國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考

馬建花

（靈丘縣自然資源綜合事務(wù)中心，山西 大同 037000）

一、國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要性與必要性

無(wú)論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，檔案管理工作都具有極高的重要性，在一定程度上能夠反映出企事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及管理工作的具體水平。各個(gè)單位均通過(guò)檔案記錄著單位的發(fā)展歷史、各個(gè)部門以及人員的相關(guān)信息，是單位結(jié)合自身實(shí)際情況、綜合理念發(fā)展?fàn)顩r，為企事業(yè)未來(lái)發(fā)展指明方向的重要依據(jù)。通過(guò)詳細(xì)的歷史資料，時(shí)刻提醒著單位要避免曾經(jīng)犯過(guò)的錯(cuò)誤。國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作的合理創(chuàng)新，不僅有利于單位管理部門切實(shí)掌握當(dāng)前管理情況，以充足的準(zhǔn)備對(duì)各類突發(fā)性事件制定詳細(xì)解決對(duì)策，并且也有助于單位各項(xiàng)成績(jī)得到社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可與支持，繼而為其不斷前行與發(fā)展提供力量。因此，國(guó)土事業(yè)單位需要在保留傳統(tǒng)檔案管理工作各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)的前提下，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的方法、模式等進(jìn)行創(chuàng)新，使其即符合時(shí)代發(fā)展的必然要求，更能推動(dòng)國(guó)土事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

二、國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存的主要問(wèn)題

1．體制機(jī)制建設(shè)不夠完善

檔案管理機(jī)制是確保檔案管理工作可以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)性因素，是檔案管理工作能夠有效推進(jìn)的堅(jiān)實(shí)保障。我國(guó)的《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》是在2015年12月30日出臺(tái)實(shí)施的。先前缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和程序要求，部分國(guó)土事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常是業(yè)務(wù)部門移交哪一類檔案，便對(duì)這個(gè)檔案進(jìn)行管理；檔案管理部門收到多少檔案，便對(duì)多少檔案進(jìn)行管理，繼而引發(fā)信息不平衡、不對(duì)稱的問(wèn)題。部分國(guó)土事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部銜接機(jī)制也不夠順暢，部、省、市、縣四者之間的職責(zé)劃分不夠明確、不夠清晰，這是今后應(yīng)該予以著重解決的問(wèn)題[1]。

2．程序混亂

國(guó)土事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須具備一套較為完備的規(guī)章制度體系，以此對(duì)管理人員進(jìn)行管理。但是，就當(dāng)前國(guó)內(nèi)部分國(guó)土事業(yè)單位檔案管理的基本情況來(lái)看，仍然存在諸多不足和問(wèn)題。

首先，檔案收集工作作為檔案管理工作的重要一環(huán)，缺少前瞻性的科學(xué)化規(guī)劃。部分國(guó)土事業(yè)單位在檔案管理期間，盡管能夠按照規(guī)章制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理，但是制度不夠細(xì)致和深入，造成制度很難發(fā)揮出其作為一項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、管理指標(biāo)應(yīng)有的功效，并且考核工作力度不足，導(dǎo)致檔案上交延緩乃至不上交的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

其次，部分國(guó)土事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏規(guī)范性過(guò)程。近年來(lái)，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展和同行業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，大量?jī)?yōu)秀國(guó)土事業(yè)單位不懼外部環(huán)境制約，規(guī)模不斷壯大、經(jīng)濟(jì)效益平穩(wěn)發(fā)展。在此期間，持續(xù)性招聘全新管理人員入職，造成檔案管理部門內(nèi)部人員素質(zhì)參差不齊、專業(yè)水平差距明顯。在進(jìn)行實(shí)際檔案管理的過(guò)程中，難以以統(tǒng)一化、一體化的工作標(biāo)準(zhǔn)，在資料錄入階段時(shí)常由于人為原因出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)情況不符合、不匹配的問(wèn)題發(fā)生。

最后，綜合檔案管理是當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中一種較為科學(xué)和先進(jìn)的檔案管理模式，但是一些國(guó)土事業(yè)單位缺乏這種意識(shí)，綜合管理的力度不足，導(dǎo)致制度化管理水平低。具體而言，這些國(guó)土事業(yè)單位在檔案管理期間，主要以班組為基本單位，不能利用行政手段對(duì)單位各個(gè)部門進(jìn)行有效管理。僅通過(guò)匯報(bào)、報(bào)告等手段將管理信息傳遞給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性、過(guò)于形式化，在面對(duì)各類突發(fā)事件的時(shí)候難以應(yīng)對(duì)，較大程度地提升了綜合檔案管理工作創(chuàng)新成果的衍生，從而加大了檔案管理工作難度，檔案管理自然也就難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用，影響了單位整體的發(fā)展。

3．技術(shù)水平與設(shè)備落后

當(dāng)前，很多國(guó)土事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中，已經(jīng)具備了較為先進(jìn)的管理理念和模式，不過(guò)仍采用一套計(jì)算機(jī)管理軟件，檔案管理工作專門使用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備數(shù)量也比較匱乏。這種現(xiàn)象和信息化時(shí)代先進(jìn)的管理模式存在很大差距。同時(shí)，一些國(guó)土事業(yè)單位盡管資金充足，無(wú)論是硬件還是軟件都比較全面，但是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)以及部分檔案管理人員缺少對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)其不夠重視，導(dǎo)致管理人員技術(shù)水平不高，不能在實(shí)際工作中得到豐富的經(jīng)驗(yàn)，獲得培訓(xùn)晉升的機(jī)會(huì)也很少。除此以外，因?yàn)閲?guó)土事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，也出現(xiàn)了工作人員數(shù)量不足的問(wèn)題。單位在開(kāi)展檔案管理人員招聘期間，在一定程度上降低了納入標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致很多技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)較高的檔案管理工作者被拒之門外，影響了單位檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

三、針對(duì)國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的創(chuàng)新策略

1．完善國(guó)土資源檔案工作體制機(jī)制

想要提升國(guó)土事業(yè)單位檔案管理水平，其關(guān)鍵在于做好頂層設(shè)計(jì)，這也是檔案管理工作的保障和基礎(chǔ)，構(gòu)建起以部、省為源點(diǎn)，以市、縣為輻射點(diǎn)的管理機(jī)制。在自然資源部的一體化正確領(lǐng)導(dǎo)之下，把國(guó)土資源檔案管理工作歸于國(guó)家國(guó)土資源部門，形成一種歸口負(fù)責(zé)，多方共同參與的全新檔案管理模式。深刻明確省、市、縣等彼此之間的職責(zé)、權(quán)利、分工，達(dá)到各司其職、各負(fù)其責(zé)、承上啟下、緊密配合的良好局面，要統(tǒng)一力量，聯(lián)合起來(lái)一起提升國(guó)土事業(yè)單位檔案管理的水平和質(zhì)量。因?yàn)槲覈?guó)土地面積遼闊，不同地區(qū)情況不同，所以應(yīng)該在嚴(yán)格落實(shí)《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，確?！秶?guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》當(dāng)中各類文件應(yīng)歸盡歸的前提下，凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)的照片、音像等），要嚴(yán)格按規(guī)定及時(shí)歸檔。各地國(guó)土資源檔案管理部門可根據(jù)不同地區(qū)的不同情況、實(shí)際問(wèn)題繼續(xù)沿用本省下發(fā)的國(guó)土檔案管理規(guī)定，或是下發(fā)有關(guān)實(shí)施細(xì)則。除此之外，還需要強(qiáng)化國(guó)土檔案的統(tǒng)籌管理及針對(duì)性指導(dǎo)，進(jìn)一步彰顯出省級(jí)國(guó)土檔案管理部門的引領(lǐng)、模范、帶頭功效。

2．提高檔案管理人員思想意識(shí)，賦予其相應(yīng)管理權(quán)力

創(chuàng)新是一個(gè)社會(huì)發(fā)展的重要力量，只有不斷地創(chuàng)新才能推動(dòng)發(fā)展。在我國(guó)國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，很多管理人員不能認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)與不足。其主要原因就是對(duì)檔案管理工作缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不具備創(chuàng)新精神。而思想又是決定行為的最重要因素。所以必須從觀念和思想的層面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠發(fā)揮出對(duì)檔案管理工作效率、工作質(zhì)量促進(jìn)中的作用，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性[3]。具體來(lái)說(shuō)，首先，應(yīng)不斷向檔案管理人員融入檔案資源是單位最重要的資源之一的思想，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷提升和強(qiáng)化個(gè)人能力。其次，應(yīng)賦予檔案管理部門監(jiān)督權(quán)，單位各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)以及上層領(lǐng)導(dǎo)脫離管理和被管理的關(guān)系，讓檔案管理部門成為一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，不受單位內(nèi)部因素制約，防止由于畏懼領(lǐng)導(dǎo)而出現(xiàn)的形式化管理，將可信度更高、完整性更強(qiáng)的檔案整理到檔案庫(kù)當(dāng)中，使檔案能夠準(zhǔn)確地反映出單位整體和各個(gè)部門真實(shí)的發(fā)展情況，繼而為企事業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展起到參考作用，為其長(zhǎng)期發(fā)展打好基礎(chǔ)。

3．加大硬件設(shè)備投資力度，構(gòu)建信息化檔案中心

為實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，國(guó)土事業(yè)單位需要增加檔案管理信息化建設(shè)水平和力度，建立更加科學(xué)的信息檔案管理模式。其一，電子設(shè)備和其他檔案管理工作配套軟件作為信息化管理的基礎(chǔ)，單位必須要確保資金充足，為檔案管理創(chuàng)新工作提供更加充足和穩(wěn)妥的外部條件，形成資金和設(shè)備保障。其二，在事業(yè)單位檔案信息化管理模式當(dāng)中，數(shù)字檔案庫(kù)是其主體[4]。在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)的實(shí)際過(guò)程當(dāng)中，單位檔案管理部門各級(jí)人員必須要求自身行為與思想觀念，以信息資源內(nèi)部共享為原則，以現(xiàn)場(chǎng)管控為工作重點(diǎn)，使檔案管理工作基本形成檔案管理一體化、文檔管理系統(tǒng)化、互聯(lián)網(wǎng)操作簡(jiǎn)單化。

4．加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，提升檔案管理準(zhǔn)入門檻

在新員工培訓(xùn)方面，需要利用合理的培訓(xùn)措施使新員工積極、快速融入到企業(yè)氛圍之中，使其學(xué)會(huì)檔案管理崗位所需技能，盡快成為一名合格的檔案管理工作者。具體來(lái)說(shuō)，新員工的首次培訓(xùn)就是使員工了解企業(yè)文化、了解企業(yè)發(fā)展方向，認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性和重要程度，使新員工更加快速地適應(yīng)全新的單位。國(guó)土事業(yè)單位可以利用自身發(fā)展的經(jīng)歷，未來(lái)發(fā)展前景及所獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)，讓員工對(duì)單位有一個(gè)好的認(rèn)識(shí)，將員工帶入企業(yè)發(fā)展的一個(gè)氛圍當(dāng)中，繼而在員工心目中建立較高的威望，增加員工對(duì)企業(yè)的歸屬感，提高新員工對(duì)檔案管理部門的責(zé)任感。在檔案管理人員的面試考核方面，單位需要做到嚴(yán)格招聘、不弄虛作假，本著一切為實(shí)際工作發(fā)展而選人用人的態(tài)度。還要適當(dāng)提升檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，確保學(xué)歷在本科以上，具備相應(yīng)資質(zhì)和證書(shū)等。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作對(duì)于一個(gè)國(guó)土事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)極為重要，但是我國(guó)很多國(guó)土事業(yè)單位檔案管理工作存在一定的問(wèn)題，想要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新難度很大。這些單位必須充分認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)和不足，不斷完善缺點(diǎn)、填補(bǔ)不足，以此讓檔案管理水平得到實(shí)質(zhì)性的提升，不斷推動(dòng)國(guó)土事業(yè)單位的整體發(fā)展。