醫(yī)院檔案管理中存在的問題和對(duì)策

（廣西河池市宜州區(qū)第三人民醫(yī)院（河池市第六人民醫(yī)院），廣西 河池 546300）

我國(guó)各領(lǐng)域自20世紀(jì)以來(lái)皆獲得較大的發(fā)展，包括經(jīng)濟(jì)、科技以及醫(yī)療衛(wèi)生等。其中，醫(yī)療行業(yè)發(fā)生了巨大的改變，除相關(guān)專業(yè)水平、體系、制度等獲得進(jìn)一步完善外，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)逐漸將重點(diǎn)放在醫(yī)院檔案管理上[1]。檔案管理開展的重要性體現(xiàn)在：醫(yī)院檔案既包含了與患者有關(guān)的診療信息，又包含了醫(yī)院發(fā)展史、醫(yī)院工作人員檔案、醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)信息、醫(yī)院財(cái)務(wù)收支信息、醫(yī)院科學(xué)研究成果等，其內(nèi)容關(guān)乎醫(yī)院的生存和今后的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。而既往常規(guī)的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法滿足目前各醫(yī)院檔案管理的需要，在當(dāng)前形勢(shì)下，有必要采用更科學(xué)、更有效的檔案管理體制。只有促進(jìn)相關(guān)管理體系不斷優(yōu)化，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，保障其可持續(xù)發(fā)展。

一、分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題

1.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)問題主要體現(xiàn)在兩方面，一是，醫(yī)院管理層，表現(xiàn)在對(duì)檔案管理的重視不足；二是，檔案管理人員，表現(xiàn)在檔案管理觀念缺乏、檔案管理能力不足等方面。醫(yī)院管理層在其中起到帶頭作用，其日常的做法和決策對(duì)檔案管理工作的影響較大，其重視程度不夠，容易造成相關(guān)工作中分配不合理、工作紊亂等問題，直接導(dǎo)致工作效率低[2]。同時(shí)，在醫(yī)療服務(wù)供給體制改革的背景下，醫(yī)學(xué)的作用越來(lái)越重要，醫(yī)院檔案管理也越來(lái)越繁雜。醫(yī)院檔案管理比較特殊，要求工作人員同時(shí)具備醫(yī)學(xué)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，而實(shí)際中往往難以獲得滿足。

2.檔案管理信息化建設(shè)不足

新時(shí)期多元化發(fā)展特點(diǎn)對(duì)醫(yī)院管理理念提出創(chuàng)新要求，想要獲得良性發(fā)展，需要醫(yī)院不斷提高自身醫(yī)療服務(wù)的水平。當(dāng)前，社會(huì)中數(shù)字化、電子化為主要的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理同樣如此，其面臨著數(shù)據(jù)信息化轉(zhuǎn)變、信息系統(tǒng)內(nèi)部資源共享等挑戰(zhàn)。電子檔案管理的落實(shí)對(duì)管理人員的技術(shù)有著較高的要求，技術(shù)能力不足，將直接限制電子檔案的運(yùn)用及后期維護(hù)等工作的開展。同時(shí)，若電子檔案錄入過程不規(guī)范，影響到的不僅僅是工作效率，還有檔案信息的質(zhì)量。

3.醫(yī)院檔案利用率低

在深化改革、提高工作效率的過程中，雖然檔案管理水平的不斷提高和管理方式的不斷優(yōu)化，使得醫(yī)院管理看起來(lái)似乎取得了很大的進(jìn)步，但事實(shí)上，其深層次的變革還不夠。檔案管理工作的優(yōu)化目的主要服務(wù)于人，讓醫(yī)院管理者通過有效利用檔案信息，促進(jìn)決策的合理性和準(zhǔn)確性，是醫(yī)院提高管理水平，獲得良性發(fā)展的基礎(chǔ)。然而，在目前的實(shí)踐中，大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中僅僅做到了表面的收集整理，許多檔案雖然有進(jìn)行分類儲(chǔ)存但信息有效性差，缺乏深入的信息分析，導(dǎo)致信息資源得不到有效利用。

二、應(yīng)對(duì)檔案管理問題的有效對(duì)策

1.重視培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員綜合素質(zhì)水平在檔案管理工作質(zhì)量中有著決定性作用，包括檔案管理人員和醫(yī)院管理人員。醫(yī)院檔案管理比較特殊，要求相關(guān)管理人員具備必要的知識(shí)和相應(yīng)的觀念，重視綜合素質(zhì)的提升，第一，對(duì)單位內(nèi)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行改變，通過引進(jìn)新鮮高素質(zhì)人才，使單位內(nèi)工作更有活力；第二，針對(duì)在職工作人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是在他們無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的情況下，依據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果對(duì)考核未達(dá)標(biāo)者予以適當(dāng)?shù)卣{(diào)崗；第三，采用定期考核的方式，督促在崗管理人員重視自身能力的提升，激發(fā)自主學(xué)習(xí)能力，與時(shí)俱進(jìn)掌握最新專業(yè)知識(shí)；第四，在院內(nèi)加強(qiáng)檔案管理工作重要性普及，全面提升檔案管理工作人員、醫(yī)院管理人員的重視程度[3]。

2.完善檔案管理信息化建設(shè)

在當(dāng)前的醫(yī)療衛(wèi)生體制下，醫(yī)院每日都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)完全依靠人工處理已經(jīng)不切實(shí)際，將對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生限制作用，因此必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理。第一，醫(yī)院需要加大信息化建設(shè)投入，完善信息化系統(tǒng)和設(shè)備的建立；第二，制定規(guī)范的采集程序，在檔案信息錄入過程中要求嚴(yán)格遵守相關(guān)程序，將圖紙記錄的信息數(shù)據(jù)電子化，便于隨時(shí)查詢；第三，針對(duì)檔案信息化管理構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，使相關(guān)工作開展中受到一定制約，提高工作的規(guī)范化。

3.提高醫(yī)院檔案有效利用率

醫(yī)院檔案管理工作一經(jīng)確立，檔案資源的價(jià)值就必須提升到一個(gè)新的層次。因此，我們首先必須改變檔案管理思想，從既往傳統(tǒng)檔案整理思維轉(zhuǎn)向更深層次的檔案收集、檔案整理、檔案分類及檔案分析?；趯?duì)工作效率的追求，我們需要充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，不僅要做到快速收集整理信息，還要及時(shí)地對(duì)所收集的信息進(jìn)行分析，提取其中有效信息，為醫(yī)院管理者提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，以促進(jìn)相關(guān)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。這一點(diǎn)離不開檔案管理工作人員的努力，需要檔案管理人員在日常工作中能夠深入挖掘檔案信息的價(jià)值，量化數(shù)據(jù)，使決策者能夠從龐大的檔案數(shù)據(jù)中準(zhǔn)確地找到所需數(shù)據(jù)。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院管理中必須重視檔案管理，其信息化建設(shè)中機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，處于新的醫(yī)療環(huán)境下，檔案管理工作缺乏實(shí)例，問題的存在并不少見。而基于對(duì)醫(yī)院未來(lái)良好發(fā)展的展望，我們有必要分析了解檔案管理現(xiàn)狀，掌握問題所在并加以完善，突破傳統(tǒng)管理工作的限制，促進(jìn)管理水平的提高，為醫(yī)院發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。