劉 鶴
(鐵嶺市自然資源事務(wù)服務(wù)中心,遼寧 鐵嶺 112000)
當(dāng)前我國事業(yè)單位日常工作過程中,管理層通過對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理,可以詳細(xì)地統(tǒng)計出整個事業(yè)單位發(fā)展過程中的相關(guān)進(jìn)程,對事業(yè)單位內(nèi)部的信息資源進(jìn)行綜合性科學(xué)分析。這將有助于加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè),能夠有效地提升事業(yè)單位工作效率,進(jìn)一步提高事業(yè)單位日常服務(wù)質(zhì)量。
由于數(shù)字化信息檔案記錄過程中,主要是通過計算機(jī)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),將檔案資料進(jìn)行電子化處理,從而將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料的一個過程。在進(jìn)行電子資料信息錄入的過程中,通??梢酝ㄟ^相應(yīng)工具對其進(jìn)行文字處理。部分事業(yè)單位內(nèi)部通過掃描儀、掃描機(jī)等設(shè)備,對紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行整理工作。這種數(shù)字化信息檔案管理方式,雖然前期所要消耗的成本較高,但在后期實際成型之后,能夠極大程度上增加事業(yè)單位的運行效率,保障事業(yè)單位在日常檔案管理過程中,能夠保持一個較低成本的運行模式,提高綜合服務(wù)質(zhì)量的同時,進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位信息化檔案建立進(jìn)度。
當(dāng)前我國數(shù)字化信息檔案建立過程中,主要需要對整個數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合改進(jìn),保證行政代為內(nèi)部在提高檔案管理效率的同時,能夠合理地運用自動化技術(shù)進(jìn)行人工與智能相結(jié)合的工作模式。特別是對于行政單位與事業(yè)單位之間的管理數(shù)據(jù)來說,通過行政管理工作效率的提高,能夠有效地增強(qiáng)部門與部門之間的信息溝通能力,這樣可以進(jìn)一步提高不同部門之間的辦事效率,保證行政單位能夠加大服務(wù)力度。數(shù)字化信息檔案的管理方式也有利于整個行政管理數(shù)據(jù)信息的建立。
當(dāng)前對于事業(yè)單位檔案管理工作來說,由于需要處理的檔案種類較為繁多,對相關(guān)技術(shù)人員的工作能力要求較高。要保證事業(yè)單位內(nèi)部人員在進(jìn)行檔案管理過程中,能夠加強(qiáng)自身的責(zé)任意識,保證所做出的檔案管理工作能夠精準(zhǔn)化、科學(xué)化。同時,對于事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室行政管理工作來說,通常所規(guī)定的責(zé)任范圍較為寬泛,很多檔案信息涉及的領(lǐng)域較為廣泛,大到對單位領(lǐng)導(dǎo)日常會議演講的安排工作,小到事業(yè)單位日常工作開展所必需的物品選購,以及相關(guān)物品的發(fā)放。這些不同類型的檔案信息都需要分類管理。對于檔案管理工作的執(zhí)行機(jī)構(gòu),也就是事業(yè)單位的日常工作事務(wù)的“控制執(zhí)行者”,基本上都是辦公室行政管理部門進(jìn)行的。而為了切實保障事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)度,在對領(lǐng)導(dǎo)以及員工提供的服務(wù)方面,都需要做好充足的準(zhǔn)備工作,確實考慮到各方面限制因素,避免檔案管理工作失誤對事業(yè)單位造成的不利影響。
對于事業(yè)單位檔案管理工作來說,需要保證相關(guān)工作人員在日常管理檔案的過程中,能夠提高自己的工作效率。由于一些事業(yè)單位辦公室行政管理工作對外具有窗口服務(wù)的特點,對事業(yè)單位內(nèi)部管理階層具有跟隨性的特點,對內(nèi)部基層工作部工作部門要具備相應(yīng)的服務(wù)性特點。基于這些特性,決定了事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中,會伴隨著諸多隨機(jī)事件的發(fā)生,對潛在的環(huán)節(jié)疏忽,缺乏一定的可預(yù)見性,在出現(xiàn)大量工作問題的同時,所要求的解決問題的時間相對固定,時間緊,工作難度加大,進(jìn)而增大了工作壓力。這也是當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理過程中所存在的一個問題。同時,檔案管理工作所涉及的工作內(nèi)容多、任務(wù)量大、任務(wù)時間較為緊湊,導(dǎo)致工作壓力加大。再加上部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的要求不夠明確,使得相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案管理工作時,開展難度較大,制約了事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。
對于事業(yè)單位檔案管理工作來說,需要對辦公室內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效的規(guī)劃和合理的配置,切實做到科學(xué)化管理。在進(jìn)行檔案管理工作時,需要相關(guān)管理人員定期進(jìn)行監(jiān)督,同時提高技術(shù)人員的工作效率,避免出現(xiàn)怠工的現(xiàn)象。對于行政辦公室來說,不光是綜合了事業(yè)單位辦事機(jī)構(gòu)的各種具體事物,在一定程度上還能體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的參謀功能,兼?zhèn)滢k事、咨詢以及服務(wù)于一體,在日常管理工作過程中壓力較大,不能做到對部門內(nèi)部的科學(xué)化管理,再加上部門內(nèi)部工作人員的工作素養(yǎng)不足,以及部門機(jī)構(gòu)配置不合理等限制因素的存在,使得相關(guān)工作效率急劇下降。因此,想要切實實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化管理,必須合理規(guī)劃內(nèi)部結(jié)構(gòu),明確內(nèi)部工作人員的工作職責(zé),對工作人員進(jìn)行合理分配,健全內(nèi)部行政管理機(jī)制,對工作流程加以監(jiān)控,切實提高行政管理工作部門的自動化辦公水平。
對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說,相關(guān)管理人員要積極完善事業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)控機(jī)制,加強(qiáng)對檔案管理不同工作環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作,確保相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理工作過程中,盡可能地避免工作失誤的發(fā)生。同時還要對可能發(fā)生的檔案管理工作問題進(jìn)行必要的解決方案設(shè)計,以及具體的防范措施,千萬不能等到問題發(fā)生了再去想解決辦法,需要相關(guān)工作部門和工作人員提前針對可能出現(xiàn)的問題,分析出最佳的解決方案,在解決方案庫里儲備對每一種存在發(fā)生概率的工作問題所相應(yīng)的一種或多種的解決方案儲備,這樣不僅可以大大節(jié)省對突發(fā)工作問題的解決時間,還能在一定程度上緩解相關(guān)工作部門和工作人員的工作壓力,切實提高工作的有效性。
如今我國事業(yè)單位的檔案管理工作,隨著整體社會的發(fā)展也在逐步壯大。因此,這就要求我們檔案管理人員,在日常檔案管理工作過程中努力學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步,嚴(yán)格落實監(jiān)督、監(jiān)管措施,同時保證事業(yè)單位檔案工作與時俱進(jìn),并通過先進(jìn)的檔案管理方式、方法,最終實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的提升。