事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與改善的探討

喬 云

（鐵嶺市自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

現(xiàn)如今我國事業(yè)單位的快速發(fā)展也為事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，雖然事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，并且管理工作的相關(guān)流程也比較煩瑣，但是這并不意味著事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作人員可以忽視檔案數(shù)字化管理過程中的相關(guān)問題。并且事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作對于進(jìn)一步促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展而言非常重要，雖然事業(yè)單位在發(fā)展過程中會需要許多的檔案數(shù)字化管理問題，然而我們需要意識到遇到問題并不可怕，如果不能夠針對具體問題及時地提出解決問題的具體方法才是真的“可怕”。面對此種情況，筆者初步認(rèn)為仔細(xì)研究事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的相關(guān)問題以及檔案數(shù)字化管理工作的未來發(fā)展方向具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀的分析

1.缺少新型的辦公設(shè)備

筆者在搜集相關(guān)資料，以及走訪的過程中也發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的確存在著缺乏專業(yè)化管理設(shè)備以及辦公設(shè)備的問題，畢竟專業(yè)化的檔案數(shù)字化管理設(shè)備以及與之相關(guān)的工作設(shè)備的購入成本比較高。其次也會有一部分事業(yè)單位的相關(guān)管理設(shè)備以及辦公設(shè)備的數(shù)字化程度以及現(xiàn)代化程度不高，也可以簡單地理解為現(xiàn)如今依然有一部分事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理設(shè)備以及各類工作設(shè)備比較落后。一般情況下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作需要利用到計(jì)算機(jī)設(shè)備，然而計(jì)算機(jī)設(shè)備的老化問題以及技術(shù)落后問題依然比較突出。當(dāng)然，造成這種局面的原因很多，但是主要原因還是財(cái)政部門對檔案管理資金投入不到位，主觀原因是因循守舊思想嚴(yán)重，沒有主動想辦法，創(chuàng)新檔案管理理念。

2.沒有落實(shí)完善且規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

一般事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作都會有相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)以及管理要求，然而在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求以及規(guī)范之下，部分事業(yè)單位的檔案管理依然會出現(xiàn)各式各樣的問題，尤其是相關(guān)工作規(guī)范以及管理要求的貫徹落實(shí)問題依然比較明顯。其后果就是檔案管理者，舉棋不定，影響工作效率。究其原因主要是事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理相關(guān)工作規(guī)范以及管理要求制定的過程中存在著責(zé)任不明確、內(nèi)容比較模糊、責(zé)任界限不清晰、相關(guān)工作規(guī)范以及管理要求的具體內(nèi)容存在漏洞或者說存在著責(zé)任交叉等情況。還有檔案管理人員也存在素質(zhì)低、專業(yè)知識老化、責(zé)任心不強(qiáng)等問題。

二、完善事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的措施

1.投入充足的資金，做好辦公設(shè)備的創(chuàng)新和改進(jìn)工作

針對筆者在文章前一部分之中提到的相關(guān)問題，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的相關(guān)工作人員首先應(yīng)該正確地意識到數(shù)字化管理以及現(xiàn)代化管理的具體要求，并且也需要事業(yè)單位多種舉措爭取財(cái)政支持，投入更多的資金進(jìn)一步購入更為先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理設(shè)備以及相關(guān)的工作設(shè)備。與此同時事業(yè)單位也要注重對檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)操作能力方面的培養(yǎng)，這也就意味著事業(yè)單位需要對全體工作人員以及相關(guān)的管理人員進(jìn)行職業(yè)教育與專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，以便檔案數(shù)字化管理工作人員可以快速地掌握檔案數(shù)字化管理相關(guān)工作設(shè)備以及管理設(shè)備的具體應(yīng)用方法。其次則需要檔案數(shù)字化管理的工作人員結(jié)合事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的具體情況以及管理工作的未來發(fā)展方向進(jìn)一步爭取先進(jìn)管理設(shè)備，掌握工作設(shè)備的操作技巧。然而如果我們從另一個層面分析，也可以從其他地區(qū)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，進(jìn)而不斷豐富事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的設(shè)備運(yùn)用方法。同時需要強(qiáng)調(diào)的是要針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的軟件設(shè)備進(jìn)行及時的更新，與此同時也要注意到檔案數(shù)字化管理軟件設(shè)備的更新?lián)Q代情況，一定要保證可以將最新、最先進(jìn)的軟件設(shè)備應(yīng)用于事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的具體過程之中。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

2.制定健全完善的管理制度

為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的效率也需要相關(guān)的管理人員從管理制度這一方面入手著重分析研究改善管理制度方面的諸多問題。事業(yè)單位首先需要結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際需要制定具有針對性與實(shí)用性的管理制度，并且在相關(guān)管理制度的運(yùn)行過程中不斷地調(diào)整管理制度的具體內(nèi)容以及實(shí)際的運(yùn)用效果。與此同時事業(yè)單位也需要考慮到不同類型的數(shù)字化檔案管理所需要的不同管理制度，并且事業(yè)單位也可以在原有管理制度的基礎(chǔ)之上進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的調(diào)整與改進(jìn)，以便檔案數(shù)字化管理制度可以更好地適應(yīng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的具體內(nèi)容。

3.落實(shí)檔案管理安全保密體系

針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作而言也需要相關(guān)的管理人員做好信息保密工作。主要是需要相關(guān)的管理人員針對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及各類計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用情況選擇合適的信息加密處理技術(shù)，與此同時相關(guān)的管理人員也應(yīng)該定期檢查檔案數(shù)字化管理信息的維護(hù)情況，并且在相關(guān)工作設(shè)備以及管理設(shè)備之中設(shè)置身份驗(yàn)證程序或者是信息識別程序。其次需要在計(jì)算機(jī)設(shè)備之中安裝防火墻軟件以及各類的殺毒軟件，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步保證事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理信息的安全。除此之外也應(yīng)該設(shè)置重要信息的備份系統(tǒng)，以便重要信息出現(xiàn)信息泄露問題或者是信息篡改問題時，可以及時預(yù)警或進(jìn)行信息重組等措施。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的重要性不言而喻，事業(yè)單位也需要從多個角度、多個方面探索檔案數(shù)字化管理工作的一系列具體方法，在此過程之中，事業(yè)單位也需要立足于檔案數(shù)字化管理工作的具體要求以及相關(guān)的工作內(nèi)容合理地選擇工作方法與管理方法，尤其需要注意到現(xiàn)代化管理技術(shù)的具體應(yīng)用方法以及實(shí)際應(yīng)用效果。筆者經(jīng)過大量的調(diào)查分析之后，探索出了更為實(shí)用、更為科學(xué)的完善事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作方法，希望通過本文的研究可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理效率的進(jìn)一步提高，進(jìn)而促進(jìn)我國事業(yè)單位自身管理體系的進(jìn)一步完善。