探究信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

李福合

摘 要：信息技術是事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時需要堅持與時俱進的管理理念，關注各種現(xiàn)代管理技術的應用以及靈活調整，切實實現(xiàn)信息技術與事業(yè)單位檔案管理工作之間的緊密結合，才能突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，更好地提升檔案管理水平。經過多年發(fā)展，事業(yè)單位運用信息技術管理檔案有了長足的進步，也出現(xiàn)了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效對策，認真加以解決。

關鍵詞：信息技術;事業(yè)單位;檔案管理;應用

1信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用現(xiàn)狀

1.1缺乏先進的檔案管理觀念

目前，部分事業(yè)單位還在以一種傳統(tǒng)的思想觀念看待檔案管理這件事，為了減少單位的用工成本，部分事業(yè)單位聘請的檔案管理人員年齡往往偏大，對于新鮮事物的接受程度差，會先入為主的認為信息技術沒有傳統(tǒng)紙質檔案管理的安全度高，缺乏對信息技術的重視，使得信息技術在檔案管理中的應用效果不夠明顯。但人總是會犯錯的，傳統(tǒng)的以人工手段處理檔案管理的方式，極易因人員疏漏而造成檔案數據或檔案信息遺漏，甚至可能會導致檔案信息失真。

1.2對現(xiàn)代信息科學技術形態(tài)的應用數量相對不足

現(xiàn)階段，我國現(xiàn)代信息科學技術的歷史發(fā)展進程正在呈現(xiàn)出極其迅猛的客觀趨勢，因此，行政事業(yè)單位的日常業(yè)務運作發(fā)展過程想要時刻跟隨時代發(fā)展的基本步伐，必須積極主動地針對檔案管理工作系統(tǒng)展開實時動態(tài)的調整更新工作環(huán)節(jié)。

計算機網絡信息技術系統(tǒng)是新時期背景之下行政事業(yè)單位開展檔案管理工作需要運用的核心工具，而行政事業(yè)單位想要隨時運用先進化信息科學技術形態(tài)，必須積極采取措施更新優(yōu)化計算機硬件設備系統(tǒng)，以及計算機軟件系統(tǒng)，確保現(xiàn)代信息技術形態(tài)的基本優(yōu)勢，能夠在行政事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中得到充分發(fā)揮。

1.3電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，符合時代發(fā)展的要求，它能夠更好地體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。但是目前的電子檔案管理工作缺乏足夠的安全保障，無法真正體現(xiàn)信息技術與檔案管理工作相融合的重要優(yōu)勢，整體的管理質量和效率受到了影響。部分檔案管理工作人員只能機械地使用不同的計算機以及系統(tǒng)來保存和使用不同的文件，難以真正地體現(xiàn)脫機管理以及下載過程中的特殊要求，如發(fā)生計算機后臺受到病毒入侵，或是因為外部客觀因素而導致各類故障，就會直接使得整個檔案資料丟失或者被毀損，嚴重影響電子檔案的穩(wěn)定運作和安全保障。另外，由于部分檔案管理人員工作能力不強、工作經驗少，在處理文件材料和檔案時沒能做好后期的歸檔和備份工作，整個檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導致文件丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，檔案安全缺乏應有的保障。

2信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用策略

2.1組建高素質檔案管理隊伍

事業(yè)單位在組建檔案管理人才隊伍時，應該加大投資力度，聘請專業(yè)的檔案管理人才組建專業(yè)的管理隊伍，隊伍中的檔案管理人才不僅要具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，同時還要具有應用信息技術的能力，這樣在進行檔案管理時才能科學合理的應用信息技術，使得信息技術的優(yōu)勢可以得到發(fā)揮，從而提高檔案管理工作的效率和質量。另外，事業(yè)單位還應該定期對檔案管理工作人員進行培訓，培訓的內容包括但不限于信息技術的各項技術與能力。這樣一來，檔案管理工作人員才能及時更新自身的知識儲備以及技能，為事業(yè)單位的檔案管理工作做出更突出的貢獻。

2.2恰當結合運用現(xiàn)代信息技術的云存儲與備份功能

行政事業(yè)單位在運用信息技術形態(tài)開展檔案管理工作過程中，應當完成的第一項工作任務就是要將原有的紙質載體檔案數據信息資料，轉化處理成數字化載體檔案數據信息資料。要指派檔案管理工作人員借助于人工輸入的方式，以及機器設備掃描的技術方式，將傳統(tǒng)的紙質載體檔案數據信息資料，轉化處理成能夠運用計算機加以存儲的數字化載體檔案數據信息資料，同時借由開展基于云端位置的存儲技術環(huán)節(jié)和備份技術環(huán)節(jié)，有效縮減節(jié)約數字化檔案數據信息資料形態(tài)在存儲過程中占據的空間資源，在保障行政事業(yè)單位檔案數據信息資料內容構成體系的完整性條件下，支持行政事業(yè)單位在具體經營運作過程中長期獲取良好收益。

2.3加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

結論

綜合梳理現(xiàn)有研究成果可以知道，行政事業(yè)單位開展的檔案管理信息化建設，是同時具備復雜性和系統(tǒng)性特點的工作實踐過程，需要相關工作參與人員充分認識理解開展檔案管理信息化建設工作的綜合影響價值。行政事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，引入結合運用信息科學技術，有助于改善行政事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性以及有效性，彰顯檔案數據信息資料在行政事業(yè)單位日常業(yè)務運作過程中的應用價值。

參考文獻：

[1]林美.新形勢下行政事業(yè)單位檔案數字化管理工作探析[J].辦公室業(yè)務，2021（02）：119-120.

[2]龔水英.探究信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J].西部皮革，2021，43（02）：73-74.

[3]杜林芳.促進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、科學化發(fā)展的措施[J].城建檔案，2021（01）：99-100.

[4]張璇.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法分析[J].商訊，2021（03）：162-163.