重點工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實踐

文/曹 川 田新正 鹿佰勇

加強督查督辦工作是提升管理效率、提高工作執(zhí)行力和落實力的重要手段。當前，國有煤炭企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，面對辦公室人手緊、工作任務(wù)重的情況，如何激發(fā)企業(yè)內(nèi)生動力，推動煤炭行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展是當前督查督辦工作的當務(wù)之急。鑒于傳統(tǒng)督辦方式效率低下，已不能夠滿足當前管理需求實際，山東省邱集煤礦有限公司利用信息化手段，進一步創(chuàng)新督辦機制與載體，通過建立重點工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)，實施線上督辦，線下驗收，形成精準確責、剛性落實、限時辦結(jié)、閉環(huán)管理的工作體系，提高了督查督辦工作效率，促進了機關(guān)作風建設(shè)，推動了礦井各項重點工作的高效落實。

一、傳統(tǒng)督查督辦工作存在的問題

煤炭企業(yè)督查督辦工作經(jīng)過多年的探索和實踐，在工作原則、機構(gòu)職責、工作內(nèi)容、程序方法、結(jié)果運用等方面建立了較為健全完整的工作機制。但隨著企業(yè)的不斷壯大，發(fā)展任務(wù)日益繁重，督辦事項日趨增多，難度越來越大，傳統(tǒng)督查督辦工作已不能適應(yīng)企業(yè)管理需求。

1．傳統(tǒng)督查方式效率低下

傳統(tǒng)督查方式無法滿足及時、準確、高效的督辦工作推進需要。一是督查工作事項繁雜。因為企業(yè)需要落實的內(nèi)容較多，涉及的部門較多，落實進度、安排不一，督辦推進落實難度較大。二是落實情況難以把控。傳統(tǒng)工作方式效率低下，領(lǐng)導無法實時了解分管和關(guān)注的督查工作落實情況。三是督查效能有待提升。紙質(zhì)文件傳遞速度慢、電話催辦效率低，匯報、匯總工作量大，遲報漏報現(xiàn)象嚴重，工作效能和執(zhí)行力有待提升。

2．權(quán)威性、專業(yè)性不強

傳統(tǒng)督查方式由于權(quán)威性、專業(yè)性不強，制約了企業(yè)督查督辦工作質(zhì)量和效果。企業(yè)督查辦一般設(shè)在辦公室或監(jiān)察科等內(nèi)部科室，督辦人員人微言輕，而督辦對象大部分為部門一把手或分管領(lǐng)導，日常工作中存在“催促多、吆喝多、難問責、問責輕”的情況，導致督辦考核剛性不足、效果不好。此外，在面對專業(yè)性較強的督辦事項時，由于工作人員專業(yè)技術(shù)知識的缺乏，對督辦事項完成效果不能做出準確判斷，導致虛假性辦結(jié)督辦事項，產(chǎn)生不良效果。

3．督辦執(zhí)行不力

部分管理人員面對企業(yè)當前繁重的發(fā)展任務(wù)和復雜嚴峻的生存環(huán)境，思想轉(zhuǎn)變較慢，責任意識淡薄，精神狀態(tài)不佳，工作熱情不足，執(zhí)行力、落實力不強，致使一些重點工作滯后、效果不好，距離上級期待和領(lǐng)導要求還有較大差距，一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量和速度。

二、線上工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實踐

針對線下督查督辦存在的問題，山東省邱集煤礦有限公司以“馬上辦、盯住干、干到位”為總體要求，以“明確工作責任、抓好工作落實”為總體目標，按照“專人管理，統(tǒng)一立項，統(tǒng)一分流，集中匯總，辦結(jié)反饋”的工作思路，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢，革新工作模式，建立以目標為核心的工作執(zhí)行體系和落實平臺，形成了集問題集中上傳、指令自動下發(fā)、部門主動接受和線上督辦、工作預警、完成銷號、支撐性材料上傳、驗收評估等功能為一體的問題督辦系統(tǒng)，實現(xiàn)了跨部門實時高效協(xié)助溝通，以及督辦事項的動態(tài)跟蹤、適時問效和閉環(huán)管理。

1．系統(tǒng)設(shè)計理念

（1）性能優(yōu)良。一頁式展現(xiàn)，系統(tǒng)穩(wěn)定性、擴容性和運行性能具備顯著優(yōu)勢，讓管理更加高效，讓落實更加快速，為領(lǐng)導科學決策提供有效支撐。

（2）多樣提醒。多種提醒機制，確保任務(wù)流轉(zhuǎn)順暢。

（3）操作便捷。簡化、清晰的反饋操作，提升反饋效率。

（4）高效辦理。集中展現(xiàn)待辦并及時辦理，通過此督辦系統(tǒng)，提高督辦效能，增強執(zhí)行力。

（5）移動辦公。實現(xiàn)手機端辦理和查詢，不受地域限制，方便跟蹤和操作。

（6）數(shù)據(jù)透明。各承辦單位可以查看所有人相同任務(wù)的辦理情況，積極推行信息公開，提高工作透明度。

（7）實時掌握。登錄系統(tǒng)即可掌握下發(fā)任務(wù)階段性的進展情況，相比線下督辦，更加及時和有效。

2．明確相關(guān)角色和基本要求

（1）角色設(shè)定。根據(jù)督辦工作需要，設(shè)置五類角色，分別是任務(wù)指令下發(fā)人員、承辦部門及責任人、責任領(lǐng)導、驗收人員、督辦人員。

（2）基本要求。

一是領(lǐng)導負責。各部門負責人要高度重視督辦檢查工作并認真落實。承辦部門負責人按照領(lǐng)導指示組織完成督查工作。

二是部門協(xié)助。由督查辦督促檢查工作的落實情況，將督查事項按職能分工和業(yè)務(wù)范圍交由承辦部門辦理，承辦部門要按照領(lǐng)導批示和要求及時辦理。涉及多個部門承辦的事項各自負責辦理，并由主辦部門負責協(xié)調(diào)綜合。

三是講求實效。督辦檢查工作要狠抓落實，注重實效，切實防止和克服敷衍塞責等現(xiàn)象。

四是注重時限。所有督辦檢查事項都要及時辦理，按時完成，不得相互推諉和拖拉延誤。

五是有查必果。凡是立項督查的事項，都必須“交必辦，辦必果，果必報”。做到事事有著落、件件有回音，確保政令暢通。辦結(jié)的承辦事項，承辦部門要及時反饋，有要求的要寫出書面查辦報告。查辦結(jié)果報告必須事實清楚、結(jié)論準確；對不符合要求的，要退回重新查報。

六是注意保密。根據(jù)督查事項內(nèi)容，對需要保密的事宜，在辦理過程中，要控制在一定范圍內(nèi)知曉；對有相應(yīng)密級的文件資料，要按有關(guān)公文保密規(guī)定，注意采取保密措施。

3．規(guī)范督辦程序

（1）責任分解。督查辦根據(jù)上級文件精神和礦黨政會議及領(lǐng)導安排的重點工作確定督查督辦事項，按職責范圍分解任務(wù)，明確責任單位和辦理期限，上傳系統(tǒng)，承辦部門線上認領(lǐng)，辦理落實。交叉、涉及幾個部門的督查事項，由督查督辦部門征得主要領(lǐng)導意見后，由主辦部門牽頭與協(xié)辦部門共同辦理。

（2）督辦預警。根據(jù)辦理時限要求，督查辦在線上設(shè)定預警期限，承辦部門到規(guī)定期限未完成工作進度的，系統(tǒng)自動進行預警，督促落實；同時，線下采取電話催辦、現(xiàn)場督辦、會議督辦、上門催辦等方式進行不定期不定時督查、通報督辦事項完成情況。

（3）協(xié)調(diào)落實。對分解的承辦事項，辦理落實確有困難要協(xié)調(diào)的，一般事項由督查辦負責協(xié)調(diào)，重要事項報請承辦部門分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)。

（4）反饋回復。承辦部門對督查事項辦理結(jié)果必須按時限要求，實事求是回復落實完成情況，并線上提交相關(guān)支撐性材料，督查辦根據(jù)落實銷號情況協(xié)調(diào)相關(guān)驗收部門進行現(xiàn)場查驗，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

（5）對重大督辦事項進行書面通報，并對督辦事項的完成和落實情況納入工作考核范疇。

三、實施成效

山東省邱集煤礦有限公司線上重點工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)建成運行后，線下督辦的弊端和問題得到有效解決，取得了明顯的效果。

1．提高了督辦效率

整個督辦過程透明、規(guī)范，督辦部門、承辦部門、責任領(lǐng)導根據(jù)內(nèi)部責任分工，均可實時掌握承辦事項辦理進度，對督辦工作落實質(zhì)量進行把關(guān)，有效解決了督辦人員專業(yè)能力不足的問題，也幫助各部門理順了工作職責，提高了管理質(zhì)量。督查辦通過系統(tǒng)實時查看督辦事項辦理進度，減少了線下督辦頻次，節(jié)省了工作時間，提高了工作效率。

2．增強了部門協(xié)作能力

涉及多部門的督辦事項一次性發(fā)送，各部門根據(jù)分工共同推進，提升了協(xié)調(diào)配合和協(xié)同作戰(zhàn)能力，有效避免了一項工作同時安排，多部門共同干、反復干的情況。

3．提升了督查督辦效能

通過實行督辦事項預警通報和追責制度，對工作推進不力、敷衍塞責、弄虛作假的，嚴格考核問責；督促各重點事項承辦部門及時掌握工作進度，提高工作效率。“抓落實、求實效、提效率”成為全礦各部門開展工作的首要前提和重要基調(diào)，督查督辦“重錘”和“利劍”作用得到有效發(fā)揮。