事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（永州市人民防空辦公室，湖南 永州 425000）

檔案是事業(yè)單位信息的交匯處，儲存著大量的信息資源，與事業(yè)單位中的其他工作息息相關(guān)，優(yōu)化檔案管理工作是事業(yè)單位的重中之重。目前，較多的事業(yè)單位都存在著不同的問題，如何改善這種情況，提出具有針對性的方案，并且用實際行動去實踐，優(yōu)化檔案管理工作，積極推動事業(yè)單位的發(fā)展。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的重要問題

最突出的就是管理制度問題，直到目前依然存在著較多的事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善。管理制度除了要制約職員的各種行為以外，同樣需要大多數(shù)工作人員的認可，最重要的是根據(jù)現(xiàn)實的情況對管理制度進行優(yōu)化，不能一成不變，堅決杜絕管理制度在事業(yè)單位中實施困難的現(xiàn)象，防止其阻礙事業(yè)單位的進步。此外，部分檔案管理部門在制定管理制度時，沒有全方面多層次分析，不能很好地滿足事業(yè)單位的需要，甚至存在不符合事業(yè)單位自身情況、特點以及未來的發(fā)展目標，這樣將會使事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，面臨著巨大的困難。

檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，他們的工作能力直接影響著檔案管理工作的效率。部分檔案管理部門的工作人員僅只有保存信息資源的能力，事業(yè)單位沒有為其分配具有專業(yè)性的職員，導致許多的工作均無法進行，嚴重地制約著事業(yè)單位的進步發(fā)展。另外，存在較多的事業(yè)單位從未開展過對檔案管理工作人員的培訓，不能進一步提高他們的綜合素質(zhì)和能力。通常情況下，檔案管理需要進行的工作比較多，此時缺乏具有專業(yè)性的人員，就會在無形之間產(chǎn)生較多的問題，進而阻礙事業(yè)單位的進步發(fā)展。事業(yè)單位不安排定期的培訓，不僅無法提高管理人員的綜合能力，同時也會慢慢泯滅他們進行自主學習的意識，降低他們的自學能力，導致其無法了解先進的管理理念，學習前沿的管理知識，運用先進的管理技術(shù)[1]。

雖然現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展，但是依然存在部分的事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的管理方式。管理人員過分地依賴紙質(zhì)檔案，這種方式雖然存在一定的優(yōu)勢，但是隨著信息技術(shù)的普遍提高，已經(jīng)不適應現(xiàn)代的檔案管理。在進行信息資源比較的過程中，傳統(tǒng)的管理方式便會出現(xiàn)弊端，特別是進行大量的信息對比時。若事業(yè)單位對檔案管理部門投入的資金不足，就很難確保儲存信息資源的質(zhì)量，依靠人工進行管理，不僅效率低，而且產(chǎn)生的錯誤較多，將會阻礙事業(yè)單位的進步發(fā)展。目前，適合現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)已經(jīng)得到了普遍推廣，但是仍然存在部分企業(yè)沒有按照事業(yè)單位的要求建立相應的檔案管理體系，將會導致檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，阻礙企業(yè)各種工作進行的效率。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的路徑

建立完善的管理體系是優(yōu)化檔案管理工作的基礎條件。首先，管理制度存在的意義就是能夠制約員工的各種行為，想要提高檔案管理工作的效率，完善的管理制度是必不可少的。管理部門可以根據(jù)事業(yè)單位在進行檔案管理工作過程中存在的問題，提出合理的管理制度，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓。此外，還需要注意制度的可實施性，利用獎罰分明的管理方案，提高員工的積極性，提高檔案管理工作的效率，加快事業(yè)單位的進步。其次，以國家在建立事業(yè)單位的要求為主要方向，結(jié)合自身的特點，建立適合的管理制度，以保障事業(yè)單位能夠較為穩(wěn)定的發(fā)展。最后，應該根據(jù)實際情況，對管理制度進行階段性的調(diào)整，一定要符合具體條件，保障檔案管理工作能夠順利進行[2]。

對事業(yè)單位的管理制度進行優(yōu)化之后，還需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及能力。檔案管理人員的工作態(tài)度，特別是工作能力，直接影響著檔案管理工作的效率。專業(yè)性能力不強的檔案管理人員，會降低檔案管理工作的效率，改變這種情況首先應該調(diào)整招聘條件，招收具有更強專業(yè)能力的職員，并且需要定期地對在職的檔案管理人員進行培訓，提高他們的綜合能力，使其能夠適應不斷發(fā)展的檔案管理方式。具有專業(yè)性能力強的檔案管理人員以外，還需要建立優(yōu)秀的檔案管理工作團隊，形成良好的團隊意識，使團隊成員相互學習，共同進步，提高開展工作的效率。

想要提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，除了引進專業(yè)性的人才以外，還需要對檔案管理設備進行優(yōu)化升級。隨著科學技術(shù)水平的提高，事業(yè)單位增加對檔案管理設備的資金投入，對其進一步優(yōu)化，改變檔案管理人員的工作方式，提高工作效率，加速事業(yè)單位工作的進程。由于檔案管理設備在運用的過程中，比較容易出現(xiàn)意想不到的漏洞，所以需要定期的設備進行檢查，以免在運行的過程中出現(xiàn)問題，造成不可挽回的損失。事業(yè)單位之間不僅存在競爭關(guān)系，同樣也存在著合作的關(guān)系，不同的事業(yè)單位之間也可以進行合作，共同優(yōu)化檔案管理設備，引領管理設備的進步發(fā)展，提高檔案管理部門的工作效果。

結(jié)語

綜上所述，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，提出具有針對性的方案。引進具有專業(yè)性知識的人才，使其帶領事業(yè)單位管理部門人員的發(fā)展，提高團隊的整體水平，加強團隊合作意識，建立高效的合作團隊。除了引進人才以外，也需要順應時代的要求，對檔案管理設備進行優(yōu)化，正所謂工欲善其事必先利其器，擁有先進的設備，不僅可以減少工作中出現(xiàn)的問題，也可以提高工作的效率，從而進一步推進事業(yè)單位的發(fā)展。