醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策探討

鄒方峰 林博文 薛俊花

（莒縣中醫(yī)醫(yī)院，山東日照 276500）

醫(yī)院的檔案包含了醫(yī)護(hù)工作者以及患者的個(gè)人信息以及醫(yī)院發(fā)展的所有記錄。近些年，我國各大醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，患者的人數(shù)也逐漸增多，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍的增大，檔案的管理工作任務(wù)量也呈直線上升的趨勢。只有確保醫(yī)院檔案準(zhǔn)確的記錄、科學(xué)的管理才能實(shí)現(xiàn)其安全性與可靠性，才能讓醫(yī)院的檔案管理工作才能朝向信息化、規(guī)范化與高效化的方向發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院檔案管理制度尚不健全

大多數(shù)的醫(yī)院在文書檔案管理方面仍有欠缺之處，沒有專門的監(jiān)管人員來管理檔案，很容易造成醫(yī)護(hù)人員或患者個(gè)人信息的缺失以及醫(yī)院管理信息的泄露。另外，很多文檔都會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)或者檔案較為混亂的現(xiàn)象，部分文書檔案還會(huì)出現(xiàn)字跡潦草、內(nèi)容遺漏以及裝訂不規(guī)范的情況[1]。部分醫(yī)院在文書檔案管理工作中存在崗位職責(zé)不明確的現(xiàn)象，這些文書檔案由幾個(gè)部門共同管理，一旦部門之間配合不好就會(huì)影響文書檔案管理工作的效率。

2.管理人員重視度不夠

以往人們認(rèn)為檔案管理就是儲(chǔ)存和保管文件，包括部分醫(yī)院的檔案管理者，他們沒有認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，認(rèn)為這不是醫(yī)院的主體工作，管理優(yōu)劣都不會(huì)對醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙，這正是由于其缺乏對文書檔案管理這項(xiàng)工作的認(rèn)知與重視度，缺乏對醫(yī)院文書檔案管理的使命感與責(zé)任心。此外，很多從事文書檔案管理的工作者缺乏文書檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在管理文書檔案的工作中遇到很多困難，使文書檔案采集工作準(zhǔn)確度不高。

3.檔案管理投入的資金不足

缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)施就無法將檔案數(shù)據(jù)等實(shí)現(xiàn)信息化處理，降低了檔案管理工作的效率[2]。同時(shí)，檔案管理工作沒有良好的環(huán)境支持，若想保存紙質(zhì)檔案就需要特定的空間進(jìn)行儲(chǔ)存，而這個(gè)環(huán)境需要有適宜的溫度與濕度，還要具備防水的作用，這也看出來檔案管理的環(huán)境對完整保存檔案的重要性。此外，增加資金的投入有助于完善人才培養(yǎng)體系，人才是發(fā)展的保障，有利于醫(yī)院檔案管理工作更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的長久發(fā)展具有重要的意義，現(xiàn)代化的檔案管理能夠替代繁雜的手寫報(bào)告，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理可便于醫(yī)護(hù)人員對患者進(jìn)行周期性的觀察，節(jié)省了大量的人力工作時(shí)間，為醫(yī)護(hù)人員減輕了負(fù)擔(dān)，也更好地讓醫(yī)院以患者為中心開展各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)[3]。其次，近些年，醫(yī)患、護(hù)患關(guān)系較為緊張，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛事件時(shí)，檔案中患者的檢查以及治療信息能夠作為重要的憑證，通過這些檔案資料能夠合理地解決醫(yī)療糾紛，提升醫(yī)患雙方的信任程度，保護(hù)醫(yī)患雙方能夠獲得自己的合法權(quán)益?？梢哉f，醫(yī)院的檔案管理工作不僅能夠提高醫(yī)院的整體工作效率，還能夠?yàn)獒t(yī)院的順利發(fā)展提供指導(dǎo)方向。

三、醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方向

在當(dāng)前背景下，要遵守檔案文檔一體化的原則，加強(qiáng)控制內(nèi)部檔案的管理，改進(jìn)主系統(tǒng)檔案管理的思路，將之與附加檔案管理制度的改進(jìn)思路相結(jié)合，建立檔案文檔一體化管理體系。此外，紙質(zhì)檔案還要保留，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的原則，以往醫(yī)院檔案等級都依靠人工記錄，為了確保檔案的原始性，在檔案管理信息化的進(jìn)程中仍然需要紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存，這樣就能讓原始記錄保存下來并提高檔案的利用率。

四、醫(yī)院檔案管理工作的完善思路

1.完善檔案管理制度

首先，要想提高檔案管理質(zhì)量，就要完善檔案管理制度，完善數(shù)字化檔案信息管理平臺，通過計(jì)算機(jī)電子信息系統(tǒng)對龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，降低人工處理數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤率，提高檔案管理者的工作效率。其次，明確檔案管理者的職責(zé)，對于檔案篡改或者文件丟失等問題制定責(zé)任追究制度，針對某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就追究相應(yīng)的責(zé)任負(fù)責(zé)人。最后，各部門之間調(diào)用檔案時(shí)，需要去往檔案管理部門辦理正規(guī)手續(xù)后才可借用，不可私下借出或者隨意下載、復(fù)印檔案。各種類型的檔案無論是借出還是歸檔，都要確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，加強(qiáng)密封工作的質(zhì)量，檔案需要加蓋密封章，待各類審查單位結(jié)束審查工作之后在進(jìn)行密封，這樣能夠有效保障醫(yī)院檔案的可靠性與安全性。

2.加強(qiáng)檔案管理者的重視度

改進(jìn)文書檔案管理工作的首要任務(wù)就是加強(qiáng)管理者的重視度，不斷提升管理者的文書檔案管理意識，確保工作落實(shí)到位，從根本上讓其認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性。醫(yī)院科室較多，收治的患者病情較復(fù)雜，其信息極容易混亂，加上醫(yī)療內(nèi)容較為廣泛，需要管理者集中注意力，根據(jù)不同的科室進(jìn)行信息分類。只有提高文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性才能提升其工作效率。

3.利用大數(shù)據(jù)的思維模式

醫(yī)院檔案管理采用信息化管理模式來處理大量的信息數(shù)據(jù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)將既能夠?qū)n案信息進(jìn)行歸類，又可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息存儲(chǔ)功能。檔案資源類型越多、信息越豐富，則參與檔案管理工作的人員就會(huì)越多，未建立檔案共同體打造了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以記錄并分析共同體成員的特點(diǎn)與感興趣的信息，并對其檔案進(jìn)行分析與總結(jié)，能夠提供更為有效的檔案服務(wù)。

結(jié)語

綜上所述，優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院檔案管理工作，對醫(yī)院的長久可持續(xù)發(fā)展起關(guān)鍵的作用，針對檔案管理工作中存在的問題，不僅要提出解決措施，還需要對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，才能確保各項(xiàng)工作能順利開展。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，才能更好地適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作的需求。