地勘單位機(jī)構(gòu)改革人事檔案管理的對(duì)策與思考

（有色地質(zhì)勘查局245 隊(duì)，湖南 湘西 416000）

當(dāng)前，地勘單位機(jī)構(gòu)改革正在緊鑼密鼓地進(jìn)行之中。根據(jù)2018年11月新頒布的《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定：“因行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原因單位撤銷(xiāo)合并、職能劃轉(zhuǎn)、職責(zé)調(diào)整、國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、重組等，組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定干部人事檔案移交工作方案，編制移交清單，按照有關(guān)要求及時(shí)移交檔案?！辫b于地勘單位現(xiàn)階段正處于機(jī)構(gòu)改革的現(xiàn)實(shí)背景下，地勘系統(tǒng)各單位在撤銷(xiāo)、合并、中止前形成的檔案，應(yīng)按規(guī)定交由上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)單位保管，地勘單位檔案管理的內(nèi)涵和外延也將發(fā)生深刻變化和轉(zhuǎn)變。作為地勘單位人事檔案管理者要順應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和要求，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理?，F(xiàn)結(jié)合富有時(shí)代氣息和前沿水平的人事檔案管理知識(shí)體系，對(duì)地勘單位機(jī)構(gòu)改革背景下人事檔案管理問(wèn)題提出如下對(duì)策與思考。

一、加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，突出規(guī)劃引領(lǐng)

人事檔案工作包括實(shí)體管理、人才信息資源管理、人事其他業(yè)務(wù)、規(guī)章制度建設(shè)、教育培訓(xùn)等內(nèi)容。人事檔案是組織人事人力資源管理工作的重要組成部分，管人和管檔是有機(jī)統(tǒng)一體。人事檔案工作是國(guó)家檔案工作的組成部分，是一項(xiàng)服務(wù)性、政治性、管理性、專(zhuān)業(yè)性的工作。人事檔案工作是為建設(shè)社會(huì)主義服務(wù)的，因此，人事檔案管理者不僅要有超前謀劃意識(shí)，更要善于想事干事。只有加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，突出規(guī)劃引領(lǐng)，才能提高人事檔案管理水平和工作效率。

人事檔案是以人為單位來(lái)進(jìn)行整理歸檔，是以人為特征組合成的案卷，由本人填寫(xiě)履歷表、自傳、任免表等及組織人事部門(mén)審核歸檔后形成，從中學(xué)開(kāi)始建檔，上大學(xué)、參加工作、退休審批到悼詞為止，具有現(xiàn)實(shí)性和真實(shí)性的原始記錄，反映人員的歷程，整個(gè)歷程中需經(jīng)常補(bǔ)充經(jīng)過(guò)嚴(yán)格程序和組織審查與認(rèn)可，符合規(guī)定和要求的新材料。人事檔案有的內(nèi)容變動(dòng)性強(qiáng)，如工資、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱(chēng)、職務(wù)、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、個(gè)人及家庭情況等會(huì)隨著時(shí)間流逝不斷變化。有些則固定不變，如出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、民族、性別、出生地、身份證號(hào)碼等。只要人在社會(huì)進(jìn)行活動(dòng)檔案內(nèi)容就會(huì)遞增，因此，在人事檔案收集整理過(guò)程中要善于動(dòng)腦筋思考發(fā)散思維，跳出局部整理的束縛，站在全局高度去研究、分析、思考解決方案，設(shè)定目標(biāo)、規(guī)劃方案、明確任務(wù)，提出系統(tǒng)化整理工作的策略、思路、方法和步驟。有計(jì)劃地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為電子文件，利用特殊載體，建立一個(gè)適合地勘單位人事檔案管理的信息系統(tǒng)，將人事檔案信息項(xiàng)如姓名、出生年月、參加工作日期、性別、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、畢業(yè)時(shí)間、職稱(chēng)、職務(wù)、家庭情況、照片、住址、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、興趣愛(ài)好、特長(zhǎng)等錄入系統(tǒng)便于查詢(xún)和利用。若能建立一個(gè)能夠覆蓋整個(gè)地勘系統(tǒng)人事檔案全過(guò)程管理的信息系統(tǒng)，從功能模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、組織變革、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和運(yùn)行模式等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)與其他管理信息系統(tǒng)的集成與數(shù)據(jù)共享，支持人事檔案的審核、建檔、歸檔、管檔、查檔、用檔、轉(zhuǎn)檔等全過(guò)程工作的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，將極大提升工作效率。

二、加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案意識(shí)

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)工作記憶的工具，人事檔案的規(guī)范原則對(duì)職工工作情況起到檢查、監(jiān)督、引領(lǐng)作用。地勘單位職工長(zhǎng)年在野外工作，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，常有嫌麻煩、不理解、偷懶思想，如有的職工在學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、家庭情況、健康狀況、資格考試、職稱(chēng)評(píng)審等方面出現(xiàn)新情況新變化時(shí)，不知道要向人事檔案管理部門(mén)報(bào)送，致使人事檔案管理部門(mén)不能及時(shí)準(zhǔn)確掌握這些新信息，從而影響人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響人事安排和事業(yè)發(fā)展。所以說(shuō)人事檔案工作者積極做好人事檔案宣傳教育工作，提高職工檔案意識(shí)尤為重要。對(duì)已經(jīng)離職者做好“檔隨人走”的宣傳教育工作，分析“人檔分離”“無(wú)頭檔案”的利弊，督促其及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)出對(duì)接手續(xù)。實(shí)現(xiàn)在保護(hù)當(dāng)事人利益同時(shí)也規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。另外，人事檔案管理者要告訴職工，自己會(huì)嚴(yán)格按照工作職責(zé)做好檔案保密工作，會(huì)維護(hù)好職工個(gè)人隱私，讓他們有信賴(lài)感、安全感、放心樂(lè)意、如實(shí)地匯交材料。在日常檔案材料收集過(guò)程中加強(qiáng)人事檔案宣傳教育，以宣傳教育為抓手提高職工主動(dòng)維護(hù)人事檔案的意識(shí)。例如：要求職工把受獎(jiǎng)勵(lì)情況記錄在檔案上，受處罰情況也要記錄在檔案上，使其自覺(jué)接受激勵(lì)約束，具有榮辱感，充分利用人事檔案增強(qiáng)職工歸屬感、向心力和凝聚力，強(qiáng)化人事檔案在人事部門(mén)與員工之間的橋梁紐帶、管人用人作用，

三、加強(qiáng)技能訓(xùn)練，完成整檔任務(wù)

人事檔案日常管理工作包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔等。日常整理工作包括鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟。人事檔案整理歸檔是人事檔案管理者一項(xiàng)基本功。先建立人事檔案盒，將人員編號(hào)、姓名、籍貫寫(xiě)好，后將接收或收集來(lái)的檔案材料放入盒內(nèi)，再按照日常整理六個(gè)步驟進(jìn)行整理。檔案收集時(shí)應(yīng)遵循“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”原則，成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)登記并及時(shí)收集補(bǔ)充。鑒別就是甄別材料真?zhèn)?，判定有無(wú)保存價(jià)值，確定是否歸檔，內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、形式是否完整齊全、手續(xù)是否辦理完畢，是否屬于人事檔案、是否屬于此人材料，對(duì)不符合要求的材料應(yīng)轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷(xiāo)毀處理，對(duì)已歸檔和整理過(guò)的人事檔案進(jìn)行審核，逐頁(yè)逐項(xiàng)核對(duì)材料內(nèi)容和信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、信息準(zhǔn)確無(wú)誤、材料完整齊全。對(duì)于符合要求的材料根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，逐份編寫(xiě)材料目錄，經(jīng)技術(shù)加工，最后裝盒歸檔。

新時(shí)代要求人事檔案按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本，便于搜索查找利用。在人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。信息化時(shí)代要求人事檔案管理者具備建立人事檔案信息庫(kù)技能，通過(guò)重要數(shù)據(jù)錄入，發(fā)揮人事檔案作用，體現(xiàn)人事檔案價(jià)值，找準(zhǔn)人事檔案定位，加強(qiáng)人事檔案工作內(nèi)涵和作用的理解，加強(qiáng)人事檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

四、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，抓住關(guān)鍵內(nèi)容

按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類(lèi)：第一，履歷類(lèi)材料；第二，自傳和思想類(lèi)材料；第三，考核鑒定類(lèi)材料；第四，學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料；第五，政審、審計(jì)和審核類(lèi)材料；第六，黨、團(tuán)類(lèi)材料；第七，表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料；第八，違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類(lèi)材料；第九，工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類(lèi)材料；第十，其他可供組織參考的材料。

人事檔案整理歸檔根據(jù)上述基本分類(lèi)，應(yīng)抓住以下關(guān)鍵點(diǎn)。第一，履歷表、簡(jiǎn)歷表上應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，須有照片、本人簽名、填表時(shí)間和組織印章。第二，自傳和思想類(lèi)材料主要有自傳、參加黨的重大教育活動(dòng)情況和重要黨性分析、重要思想?yún)R報(bào)等材料。第三，年度考核表、掛職鍛煉鑒定表、專(zhuān)項(xiàng)考核表等形成的材料，須經(jīng)組織人事部門(mén)蓋章、本人意見(jiàn)欄簽字。第四，學(xué)歷學(xué)位材料關(guān)鍵看大專(zhuān)以上所取得的學(xué)歷學(xué)位材料是否成套完整；職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）相關(guān)材料對(duì)所有不同等級(jí)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料都要收集齊全。特別是兩院院士的審批材料，包括登記表和通知。教育培訓(xùn)材料應(yīng)有為期兩個(gè)月以上的政策理論、業(yè)務(wù)知識(shí)、文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練情況等材料。第五，政審材料包括上級(jí)批復(fù)、審查結(jié)論、本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)及檢查交代材料、調(diào)查報(bào)告、主要證明材料等，如有任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果的可從文書(shū)檔案中復(fù)制補(bǔ)充。第六，黨團(tuán)材料中有《中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)》、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等材料首尾要系統(tǒng)全面，開(kāi)除的須在入黨志愿書(shū)封面上注明何時(shí)由何機(jī)關(guān)開(kāi)除出黨。第七，獎(jiǎng)勵(lì)材料主要有表彰和嘉獎(jiǎng)、記功、授予榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)的審批表。第八，違法違紀(jì)材料主要有給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定材料，其他如刑事、行政拘留、勞教等審批材料。第九，工資待遇材料包含工資待遇審批表、參加社會(huì)保險(xiǎn)材料；任免材料包括錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免表、調(diào)配、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休、辭職、辭退、公務(wù)員（參照公務(wù)員法管理人員）登記、遴選、選調(diào)、調(diào)任、職級(jí)晉升、職務(wù)、職級(jí)套改、等級(jí)晉升等材料；出國(guó)（境）審批材料；會(huì)議代表類(lèi)材料包含當(dāng)選各類(lèi)代表、群團(tuán)組織代表等會(huì)議代表（委員）等材料。第十，其他材料主要有報(bào)到證、派遣證、工作調(diào)動(dòng)介紹信、國(guó)（境）外永久居留資格、長(zhǎng)期居留許可證復(fù)印件和體檢表等材料。

檔案排序的關(guān)鍵點(diǎn)：通常以時(shí)間先后排序，但有幾類(lèi)除外，如：第五類(lèi)政審材料是按材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序：上級(jí)批復(fù)--結(jié)論--本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)--調(diào)查報(bào)告證明材料本人交代的材料。第六類(lèi)黨團(tuán)材料也按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序，入黨、入團(tuán)志愿書(shū)排在入黨、入團(tuán)的其他材料之前。即：入黨志愿書(shū)--入黨申請(qǐng)書(shū)--入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)--黨員登記表--入團(tuán)志愿書(shū)--入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)。第八類(lèi)違法違紀(jì)材料排序也是按材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序：上級(jí)批復(fù)--結(jié)論或處分決定。

五、加強(qiáng)登記統(tǒng)計(jì)，做好移交準(zhǔn)備

檔案的登記工作與統(tǒng)計(jì)工作關(guān)系極為密切，登記工作是統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)工作是登記工作的進(jìn)一步發(fā)展。檔案登記與統(tǒng)計(jì)工作是為各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，同時(shí)也體現(xiàn)檔案工作部門(mén)的管理能力和服務(wù)水平。檔案登記與統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保證檔案和檔案工作原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性，統(tǒng)計(jì)源頭資料的完整性，統(tǒng)計(jì)資料的連續(xù)性。保證統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確性是統(tǒng)計(jì)工作的生命，是對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的基本要求。統(tǒng)計(jì)數(shù)字不準(zhǔn)確，就會(huì)使檔案和檔案工作在分析判斷情況、研究政策、安排計(jì)劃、指導(dǎo)工作時(shí)失去可靠的依據(jù)，進(jìn)而造成工作失誤。人事檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)該按照科學(xué)的方法進(jìn)行，必須遵循《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》的要求。統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制訂應(yīng)有統(tǒng)一的格式、口徑和標(biāo)準(zhǔn)，各類(lèi)統(tǒng)計(jì)的范圍、內(nèi)容、項(xiàng)目和要求也應(yīng)該做到規(guī)范科學(xué)。只有講究科學(xué)性，才能有利于統(tǒng)計(jì)資料的整理和分析，才能有助于提高人事檔案的管理服務(wù)水平。

地勘單位人事檔案是隨人走的，人到哪檔案就跟到哪，是組織、人事、勞動(dòng)工作不可缺少的依據(jù)，為地勘查單位開(kāi)發(fā)人才、使用人才，進(jìn)行人才預(yù)測(cè)、制定人才計(jì)劃提供準(zhǔn)確信息，是澄清問(wèn)題的可靠憑證，為研究地質(zhì)事業(yè)，編寫(xiě)地質(zhì)人物傳記、大事記等提供寶貴史料。地勘單位人事檔案內(nèi)容多、史料價(jià)值高、有行業(yè)特色，是宣傳地質(zhì)工作的生動(dòng)素材，通過(guò)不斷深化、完善、挖掘、開(kāi)發(fā)人事檔案，才能發(fā)揮其應(yīng)有作用。地質(zhì)人野外走一遭也會(huì)留下光輝的足跡，每個(gè)人譜寫(xiě)著濃墨重彩的一筆，收集記錄地勘職工歷程是地勘單位人事檔案管理者的神圣職責(zé)。目前地勘單位人事檔案是由人事部門(mén)保管，新時(shí)代管理理念有待改進(jìn)，管理技能有待提升，檔案管理專(zhuān)業(yè)人才不足，檔案信息化開(kāi)發(fā)利用不夠，人事檔案系統(tǒng)化管理缺乏最佳軟件，種種原因制約人事檔案管理工作。在地勘單位機(jī)構(gòu)改革如火如荼的進(jìn)程中，人事檔案工作者只有把日常工作做細(xì)做實(shí)做優(yōu)，確保人事檔案不遺失遺漏，待地勘單位機(jī)構(gòu)改革合并方案到位，改革政策落到實(shí)地后，才能順應(yīng)地勘單位發(fā)展歷史潮流，順利完成人事檔案整體移交進(jìn)館工作。