秘書角色定位與個(gè)性因素在工作中的關(guān)系

醫(yī)生莫

（四川省藏文學(xué)校，四川 626000）

一、秘書的角色定位

1.秘書的含義與來源

“秘書”一詞從最初的宮中秘藏之書到從清末開始的一種職務(wù)之稱，到現(xiàn)今已經(jīng)被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。一般來說，秘書是指專門協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和辦公室日常事務(wù)以及實(shí)施綜合性服務(wù)的工作人員。至此“秘書”一詞就是指實(shí)實(shí)在在的人而非事物和機(jī)構(gòu)。

2.秘書的職能與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

秘書部門是綜合部門，秘書是靠近領(lǐng)導(dǎo)中樞進(jìn)行工作的人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行工作的綜合辦事人員，具有自己相應(yīng)的職能，即樞紐職能、協(xié)調(diào)職能、輔助決策職能、事務(wù)管理職能、“窗口”職能。由此，就可以把秘書的角色定位為領(lǐng)導(dǎo)工作的助手、領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的幫手、領(lǐng)導(dǎo)思維的智庫、政策活動(dòng)的樞紐、決策的督辦員、領(lǐng)導(dǎo)信息的資料庫、領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動(dòng)的組織者和隨員。

二、秘書的個(gè)性因素

1.個(gè)性的含義、特點(diǎn)及秘書工作人員的性格特點(diǎn)

個(gè)性一詞最初來源于拉丁語Personal，開始是指演員所戴的面具，后來指演員——一個(gè)具有特殊性格的人。個(gè)性是個(gè)人對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度和行為方式中表現(xiàn)出的穩(wěn)定的心理特征，它包括對待現(xiàn)實(shí)的態(tài)度、意志、情緒、理智等方面的性格特征，內(nèi)涵非常豐富。不同職業(yè)對人的個(gè)性要求不同，所以對于秘書這一職業(yè)來說也有自己職業(yè)的個(gè)性要求。

秘書人員的重要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，起著參謀助手的作用，則要求在工作中謙虛謹(jǐn)慎，沉著穩(wěn)定，待人接物要溫和有禮擁有團(tuán)隊(duì)精神，可以和任何人構(gòu)筑良好的合作關(guān)系，責(zé)任感強(qiáng)、能夠忠誠執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，能夠靈活應(yīng)對各種不同情況，誠實(shí)活潑、始終保有上進(jìn)心和對工作的熱忱。

2.個(gè)性因素對秘書工作的影響

作為一個(gè)秘書工作人員，積極的個(gè)性因素可以促進(jìn)工作的順利開展，堅(jiān)持原則，處理好人際關(guān)系，明確自己所扮演的角色，找到工作的平衡點(diǎn)，更好地與領(lǐng)導(dǎo)和諧相處，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，提高工作和服務(wù)質(zhì)量，使集體的利益得到最大的保障。消極的個(gè)性因素則有可能導(dǎo)致工作上的失誤，喪失原則，越俎代庖，與領(lǐng)導(dǎo)、同事的關(guān)系惡化，影響集體的利益。

三、秘書的角色定位與個(gè)性因素的辯證關(guān)系

1.矛盾統(tǒng)一的關(guān)系

秘書的角色定位和個(gè)性因素二者存在同一個(gè)主體之內(nèi)，共同為一個(gè)主體所支配，互相依賴、互相滲透，存在由此及彼的橋梁，這種關(guān)系使主體保持著穩(wěn)定、聯(lián)合、團(tuán)結(jié)、統(tǒng)一的狀態(tài)。使秘書工作人員認(rèn)識(shí)到自己職責(zé)所在，這是矛盾的同一性。但同時(shí)，在角色定位和個(gè)性因素之間又存在著斗爭性，在一個(gè)人的職業(yè)選擇中，并非人人都能如愿以償，還有很多人在自己性格所不適合的崗位上工作。秘書工作人員也是一樣，也許今天在自己工作崗位上的秘書人員自身的個(gè)性因素并不適合秘書這一職業(yè)的角色定位，這一職業(yè)的規(guī)范。在不適合自己個(gè)性的崗位上想發(fā)揮自己的個(gè)性，于是角色定位和個(gè)性因素二者之間產(chǎn)生沖突，形成斗爭性。在秘書人員工作的過程中，同一性和斗爭性始終貫穿整個(gè)過程。

2.秘書的角色定位作用于個(gè)性因素，個(gè)性因素也反作用于秘書的角色定位

秘書作為一種職業(yè)，有自己的職業(yè)規(guī)范，有自己的角色定位，有自己職業(yè)所要求的專業(yè)性格。某一個(gè)體選擇了秘書這一職業(yè)那么就要遵守這些職業(yè)要求，他的個(gè)性因素也要服從這些職業(yè)要求，這樣才能做好自己的工作，完成自己的任務(wù)，所以角色定位作用于個(gè)性因素。同時(shí)，秘書工作人員是一個(gè)自由的個(gè)體，有自己的思想，自己的意識(shí)，有自己相應(yīng)的個(gè)性因素，那么在工作的過程中，個(gè)性因素就難以避免地貫穿到工作中，所以自己的個(gè)性因素也反作用于秘書的角色定位。

3.秘書的角色定位與個(gè)性因素交互影響，在秘書工作中是一個(gè)循環(huán)發(fā)展的過程

恩格斯在《自然辯證法》等著作中，反復(fù)強(qiáng)調(diào)循環(huán)的思想，他認(rèn)為整個(gè)自然界被證明是在永恒的流動(dòng)和循環(huán)中運(yùn)動(dòng)著。自然界循環(huán)發(fā)展的思想是辯證唯物主義自然觀的重要組部分，同樣，社會(huì)生活中，循環(huán)也緊密貫穿整個(gè)過程。

秘書工作人員的角色定位和個(gè)性因素貫穿于整個(gè)工作過程中，兩者存在同一主體內(nèi)，密不可分，二者圍繞秘書工作這一中心軸同時(shí)發(fā)展，角色定位作用于個(gè)性因素，個(gè)性因素反作用于角色定位。當(dāng)秘書工作人員需要完成一份工作時(shí)，二者圍繞工作這個(gè)中心軸同時(shí)作用于這份工作，合作完成。當(dāng)工作完成時(shí)，二者停止合作。在不斷的工作過程中，兩者重復(fù)循環(huán)著同樣的合作，二者相互適應(yīng)、相互磨合，達(dá)到一個(gè)最佳的合作狀態(tài)。當(dāng)合作達(dá)到一個(gè)點(diǎn)時(shí)，兩者的合作發(fā)展到一個(gè)相應(yīng)的高度，又向更高一級(jí)合作發(fā)展，從而形成一個(gè)良性循環(huán)發(fā)展。這有利于秘書工作的開展。當(dāng)然良性循環(huán)的另一個(gè)極端就是惡性循環(huán)，兩者在工作的過程中不能很好地適應(yīng)、很好地合作，那么兩者就會(huì)在不斷合作的過程中產(chǎn)生沖突，從而使兩者合作破滅，導(dǎo)致秘書工作失敗。

四、實(shí)現(xiàn)秘書角色定位和個(gè)性因素的辯證統(tǒng)一，促使秘書工作科學(xué)發(fā)展的途徑

外因是促進(jìn)事物發(fā)展的條件，內(nèi)因才是促進(jìn)事物發(fā)展的根本原因，外因通過內(nèi)因起作用。所以再好的外在條件也不能促進(jìn)本質(zhì)的發(fā)展，要想真正的發(fā)展提高，最重要的還是自身的發(fā)展意識(shí)。這就要求秘書工作人員要提高個(gè)人的發(fā)展意識(shí)，不斷提升自己的文化基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，如：外語、計(jì)算機(jī)、人文知識(shí)、政治、經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)會(huì)管理、信訪、公文寫作等等。同時(shí)，也要具備相應(yīng)的能力，如：表達(dá)能力、調(diào)研能力、辦事能力、交際能力、管理能力、應(yīng)變能力、操作能力、學(xué)習(xí)能力等。由于秘書工作人員工作性質(zhì)的特殊性，沒有較強(qiáng)的心理承受能力，就難以應(yīng)付工作中所出現(xiàn)的各種情況，產(chǎn)生心理上的不適應(yīng)，提高秘書人員心理素質(zhì)也是很重要的。