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      建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理的實踐研究

      2021-03-30 14:33:49梁展業(yè)
      建材與裝飾 2021年13期
      關(guān)鍵詞:許可證文檔建設(shè)項目

      梁展業(yè)

      (玉林市玉東新區(qū)政務(wù)服務(wù)中心,廣西玉林 537000)

      0 引言

      建設(shè)項目的規(guī)劃審批工作包含的內(nèi)容比較豐富,如項目設(shè)計是否符合規(guī)劃要求、是否符合城鄉(xiāng)規(guī)劃法、是否突破規(guī)劃條件等等。在項目審批的過程中,會產(chǎn)生較多的數(shù)據(jù),通過一體化的管理方式,提升數(shù)據(jù)管理質(zhì)量與效果,能夠為項目的實施提供基礎(chǔ)保障。但是如何實現(xiàn)建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理呢?本文就此進行分析。

      1 建設(shè)項目規(guī)劃審批內(nèi)容

      建設(shè)項目規(guī)劃審批內(nèi)容比較豐富,包含的類別較多,主要有建設(shè)用地(含臨時用地)規(guī)劃許可證審批、建筑設(shè)計方案(總平圖)聯(lián)合審查、建設(shè)工程(含臨時建設(shè))規(guī)劃許可證審批、建設(shè)工程施工許可證審批等。①建設(shè)用地(含臨時用地)規(guī)劃許可證審批[1]。這一審批工作,主要就是為了保證土地的利用符合城市規(guī)劃維護,建設(shè)單位按照城市規(guī)劃使用土地的合法權(quán)益。在審批的工作中,需要對國家的相關(guān)法律進行相關(guān)的分析,判斷其是否具備符合建設(shè)用地,并頒發(fā)相關(guān)的證書;②建筑設(shè)計方案(總平圖)聯(lián)合審查。這一審查的目的,就是判斷平面圖的可行性與可操作性,是否符合城市規(guī)劃建設(shè)的要求,是否能夠滿足城市建設(shè)的需求。規(guī)劃總平面圖一般是指修建性詳細規(guī)劃建設(shè)工程設(shè)計方案的總平面圖、通過這一平面圖的分析,可以了解工程的概況,能夠判斷其是否符合城市規(guī)劃管理的要求;③建設(shè)工程(含臨時建設(shè))規(guī)劃許可證審批。該審批工作十分重要,是判斷建設(shè)單位是否有進行科學(xué)的規(guī)劃,是否符合相關(guān)標準,是否根據(jù)國家的要求進行施工;④建設(shè)工程施工許可證審批。該許可證的批準,可以為施工單位的施工提供基礎(chǔ),保證建設(shè)項目施工的合法性。在建設(shè)項目規(guī)劃審批的過程中,會產(chǎn)生較多的信息,若是采用傳統(tǒng)的信息管理方式,無法做到信息的互動,增強審批工作效果。文檔一體化管理工作的開展,能夠提升信息收集與保存的效果,為項目規(guī)劃審批工作開展提供可靠數(shù)據(jù)的支持[2]。

      2 規(guī)劃檔案形成的業(yè)務(wù)流程

      一般來講,建設(shè)項目規(guī)劃審批都包含選址、方案實施、用地、工程論證、灰線檢驗、竣工驗收這六個環(huán)節(jié)。每個階段的工作內(nèi)容不同,形成的文件也不同。①選址階段,當建設(shè)單位經(jīng)過政府部門的審查與批準后。會產(chǎn)生《建設(shè)項目報價預(yù)審單》、《建設(shè)項目定點規(guī)劃設(shè)計條件申請表》等相關(guān)的文獻,這些資料會被保存綜合管理部門;②在方案實施階段。經(jīng)審查批準后,會產(chǎn)生《總平面規(guī)劃設(shè)計方案審批申請表》、規(guī)劃方案(包括方案冊、藍圖、電子文件等)、《建設(shè)用地規(guī)劃設(shè)計審批單》等相關(guān)的文件材料,這些材料與選址材料一同保存在檔案中;③用地階段。在審批結(jié)束后,會有《建設(shè)用地規(guī)劃許可證申請表》、國有土地使用權(quán)出讓合同(含規(guī)劃條件)、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》等有關(guān)的材料,這些材料兒也需要與選址、方案等文件保存在同一檔案袋中,并由綜合處進行管理;④工程論證階段,該階段會有《建設(shè)工程規(guī)劃許可證申請表》、審定的建筑設(shè)計方案成果文件、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》等材料。通過與選址、方案、用地文件材料的結(jié)合,實現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理[3];⑤灰線檢驗階段。該階段會產(chǎn)生《建設(shè)項目灰線報驗表》及相關(guān)的檢驗材料,該項目會在工程項目竣工驗收后,放入驗收檔案中,由檔案室管理;⑥竣工驗收階段,政府部門在項目完成結(jié)束后,會將《建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗收申請表》《建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗收合格證》的相關(guān)資料與灰線檢驗階段產(chǎn)生的資料一同移交檔案室,由檔案室建號保存。

      3 建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理對策

      3.1 加強領(lǐng)導(dǎo),做好文檔統(tǒng)一管理

      一直以來,我國文檔工作都處于宏觀失控的條件,不同的文件制作部門負責不同的管理文件,檔案管理部門雖然負責文件的管理,但是無法保證文件的質(zhì)量。也正是因為此影響了文件與檔案工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理[4]。為了實現(xiàn)建設(shè)項目規(guī)劃審批檔案一體化的管理,需要加強對文檔管理的重視,改變以往分散式管理模式,通過檔案部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的方式,提升管理工作質(zhì)量,做好審批文件一體化管理。首先,從系統(tǒng)管理角度出發(fā),完善管理機構(gòu)與工作流程,要求工作人員根據(jù)相關(guān)的流程與工作內(nèi)容進行文檔管理,將不同審批工作中產(chǎn)生的文檔進行統(tǒng)一管理,保證信息管理的有效性。其次,在審批工作中,為了避免出現(xiàn)信息檔案丟失的問題,需要做好分工,明確每個人員的工作職能,并做好本職工作,加強文檔統(tǒng)一管理效果。最后,采用紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理的方式進行檔案管理工作,加強對審批過程中出現(xiàn)的文檔信息的管理,將此集中在一起,做好檔案信息的管理與保存。

      3.2 加強文檔管理員一體化意識,提升文檔管理效果

      文檔管理人員的思想意識與業(yè)務(wù)能力,是影響建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作實施的關(guān)鍵因素。為了提升文檔管理的有效性,需要加強對審批人員與文檔管理人員的培訓(xùn),使其意識到一體化管理工作的重要性,并要求其做好檔案的審批與收集,為文檔管理工作開展提供保證。實際工作中,可以組織相關(guān)的培訓(xùn)工作,針對檔案管理人員及審批工作人員進行不同的教育培訓(xùn),將文檔統(tǒng)一管理的重要性,統(tǒng)一管理方法等分享給參與培訓(xùn)的人員,使其學(xué)會如何使將分散的信息集中在一起,并且運用在實際問題中,以此提升工作人員的綜合素質(zhì)與能力,促使各項管理工作有序的開展。此外,還應(yīng)加強對審批人員的文檔一體化管理的宣傳,提升審批人員對審批文件管理的重視,要求其處理相關(guān)的工作后將產(chǎn)生的文件信息以互聯(lián)網(wǎng)的方式分享給檔案管理人員,并由檔案管理人員進行統(tǒng)一管理。這樣一來,能夠有效提升建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔的管理效果,同時可以保證信息的全面性與科學(xué)性,

      3.3 建立終身制檔案編號體系,保證文檔的一致性

      建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理中,由于設(shè)計的業(yè)務(wù)流程較多,產(chǎn)生的材料文檔也比較豐富。若是采用分段管理的方式,不僅無法保證信息的全面性,同時也不利于文檔的統(tǒng)一管理。實際工作中,可以通過檔案編號的方式,將不同審批環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息集中在一起,保證各個階段的紙質(zhì)資料與數(shù)字化資料的一致性、一體性。從分階段整理開始,就有一個項目編號終身跟隨,無論這一項目在選址、方案、用地等階段產(chǎn)生多少的文檔信息,都采用同一項目編號進行管理,每一階段所對應(yīng)的項目編號都是唯一的。通過這種方式,可以方便后續(xù)的管理與運用,能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的一體化管理在實際工作中。

      3.4 建立一體化業(yè)務(wù)管理體系,提升文檔管理效果

      對建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作中,需要制定科學(xué)的管理業(yè)務(wù)體系,將此作為提升文檔管理工作的依據(jù),推動各項工作順利實施。①建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)及協(xié)調(diào)機制,將建設(shè)項目審批中產(chǎn)生所有的材料信息都集中在一起,采用統(tǒng)一管理,專人負責的方式進行項目規(guī)劃審批文檔的管理,以此保障一體化文檔管理工作的有效性;②建立檔案管理體系,并制定相關(guān)的管理制度,如建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔實施細則、檔案管理程序等,將此作為一體化檔案管理的動力;③加強文檔管理人才的培訓(xùn)制度的建立,要求定期組織相關(guān)的學(xué)習(xí)活動;④加強紙質(zhì)項目文件與紙質(zhì)檔案管理;⑤加強電子文件與電子檔案管理。通過業(yè)務(wù)管理體系的建立,為建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理提供基礎(chǔ)保障,促使該工作有序的開展。

      3.5 建立計算機管理系統(tǒng),提升管理工作的有效性

      在建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔管理的過程中,發(fā)揮計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢,并建立文檔一體化計算機管理系統(tǒng),將辦公室與檔案室的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)聯(lián)系在一起,實現(xiàn)文件的傳輸、檔案資源的共享。通過這一信息系統(tǒng)的建立,可以提升檔案管理工作效果,保證各個部門數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性與有效性。

      3.6 推行工程建設(shè)項目審批“網(wǎng)上辦”全流程、全覆蓋

      將建設(shè)用地(含臨時用地)規(guī)劃許可證審批、建筑設(shè)計方案(總平圖)聯(lián)合審查、建設(shè)工程(含臨時建設(shè))規(guī)劃許可證審批、建設(shè)工程施工許可證審批等事項推行工程建設(shè)項目審批系統(tǒng)“網(wǎng)上辦”全流程、全覆蓋,縮短審批時限,優(yōu)化營商環(huán)境。

      例如,湖南省印發(fā)的《湖南省工程建設(shè)項目審批事項與省“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”一體化平臺事項對應(yīng)清單》,這一平臺的建立,解決了以往建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)中存在的審批事項不統(tǒng)一、辦理數(shù)據(jù)共享難,建設(shè)單位多頭申報的問題,打造了一體化平臺與工程審批系統(tǒng)融合共享的湖南模式。實際工作中,加強對計算機管理系統(tǒng)的運用,利用此實現(xiàn)項目規(guī)劃審批檔案的統(tǒng)一管理,為各部門工作開展提供更多的便利。

      4 結(jié)語

      總而言之,建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作的開展,有效的提升了審批文檔管理與運用效果,促使各項管理工作的開展。實際工作中,加強對文檔統(tǒng)一管理的認識,提升相關(guān)人員的思想認知,并做好檔案編號與業(yè)務(wù)管理,通過計算機管理系統(tǒng)的運用,提升檔案一體化管理有效性,為審批工作開展提供可靠數(shù)據(jù)支持。

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