淺談建設(shè)工程檔案資料管理的重要性

韋詩敏

（廣東建設(shè)工程監(jiān)理有限公司，廣東 廣州 510000）

0 引言

隨著國家建筑行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展進程的快速推進，相關(guān)部門對于項目工程的質(zhì)量、進度等方面的要求更加嚴(yán)格，建筑工程檔案資料管理工作已經(jīng)成為工程建設(shè)過程中重要工作之一。建設(shè)工程檔案猶如工程的成長記錄，是質(zhì)量索源、工程結(jié)算、維修保養(yǎng)的重要依據(jù)。因建設(shè)工程檔案記錄不及時、不完整、不準(zhǔn)確造成財產(chǎn)損失甚至造成安全事故的慘痛教訓(xùn)時有發(fā)生。此外，隨著城市建筑數(shù)字化建設(shè)的深推進，建設(shè)工程檔案逐步向數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，將在“城市健康監(jiān)測”“城市精細(xì)化管理”中發(fā)揮巨大作用。由此可見，全面加強建設(shè)工程檔案管理既是建設(shè)的必需，也是時代的必要。筆者以房屋建筑工程為切入點，嘗試梳理工程檔案編制的基本脈絡(luò)，探討檔案管理的相關(guān)要點，供讀者參考。

1 建筑工程檔案基本脈絡(luò)

依據(jù)工程建設(shè)特征，建筑工程檔案資料形成劃分三個階段：

（1）第一階段：工程預(yù)備階段即從項目申請開工，到辦完開工手續(xù)為止；在這個階段建設(shè)單位要負(fù)責(zé)形成工程預(yù)備階段文件，整個過程涉及六大類文件：①與決策相關(guān)的立項文件；②申請建設(shè)項目用地文件；③根據(jù)現(xiàn)場勘查結(jié)果獲取的涉及文件；④招投標(biāo)及與之相關(guān)的合同文件；⑤開工文件；⑥商務(wù)性文件。

（2）第二階段：工程實施階段即從監(jiān)理單位、施工單位入場開始，到完成竣工驗收為止，在此階段，監(jiān)理單位履行完成各項監(jiān)理職責(zé)，負(fù)責(zé)形成監(jiān)督管理資料。監(jiān)理資料根據(jù)各部門的任務(wù)劃分一共分為六類：管理類資料、施工進度把握控制類資料、質(zhì)量把關(guān)資料、造價控制資料、合同管理資料以及竣工后的工程驗收類資料；施工單位方面則要求按照合同相關(guān)要求進行施工，在這一過程中形成施工階段資料。

（3）第三階段：工程竣工階段即從工程竣工驗收開始計算，到工程檔案移交為止，需要形成工程檔案竣工文件和竣工圖紙，工程檔案竣工文件指工程竣工驗收文件、工程竣工財務(wù)決算文件、工程竣工檔案文件、工程竣工總結(jié)文件四類。

2 工程檔案資料管理相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)

（1）建筑工程施工質(zhì)量驗收要求：目前我國建筑工程資料管理主要是依據(jù)：《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GB/T50328—2014）》《建筑工程資料管理規(guī)程（JGJ/T185—2009）》的規(guī)定進行。建筑工程質(zhì)量驗收主要是依據(jù)：《電氣裝置安裝工程質(zhì)量檢驗及評定規(guī)程（DL/T5161.1-17—2018）》《土建施工記錄及工程質(zhì)量驗評表（DL/T5210.1—2012）》《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB 50300—2013）》。

（2）對建筑工程項目施工的質(zhì)量進行驗收時，具體劃分為單位工程、分部工程及檢驗批：①項目工程質(zhì)量驗收工作要求按照以下原則進行劃分：a.一個單位工程項目的界定是要求該項目具備獨立的施工條件與此同時還要能夠滿足具有獨立使用功能的建筑物或構(gòu)筑物；b.一個子單位工程項目的劃分是指對規(guī)模比較大的工程，其具有獨立使用功能的部分；②分部工程應(yīng)按下列原則劃分：a.可根據(jù)專業(yè)性質(zhì)和工程現(xiàn)場來確定；b.當(dāng)項目的一部分較大或較復(fù)雜時，可按材料種類、施工特點、施工程序、專業(yè)系統(tǒng)和類別將分支工程劃分為幾個分支工程。檢驗批次分工程量、樓面、施工斷面、變形縫，按施工、質(zhì)量控制、專業(yè)驗收進行劃分。

（3）建筑工程施工質(zhì)量驗收：施工工程施工質(zhì)量驗收，但在劃分時需要注意的是，項目結(jié)構(gòu)、實體結(jié)構(gòu)即單位、子單位、分部、子分部、分項、檢驗批；文本結(jié)構(gòu)即資料的類、章、節(jié)、項、目的劃分：①分部工作：分部按專業(yè)性質(zhì)劃分、建筑部位確定；②項工程：應(yīng)按主要工種、材料、施工工藝、設(shè)備類別等進行劃分；③驗批：按施工、質(zhì)量控制及專業(yè)驗收要求的樓層及施工段、變形縫等進行劃分；④室外工程：可根據(jù)專業(yè)類別和和工程規(guī)模劃分單位（子單位）工程。

（4）施工工程的質(zhì)量驗收：①檢驗批次的質(zhì)量驗收按以下規(guī)定執(zhí)行：a.主控制工程抽檢合格，工程總質(zhì)量合格。b.有完整的施工基礎(chǔ)和質(zhì)量檢驗記錄；②分項工程的質(zhì)量驗收按以下規(guī)定執(zhí)行：a.分項工程的檢驗批次應(yīng)符合質(zhì)量要求；b.項目檢驗批質(zhì)量驗收記錄齊全；③分支工程的質(zhì)量驗收按以下規(guī)定執(zhí)行：a.對分部工程質(zhì)量進行驗收；b.質(zhì)量控制數(shù)據(jù)應(yīng)保持齊全；c.基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、設(shè)備安裝的安全及功能檢驗及取樣試驗結(jié)果應(yīng)符合規(guī)定要求；d.觀感質(zhì)量驗收應(yīng)符合要求；④單位（子單位）工程質(zhì)量驗收合格應(yīng)符合下列規(guī)定：a.位（子單位）工程所含分部（子分部）工程的質(zhì)量均應(yīng)驗收合格；b.工程量控制資料應(yīng)完整；c.單位（子）項目分支工程安全性及功能測試數(shù)據(jù)資料齊全；d.主要功能項抽檢結(jié)果應(yīng)符合相關(guān)專業(yè)質(zhì)量驗收規(guī)范。

以上是單位工程質(zhì)量驗收也稱質(zhì)量竣工驗收，是工程使用前的最后驗收和最重要的驗收，也是驗收合格的五個條件。

（5）施工質(zhì)量的驗收程序及組織要求：①檢驗批及子工程的驗收程序及組織要求：②檢驗批和分項工程經(jīng)監(jiān)理工程師（施工單位項目技術(shù)負(fù)責(zé)人）驗收，組織施工單位工程專業(yè)質(zhì)量（技術(shù)）負(fù)責(zé)人。應(yīng)注意，驗收前，施工單位應(yīng)填寫檢驗批和分項工程質(zhì)量驗收記錄，不填寫相關(guān)監(jiān)理記錄和結(jié)論。施工單位嚴(yán)格按規(guī)定程序簽署相關(guān)位置欄，然后由監(jiān)理工程師簽署驗收書；③分部工程驗收程序和組織要求：總監(jiān)理工程師（施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人）組織施工單位和技術(shù)質(zhì)量負(fù)責(zé)人驗收，基礎(chǔ)項目負(fù)責(zé)人和施工單位技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)人參加有關(guān)分部工程的驗收。

3 對做好工程項目檔案管理工作的建議

3.1 建立完善的建設(shè)工程項目檔案管理制度和工作程序

各基本建設(shè)項目都應(yīng)根據(jù)我國、行業(yè)有關(guān)文件、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工程實際建立健全檔案管理制度，檔案建設(shè)工作由于規(guī)模大、工期較長、形成材料繁多，特別是，其中涉及許多單位和鏈接，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，只靠檔案管理部門的實力不夠。因此，必須加強建設(shè)工程檔案管理制度建設(shè)（包括建設(shè)單位、施工單位等），檔案管理程序的建立已成為建設(shè)項目檔案管理管理的基本保障。必須明確工程檔案歸檔范圍、歸檔具體時間、負(fù)責(zé)歸檔要求和歸檔的人。

3.2 加強對工程項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

施工項目文件涉及各個方面，貫穿整個過程，做好建筑工程檔案工作不僅是檔案人員的事情，大量建設(shè)檔案往往產(chǎn)生于工程的管理者、技術(shù)工程人員和施工人員手中。因此，必須要有強有力的組織保證，積極調(diào)動以協(xié)調(diào)各方力量，做到各部門之間互相密切配合，相互支持，共同做好工程項目檔案工作。加強對人員的職能考核。建設(shè)工程項目檔案應(yīng)從立項開始，項目負(fù)責(zé)人就要指定專職人員負(fù)責(zé)對項目的相關(guān)文件、重要圖紙、各類計算數(shù)據(jù)、聲像資料、會議紀(jì)要等資料的收集、管理工作，制定明確的工作崗位責(zé)任，定期對資料員進行考核，并與獎懲掛鉤。

3.3 需要配備專業(yè)的檔案管理人員

資料員到崗必備知識：熟悉國家、省、市的城市檔案工作法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定；熟悉施工圖紙；了解各種建筑工程施工技術(shù)方法；能熟悉掌握施工記錄、隱蔽工程要求和已完成的技術(shù)資料表；認(rèn)真貫徹執(zhí)行新規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)，只有通過培訓(xùn)考試并取得崗位資格證書后，才能從事檔案管理工作，歸檔使用的表格必須要嚴(yán)格使用相關(guān)地區(qū)建筑主管部門或檔案管理部門的統(tǒng)一用表。

3.4 工程項目檔案要與建設(shè)項目同步進行，確保檔案的完整性

堅持工程項目檔案工作與工程建設(shè)同步，是我國基礎(chǔ)建設(shè)工程檔案工作的重要經(jīng)驗，也是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程檔案工作能否達(dá)到預(yù)期成果的關(guān)鍵。①在工程施工前期及時建立檔案，加強對前期文件和資料的管理，明確施工合同編制、整理和提交的具體要求；②在施工項目的檢查實施過程中，同時實施檔案管理的實施；③在工程竣工驗收時，要同時驗收工程項目檔案情況，根據(jù)需要編制、整理和匯總本項目的完整竣工檔案。對完成一個階段性工作以后，就應(yīng)該有相應(yīng)的技術(shù)資料備查，對下一步工作的進行，起到承前啟后的作用，也便于對階段性的工作進行總結(jié)。

4 結(jié)語

目前，我國建筑工程市場面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和激烈競爭，建筑工程檔案管理將出現(xiàn)更多新局面，要做好工程項目檔案管理，我們必須扎實做好工程項目檔案的基礎(chǔ)工作。積極學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進工程檔案數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗，充分發(fā)揮現(xiàn)有優(yōu)勢，高度重視建設(shè)項目檔案數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)，完善激勵機制，不斷總結(jié)和提高工作技能，對國家和企業(yè)具有高度的責(zé)任感和使命感，真正做好檔案管理工作，確保每一項基本建設(shè)項目都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料，以便最大限度地發(fā)揮工程項目檔案在當(dāng)今經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的重要作用。