類匯總，提取歷史相關(guān)的采購數(shù)量、采購時(shí)間、實(shí)際進(jìn)度等數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的計(jì)算方法推薦最適合、最優(yōu)質(zhì)的客戶，從而提高物資采購的針對(duì)性、合理性。這個(gè)過程的關(guān)鍵就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集務(wù)必準(zhǔn)確，只要這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確了，采購計(jì)劃管理的目標(biāo)就可以輕松實(shí)現(xiàn)。

3.對(duì)供應(yīng)商的管理控制

對(duì)供應(yīng)商的管理是企業(yè)物資采購的重中之重，也是風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)、頻發(fā)的重點(diǎn)部位和環(huán)節(jié)。選擇優(yōu)質(zhì)且適合的供應(yīng)商，對(duì)維護(hù)經(jīng)營安全運(yùn)行、保障供應(yīng)鏈有非常重要的意義。大數(shù)據(jù)分析法對(duì)采購地和供應(yīng)商的選擇，是將產(chǎn)品需求過程中對(duì)經(jīng)營有影響的各個(gè)元素都考慮在內(nèi)，進(jìn)行數(shù)據(jù)協(xié)同分析，從而選擇適合的供應(yīng)客戶。運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析法，把關(guān)于供應(yīng)客戶的基礎(chǔ)資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、報(bào)價(jià)、失信檔案記錄等進(jìn)行大數(shù)據(jù)識(shí)別，從而劃分供應(yīng)商的類別，制定出有區(qū)別的供應(yīng)對(duì)策，幫助企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，將客戶變成企業(yè)的優(yōu)質(zhì)資源，同時(shí)能夠提高合作方的利益成本以及合作效率。

4.對(duì)采購質(zhì)量的管理控制

采購物資的優(yōu)劣以及與生產(chǎn)鏈條的匹配程度，關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)能否正常運(yùn)行，關(guān)系到企業(yè)是否均衡生產(chǎn)、是否產(chǎn)生浪費(fèi)和造成其他損失。運(yùn)用大數(shù)據(jù)對(duì)供應(yīng)商的信用評(píng)定、服務(wù)的次數(shù)與貨物質(zhì)量、質(zhì)量問題存在的部位環(huán)節(jié)和數(shù)量、重復(fù)采購的數(shù)量以及貨款的支付進(jìn)度等方面進(jìn)行分析，能夠給企業(yè)提供一個(gè)直觀的判斷。同時(shí)，通過收集供應(yīng)客戶的履約數(shù)據(jù)、失信數(shù)據(jù)，可以使企業(yè)從另一個(gè)層面判斷該供應(yīng)商能否提供合格的、優(yōu)質(zhì)的資源。

5.采購成本的管理控制

在傳統(tǒng)的采購模式中，由于人的主觀要素或受利益的干擾，采購人員往往能夠直接掌控或人為地干預(yù)物資成本的高低，而企業(yè)并不能完全實(shí)現(xiàn)對(duì)采購成本的控制作用。但是運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析可以直接判斷供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否合理，對(duì)于波動(dòng)較大或者不可掌控的成本，提前發(fā)出信息預(yù)警，幫助企業(yè)制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施；對(duì)于以往采購價(jià)格信息進(jìn)行深度整理，可以分析供應(yīng)物資價(jià)格的合理波動(dòng)范圍，從而在采購過程中，制定合理的、可控的成本控制方案。大數(shù)據(jù)為上下游企業(yè)提供全面的供應(yīng)鏈電子服務(wù)，使供應(yīng)流程銜接更為緊密，幫助企業(yè)的采購活動(dòng)效率更高、成本更低，減少了企業(yè)的支出，提高了管理效率。

綜上分析，通過大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購計(jì)劃和采購方案的優(yōu)化、對(duì)優(yōu)質(zhì)客戶的甄別、對(duì)成本管理的控制等。但是由于大數(shù)據(jù)工作開展中所應(yīng)用的各項(xiàng)工具還比較落后，大數(shù)據(jù)的采購應(yīng)用還處于起步階段，還存在缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)管理隊(duì)伍、分析處理需要消耗大量的時(shí)間等問題，需要企業(yè)在正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量、防范采購風(fēng)險(xiǎn)的積極作用的基礎(chǔ)上不斷探索與實(shí)踐，加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)采購工作，并以此獲得自身的利益最大化，推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。